信息技术在县级事业单位档案管理的应用挑战

高翔

（延安市安塞区城乡居民社会养老保险经办中心，陕西 延安 716000）

0 引言

信息技术为档案管理带来了诸多优势，同时也存在一定的挑战。本文将探讨信息技术在县级事业单位档案管理中的应用与挑战，以期为我国县级事业单位档案管理的发展提供参考。

1 信息技术在县级事业单位档案管理中的应用现状

1.1 数字化存储与检索

县级事业单位通过数字化技术将纸质档案转化为数字档案，实现存储空间的大幅度减少，便于检索和使用。同时，利用数据库技术和检索系统，提高了档案查询的速度和精确度[1]。

1.2 电子档案管理系统的应用

通过建立电子档案管理系统，实现档案的统一管理，提高档案管理的效率和安全性。此外，还能够实现远程访问和使用档案资料，方便工作人员和用户的需求。

1.3 互联网技术的融合应用

县级事业单位通过互联网技术，实现档案资源的共享与传播，拓展档案利用的渠道。同时，利用互联网技术开展档案宣传教育，提高公众对档案工作的认识与支持[2]。

2 信息技术在县级事业单位档案管理中应用的优势与挑战

2.1 信息技术在县级事业单位档案管理中的应用优势

（1）提高档案管理效率。信息技术的应用大大提高了档案管理的效率，减轻了工作人员的劳动强度，降低了档案管理的成本。

（2）拓展档案利用渠道。信息技术使档案资源得以更广泛地传播和共享，为社会各界提供了更多便利，拓展了档案利用的渠道[3]。

（3）提升档案安全性。信息技术的应用提高了档案的安全性，可以对档案资料进行加密、备份和恢复，确保档案数据的安全可靠。

2.2 信息技术在县级事业单位档案管理中的应用挑战

（1）技术更新迅速，难以跟进。

信息技术更新换代速度快，县级事业单位需要不断更新技术和设备，以适应档案管理的需求，这对于有限的资金和人力资源来说是一个挑战。

资金投入不足。县级事业单位往往面临资金紧张的问题，难以投入足够的经费用于购买更新换代的设备和技术。信息技术设备和软件通常具有较高的价格，因此，有限的资金使得事业单位难以应对技术更新带来的挑战。人力资源匮乏：县级事业单位往往缺乏专业的IT 人员，这使得他们难以有效地进行技术更新和设备维护。同时，培训现有员工以适应新技术的需求，也需要投入大量的时间和精力。技术培训不足：随着信息技术的不断发展，员工需要不断提升技能以适应新技术。但县级事业单位往往缺乏有效的培训体系和教育资源，使得员工技能提升受到限制。系统集成和兼容性问题：技术更新换代过程中，可能会出现不同系统之间的兼容性问题。这需要专业人员进行系统集成和调试，但县级事业单位可能没有足够的专业人才来解决这些问题。更新频繁带来的工作压力：信息技术更新换代速度快，给县级事业单位的员工带来了较大的工作压力[4]。他们需要不断学习新技术和新方法，以适应工作环境的变化，这可能导致员工的工作负担加重。

（2）电子档案的长期保存问题。

随着信息化建设的发展，越来越多的档案被数字化，存储在电子设备中。但是，电子档案的长期保存问题是一个非常严重的问题。这些档案所存储的信息可能是非常重要的，一旦发生数据丢失或损坏，将给个人和组织带来巨大的损失。下面是保障电子档案长期保存的具体措施。

制定长期保存标准。建立电子档案长期保存标准，明确电子档案的保存周期、保存格式、保存介质等要求，为电子档案的长期保存提供规范和标准。定期备份数据。对于重要的档案数据，需要定期进行备份，将数据备份到不同的介质和存储设备中，以备不时之需。备份数据的介质和存储设备需要选择可靠的设备，以确保数据的安全和可靠性。选择合适的存储介质。电子档案的存储介质需要选择可靠的介质，如磁盘阵列、光盘、硬盘、固态硬盘等，以确保数据的长期保存。定期检查和更新存储设备。对于存储设备的损坏和老化，需要进行定期检查和更新，以确保存储设备的可靠性和稳定性，减少数据丢失的风险[5]。采用数字化加密技术。对于重要的档案数据，可以采用数字化加密技术，以保护数据的安全和保密性。同时，需要建立相应的解密机制，以确保档案数据的合法使用。

