关于新时期事业单位档案数字化管理的探讨

摘 要：作为国家重要的战略资源之一，档案工作也应顺应数字化趋势来实现改革和创新。目前，我国大多数事业单位都建立了档案室，用于保管各种史料和相关物品。然而，由于各种原因，这些档案仍然主要以纸质载体的形式保存，占据了大量空间，且容易造成损坏和损失。因此，如何有效地保护和利用现有档案成为亟待解决的问题。基于此，本文对关于新时期事业单位档案数字化管理进行探究，具有重要意义。

关键词：新时期；事业单位；数字化；档案管理

计算机等现代办公设备应用越来越普及，人们对档案价值的认识不断提高，国家相关政策和制度也不断完善，传统的纸质文件正被电子文件所取代，而作为记录和保存这些材料的场所——档案室也面临着前所未有的挑战。档案管理数字化具有安全性高、检索方便、存储和传输方便等优点，从目前的形势来看，数字化档案管理能够更好地适应档案管理的更高要求。如何将大量珍贵的原材料转化为易于使用和有效保护的电子数据，是摆在我们面前的一个紧迫问题。

一、新时期事业单位档案数字化管理的研究背景与目的

随着信息技术和网络技术的飞速发展，人类社会进入了一个新时代——数字时代。在这个新时代，计算机和互联网等先进设备设施和技术广泛应用于各行各业。传统的纸质档案管理形式在当前形势下早已不能满足档案数据存储和利用的需要。因此，如何以更高效、快捷的方式保存这些珍贵的历史记录，成为当今档案领域面临的一个重要课题。

随着经济建设步伐的加快和社会主义市场经济体制改革进程的深入，事业单位改革已经取得了一定成效，但由于种种原因，仍有相当多的事业单位没有建立科学、合理以及有效的档案管理制度，以适应自身发展需要。事业单位档案管理正逐步从档案的实体化管理向档案的智能化管理转变，在档案数据的生命周期管理中，事业单位经常会面临档案收集和整理渠道多、档案保存难、档案监管不到位和档案利用不充分、安全合规监管不到位等问题，数字档案的智能管理升级显得尤为重要。

二、新时期事业单位档案管理数字化概述

1.档案管理数字化定义及优势

档案管理数字化是指将各种数据、文本、图像以及其他信息经过数字转换或传输为计算机可接受的信息，在人与物之间进行连接、沟通、应用和发布数字信息的过程。档案管理数字化的优势主要是相对于传统档案管理而言的，传统的纸质文件管理占用了大量的存储空间，共享过程容易造成数据丢失，而数字文件管理可以解决这些问题。当前，数字档案管理面临的挑战主要有：档案管理规划不强，在许多地方，管理层对档案管理不够重视，导致档案信息管理缺失，存档存储的风险不断升高。档案管理数字化建设应通过建立档案信息资源体系，建立健全的安全体系，促进档案信息资源数字化转型。档案管理现代化是时代发展的必然趋势，其最终会取代传统的档案存储方式。现代档案管理借助信息技术，无论是在效率还是安全性能上，都发挥了很好的作用，为我国档案事业的发展奠定了良好的基础。

2.新时期事业单位档案数字化管理的基本原则

（1）标准化原则。标准化原则是指数字化档案中数据和信息代码元数据项的格式必须标准化和一致，以便于数据管理、检索、利用以及数据交换和共享。统一的标准主要包括三个方面：一是数字化档案信息的数据格式、信息编码和元数据项必须统一；二是在数字化方面应尽可能采用国家或国际标准，数据格式、信息代码和元数据应统一为国家标准或国际标准；三是数字化过程应该规范，每个环节都必须遵循相应的规范。

（2）需求牵引、成本效益原则。根据这一原则，应执行“四个优先”原则，并应优先为以下档案建立数据库。一是目录优先级，即优先考虑档案目录的数字化，以满足检索需求。目录优先次序也反映在成本效益的需要上，由于全文数字化建设需要大量人力和物力，效果相对缓慢，应优先将文件目录数字化，实现文件的计算机检索，以便盡快看到效果。二是紧急优先级，事业单位在一定时期内有特定的特殊任务，在某一方面产生了对文件利用的迫切需求。数字化档案管理应考虑到这一需求，紧急文件应首先数字化，以满足紧急需求，满足业务发展对档案利用的需求。三是独立优先级，优先考虑将有价值的档案数字化，以满足收藏需求，数字化后的原始档案不用调用原件就可以使用，可以有效保护原始档案，达到收藏的目的。四是功能优先级，许多事业单位档案室都保存着功能较为常见的档案，这部分档案可以优先数字化，有利于增强档案部门的影响力。

