大数据背景下档案标准化建设与创造性应用研究

李 焱

（山东省食品药品审评查验中心，山东 济南 251000）

随着新一代信息技术的迅猛发展，档案工作方法和模式发生了根本性变化，在档案标准化建设的基础上，推动档案工作创新升级成为提升档案治理能力现代化的发展方向。在大数据背景下，将标准化建设与创新应用有机结合，能够更好推动档案管理科学化、规范化、高效化。

1 大数据背景下档案标准化建设现状分析

1.1 数据化管理标准程度提升

档案信息化建设经过二十多年发展，技术上越来越成熟，标准化程度越来越规范，各单位依据《纸质档案数字化规范》（DA/T31—2017）和《档案外包服务管理规范》（DA/T67—2017）要求，档案数据管理进入新阶段，依托数据化管理系统将数据融合打通形成数据流，是在单位内贯彻同一套数据标准，无论是后期的开发利用，到前端收集整理，还是单位内跨部门、跨组织、跨角色协作，通过数据标准管理和实施，都能基于统一的术语和统计口径进行编辑整理，以促进数据流通和创新。

1.2 标准化建设思维逐步树立

档案标准化建设是推进国家治理能力和治理体系现代化建设的必要手段，在现代化管理中档案标准化的思维就是坚持在干事情、抓工作、促发展中不断强化标准化意识，做到有共同目标就有标准、有共性要求就有标准、有一般规律就有标准、有内在联系就有标准。在实践中，就是践行从整理到利用的全流程标准化建设，如《档案分类标引规则》（GB/T15418-2019）、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）等嵌入实际应用中，养成事事有标准、时时记标准、处处用标准的良好习惯，让标准化成为档案管理的广泛共识和自觉行动。

1.3 档案安全标准应用广泛性提高

根据档案馆建设规范和《档案馆建筑设计规范》（JGJ25-2010），在档案馆室建设中都按照“九防”要求夯实实体档案建设安全，抓实主体责任、筑牢安全屏障，把“绝对安全”标准贯穿档案工作全过程、各方面，不断提高档案安全风险防控水平。档案数据安全得到进一步加强，依据《档案数据硬磁盘离线存储管理规范》（DA/T 75—2019）等要求，各地大多对馆藏所有数字化档案数据进行了多存储介质的备份，对利用率较高数字化档案数据进行了两套移动硬盘有效备份，对档案数据的多套备份实现了异地备份及安全保管提供了充分保障。

1.4 档案利用服务标准模式执行到位

档案开放利用服务是档案工作的重中之重，也是档案工作发挥价值的主抓手。根据《电子档案单套管理一般要求》（DA/T 92—2022）、《电子会计档案管理规范》（DA/T 94—2022）、《国家档案馆爱国主义教育基地工作规范》（DA/T 34—2019）等要求，档案管理主体按照标准化要求，建立了完整的档案利用、开发、宣传体系，使档案价值得到充分发挥，更好地满足了人们对查档需求和精神需要，档案工作的社会影响力不断提升。

2 大数据背景下档案创新性建设的实践困境

2.1 数字化格式和存储的规范性缺失

在数字化的过程中，数据格式的标准化和规范化是至关重要的。只有统一的数据格式和标准，才能确保数据的一致性和可读性，从而方便查询和管理。因此，在进行数据化管理前，应该制定单位统一的标准格式，包括档案名称、档号、文件、页码等信息，以确保数字档案的准确性和规范性。数字化档案的长期存储是一个重要的问题，长期存储计划需要考虑存储时间、存储容量、存储安全等因素，以及技术更新换代和媒介的可持续性。在实践中，这两个方面因缺失国家统一的标准化模式，造成了在单位顶层设计时不规范，为后期的数据整合和利用带来了巨大的挑战。

2.2 数据质量层次补齐

机关事业单位进行数字化过程中，大多都能按照《档案分类标引规则》（GB/T15418-2009）先进行收集整理分类，然后依据《纸质档案数字化规范》（DA/T31—2017）和《档案外包服务管理规范》（DA/T67—2017）规定进行数字化加工，但是非公有制经济和社会团体在进行数字化过程中，因约束性条件较少，造成了档案数据质量不一。如果数字化档案存在错误、缺失或损坏，那么它们就无法被正确地搜索、访问和利用。因此，企业若没有采取一些有效的措施来确保数字档案的质量和准确性，档案数据化的质量就难以保证。

