PDCA循环管理在优化门诊药房自动化系统中的临床意义

刘颖

作者单位: 221300 江苏省邳州市中医院西药房

PDCA循环管理又称为戴明循环管理方案,最初提出者为美国质量管理专家戴明,属于一种程序化、标准化、科学化的质量管理体系[1]。在医院门诊药房实际管理中引入PDCA循环,周而复始地进行信息整理—分析—改进—实施—检查,从而达到持续促进管理质量提升的目的[2]。目前该管理措施在各大医院质量管理体系的各个环节均得到较为广泛应用,本研究分析PDCA循环管理在优化门诊药房自动化系统中的临床意义,现报道如下。

1 资料与方法

1.1 资料来源 选取2020年1月—2021年12月邳州市中医院门诊药房工作数据,将2020年1—12月实施常规药房管理措施期间相关数据作为基线资料纳入对照组,2021年1—12月引入PDCA循环管理模式进行门诊药房自动化系统优化管理期间相关数据作为研究资料纳入观察组。观察组中2021年1—3月为PDCA循环管理的第1阶段(P),设计优化软件的管理方案;2021年4—6月为第2阶段(D),设计针对精化流程的管理方案;2021年7—9月为第3阶段(C),设计针对细化管理的管理措施;2021年10—12月为第4阶段(A),设计针对详化培训的管理方案。对照组和观察组参与管理人员一致,均对此次研究内容知情。

1.2 方法 对照组采取常规门诊药房管理,不做系统优化处理。观察组则引入PDCA循环管理,具体如下:(1)计划阶段(P):建立门诊药房自动化系统优化小组,汇总分析2020年1—12月本院门诊药房工作情况。结合相关资料对目前门诊药房管理中存在的问题整理如下:①人员方面:工作人员对仪器不够熟悉、调剂流程了解不足、知识水平有限、知识结构差异。②系统方面:自动发药机运行差错、配药差错、系统差错。③管理方面:调配流程存在差异、工作效率及强度无有效考核、缺乏公平合理的奖惩机制。结合上述管理中存在的问题,制定相关评估项目及量化指标,制定PDCA项目实施预期目标,并依据存在的问题探究改善方案,制定针对性优化措施。(2)执行阶段(D):结合具体问题制定并执行如下优化方案:①优化软件:联系自动化系统厂家工程师和本院信息科网络工程师,整理及解决自动发药机、处方传送系统、排队叫号系统、直发传送系统等软件在实际应用中存在的问题,结合药房实际使用情况适应性改进系统软硬件;建立相似/易混淆药品库,提升系统识别能力,减少补药差错。②优化流程:明确和规范配药、发药流程,及时剔除无实际意义的操作步骤,细化调配步骤,促进调配质效的提升;针对系统出药问题,适当增加药槽轨道,减少药品传送过程中的掉落现象。③细化管理,强化对员工工作强度考核,记录员工处方量、工作数量,基于此作为部分绩效分配依据,调动员工工作积极性;其次针对加药差错、配药差错、发药差错制定一定处罚方案,并要求员工依据规范执行,强化其责任意识;制定员工考勤及考核方案。④专业化培训,进行药学专业知识培训,提升员工专业素养、综合能力及行业水平;开展药学服务能力培训,强化员工服务能力及药学服务意识;组织设备操作及故障排除技术培训,提升员工对自动化系统熟悉度及相关故障处理能力。(3)检查阶段(C):依据计划落实各项管理工作,由优化小组定期监督干预措施落实情况,并记录和总结每项措施完成进度,收集数据。(4)处理阶段(A):总结干预措施实施情况,结合本院实际情况,制定具有明确效果、可行的干预措施,并将其作为科室制度及操作标准,确保管理成果有效转化及实施。

1.3 观察指标 比较2组门诊药房工作效率、机器故障次数、配药差错率及门诊药房自动化系统优化结果,其中:

1.3.1 门诊药房工作效率:收集PDCA实施前后药房工作数据,主要包含100例患者取药时间、日处方量、3 000张处方的调配用时、日补药盒数;同时记录每月机器故障次数。

1.3.2 配药差错率:记录PDCA实施前后每月系统出药、药师加药、系统调剂及总体处方调配差错率。其中,系统出药差错率为系统出药出错次数与总处方量之比;药师加药差错率为药师加药错误盒数与总加药数量之比;系统调剂差错率为系统调剂处方差错数量与总处方数之比。

1.3.3 门诊药房自动化系统优化结果:汇总上述1.3.1与1.3.2得到的数据,比较设定目标值,计算系统优化结果,目标完成率>100%为优化有效。目标完成率=(1+│观察组数据-目标值│/目标值)×100%。

