浅谈差旅费报销在精细化管理中的实践

金子靖

(丽水市中心医院，浙江 丽水 323020)

1 差旅费报销中存在的问题

1.1 报销人员

1.1.1 时间填写不规范

①OA审批时间迟于出差时间，造成先出差后审批的情况，需要手工填写纸质审批单，将审批时间写至出差时间之前，然后重新找负责人走签批流程。在实操中报销人员认为重新签批过于烦琐，甚至认为是财务人员吹毛求疵、故意刁难，容易造成工作上的冲突。②实际出差时间和会议通知的时间不符。一些原本可以当天来回的会议，报销人员因私选择提前出发或者推迟返程，如利用出差机会探访亲友、在出差行程中游玩等，在计算时容易多算伙食补贴和公杂费。

1.1.2 票据内容不规范

①发票抬头的单位名称和税号不准确，开票时间和出差时间不符等情况，都需要将发票退回重开，影响报销效率。②住宿费发票选择第三方订购平台代开，未选择住宿地点直接开具，不符合报销规范，无法报销。或是发票金额超过自身职务职称级别可报销的标准，导致超支部分自行承担，不可全额报销。③公共交通车票超标准。省级及相当职级人员，火车可以购买软席(软座、软卧)，高铁/动车商务座，全列软席列车一等软座，轮船(不包括旅游船)可购买一等舱，飞机可购买头等舱；正副厅长及相当职级人员，火车参照省级人员，轮船可购买二等舱，飞机可购买经济舱；其余人员硬席(硬座、硬卧)，高铁/动车二等座、全列软席列车二等软座，轮船可购买三等舱，飞机可购买经济舱。一些出差人员不了解政策，购票时选择商务座或一等票，也只可按二等票报销，超出部分需要自行承担；部分出差人员未选择优惠便利的出行方式，而是选择了飞机等高昂出行方式，报销时不合标准，造成一定资金损失。

1.1.3 票据资料不完整

①车票遗失。车票遗失后，提供购票系统的购票记录不得报销，否则容易出现多头报销的情况。②车票由主办方负责报销。容易出现的问题是会议通知要求车费回原单位报销，但是报销人员坚称主办方已报销，出现口径不一致的情况，造成公杂费计算错误。

1.1.4 报销不及时

一般要求出差人员返程后一个月以内递交报销资料，然而一部分报销人员怕找负责人签字、怕麻烦或是负责人不在的情况，选择积少成多一并报销，时间一长容易出现票据丢失等情况，或是出现在年底集中报销当年未报销的出差费用，增加财务人员工作量。

1.1.5 受邀担任评委、讲师等情况

主办方支付了评委费及讲课补贴等费用，出差人员不可再享受伙食补助和公杂补助，只可报销交通费。出差人员在收取评委费后，依旧提交报销资料要求报销伙食补助和公杂费。

1.1.6 出差人员无法及时了解报销标准

医院差旅费报销和业务行为结合紧密，出差事前事后不确定性强，同时不同人员执行标准不一，出差人员遇到临时情况变化，不能及时查询报销规定，容易引发先支后请，导致超预算标准的情况频发。

1.1.7 审批流程不合理

以差旅费报销需使用科研经费为例：按OA正常流程提交出差申请时，报销人可以直接选择需要使用的科研经费，但在出差申报时忘记勾选经费，事后核对报销款时才发现未提交科研部门审批。但此时OA流程已审批结束，不可重新发起，只能手工填写科研经费使用单补充未完成的经费使用申报。具体需要先至财务部门提交出差相关票证，财务人员审核计算出可报销金额，制单后提交科研部门审批登记经费使用情况，再由财务部门继续进行出差报销打款流程。传统报销模式环节众多，报销人员需要多次往返于各部门中报销，增加了时间成本，降低了报销效率。

1.2 财务人员

1.2.1 收单审核不细致、容易遗漏关键信息

①目前票据多以电子票据打印的形式报销，未对票据真实性进行查验。②制单时未注明报销人员的职称信息，审核时造成一定不便。③收单时未注明收单时间，导致报销票据长期积压，造成报销不及时。④针对票据缺失的情况，未及时提醒报销人员有无漏报的车票、住宿费、培训费发票，导致报销人员事后找到相关票据报销，造成重复劳动。⑤出差人员使用科研经费以外的费用时，未注明使用经费的名称，且缺少相关负责人签字，财务人员容易遗漏审核这一部分的签批。