2.3 专业化人才短板明显

信息化条件下，精通档案工作全流程的复合型人才较为紧缺。档案管理从传统的纸质归档利用模式转变为信息化、智能化操作，档案资源从分散性到集约型的共享利用转变，这都对从业队伍提出了较高要求。档案人才的短板是全局性的问题，从高校档案人才的培养模式到档案管理机构人才的历练方式，需要形成从理论到实践的整体性培养框架，既要完善课程与知识体系、学生的专业实践，也要培养人才的社会化视野和终身学习理念，提高解决数字时代复杂档案问题的能力。

3 大数据背景下档案标准化与创造性应用的融合路径

3.1 以现代管理模式引领档案管理创新性转变

要以标准化、规范化、数字化为标准重塑档案管理方式，使档案管理的模式更加符合时代要求和档案工作需要。一是建立标准化领导小组。要建立高效规范的内部档案管理机构，机构设置上要突出领导力和专业化，比如，有的单位根据以往管理机构形同虚设的问题，在顶层设置上融入了专家团队支撑，做到了既能统领全局，又能专业化推进。二是要以规范化突出应用能力建设。针对档案管理人员业务素质长期不达标的问题，要从根源上入手，加强对《档案法》《国家档案行业标准》《机关档案管理规定》的学习，明确档案管理的基本要求。要提升档案管理视野，让管理人员到先进地区和部门跟班学习，了解档案工作前沿管理手段，提升管理内功。三是要以制度化落实信息化管理方式。数字化技术的广泛应用，突破了传统管理模式的弊端，使档案管理高效化、安全化。但是数据化管理应用不顺畅的问题较为突出，管理人员思想上不愿意应用和操纵不熟练是推广数据化管理的主要原因。要在制度上对管理方式做出规定，从档案的收集、归档、利用等全流程都采取数据化管理操作，倒逼管理者实现信息化操作。四是加强档案清查管理。归档不及时、收集不齐全是档案资源建设的卡脖子问题。要开展常态化档案清查活动，通过档案归档清理，进一步规范档案的整理工作，确保档案应归尽归。对在整理过程中发现的各种问题进行讲解说明，提升归档案卷质量。对具体负责案卷整理人员进行培训，提升专业能力、法治意识和保密意识。

3.2 以档案数据库建设推动档案管理创新性提升

对于单位自身来说，档案数据技术的应用依照自身特色、特点和管理体系建立独具特色的档案数据资料存储库，依据《纸质档案数字化管理规范》（DA/T31—2017），在不断提高档案管理水平以及专业化建设进程的过程中以科学性、信息化技术为核心，突显档案数据库中的资源优势，避免档案管理体系的高度统一化，不断优化自身的建设水准。一是充分认识数据库建设的重大意义。档案利用对管理方式提出了更高的要求，比如重大的决策、应急突发事件等，在处理这些问题时往往需要参照档案记录，档案利用的需求比较迫切。从档案内容上看，档案的专业性和成套性决定了利用面较广，需要对某项档案进行全过程、全方位的集成。二是做好数据库建设规划。对于国家的专业数据库来说，可分为国家数据库、省级数据库、市县数据库等；对于单位来说，可分为文书档案、会计档案、专业档案数据库等。数据库的规划涉及两个方面：一方面是数据库类型。根据专业特点和利用需求决定档案数据库建设种类，在分类过程中要注意避免同质化；对于门类较多的档案资源要根据整理标准做好规范化建设，便于后期查询利用。另一方面是数据汇总流程。档案数据汇总可自下而上进行，也可按照职责范围进行汇总，明确好各层级在资源建设中所需数据的数量和质量。三是制定数据库建设标准。档案数据包含众多档案门类，需要统一的标准进行规范，以便于数据整合和利用。要制定档案数字化标准，统一全文数据库格式、分辨率和目录数据格式等。制定数据交汇和接收标准，包括数据包结构、存储介质和方法、数据检测要求等。四是推进档案数字化工作。制定档案数字化实施清单，重点对利用率较高的档案实施数字化管理，按轻重缓急制定工作进度表,分批组织实施。建立每日工作数据统计、每月汇总工作机制, 及时掌握档案数字化进度，确保数字档案采集制作工作顺利开展。要规范档案数字化基本环节，实行流程化管理，安排专人严格把关，采取抽查、复查，采集人、检查人签字贴标签的方式保证档案数字化质量，进一步保证数字档案的真实性、完整性、准确性。

