财务共享服务对企业内部控制的影响

熊惠敏 湖南省创新服务中心

前言

全球化带来跨国企业的蓬勃发展，随着跨国企业的扩张，企业规模越来越大，覆盖的地理范围越来越广，管理层越来越多，庞大的组织和广阔的地域分布给跨国企业的财务管理带来了一定的挑战。移动互联网等科技的进步，也为跨国企业面临的财务问题提供了解决方案，美国福特通信公司于1991 年在底特律成立了世界上首个金融服务平台，而中兴通信则于2005 年在中国率先成立金融服务平台。在我国，随着金融资源的开发和利用，金融资源的利用越来越多地受到了人们的重视，金融资源共享的概念也在不断地被人们所认同。在《财政部关于全面推进管理会计体系建设的指导意见》中，“支持大公司、大公司，发挥其专业技术和信息化的作用，通过组建一个金融服务平台，加速其功能由注重计算，转向注重管理，推动其高效实施”。中国企业的飞速发展以及“一带一路”倡议的提出，也为财务共享服务在中国的发展带来机遇。根据厦门国际会计师事务所公布的《2020 年中国共享服务领域调研报告》，截止到2020 年底，中国金融共享机构数量已突破1 000 家。对于企业来说，建设和完善财务共享中心，提升财务管理水平，服务于企业内部管理和外部信息披露是当前一项重要工作。本文将从什么是财务共享服务出发，主要探讨了财务共用服务与企业内控之间的关系，并探讨了财务共用服务对企业内控产生的影响。

一、财务共享服务模式的基本概述

为了更好地阐述财务共享服务，我们有必要先理解企业共享服务。企业共享服务实践开始于财务共享服务，但其范围并不仅限于财务领域，而是涵盖了众多的业务领域。陈虎等(2018)认为共享业务作为一种新型的经营方式，其实质是在信息化和网络化的驱动下，对业务经营方式进行了改革和创新。与传统的集中式或分散管理方式相比，它是以客户需求为导向，根据市场价格，为各个业务单位和外部公司提供跨区域的专业化共享服务。将一些“分散式”经营的重复经营活动和在一个共享服务中心，使企业能够集中资源，集中力量发展自己的核心经营活动，建立并维持长久的竞争优势，实现资源整合，成本降低，效率提高，质量保证，顾客满意度提高。从上面对共享业务的认识出发，财务共享业务可以总结为：在企业集团内部，实施的一种新的财务管理改革，企业在集团的层次上，建立了一个财务共享业务中心，把集团内部的各个分子公司原本零散的财务处理功能，都集中到了一个财务共享业务中心中。使各分子公司共享财务共享服务中心的财务处理服务，以促进企业集团降低成本、提高效率、保证质量、加强管控。从以上两组定义中可以看出财务共享服务同样具备共享服务的特点即：(1)适用对象是跨国、跨地区的大型企业集团；(2)将某类业务处理的服务在企业集团共享；(3)可以提升企业集团特定服务的专业化水平和服务水平；(4)可以帮助企业降低成本、提升价值；(5)可以提升企业集团整体的管控力度；(6)共享服务与财务共享服务的建设都是一个系统工程[1]。

二、财务共享服务与内部控制的关系

采用财务共享服务模式的，有利于加强内部控制，形成规模效应带来的成本降低，使其财务管理水平及效率得以提高，促进企业核心竞争力上升。财务共享模式下，企业在财务领域基于统一的系统平台，统一的会计系统，统一的会计核算方法以及统一的操作流程，共享以及管理企业的财务数据，对于健全和强化企业内部控制管理体系有十分明显的推动作用[2]。

