浅议会计电子发票的档案管理

◎文/顾西淳

一、基层单位整体档案管理现状与问题

总体来说，当前档案事业的发展还是不够均衡，大多数基层单位档案管理都存在着以下问题：日常工作中对档案管理工作的认识和重视程度不够，结合实际对于档案工作的基础管理制度距离健全完善仍存在一定的差距；档案管理岗位职责不明确、不具体，工作队伍稳定性、专业性不够，档案信息化管理技术水平有待提高。上述问题导致当前推进基层档案的科学有效管理上相对弱化。

二、基层单位会计档案管理存在的问题及原因

在年度专项审计的过程中发现，部分基层单位的会计档案管理工作也同样存在许多不尽人意的地方。制度的不健全和电子化手段应用的不到位，导致工作中存在严重的漏洞和不足。如在对某单位经济责任审计中发现，该单位上年度的凭证、账簿、报表未按制度及时装订成册，原始凭证仍零散存放，严重影响审计工作进度。在对部分单位的预算执行大数据审计中发现，某单位对上年财务数据未进行备份；某单位虽然做了备份但是只在使用的计算机中进行了备份，没有使用其他存储介质对数据进行保存，电脑一旦产生故障，所有财务资料将随之丢失等。

产生上述问题的主要原因除了上文中提到的基层单位普遍存在的重视程度不够、管理制度不健全外，最重要的原因是基层单位对加强会计档案电子信息化管理的执行力度和应用专业度不足。

近年来，随着我国市场经济的繁荣发展，国家为适应时代的发展需求，对财务工作进行了一系列的改革。传统的会计档案管理的方法在当前瞬息万变的时代环境面前，已经无法适应时代的发展需求。档案管理的主要方式也发生了变化，会计档案管理工作必须与时代潮流相结合，与时俱进开拓创新。

三、会计档案电子信息化电子发票管理现状

随着会计电算化的普及，应积极推进会计凭证电子化应用，通过电子文档、电子存储等手段，提高会计档案管理的质量和效率。同时，也可以通过信息化手段，加强对档案管理的监控和跟踪，确保档案管理的科学化和规范化。

这里就必须要提到应用越来越广的电子发票。2013年，随着全国第一张电子发票被开出，代表着以重点城市为主的电子发票前期试点工作正式展开。2015年，国家税务总局颁布《关于推行通过增值税电子发票系统开具的增值税电子普通发票有关问题的公告》，电子发票在全国范围进行推广。在日常经营活动中，电子发票作为收付款凭证已成常态。相对于传统的纸质发票，不仅简化发票的交易过程，提升服务质量，还迎合了电子商务的发展需求。与传统纸质发票相比，电子发票具有收取及保存更为便利的优势，且电子发票易于保存，可长期储存在电脑中，不易发生因发票丢失而无法报销的情况。虽然拥有诸多优点，但由于推行电子发票的时间尚短，在基层单位日常应用及归档的过程中，还存在着许多问题。

一是未完全建立电子发票档案管理。降低时间成本节约纸张，本应是电子发票的优点，但现阶段实际业务中目前大多数情况下仍需将电子发票打印出来作为原始单据，这样就容易出现一笔费用内附多张纸质版电子发票的情况“显得尤其厚重”不利于翻阅“增加了财务人员发票审核的时间”也造成了纸张的浪费。

二是电子发票真伪难以鉴定。虽然新型的增值税电子发票内嵌了电子签名信息，通过数据提取和税务局数据库的校验很容易进行真伪校验，但打印出纸质版后则直接损耗了这部分关键的校验信息。财务审核人员通过发票查验平台输入发票信息、一张张验证真伪需要消耗大量时间，可操作性也不强。

三是电子发票归档是财务实现“无纸质化”的关键。电子发票作为电子文件，缺少电子化归档来储存信息，有可能造成日后信息丢失，无法识读。如果归档功能没有健全，影响到证据留存，后期将无法维护财务部门的自身权益，也会对上级部门巡视、检查工作的顺利开展产生阻碍。

四、当前有效推进电子发票管理的必要措施

针对上述问题，为进一步推进电子发票应用和推广实施工作，助力国家数字经济发展，国家档案局会同财政部、商务部、国家税务总局总结三批增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点经验，依据国家相关法律法规和标准规范，在2023年2月联合颁布印发了《电子发票全流程电子化管理指南》，对电子发票开具、接收、报销、入账、归档全流程管理过程进行了详细的说明及规定，为今后更好地规范会计档案管理归档，提供了方向和依据。与此同时在实际工作中基层单位也应在多方面积极采取行动，为全面地推进电子发票管理更好地应对未来的挑战而做充分的准备。

（一）制订电子发票管理规章制度

应以《电子发票全流程电子化管理指南》等现有政策文件作为参考依据，并及时学习了解政策的新动态。在基于原有会计规章制度的基础上，依据实际情况制定适合自身发展需求的电子发票管理制度，提升电子发票的综合管理质量，确保其更加科学、合理、高效地应用。

（二）组织财务人员教育培训

针对电子发票管理，上级主管部门及本单位应积极组织相关的业务培训，让财务人员熟悉电子发票开具、接收、报销、入账、归档全流程；熟练掌握电子发票的具体报销及入账流程和归档操作细节，锻炼财务人员的应用处理能力，提升工作技能和职业素质。

（三）加强电子发票信息安全

电子发票的上传、储存、管理等通过官方网络平台渠道实现，应强化网络信息化安全管理，加大软硬件投入。通过设置访问权限、系统加密管理等保密安全措施，构建信息化安全体系。

综上所述，随着时代的发展，对于会计档案管理工作的要求更加严格。基层单位管理人员需要不断地提升自身的职业素养，建立健全会计档案管理制度，并且善于运用有效的高科技手段对档案管理工作进行全面地管理，提升会计档案的利用率。而档案整体工作也只有坚持与时俱进、满足新形势发展的需要，才能不断地提升规范化、科学化、法制化管理水平。