1.2.2 制单差错多、效率低

①报销金额计算错误，垫付分配不细致。财务人员在计算时容易受个人业务能力限制，对报销标准不熟悉，造成报销金额计算错误。又比如在垫付分摊的计算上，多人出差由其中一人垫付时，超出标准的费用按照过去的报销规定则由垫付人承担，这样对垫付人来说是不公平的，超支费用应该由被垫付且超规格报销的人来承担，所以分摊计算不够细致时，就会有失公允。②制单时将出差人员行程简单汇总，未将详细行程反映在报销单中。③在未使用科研经费或专项经费时，产生培训费的报销需要比照出差人员职称按一定比例扣减报销金额。比如参加继教班学习，职称为副高及以上的自行承担费用的比例为15%，中级及以下自行承担费用的比例为20%。财务人员在制单时容易遗忘这项要求，造成该扣减的费用没有扣减，事后发现时需要联系相关人员补扣费用，增加工作量。④原始单据多为纸质形式，纸质资料数量大且查阅不便，逐笔制单审核都需要财务人员投入大量时间和精力，重复劳动效率低且资料容易遗失。

1.2.3 小微权力滥用

财务人员容易凭借和报销人员关系的亲疏来区别对待，审核时提前或延后进度；或是收受报销人员的礼品等，在报销时放松标准抑或过于严苛要求，没有做到一视同仁，按规章办事。这不符合廉政教育的要求，也不利于清廉医院的建设，

2 差旅费报销问题原因剖析

2.1 报销人员方面

①缺乏一些应具备的差旅费报销常识[1]，未认真阅读公开的相关规定，不熟悉自身适用的报销标准，造成发票开具时抬头错误、内容不一致、开票单位不合规等情况，增加报销难度。②部分报销人员缺乏及时报销的概念，总是习惯性拖延，没有及时提交报销资料，未形成一笔一清的观念。③缺乏节约意识。出行方式上没有选择经济便利的公共交通工具，在同等条件下可以选择火车，但是选择更加高昂的飞机来出行，增加医院的报销成本。

2.2 财务人员方面

①政策文件学习不到位，解读不透彻，业务知识未及时更新，造成补贴标准计算不准确，降低了报销正确率。②工作不细致，在审核制单时没有逐笔认真审核时间、职称、车次、相关出差通知等，没有将整个出差行程情况了解清楚，制单时简单汇总。③工作态度不端正，碍于同事情面[1]，或是收受好处，未严格把关，没有做到依据规章制度审核，造成违规报销。④对待职工的态度缺少亲和力。对于不了解报销政策的同事，财务人员未做到耐心解释，往往由于工作繁忙，出现不耐烦的情绪，容易给报销人员产生不良印象，产生工作冲突。

2.3 制度缺失

医院根据当地财政发布的《机关工作人员差旅费管理规定》作为政策依托，并结合本院实际制定差旅费管理办法，但出现新情况新问题时，院部没有统一出台相关的细化规定来及时填补制度空白，造成财务人员处于无据可依的境地。所以在旧规定模棱两可时，便出现了财务审核人员可以自由把握宽严度的漏洞，造成小微权力的滥用。

2.4 信息化滞后

①当前采用的报销模式，是事前申请、事后报销，目前信息化只在事前使用OA系统进行出差申请中实现，其余环节依旧依托传统手工审核申报，导致报销效率低下，出错率高。②没有信息化平台的依托，在行程变化时，出差人员无法及时查看报销标准，产生超标准费用。③提交报销资料后，无法及时查看报销进度，除了口头询问没有其他渠道了解，信息无法共享。