三、财务共享服务模式对企业内部控制的影响

(一)对内部环境的影响

财务共享服务模式是指将集团内零散的财务部门组织集中到一个共享中心，通过信息化技术，将以前需要各个公司协同工作的事务都可以通过共享平台完成，既可以对重复的业务进行统一，又可以增加财务工作活动开展的效率，降低人力费用，且在财务共享服务模式下，财务环境更加便于企业进行集中管理与控制。但在财务共享服务模式中企业内部环境有如下问题：一是完善的制度、高度的关注、明确的职责为有效地执行内控工作提供了保证。而财务共享服务模式则是一种变革，它将会改变现有的组织结构和权力结构，并会对现有的公司治理结构产生一定的冲击[3]。二是对于集团企业来说，原来的财务和会计工作都是在各个分支企业中进行，财务部门人员只需要了解本公司的工作过程和工作情况即可。但在财务共享服务模式的新形势下，企业内部的业务和财务过程都会产生很大的改变，从而加大了审计工作开展的困难。三是由于财务共享模式下的财务工作开展具有很高的程序化和规范化，财务共享中心前期的构建对员工素质和知识水平要求都较高，而实际工作中员工的工作内容比较单一、任务繁重，在这种情况下，他们往往会有落差感，机械化的操作不仅影响工作经验的积累，也影响个人职业方向的拓展。财务共享模式的支行，需要财务人员必须具备一定的信息化技能，并提高财务分析、风险控制等能力，加大监管力度。但目前大部分企业的财务人员在信息化水平的提高上投入了大量精力，以配合随时在不断升级的财务共享系统，通常由外部信息顾问根据总公司要求对系统进行优化，然后下发至各下级公司财务人员进行上线配置，顾问专业人员的知识及技能与财务人员具备的信息化知识相差甚远，导致大部分财务人员无暇顾及业务本身的性质而是急于完成集团要求的统一升级及优化，全部由外部顾问统一指挥业务的核算及归口，使企业内部的管理人员失去对业务的主导权，对于特殊情况出现的业务问题不能及时处理，而是等待顾问与高层机构之间的沟通讨论，导致不同的问题积攒得不到解决，进而影响了数据分析的时效性，进而影响企业产品定位与市场决策等关键性问题。

(二)对控制活动的影响

企业的风险控制方式主要是通过控制活动来实现，而财务共享服务模式对企业的控制活动开展有利有弊。一方面，以信息技术为基础，建立了费用报销、税务、资产管理等高标准的财务共享服务模式平台。该系统不仅对企业的经济业务进行了归类，而且对其收费形式和服务内容也进行了规范化。另外，OCR 技术与凭证真实性的提高，使得凭证的数据资料来源更为可靠，能够快速地产生和传递财务数据资料，降低企业及财务人员利用票据诈骗行为，促进企业的控制活动得以高效开展。另一方面，共享中心的经营规模很大，其风险点也比传统的多且复杂，因此企业在进行大规模的风险管理时，必须对其进行成本效益评估。此外，由于企业业务流程的财务过程设计不当，会造成企业的业务延误和工作量的增大，从而对企业所开展的控制活动造成负面影响。另外，在会计核算工作中，应注意会计核算工作中因会计核算工作而产生的内部风险。大多数的跨国公司，为了节约成本，都会将财务共享服务中心设立在较低的人力成本区域。由于这些区域远离了业务的最前线，所以他们对一线业务的认识不足，这就导致了他们之间的联系被孤立，从而削弱了他们之间的沟通和合作。此外，由于与业务发生的时空相隔很远，所以获取信息存在着一定的延迟，因此不能对重要的业务事项和突发情况进行及时的了解，很难对业务的真实性与合法性进行审核，这就造成了会计信息的真实性、合法性、及时性和完整性都受到了影响。除此之外，共享中心的财务人员，他们都是从系统中获得数据，与企业之间的联系很少，甚至可以说，他们与企业之间根本没有任何的关系。因此，财务人员仅仅根据系统的数据，去进行分析、判断，甚至进行处理，这就严重地阻碍了财务对业务的指导工作，并且还会在一定程度上对企业的引导作用产生不利的影响。

(三)对内部监督的影响

内部监督是指由企业的内设监督部门对内控执行和内控工作开展成效进行评价。实行财务共享服务模式在重组财务结构与财务程序的过程中，往往要对其进行开展内部监督，从而实现监督部门的权力与责任的分离。共享平台将整个企业的财务信息集中起来，使监督部门更方便、全面、持续地获得信息，为开展监督工作提供有力的支撑和有效的监管手段。另外，在共享中心则需要通过信息的传输、查询、审计、纠错等环节来完成，而这些信息化的工作模式所带来的风险以及应对成效也将对内部监督产生影响[4]。