（3）安全和保密原则

在传统档案数字化之前，应建立安全和保密措施，以确保数字化档案信息的保密性。安全性和保密性主要包括三个方面：一是在档案数字化过程中建立档案信息安全保密制度，建立一套管理体制和机制，从人、物、技术和管理等方面保障档案信息安全，防止信息丢失和泄露。二是在档案数字化过程中，应注意档案信息的安全，防止传统载体档案和数字化信息的丢失和损坏。确保传统载体的安全，注意数字站点的安全，关注机器和人员对档案的损坏，建立档案进出和移交全记录制度，区分档案保管安全责任。数字化后，要做好信息备份，及时备份数据，防止计算机病毒损坏存档数据信息。三是在档案数字化过程中，应注意档案信息的保密性，从人防、物防和技防入手，加强管理。在人防方面，以高素质和可靠的人员将档案数字化；在物理防御方面，应选择有安全措施的环境作为档案数字化建设的场所，并满足安全要求；在技术防御方面，应特别重视数字化档案信息系统的安全建设，投入使用的电子档案管理系统应满足涉密管理的要求。

三、完善新时期事业单位档案数字化管理的有效路径

1.识别收集非结构化数据

（1）识别收集非结构化数据（电子图像文件），能够将显式知识转化为结构化数据并有效保存。通过知识图创建主题，并根据不同的项目维度查询、汇总和上传相关档案材料的主题结果。通过纸质档案数字化和增量档案电子化管理档案资源，提供统一集中的管理平台，实现合规审批和权限管理；（2）提供固化的业务流程和审批内容，为事件跟踪提供有力证据。同时，高性能备份和恢复可以确保文件数据的高效和快速备份，并确保元数据、扩展元数据和对象存储数据的一致性，平均备份和恢复速度高达300MB/s，能够有效解决海量文件数据的备份问题。通过规范多类别、多格式和多类型档案的元数据管理，可以有效整合、存储、发布和利用各类档案数据，为档案管理与业务的互联互通奠定坚实基础，成为信息资源中心，促进数字化转型。

其优点主要在于：一是能够实现档案全生命周期管理，创新性地将内容管理平台与文件系统相结合，实现电子文件管理向前端业务的延伸。依靠内容总线架构和丰富内容服务，实现文件管理、保存和利用，最终将“死”文件转化为“活”数据。二是能够实现档案收集自动化，提供多种标准接口，支持与上游业务系统的无缝连接，实现各类档案数据的自动采集、电子文档接收后的自动归档以及四性检测的自动归档。三是能够实现智能文件搜索，海量数据的毫秒级快速检索能力支持通过全面搜索、图像搜索、知识搜索和推荐，精确检索文本、图片、音频、视频和其他类型的文件。同时，基于语义分析，可以理解用户的搜索意图，通过智能图像识别准确搜索图片，并通过知识网络主动推荐知识文档，还能够折叠类似的结果，以使搜索结果更准确。

2.构建文件智能检索功能

事业单位无论从人事管理、财务结算、科研总结、市场活动和资金投入各个角度而言，在日常生产活动中都会产生大量文件，而文件智能检索功能的构建将有助于人们实现档案的数字化管理。在实践中，数字档案管理一般分为两种，一是档案收集初期的数字信息档案，二是在原始纸质档案中，需要转换成数字文件保存。OCR输入是在将纸质文件转换为数字文件存储之前，减少手动操作并确保信息安全的最快方式。档案管理OA系统的内容主要包括档案存储OA审批、档案检索OA审批和档案检索OA批准。OA系统以事件为中心，从发布相应的档案存储/检索应用程序，通过应用程序，到启动档案管理操作，实现档案智能检索功能的全过程构建。

3.完善档案信息的安全管理

档案信息安全管理主要采用系统与技术相结合的手段。一是数字过程和结果的安全管理，应明确档案数字化的建设标准和规范，所有档案工作人员要严格学习并执行《保密法》《公证法》和新修订的《档案法》的要求。每天下班前，所有档案员在日常自查过程中，对工作中发现的问题及时建立台账，事业单位也应配备流动人员进行现场档案整理、扫描和绑定，实施远程监督，确保档案数字化过程的每一步都安全到位。落实档案安全责任，确保电子档案的安全，要确保每位档案工作者的良好背景和职业资格，定期对所有档案相关人员开展安全培训，增强其保密意识和安全管理能力，做好保密相关工作。此外，还应成立安全资质小组，确保分工明确、责任落实和奖惩到位。二是信息系统的安全管理，在硬件方面，为服务器和网络传输提供安全保护，事业单位可以与中国电信共建私有云，利用其提供的便捷、安全、稳定和高效的服务，提供云边缘网络保护；二是在软件方面，事业单位可以利用具有防盗、过期销毁和防盗提醒声音等功能的“翼文件”档案管理系统，利用该系统严格执行档案信息的保密管理和访问权限管理。总之，事业单位的档案安全是国家安全的重要基石。

