大数据背景下企业档案管理的创新

摘 要：在企业管理中，档案管理是不可或缺的一部分，其管理成效的优劣在一定程度上影响着企业的发展。当前，在大数据技术得到不断完善的情况下，越来越多的企业将大数据技术引入档案管理工作之中，但想要充分发挥大数据技术的应用价值，企业需要立足实际做好档案管理工作的创新，才能切实提高档案管理的有效性，继而推动企业的稳健发展。对此，本文从大数据对企业档案管理产生的促进作用出发，重点探讨大数据背景下如何进行企业档案管理的创新。

关键词：大数据；企业；档案管理；创新

近年来，大数据技术在诸多领域的发展中得到了应用，从实践效果不难看出，其对各领域的发展带来了不可忽视的促进作用。目前，越来越多的企业在档案管理中也引入了大数据技术，相比传统档案管理方法而言，基于大数据技术的企业档案管理不仅工作效率和保存质量得到了显著提升，还能进一步提高档案信息的利用效率，这对最大化发挥企业档案管理的价值效用具有重要意义。因此，针对大数据背景下企业档案管理的创新进行研究尤为重要。

一、大数据对企业档案管理产生的促进作用

（一）有助于提高档案管理的工作效率

传统档案管理基本都是由相关工作人员针对纸质档案进行搜集、保管等，在这样的管理模式下，档案管理工作不仅耗时费力，也非常容易受到人为因素的影响，导致这项工作在开展中出现一系列的问题，从而降低了工作效率。与此同时，大数据背景下企业档案信息呈现海量化、多元化的特征，企业在档案管理创新中引入大数据技术，不但能解放大量劳动力，还可以提高档案管理的工作效率，最终促使企业整体工作水平提升。

（二）有助于提高档案信息的保存质量

从以往企业档案管理工作的开展情况不难看出，档案资料基本都是以纸质档案的形式为主，而纸质档案由于其本身的特性，容易受到外部因素的影响而使其出现损坏，如火灾、潮湿的环境等，所以对于保存要求极高。即便有的企业能够为了满足纸质档案的保存需求而投入相应的资源，但很难将所有的纸质档案都进行完好无损地保存，尤其是一些重要的档案资料需要经常使用，这样就会造成其受损。但是在大数据背景下，企业可以将纸质档案转化为电子档案，这既便于保管和查阅，还可以确保原始档案的完整性，这对提高档案信息的保存质量具有重要价值。

（三）有助于提高档案信息的利用效率

在传统的企业档案管理中，仅靠档案管理人员很难实现对各种档案资料的充分利用，致使档案服务水平不高。其中，最直接的体现就是没有对企业档案信息的潜在应用价值进行挖掘，同时受到空间、时间等因素的限制，无法实现对档案信息的共享，这就会降低档案管理的有效性，使其流于形式化和表面化。而在大数据技术的支持下，企业可以借助大数据技术对档案信息进行搜集、整理和分析，同时在信息化系统的支撑下促使档案信息的共享，使其能为企业各项工作的高效开展提供帮助，提高了企业档案信息的利用效率。

二、大数据背景下企业档案管理的创新路径

（一）创新档案管理的观念

一直以来，企业在日常管理都比较重视对档案资料的管理，所以在长时间的实践中相关管理人员的观念和意识都已固化，主要表现在档案管理中缺乏有效創新，对大数据背景下的企业档案管理认识不全面等。因此，在推进企业档案管理的创新中，一是企业领导层需要认识到档案管理创新以及引入大数据技术的重要性，在此基础上，要充分利用各种宣传途径提高广大员工对档案管理工作的认知，以促使他们积极配合与参与企业档案管理的创新实践中。二是要改变相关管理人员的固有观念，使其可以深刻、全面地认识大数据背景下企业档案管理的特征，如档案信息的内容海量化、档案信息的类型多元化等，同时需要充分认识到对企业档案管理工作进行创新的重要性和迫切性，以此加大对档案管理信息化建设的重视程度。三是要牢固树立服务意识，不能将档案管理看作简单地搜集、保管相关资料，而是要从服务企业发展的角度出发，充分利用大数据技术挖掘企业档案资料的潜在应用价值，从而提高档案信息服务水平。为此。