3 差旅费报销问题改进措施及意义

3.1 报销人员方面

①推进差旅费报销宣传培训是强化单位日常管理的重要措施，加强对非财务部门职工差旅费报销常识的宣传，让广大工作人员了解差旅费的组成，熟悉差旅费各项目的报销标准、依据等，有利于差旅费报销工作的积极开展。在实际操作时，可以选择多种渠道来增加宣教效果，比如利用钉钉软件的云课堂功能，通过播放差旅费报销小知识PPT普及报销常识，或者以短视频形式的科普提高职工关注度，打破传统业务培训宣传效果差的僵局。②报销人员应该养成及时报销的良好习惯，不拖延不积压报销票据，返程后在规定时间内送至财务部门审核。③形成节约意识，按照自身职务职级选择合理且经济便利的公共交通工具，不超标准购买车票。④开具住宿费发票时，选择住宿地酒店直接开具，不选择第三方平台代开或者旅行社代开，并提供正确的开票信息，以免造成退票，同时妥善保管相关报销票据，避免单据丢失。⑤据实报销，填写真实可信的审批单，不弄虚作假、不以私报公，如果行程确实临时发生变化的，填写相关说明解释行程变更的原因，实事求是。

3.2 财务人员方面

3.2.1 收单审核应注意的事项

①需查验差旅费报销相关电子发票，注明“发票已查验”字样并签字。②在差旅费报销审批单等相关单据中未显示出差人员职称信息时(常见情形有赴外进修报销、手工审批单报销)，需提醒出差人员自行在差旅费审批单中注明职称信息，以便后续报销费用核算。③财务收单人员应在出差人员提交的资料审核完毕并确认无误后，在该份差旅费报销材料上标明收单日期，以保证差旅费报销工作的及时性。④财务人员应仔细核对出差人员提交的差旅费报销票据，及时提醒出差人员有无漏报的培训费、住宿费及来回车票等单据。若出差人员因遗失等情况无法提供相关票据，需填写《差旅费相关票据遗失说明》并签字，以便日后查证。⑤出差人员使用科研经费以外的财政项目经费，财务人员需审核差旅费报销审批单中注明所使用经费的项目名称，以及项目经费负责人的审批签字，未写明相关字样时，则退回出差人完成相关签批后再行报销事宜。⑥财务人员不可按照出发地和目的地简单汇总填写行程地点，而应按照出差人员提交的车票、飞机票等单据如实填写行程地点，比如“丽水至建德”，需填写为“丽水至杭州”“杭州至建德”，以详细反映行程信息。⑦对于无车票的情况。若是车票遗失则需提供12306的购票截图，证明此次行程真实有效；若是搭顺风的情况，则要求出差人员填写相关说明并签字；自驾出行时，则要求出差人员提供过路费ETC扣款信息，证实确实发生了本次出差行程事项。⑧如遇报销人员受邀担任评委讲师等情况，则需要和报销人员确认，是否领取主办方发放的专家费或者讲课补贴，如未领取相关补贴，则需填写说明承诺该情况属实并签字，可以凭票据进行出差费用的报销。若已领取主办方发放的相关补贴，则只能报销交通费用，不得领取伙食补贴和公杂费。

3.2.2 财务人员应具备自我提升意识

①认真学习相关文件和规章制度，吃透政策，并积极参加当地财政部门举办的业务培训；同时认真学习当地财政印发的业务手册，业务手册是依据目前执行的常用文件、政策归纳整理、结合财务人员实际工作中审核、支付业务的重点和难点问题的实用教程，熟记业务手册上的内容，可以提升财务人员的日常业务能力。②细心记录在差旅费报销工作中遇到的问题和困难，及时上报科室负责人。汇总的问题可在例行科务会中进行全员学习和讨论，集思广益，加深印象，提升财务人员的业务能力。

