建筑工程企业档案的科学化管理路径探索

王冬莹

摘 要：随着建筑工程快速发展，建筑工程档案管理尤为重要。在工程竣工验收过程中，工程档案资料起到监督作用，档案资料是对事故原因开展分析的重要基础，在建筑后期的维修和保养中也起到较大作用。本文通过对建筑工程企业档案的科学化管理路径的探究，总结当前工程档案信息处理中出现的一些问题，并提出科学、合理的解决办法。

关键词：建筑工程；企业档案；科学化；管理路径

建筑工程档案是建筑工程竣工验收的一项重要凭证，也是审计、稽查以及纠纷等事件处理基础。要实现建筑工程档案更有效的管理，就需要对档案材料的内容和特点准确控制，构建一条科学化管理之路，从根本上提升建筑工程档案管理质量，促进建筑工程的可持续发展。做好建筑工程档案的保管工作，对档案管理途径详细剖析，以提高档案的管理成效以及整体工程质量。

一、建筑工程档案管理的重要作用

1.建筑工程档案是工程项目的基础

建筑工程企业的档案管理是企业管理的重要组成部分，它不但记载着建筑工程在建筑中出现的一切问题，还可以将建筑工程实施中出现的资金、进度等问题直观表现出来，有效提高建筑工程的管理质量。有关部门应对档案管理工作给予足够的关注，运用科学、合理的方法加强档案管理质量。建筑工程企业档案是企业建筑工程中各项技术得以成功实施的先决条件，工作人员在对企业档案管理时要遵循科学管理的要求。随着社会经济的发展，对建筑要求越来越高，现代建筑工程的规模要远远大于传统的建筑工程，而且它所涉及的领域也很广泛，除了基础的建筑之外，还包含档案管理工作。在建筑工程的过程中，会产生各种与建筑相关的信息和数据，如施工前的准备工作，施工过程以及施工结束后的整理工作等，要对所有的信息和数据记录和处理，都离不开档案管理工作。一个建筑工程施工单位，如果没有档案管理工作，将会在工程的前、中、后三个阶段出现很多的问题。

2.建筑工程档案管理是工程质量的重要衡量指标

建筑工程的质量不但与人民的生命与财产安全有直接的关系，还对建筑施工企业的发展前景有很大的影响。当建筑企业在完成一项工程之后，有关部门会安排专业的验收人员对建筑工程的质量检测验收，确保建筑工程与施工要求相一致。已竣工的工程由多个建筑工序构成，每个建筑工序都要经过检验，只有在检验没有质量问题后，有关人员才能签字确认，并将其添加到建筑工程档案中。如果这些档案不完整，有丢失、损坏等情况，都会影响最后的质量判断。因此，可以将建筑工程档案管理视为工程质量的一个重要衡量指标。

3.提高施工效率

随着社会经济发展，给建筑工程提供很多新的发展机遇，但也使得建筑工程的影响因素增多，如施工材料、各项机械设备设施、施工环境以及施工技术人员的专业水平等。建筑工程档案是工程的原始资料，具备非常鲜明的利用价值，有着明显的实用性特征，能够为工程考核和工程评估提供有效根据。通过对建筑工程档案的管理，可以使建筑工程施工效率更高。建筑工程档案是施工过程中最基本的内容，不仅是建筑工程建筑过程中的记录，更是反映建筑工程质量的一项重要数据，是人们对建筑工程过程进行评判的主要依据。为了使建筑工程的档案工作更加规范，我国相继颁布了有关的法律法规，对建筑工程的档案工作提出更高的要求，并制定了相应标准。档案材料是建筑工程最基本的参考材料，囊括一个建筑工程在整个施工过程中的全部信息，不仅可以对工程的验收工作起到一定的指导作用，还可以为以后的施工维修工作提供一定的支撑和协助。对档案材料进行规范的管理，对于保证施工的质量以及后期的维修工作都是非常有利的。

二、建筑工程档案管理问题浅析

在之前的数据管理中，主要有如下几个方面的问题：第一，在建筑工程执行中，档案数据的采集不够全面，数据的数量比较少，数据的采集也不够及时，还有一些数据和现场的真实情况不相符，主要是缺乏专业的技术信息人员，技术信息的搜集和管理没有统一的方式。当工程结束后，再去补充技术数据，造成了技术数据和工程实际情况之间的差异，测试人员没有到实地测量，而是杜撰数据，不能反映出实际的情况。我国工程建筑中的技术数据采集存在着较大的随意性和不按规范要求采集的问题。