（3）信息安全风险。

制定安全管理制度。建立档案信息安全保护体系，制定安全管理制度，明确档案管理中各种信息安全措施的具体要求和执行程序，为档案信息安全提供规范化、标准化的保障。加强信息安全培训。加强档案工作人员的信息安全培训，提高他们的安全意识和安全技能，让他们能够正确使用安全工具，增强对信息安全风险的认识和应对能力。实施访问控制。采用身份验证技术和访问控制机制，对档案信息进行安全控制，保护档案信息的安全和保密性。数据加密和备份。对于重要的档案数据，采用数据加密技术，以确保数据的安全性和保密性[6]。同时，建立档案信息备份体系，定期备份数据，以确保数据的完整性和可靠性。安全审计和漏洞扫描。建立安全审计机制和漏洞扫描机制，定期进行安全审计和漏洞扫描，及时发现和排除安全风险。

3 应对挑战、推动信息技术在县级事业单位档案管理中应用的策略

3.1 增加投入，提高技术水平

随着信息技术的不断发展，档案管理也需要不断地更新、改进和提高。在这个过程中，增加投入，提高技术水平是非常重要的。以下是增加投入，提高技术水平的具体措施。

（1）争取政府支持。县级事业单位应积极争取政府支持，争取政府对档案管理信息化建设的投入。政府的支持可以为县级事业单位提供更多的经费、技术和人力资源，促进档案管理信息化建设的发展。

（2）加强档案数字化建设。加强档案数字化建设，建立数字化档案管理系统，提高档案数字化处理的效率和准确性。

（3）引进先进的档案管理技术和设备。引进先进的档案管理技术和设备，如高清晰度扫描仪、自动归档系统等，提高档案管理的效率和准确性。

（4）培训档案管理人员。加强档案管理人员的培训，提高他们的信息化技术水平和操作技能，使他们能够更好地应对信息技术的发展。

（5）建立档案信息安全保护体系。建立档案信息安全保护体系，采取措施确保档案信息的安全性和保密性，防止信息泄露和损失。

通过以上措施，可以增加投入，提高技术水平，跟上信息技术的发展步伐，推进档案管理信息化建设的发展。同时，还可以提高档案管理的效率和准确性，提高档案管理的水平和质量。

3.2 健全档案管理法规制度

随着数字化时代的到来，电子档案已经逐渐成为档案管理的主要形式。为了保障电子档案管理的安全和有效性，需要建立健全的档案管理法规制度。下面是健全档案管理法规制度的具体措施。

（1）制定电子档案管理相关法规。制定电子档案管理相关法规，明确电子档案的保存期限、使用权限、管理责任等问题，为电子档案管理提供法制保障。

（2）完善档案管理规定。完善档案管理规定，规范档案管理的流程、程序和标准，确保档案的完整性、可信度和可追溯性。

（3）加强电子档案归档管理。建立完善的电子档案归档管理制度，确保电子档案归档的完整性和准确性。

（4）建立档案数字化转换标准。建立档案数字化转换标准，明确数字化档案的标准和要求，提高档案数字化转换的质量和效率。

（5）加强档案管理监督。加强档案管理监督，建立档案管理的监督机制，及时发现和纠正档案管理中的问题，确保档案管理的规范性和合法性。

通过以上措施，可以健全档案管理法规制度，明确电子档案的保存期限、使用权限等问题，为电子档案管理提供法制保障，提高档案管理的规范性和合法性。

3.3 加强信息安全防护

随着数字化时代的到来，档案管理工作也逐渐向数字化、网络化、智能化方向发展。在这个过程中，档案信息的安全性也变得更加重要。为了确保档案数据的安全，需要加强信息安全防护。以下是加强信息安全防护的具体措施。