3.3 以开发利用助推档案管理创新性提质

档案资源开发利用是顺应新时代档案事业发展和群众需求的重要举措，也是落实《“十四五”全国档案事业发展规划》的必然要求。伴随大数据技术的加速发展，档案开发利用的手段和宣介场景都发生了根本性变化，需要从参与主题、形式和内容上进行创新，推出具有广泛影响力的档案文化产品。从档案开发内容上来看，档案工作要以社会需求为导向，从多维度、多层次挖掘具有个人意义和社会意义的微观素材，以小切口反映大时代。选题要精准把握群众的现实需求和阅读习惯，从群众关心的身边事、人作为微观切入点，反映国家和社会的宏大记录。如苏州有关部门根据苏州大学档案馆资料拍摄《来处》专题片，讲述来自外国的艾伦·塔奇斯通女士，远渡重洋，追寻着祖父母的足迹来到中国，继续为自己热爱的事业而奋斗的故事，从普通人的视角展示了中外交流的故事和民间情谊。从档案开发主体上来看，传统的档案开发路径逐步被打破，多元主体参与的开发模式成为主流。档案记录的是人们认识世界和改造世界的实践探索，与现实生活息息相关，因此单靠档案管理部门的力量无法进行高质量开发，需要加强与不同专业机构的合作，促进档案产品的吸引力。比如与广播电视媒体合作，将档案资源以电视片、微视频等方式展示出来，以鲜活的形式和快节奏的展示方式提高档案的魅力；与相关信息部门合作，深度挖掘档案资源的时代特征，为资源开发搭建更为广阔的虚拟空间，像以数字人文技术为引领的新一代信息技术，通过打造VR展厅等形式还原档案历史场景，增强了档案的艺术性和体验感。从开发内容上来看，档案资源开发的取向需要紧扣党和国家发展的大局，档案工作的中心依然是服务大局和人民群众。开发部门要对上级中心任务有深刻地理解和把握，深入挖掘档案资源为政府提供更为精准的资政参考。人民群众对优秀档案文化的需求与档案产品供给不充分的矛盾已经成为档案领域的主要矛盾，要深入挖掘以新时代文化为核心的档案资源，开发档案文化创意产品、建设档案历史文化展厅、编辑出版书籍资料、创建研学游基地等形式，真正让档案中的优秀传统文化资源活起来，满足群众多层次、多样化的精神文化需求。

3.4 以档案安全筑牢档案管理创新性防线

我国社会已进入全面信息化发展时期，数据是支撑信息化社会发展最核心的基础。随着人工智能、大数据和区块链等技术的应用，数据安全已经成为各企事业单位乃至国家战略不可忽视的问题。在此背景下，《中华人民共和国数据安全法》于2021年9月1日正式施行，这将为各行业数据安全监管提供法律保证。档案数据作为我国的重要信息资产，在社会发展中起到越来越重要的作用，要着力把档案数据安全作为档案标准化和创新性建设的关键内容。一是加强档案全生命周期安全建设。要加强档案实体安全，落实“九防”要求，常态化加强组织安全检查，安排人员集中整治漏洞，并对器材配备及性能、安全用电等情况逐一排查，确保无火灾安全隐患。要加强网络安全建设，随着互联网技术的应用，档案数据不再是“束之高阁”，而是可流转的跨馆共享资源。为了保证数据的安全性，网络安全管理必不可少，建设更具可靠性的网络环境，开发相关的系统和软件，以减少来自网络的数据安全威胁。二是加强技术革新力度。通过软件加密、远程控制等技增强数据存储安全性；要注重新技术在软硬件防护中的作用，运用成熟的安全防护技术，增强安全风险抵御能力。三是强化档案安全意识和人才队伍建设。要树立档案安全是第一位的思想，倡树正确的档案安全观，建立严格的安全保管和利用流程。引进一些具有档案专业背景及计算机技术或数据安全技术的新生力量投入到档案工作中，加强社会联合和参与度，增强档案数据安全保障能力。