经过分析发现工程档案资料管理存在问题的原因主要有以下几点：第一，建筑工程领导对技术档案的收集不够重视，在工程施工合同中，沒有对技术档案的提交质量和时间做出明确的规定，在建筑工程执行过程中，技术档案被忽视。建筑工程档案并不只是建筑单位的工作，还涉及监理、建筑和设计等单位，这就要求各单位相互配合。各部门之间的交流与协作不畅，为技术数据的采集与管理带来诸多障碍。比如，监理人员的签字迟迟不到位，致使工程无法正常进行；质量监督员出具的整改通知书，如甲方不配合加盖公章等。第二，对档案处理没有明确的分配原则。建筑工程没有专职的资料员，资料工作是由技术员、施工员和各个分包单位代管，各分包单位对搜集和整理的资料没有统一的标准，档案资料管理不够规范。

三、建筑工程企业档案管理路径优化策略

1.加强档案工作人员的管理

随着社会和经济的快速发展，建筑行业发展也有了一定的进步，这对建筑工程的档案管理工作也有了一定的影响，导致该工作的特点发生改变，企业应该对管理人员开展专业知识和技能的培训，提升员工的职业素质，使其能够采取更加科学的管理方式，增强自身的服务认知意识。档案工作人员应转变思想，深入理解有关法律法规的内容及有关规定，积极改进工作态度，要多层次、多角度开发建筑工程档案信息资源，并做好信息的收集、整理工作。

工程领导和工作人员应当对日常档案管理工作进行反思，充分认识档案管理的重要作用，同时，强化领导档案意识和法律观念，使他们对档案工作给予高度的重视、关心和支持，把档案工作当作企业发展的关键。要想充分发挥出工程档案管理的作用，就必须增加档案工作资金投入，引入配套的现代化档案管理设施，科学调配档案工作，为今后档案管理工作打下良好的基础。

2.健全建筑工程档案管理体系，夯实工程档案管理的基础

在建筑工程档案的管理中，由于档案的转递与修改比较多，很可能会对档案的完整性造成一定的影响，增加档案管理工作的难度。各个部门要对档案转递、变更、修改和作废情况等展开实时、有效和完整的记录。

通过该记录，能够有效地跟踪档案管理轨迹，防止档案损毁、丢失和失效，确保档案的完整性和可信度，便于相关部门能够获得及时有效的档案资料和信息。

按照相关档案法律法规要求，应建立健全档案管理体系，明确档案的组卷、装订、编目、保管、利用和归档的范围。另外，也可以将档案工作纳入每年的绩效考评中，对其展开评价，并采取奖励和惩罚的方式，激发员工的工作热情。要制定健全的档案移交制度，同时，要确保移交工作的程序严谨，以保证档案资料的完整性，让档案的整体管理工作更加规范化和标准化。

3.以利益为导向，做好建筑工程档案工作

要严格审查竣工验收档案材料的品质，确保其作为凭证发挥重要的作用。在项目竣工验收阶段，由管理部门的档案管理人员配合项目建设管理人员，根据项目建设的档案归档范围规定，对项目建设期间产生的档案开展全面的审核和检查，及时处理问题，补充遗漏的档案，保证竣工资料真实、及时以及完整，保证其与项目建设的档案一致。此外，要严格执行建设工程验收有关制度，将档案的验收与转交作为建设工程验收的关键环节，使建筑工程的竣工与档案的验收相结合。

4.规范档案资料的编制和应用

要制定健全的档案材料管理体系，并严格遵循档案材料的收集、整理和编制，提高档案材料的标准化程度。另外，在档案资料管理制度中，还应该包含对档案资料应用的一些要求，要做到合理应用，规范应用，防止在使用的过程中，对档案资料造成损坏、丢失等情况。同时，对其展开标准化管理，能保证其完整、规范，更好地发挥其功能，提高使用价值。

5.加强对档案工作的关注

尽管档案管理工作在企业建筑工程中起到很大的作用，但一些建筑施工企业在开展施工过程的管理时，并不十分重视档案管理工作。要想让档案管理工作在施工过程中发挥出最大的作用，就必须要让有关人员给予档案管理工作足够的重视。比如，成立档案管理部门，设立不同的管理岗位，招募一些相关的档案管理人才，完善各种档案管理设备设施。但是，这样会增加企业的投资，还会让建筑工程工作的复杂性增加，大多数的建筑企业都不太愿意设立一个与档案管理有关的部门。面对这一问题，施工企业的领导人员必须要提高对企业档案管理工作的关注，要清楚地认识档案管理对企业发展的重要性，要积极地参与到档案管理工作中，并持续地解决在施工过程中遇到的各类档案管理问题，才可以使档案管理在施工过程中起到应有的效果。有關领导要加大对档案工作人员的培训力度，提高他们的管理观念，使档案工作更具科学性和合理性。