(四)对风险评估的影响

总体上，财务共享服务模式给公司的风险辨识与评价带来一定的困难。财务共享是指在企业的财务过程重组和业务过程重组中，利用报销系统、资金管理系统、税务系统等系统来完成，其信息化、智能化在对经济活动、经营活动进行事中、事后会计监管等方面具有优势，但对事前的预算及风险预警作用不大。在共享中心，统一的业务划分由多个平台进行，每一个环节都会发生变化，而且每个环节的风险都会有很大的差别，每个人都有自己的职责范围，很难全面掌控各个子公司的业务，更别说分析出这些信息所体现出来的问题了。因此，在建立财务风险评估的过程中，就需要管理人员要注意核算风险和人员风险对评估带来的影响，与传统的财务管理模式相比，财务共享服务模式是基于信息技术所进行开展工作，进而数据安全风险问题也较为突出。信息的流转成为风险隐患，信息泄露、丢失的风险增加，使企业内部监督工作的有效性大打折扣，如何加强内部监督控制成了工作难点。基于互联网所开展的财务共享服务模式，可以使得企业内部管理者与员工进行开展实时、高效、通畅的沟通交流，且透明、真实、共享是传统财务管理方式所不能相比的。但是信息技术也是一把“双刃剑”，信息系统的缺陷会引起系统的错误，引起一系列的信息链的故障，甚至会产生未经许可的信息访问和未经许可的信息扩散，进而这些都会成为信息的安全风险，从而对企业所开展内部控制工作产生不利作用。另外，在传统管理模式中所有的信息都是先通过分支去企业来进行收集的，然后再进行汇总到总企业，促使财务人员与业务人员进行开展双向沟通，从而更好地掌握企业的经营管理状况。但在财务共享服务模式下，使得财务流程得以重组，促使财务人员只对数据不对业务，而财务信息则是通过各个公司之间的单向传输，很难进行有效的交流，所以就需要相关管理人员考虑到上述因素对内部控制管理工作带来的影响[5]。

四、应对财务共享模式下内部控制关键问题的对策

(一)建立健全企业组织结构,逐一梳理归纳企业风险点与业务流程的风险点

完善企业组织结构，企业应当通过明确岗位职责，优化管理责任，详细划分工作及权限，形成比较完善的内部控制监管体系。另外，企业应当结合信息化财务共享的新型模式，修订符合企业自身情况的内部控制，使企业内部控制体系更有力地落到实处。一方面，重新修订管理架构，打破传统部门职责分工，加强部门之间的融合，要使业务部门、信息部门、职能部门之间的配合根据业务的发展运转起来，做到部门之间的交叉监管模式，将企业风险点逐一梳理归纳，找到规避风险的方案，做好部门归口的分配，更好地开展内控工作，把控每一个风险点。另一方面，设置专人专岗作为财务共享中心的联络人及系统维护负责人，保证财务共享中心能及时更新与跟进，降低信息输入输出的风险，保证公司整体的财务信息的安全性。

(二)加强业务交流与沟通，对非同质业务及时沟通处理，形成完善的内控程序

为了避免业财分离形成的内部风险，我们要将财务共享模式应用到企业的财务管理工作中。了解上级公司统一制定共享流程的初衷，结合自己企业内部的业务需求，对非同质业务的处理及时提出意见，与信息人员充分沟通后达成一致形成解决方案提交财务共享中心专人协商，保证共享平台数据的真实有效性，优化信息平台服务水平，打破企业内部信息不对称的壁垒便于企业管理和决策。在总体战略目标下，各机构要承担相应业务工作，保证管控目标与战略目标相一致，避免财务共享模式在其运用过程中偏离公司总体战略目标。在共享中心平台业务量不断增加的趋势下，信息化人员数量随之扩大，内部控制风险控制的范围可以由总部财务平台扩至所有共享下级的财务平台，实现战协协同，促进下属公司财务工作的高效、高质的完成。

(三)提升企业全员的信息化水平，稳定人力资源

在财务共享模式下，企业需要针对所有参与业务的人员加大财务知识的内部宣传培训力度，学习掌握财务共享平台各个业务模块的操作使用流程，强化业务人员对财务工作的理解与共享平台的使用。这对企业人力资源招聘与培训要求相当之前有所提高，相应人力成本也有所增加，所以在这个时候，企业要加强人文关怀与建设，尽量控制人员流动，避免好不容易培训出来的人员流失，为企业推进业财融合、实现“信息、数据、效率”的即时有效转化提供依据。与此同时，财务共享中心还必须加强和公司的原材料供应商、政府部门等之间的联系和沟通，对当地的政策和法规有更深层次的了解，以保证公司的各项业务都能在合法的范围内完成，从而确保公司在财务共享模式下的财务信息准确和可靠。

五、结语

总之，会计理念的革新是面向社会的人文精神，如习惯、信仰、精神等，自从我国引进财务共享服务模式的理念后，被越来越多的企业所采纳，可见其自身的优势。然而随着经济的飞速发展，我们也不能忽视存在的问题，从现有的数据来看，很多企业在实施了财务共享服务模式之后，其内部控制的程度有所降低，这一点是必须要重视的。另外，实施财务共享服务模式，必然会对现有的业务过程进行重组，建立一个有效的财务共享平台和健全相应的内部监控系统是非常必要的，进而就需要相应的内控手段也要与时俱进，确保内部控制工作得以有效开展，为促使企业得以可持续发展奠定基础条件。■