3.2.3 财务人员要端正工作态度，照章办事，控制违规风险

①科室内部可以组织财务人员对差旅费违规报销案例进行学习，剖析违规事项的事实和根源，总结经验教训，提升财务人员的职业道德素质。尤其是认真研讨发生在身边的警示案例，在科室财务人员年轻化的当下，更需要定期进行风险警示教育，将廉政问题作为悬在头顶的达摩克利斯之剑时刻牢记。②除了精进业务能力，拥有过硬的业务技能外，还要具备良好的职业道德。财务人员的职业道德包括爱岗敬业、依法办事、客观公正等，要定期开展学习法律法规的活动，养成职业道德问题“回头看”的习惯，依法把好合规关，坚决抵制歪风邪气，敢于同违法乱纪的行为作斗争，对报销人员一视同仁，不藏私心，不厚此薄彼，不利用对政策法规的了解钻空子，思想上做到为职工全心服务。③在外部监督上，院内纪检部门可以通过廉政谈话等方式，比如可以询问员工最近有无收受他人礼品的情况，其他同事有无类似的情况，及时关注了解职工思想道德动向，防微杜渐。审计部门可以定期或不定期开展差旅费报销凭证抽查，了解差旅费是否存在不合规、不合理的报销情况，有了这些外部门的监督，在一定程度上可以规避医院财务内控管理的部分风险[2]。

3.2.4 财务人员要改善服务态度

①对待不理解报销标准的同事，要做到耐心接待，细心解释，不急不躁，对于缺少审批资料的情况，要一次性将缺失的资料和报销人员解释清楚，做到“最多跑一次”，让报销人员不来回奔波，提高效率。②提升对外接待时的亲和力，能够缓解财务人员容易态度不佳的刻板印象，既有利于提升科室人员形象，也有利于提升整个科室的对外形象。

3.3 制度方面需要及时优化更新

①公立医院应该根据实际情况，简化报销流程和手续，制定出适合本院实际的差旅费管理办法，使财务人员和报销人员有法可依、有章可循。同时及时更新不适用于新形势下现代化医院建设的旧制度，跟上医院精细化管理建设的步伐。②在具备一定条件时，可以推行公务卡结算制度，通过公务卡的使用，财务人员可以对出差过程中产生的费用流水逐笔查证核对，提高资金使用的透明度，加强财务监督与财务管理能力，减少结算环节，减轻工作量[3]。

3.4 加快会计信息化建设

(1)在现有的信息化基础上，可以依托差旅费报销管理系统平台，让线上信息技术参与差旅费报销的全过程，实现申报—审批—上传差旅费相关资料—审核—结算汇款(转公务卡)的线上全过程管理。并且可以随时查询差旅费相关政策的标准，了解此次出差是否超出标准，减少资金损失；同时系统内嵌差旅住宿标准，补贴定额等，实现部分数据自动填入，自动审核，从而避免人工手填单的失误和多次核对，减轻工作量，提高报销效率；加入信息采集功能，与银行网银系统和财务软件系统数据库对接数据，加快支付速度，实现自动录入并生成凭证，提高凭证制单效率[3]。

(2)差旅费报销管理系统平台可增加报销时间提醒功能。在相关人员返程后的报销截止日内，自动提醒报销人员该笔费用未报销，可以提高报销的及时性。

(3)差旅费报销管理系统平台增加报销标准查询模块，让出差人员可以随时通过手机、电脑等移动设备及时查看报销标准，根据标准开具票据。

(4)差旅费报销信息化全过程改进后，相关责任人线上审批，财务人员线上审核，审核通过后支付报销款，支付后自动生成凭证，能够提高出差审批效率，让相关人员及时查询报销进度，告别差旅费传统报销模式，实现报销线上一站式体验。差旅费报销信息化建设是符合现代化公立医院精细化管理的先进措施，优化后能够更好地为广大职工服务。

4 结论

综上所述，实现差旅费报销的精细化管理，客观上需要及时完善报销制度，做到服务于不断变化的实际情况；提高差旅费报销信息化程度，从根本上减少纸质资料的存档，精简报销流程，加快审批速度，鼓励使用公务卡结算，提高资金使用透明度，减少手工制单，提高审核效率，保证报销金额计算的准确度，加快汇款速度。主观上要加强差旅费报销常识的宣传，让职工熟悉基本报销标准，减少退单率和资金损失；提高财务人员的综合业务能力，牢记政策文件，更新业务知识；并做到端正工作态度，从严把关，一视同仁，同时加强廉政教育，学习相关警示案例，做到警钟长鸣。据此，在日常工作中，需要不断通过精细化管理的思想来指导财务工作，规范医院内部整体财务环境，从而为医院健康持续发展创造条件。