2 结 果

2.1 门诊药房工作效率及机器故障次数 观察组各阶段取药时间、每张处方调配用时均短于对照组,且随着管理阶段推进,取药时间、每张处方调配用时均明显缩短;观察组各阶段日处方量、日补药盒数均多于对照组,且随着管理阶段推进,日处方量、日补药盒数也均明显增加;观察组各阶段每月机器故障次数均少于对照组,且随着管理阶段推进逐渐减少(P均<0.01),见表1。

表1 门诊药房工作效率及机器故障次数比较

2.2 配药差错率 观察组各阶段每月系统出药、药师加药、系统调剂及总体处方调配差错率均低于对照组,且随着管理阶段推进,各项差错率均持续降低(P<0.01),见表2。

表2 每月配药差错率对比

2.3 门诊药房自动化系统优化结果 比较目标值可见,PDCA实施后,观察组各项指标完成率均达标,见表3。

表3 门诊药房自动化系统优化结果

3 讨 论

相关临床研究显示,在自动化药房系统建设中,能有效减少药品调剂差错情况的发生,有效规范药品管理体系,更好地确保患者用药安全[3]。此外,医院门诊药房自动化调剂系统的应用也可有效促进药品发药速率的提升,极大降低药师工作强度,提升工作效率,优化药房工作人员结构,确保药师在实际工作中能有更多精力及时间参与药学服务工作,指导患者合理用药,提升临床用药效果及安全性[4]。在门诊药房自动化系统应用过程中,改善了医院药房环境,为医院药房管理工作带来较多益处[5];但由于自动化体系为工厂流水线产品,难以在实际运用中结合医院实际情况进行相应调整,故在自动化运行中,仍存在一定不足,门诊药房自动化系统优化改造成为门诊药房管理工作的重中之重[6]。

对医院药房工作来说,由于医院每天接收患者数量较大,故涉及处方量、药品种类繁多,再加上药房员工数量多,且员工受教育程度不一致,故在门诊药房自动化系统运行中往往会遇到一系列问题[7]。PDCA循环管理法则属于一种有效的阶梯式管理手段,其在各个领域的精细化科学管理中均可发挥显著价值,这一理论技术相对成熟,优化结果可靠,且能有效发挥持续改进效果。此次研究可见,在本院门诊药房自动化系统优化中,通过分阶段、分重点实施PDCA管理,药房自动化系统运行效率及准确性均得到明显优化,与优化前的对照组比较,观察组各管理阶段患者取药时间、处方用时、每月机器故障次数均明显降低,且日补药盒数、处方量均明显升高;且随着管理措施不断推进,观察组各项管理指标也均出现明显改善。同时,观察组各管理阶段的系统出药、药师加药、系统调剂差错率较对照组也明显降低,且同样伴随管理措施的推进有逐步优化趋势。这一研究结果提示,通过实施PDCA管理模式能有效促进管理质量的提升,逐步优化门诊药房管理质量及效率,促进门诊药房自动化系统的稳定运行。分析可见,在PDCA管理实施下,相关管理人员能在计划阶段结合药房实际管理现状在人员、系统及管理等多方面总结出当下管理中存在的问题,进而结合相关问题在执行阶段做出针对性优化,且在循环系统中,并不以计划的实施为终点,在执行后可通过检查的形式及时了解计划的科学性及可行性,并针对管理措施的实施效果做出总结,在处理阶段进一步的调整与优化。在处理阶段后,则可结合检查及处理内容,优化调整下一循环管理方案,促进门诊药房管理质量持续提升,不断优化。

对照PDCA实施阶段目标值可见,观察组各项指标目标完成率均达标。证实通过PDCA循环管理促进智慧药房的建设能有效减少药品调剂差错情况的发生,有效规范药品管理体系,确保患者用药安全,有效提升药品调配速率,缩短患者等待时间[8]。医院门诊药房自动化调剂系统的应用较大程度上降低了药师工作强度,提升了工作效率,优化了药房工作人员结构,确保药师在实际工作中能有更多精力及时间参与药学服务工作中,指导患者合理用药,提升临床用药效果及安全性[9]。阳昊等[10]在相关研究中也发现,在实施PDCA循环管理干预下,医院门诊药房患者取药时间、日处方量、处方用时、机器故障以及系统出药、药师加药、系统调剂及总体处方调配差错率的目标完成率分别为100.86%、102.66%、130.70%、121.10%、102.00%、100.00%、104.00%、125.00%,与此次研究数据具有一致性,进一步证实PDCA循环管理在门诊药房自动化系统优化中具有较高的应用价值。

综上所述,在门诊药房自动化系统优化中引入PDCA循环管理价值显著,有效促进门诊药房工作效率的提升,同时减少机器故障发生次数,降低配药差错率,值得推广。

利益冲突：所有作者声明无利益冲突。