6.加强工程档案管理中的风险预防

信息化技术的普及对我国档案管理工作提出新的要求，从发展的角度来看，施工企业的经营管理是一个不断变化的过程，现代化的信息管理手段能够使管理模式更加趋于稳定，进而记录整个工程的进展。因为管理内容不断增多，管理人员很可能会在工作过程中产生一些失误，导致档案管理工作无法充分发挥其作用，也会对建筑企业工作的正常开展造成不利影响。施工企业必须运用科学的管理方式，提高对工程档案管理的风险防范意识。首先，有关部门可以建立一套完善的责任体系，将档案管理工作划分清楚，一旦档案管理工作出了问题，可以追究责任，既能让工作人员更加重视，又能提高档案管理工作的质量。其次，企业可以设立专门的档案管理监察机构，监督和审查档案管理工作，以便能够及时找到档案管理中的问题，降低工作的失误率。最后，企业领导可以建立专门的管理机构，要求员工备案档案管理中的各种原材料，以避免发生意外。针对不同的问题，需要采用不同的管理方法来管理建筑档案材料，这样不但能够让档案管理工作更加详细和清晰，还能有效保证档案管理工作的安全性。

7.加强档案管理网络化建设

目前，我国的档案管理工作还不够完善，尤其是在管理技术与理念方面还需要提高。有的企业在建筑工程施工过程中，虽然已经开展了档案管理工作，但因为技术不够先进，导致管理效果不够显著。因此，在开展档案管理工作过程中，企业可以利用现代化的网络信息技术强化档案管理，通过改进物质条件，更新各种设备，提高技术化管理水平，进一步优化档案管理的质量。企业还可以把档案管理信息化工作纳入企业的发展规划中，既能加速档案管理信息化、网络化的管理过程，又能提高管理效率。档案管理部门还可以通过构建网上管理资料库，将档案管理和互联网技术有机结合起来，更好地发挥出档案的作用。

在信息网络条件下的档案管理工作中，电子信息的归档非常关键。需要管理人员对电子信息归档工作展开分析，构建相应的管理模型，确保能够深入整合信息等。在处理和保存的过程中对档案中的动态图片、电子信息展开深入挖掘，以提升档案管理的工作效率，并按照档案法和档案行业标准，不断开发出新的档案资源管理应用软件，设定相应的功能。例如，一键检索、语音识别等便捷功能，

既可以让社会更好地了解档案资源，又可以让档案工作人员更好地对档案资源开展管理。在此基础上，安全备份电子档案，以防止档案受到计算机病毒和黑客的破坏，从而导致档案资源的损坏或丢失。同时，应尽快建设国家档案局门户网站，在互联网上共享档案信息，从而更好地满足人民群众对档案信息的使用需求。通过这种方式，既能对电子资料展开整理，又能对电子资料进行高效处理，为今后档案管理工作打下坚实基础。

8.及时升级档案管理设备设施

很多建筑企业的档案管理人员没有升级档案信息网络等设备设施，仍在使用较陈旧的系统，这会给档案管理带来很大的负面影响。为提高档案管理工作的质量和效率，有关工作人员要经常更新档案管理设备设施，对外做好宣传，争取投资和支持。要将档案管理工作推向市场，与其他机构和公司开展合作，使档案管理工作获得相应的经济效益，实现装备升级、更新，还能增加档案部门的经济效益，促进档案管理工作的健康开展。

四、结束语

建筑工程档案是施工过程中所形成的一系列档案，它能较好地反映出施工过程中的，为项目完成后的验收工作奠定坚实的基础。加强施工项目档案的规范化与整体性，使档案的功能得到最大程度的发挥，提高其使用价值。如何提高建筑工程档案管理水平，是当前建筑工程企业亟待解决的问题。现代建筑企业应将建筑工程的所有工作都记录在档案中，当企业将档案管理应用于施工中的时候，必须要结合企业发展的实际需求，对其开展科学的管理，相关领域的工作人员要持续加强建筑工程项目的科学化管理，提高档案管理的整体水平。

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（作者单位：广州建筑产业开发有限公司）