（1）建立信息安全管理制度。建立完善的信息安全管理制度，制定各项规章制度，明确各个岗位的职责，建立档案信息安全管理档案，加强档案信息的管理和监督。

（2）采用信息安全技术。采用信息安全技术，如身份认证、访问控制、加密解密等，确保档案信息在传输、存储、处理等各个环节的安全性。

（3）加强网络安全防护。加强网络安全防护，建立防火墙、入侵检测、防病毒等安全措施，保障档案系统和档案信息的安全。

（4）实行权限管理。实行权限管理，确保档案信息只能被授权人员查看和操作，避免信息泄露和篡改。

（5）加强安全教育和培训。加强档案工作人员的安全教育和培训，提高档案工作人员的信息安全意识，增强其信息安全防护能力。

通过以上措施，可以加强信息安全防护，确保档案数据的安全，提高档案管理的安全性和可靠性。

3.4 提升档案工作人员的信息素养

信息素养是指人们利用信息技术处理信息的能力和水平。对于档案工作人员来说，提升信息素养是非常重要的，因为他们需要处理大量的档案信息，涉及信息的收集、整理、存储、检索等多个方面。以下是提升档案工作人员的信息素养的具体措施。

（1）制订信息素养培训计划。制定一份完整的信息素养培训计划，包括培训目标、内容、时间、方法和考核方式等。该计划应该针对档案工作人员的实际需求和现状进行设计。

（2）组织信息技术培训。组织各种形式的信息技术培训，如课堂培训、研讨会、在线学习等，培养档案工作人员的信息技术应用能力和操作技能。

（3）引进先进的信息技术。引进先进的信息技术，如数字化档案管理系统、档案数字化处理设备等，提高档案工作人员的信息处理效率和准确性。

（4）加强实践教学。在培训中注重实践教学，让档案工作人员在实际操作中掌握信息技术应用技能，培养其实际操作经验和能力。

（5）建立档案工作人员信息素养考核机制。建立档案工作人员信息素养考核机制，通过考核激励，促进档案工作人员的信息素养提高。

通过以上措施，可以提升档案工作人员的信息素养，使其能够更好地应对信息技术在档案管理中的挑战，提高档案管理的效率和质量。

3.5 深化档案信息资源共享

档案信息资源共享是指将分散在不同地方、不同部门、不同机构的档案信息进行整合，形成一个共享平台，使得各个单位之间可以互相利用、共享和交流这些信息资源。这样的做法可以打破地域和部门壁垒，优化档案资源配置，提高档案利用效益。以下是深化档案信息资源共享的具体措施。

（1）建立档案信息资源共享平台。建立一个档案信息资源共享平台，将各地区和部门的档案信息整合在一起，实现统一管理和检索。该平台应该支持多种检索方式，如按照时间、地点、主题等进行检索。

（2）统一标准规范。制定统一的标准规范，确保各个档案信息资源的统一性和可比性，便于资源的整合和利用。

（3）加强档案信息资源的数字化处理。将纸质档案转换成数字化档案，提高档案的利用效益和保存性能，降低管理和存储成本。

（4）加强档案信息资源的安全保护。在档案信息资源共享平台上，需要加强安全措施，确保档案信息的安全性和保密性，避免信息泄露和损失。

（5）加强档案信息资源的推广与应用。加强档案信息资源的推广与应用，拓展档案信息资源的使用范围，提高档案利用效益。同时，需加强对档案信息资源利用的培训和指导，提高档案信息资源利用的质量和效率。

通过以上措施，可以深化档案信息资源共享，打破地域、部门壁垒，实现档案资源的优化配置，提高档案利用效益。

4 结语

综上所述，为提高县级事业单位档案管理工作，县级事业单位需要加大投入，提高技术水平，健全档案管理法规制度，加强信息安全防护，提升档案工作人员的信息素养，并深化档案信息资源共享。通过这些措施，我们可以更好地应对挑战，推动信息技术在县级事业单位档案管理中的广泛应用，为档案管理领域的持续发展和创新提供强有力的支持。

总之，信息技术在县级事业单位档案管理中具有巨大的潜力和价值。只有充分利用信息技术的优势，有效应对挑战，我们才能为县级事业单位档案管理带来更多的便利与效益。让我们携手共进，为县级事业单位档案管理的未来发展做出贡献。