4.配备智能档案室系统

信息技术和数字信息技术的发展是档案管理的必然要求，为进一步提高事业单位项目档案管理质量和效率，全面推进标准化管理流程，事业单位可以采用智能化、低碳和绿色管理手段，配备智能档案室，打造“数字化+标准化”档案管理新模式，实践国家建设工程档案管理的新改革。其优势主要在于：一是自动环境控制恒温恒湿，档案室的存储环境在很大程度上影响着纸质档案的使用寿命，环境中的温度、湿度、二氧化碳、灰尘和臭氧等因素会直接影响档案的保存时间。智能档案室中央控制系统包括恒温恒湿一体机、空气监测质量仪表、空调和空气消毒设备等，可智能控制和实时调整档案室的环境缺陷，延长实体档案的使用寿命。二是安全智能轻松识别，工程数据作为建设项目的过程文件，与项目实体一样重要。在传统的档案管理模式下，如发生火灾、档案丢失、被盗和泄密等情况，势必给事业单位带来巨大损失。智能档案室配备智能安防系统，可以在发生危险或异常情况时，及时报警，通知管理人员，为档案上好“安全锁”。

5.提高数据连接准确性

档案管理数字化建设数据连接的形式主要是批量文本连接。文件管理软件一般具有批量原始文本连接的功能，批量连接的前提是严格按照“纸质档案数字化规范”存储和管理原始文本并命名图像，既要符合国家标准，又需要档案管理部门制订详细的管理计划，确定具体的存储路径，如磁盘如何区分和分类，总量、年度以及周期如何体现在磁盘路径中，具体的图像如何命名、单页扫描和如何命名多页扫描，是保存全部还是仅保存一部分等，这些问题均需要提前确定好。文件管理软件的批量文档连接功能通常基于文件号，以实现目录数据和元数据之间的关联。首先，要有准确的“文件号”目录数据，根据文件排列方案、文件描述規则及输入元数据，生成“文件编号”；其次，在数字扫描过程中，文件夹应由文件编号命名。实现原始文本批量链接的主要方法是将原始文本的文件名或文件夹名与目录数据库中的关键字字段（文件号）匹配。如果匹配成功，则将原始文本传输到相应的磁盘位置，并将磁盘路径位置写入相应的目录数据库，以完成原始文本的连接。批量连接可以自动实现数千个数据的关联工作，效率高，出错概率低。

好的文件管理软件不仅需要具备批量链接原文的能力，还需要具备检测原文的能力。现行的档案整理标准均要求编制页码，一方面，为了便于检索和利用，另一方面，档案规范管理的要求。元数据描述过程中，需要将“页码”手动输入系统中，由于手动输入，代码经常会出现错误，而且不容易发现错误，如何解决这个错误是当前档案数字化过程中面临的一个棘手问题。在连接原文的过程中，通过增加统计和匹配能力以及将原文的数量与描述的数量进行比较，很容易发现和解决页码输入错误问题。在文件管理软件中，“完整文件编号、归档年份、存储期限、文件类别代码、实体分类编号和项目编号”可以设置为自动识别，“卷/文档编号”可以自动添加一个，在具体描述过程中，“保存期限、归档年份”的更改应注意“卷/件号”是否相应调整。软件开发人员和数字参与者都应该找到提高数据准确性的方法，档案管理数字化虽然是一个技术含量较低的行业，但处理的数据量相对较大，且大多数是手工操作，错误率始终较高，如何解决这一问题，需要将管理和技术相结合，一方面，严格按照操作流程实施，另一方面，整合现代技术手段，软件检测结果，提高准确性。

四、总结

随着社会的不断发展，事业单位对档案存储的需求也越来越大，传统的档案管理手段已不能适应日益增长的档案存储需求。为规范档案管理，更加有效地利用档案信息资源，实现档案管理数字化，各事业单位应多措并举，积极开展档案数字化工作。应制订科学、合理的数字化建设计划、增加资本投资、加强人员培训、改善硬件设备配置和加快软件开发步伐，通过建设完善的电子文档归档系统，加强硬件环境建设，优化软件系统功能，实现现有资源的有效整合，最终达到提高档案管理水平的目的。但在实施过程中不可避免地会遇到各种各样的障碍，如过时的理念、缺乏政策支持等，只有不断提高档案工作者的素质，才能更好地实现档案数字化管理。

参考文献：

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[3]童晓娜.新时期机关单位档案数字化管理现状与对策[J].档案管理理论与实践-浙江省基层档案工作者论文集，2021（00）：348-350.

作者简介：张晓嫄（1980—），女，汉族，安徽亳州人，本科，专技中级，研究方向：地名档案管理及成果应用等方面。