（二）加强管理团队的建设

在大数据背景下，企业档案管理虽然在人力资源方面不用投入太多，但是对这部分工作人员的综合素质提出了更高要求，假如缺少复合型的档案管理人才，即便有大数据技术的支持也无法确保企业档案管理工作的顺利开展，甚至会造成各项资源的浪费。所以，为了切实保障企业档案管理创新的有序进行，企业务必要重视对档案管理团队的建设，加强对档案工作人员的教育培训，使其既懂得档案管理的知识与技能，也具备操作现代技术设备的能力，同时具有良好的职业道德和素养，这样才能顺利推进企业档案管理的创新，最终达成预期的目标。

（三）调整档案管理的模式

在企业档案管理的创新实践中，对档案管理模式的调整是十分重要的一项工作，主要是改变传统人工作业模式，借助信息化设备进行文件的起草、接收、查找、借阅、归还等，简言之，就是要实现档案管理工作网络化、数字化和信息化，这样才能提高企业档案管理的水平，从而更好服务于企业的发展。对此，企业一是要加大对档案管理工作资金的投入，以用于购买各种先进的信息化设备，建立符合企业发展需要的档案信息化管理系统。二是要建立健全相关的工作制度，这样才能对各项工作的开展予以合理引导和约束。对企业而言，对档案管理的创新主要是为了提高档案服务质量，为企业发展提供更多帮助，所以企业需要通过建立健全相关工作机制，对现代化企业档案管理的职能及内容进行明确，并辅助以考评机制，确保各项工作的有效落实，进而真正实现对企业档案管理的创新。

（四）重视档案数据的保护

大数据背景下，企业对档案管理工作的创新主要是构建信息化的档案管理系统，以便充分发挥大数据技术在档案管理中的价值效用，从而提高这项工作的整体水平。但就现实情况而言，部分企业只知道大数据技术可以为档案管理工作产生的促进作用，并没有考虑到其带来的负面影响，比如档案信息的安全受到威胁，一旦企业的重要档案资料丢失或被盗窃，将对企业的发展造成巨大影响。因此在企业档案管理的创新中，需要重视档案数据的保护，具体可以通过强化企业档案信息化管理的安全体系予以实现。简单来讲，档案管理人员首先要将企业的档案信息资源按照不同安全需求进行分类，然后明确各个级别的安全要求，在此基础上采取针对性的管理措施，比如对于安全等级较高的档案信息资源，必须要有相应的权限才能进行访问，并且在登录中要进行人脸或指纹验证。除此以外，在加强企业档案信息资源的安全防护中，要重视防火墙技术、数据加密技术等先进技术的应用，从而有效保证企业档案信息资源的安全性。

三、结束语

信息化时代下，在企业档案管理中应用大数据技术已成为发展趋势，其对于提高档案管理的工作效率、档案信息的保存质量以及利用效率等具有很大的促进作用。因此，为了进一步提高企业档案管理的实效性，相关工作人员可以通过创新档案管理的观念、加强管理团队的建设、调整档案管理的模式、重视档案数据的保护等措施，以此确保档案管理的价值效用得以发挥，从而促使企业稳健发展。

参考文献：

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[2]赵磊.提升企业档案管理工作实际效能和方法策略[J].现代企业.2023（05）：27-29.

[3]樊志辉.信息环境下企业档案管理与服务模式创新分析[J].现代企业文化.2022（31）：31-33.

作者简介：项杨（1980—），女，本科，唐山人才发展集团有限责任公司助理馆员，研究方向：档案管理。