知识管理背景下企业档案管理模式研究

虎颖

（水电水利规划设计总院，北京 100120）

一、知识管理与企业档案管理之间的共性

（一）管理目标相同

为推动企业朝着更好的方向快速发展，档案管理在其中发挥着关键作用，更是帮助企业获取更多竞争优势的主要方式。在日常所开展的各项管理工作当中，企业需要对各类文件与档案进行整合并加以利用，再对其内容进行详细划分，并制定出科学的发展战略规划。此外，开展档案管理工作能够为内部领导者阅读资料和查阅资料提供便利，将其作为依据制定相应的发展计划。因此，站在管理目标的角度进行分析，无论是档案管理还是知识管理，其根本目标存在共性，即为服务对象提供优质的资料，方便其查阅。但是在服务范围方面，两者依旧存在差异。

（二）管理对象重叠

通常情况下，企业在开展档案管理工作时，内部各项文件、信息资源均是被管理的主要对象，企业可以通过书面形式或者网络电子形式对其进行保管。但是知识管理的范围相对广泛，广义上的知识、资源、信息等均包含其中，与其相关的各种内容以及其衍生出的全新形式均包含在知识的范围中，共同组成了知识。站在这一角度进行分析，无论是以往的档案管理，还是现阶段的知识管理，其内部对象之间存在一定的交叉性。因此，笔者对双方的管理对象进行了详细研究，发现档案管理与知识管理之间的对象是相互包含的，存在重叠情况[1]。

（三）管理流程相似

当今，企业发展势头相对迅猛，所面临的外界环境也发生了不同程度的变化。传统的档案管理模式需要投入大量的人力资源，也会耗费较长的时间，已经无法满足当今企业发展的需求，在常规的管理环节当中尤为明显。企业在开展档案管理工作时，可以适当地融入一些新型元素，知识管理与其存在的一定共性也应如此。企业要对知识管理的流程进行研究，因为知识管理包含着资源运输、知识整合、判断评价等各方面内容，并最终形成完善的工作流程。企业要对知识管理流程进行详细分析，在掌握档案管理与知识管理之间的相同点之后，再对档案管理流程进行相应的改进，将知识管理的精华融入其中，全面整合、甄别、评价其中所包含的内容并加以利用。

（四）管理手段相近

知识管理是现代化社会的一项重要产物，更是网络信息技术的外在表现，能够帮助管理对象更加高效地开展各项工作，并赋予管理方式智能化、网络化的特点。在网络信息化时代背景下，现代企业在开展档案管理工作的过程中，大部分内容均被进行了不同程度的调整。企业不再完全依靠手工管理的方式，而是合理应用现代信息技术，将其与手工管理相结合，同时明确信息管理的主要价值，最终形成完善的现代化管理方式。因此，知识管理与企业档案管理具有明显的相似性，并逐渐趋于网络化与数字化，管理模式相对较为新颖[2]。

二、知识管理背景下完善企业档案管理模式的意义

（一）弥补传统管理模式的不足

企业在开展档案管理工作的过程中会受到各项因素的影响，难免会影响到工作的开展进度。在众多影响因素中，因档案管理工作尚未得到高度重视，使得该项工作逐渐趋于边缘化。在信息化程度较高的企业内部，开展档案管理工作会不断减少开支，档案管理水平难以得到保证。除此之外，在信息化时代背景下，电子类文件会集中出现，若企业依旧采取传统的档案管理模式，则无法满足顺利发展的需求。因此，在开展档案管理工作的过程中，企业应明确信息主体，借助现代化管理理念与方式，合理开发与利用各项资源，为未来所开展的生产、研发等工作提供理论支持与服务。目前，企业逐渐应用智能化手段开展档案管理工作，但仍难以满足服务对象的个性化需求。因此，企业应及时调整服务理念，并提高技术水平[3]。

（二）解决知识管理中存在的问题

部分企业的知识管理尚未达到预期的要求。很多企业仍处于观望状态，付诸实践的企业少之又少，即便部分企业已经将知识管理付诸实践，但因执行能力相对较弱，企业并没有将知识管理贯彻落实到每一项工作当中，还会在不同程度上出现停滞的情况。笔者对企业档案管理与知识管理的特性进行了综合分析，发现两者存在许多相似之处，甚至在某些领域还存在着相同的现象。因此，两者在今后的合作过程中，具有一定的合作空间与合作基础。档案管理工作在企业内部属于一项较为常规的工作，全体工作人员对于该项工作的开展情况均具有一定的了解与认识。企业将知识管理引入其中则能够赋予这项工作全新的价值。为了实现两者协同发展，企业可以将档案管理模式作为核心，采取理论与实践相互结合的方式，根据既定需求对自身理论进行完善。在知识管理背景下，两者相互融合、取长补短，实现双方共同进步的目标。

（三）实现两者共同发展的目标

保存、管理所记录的文档是传统企业开展档案管理工作的重点，但是整合与利用文档资料却被忽略。随着时间的推移，传统的档案管理工作不仅会逐渐偏离最初的目标，而且会限制价值的体现。所谓知识管理，指企业要综合管理和利用文档资料等全部形式的知识，构建完善且独立的知识框架。在知识管理背景下，企业在开展档案管理工作时，要积极开发、利用各项文档资料。因此，知识管理能够向外拓展档案管理工作的范围，档案管理工作的作用与价值也能够得到明显提升，档案管理人员在企业内部的地位与作用也能得到肯定。企业要全面梳理档案管理与知识管理之间的关系，探究两者之间的契合点，并充分发挥彼此的优势，满足企业良性发展的需求。

三、传统企业档案管理模式当中存在的问题

（一）管理观念落后

企业档案管理工作的开展情况能够从侧面体现出日常生产建设过程中的相关信息。笔者站在信息技术发展水平的角度进行分析，发现现代企业在开展档案管理工作时依旧延续固有思维，尚未与信息技术实现同步发展。档案管理人员习惯性采取传统思维开展工作，并没有深刻意识到信息资源的重要性。在日常的档案管理工作当中，档案管理人员依旧延续以往的工作方式，导致最终的工作成效与效率均难以达到预期的要求。此外，尽管部分企业在发展与实践的过程中，逐渐意识到信息资源管理的重要价值，并对档案管理工作进行了相应的改革创新，推动档案管理工作朝着网络化方向发展，赋予该项工作数字化特征，但在改革的过程中却存在盲目性弊端。企业没有专业理念的支持，导致档案管理工作的开展过于注重体系构建，信息资源的循环开发利用却被忽略，最终的工作成效与预期的目标存在一定的差距。

（二）改革速度缓慢

目前，社会的发展形态相对较为多元，传统的档案管理模式已经无法适应当前所开展的各项工作，与生产建设之间的差距越来越大。企业应将传统的档案管理模式作为基础，根据需求对其进行相应的完善，满足现代企业的发展需求。但对企业档案管理模式进行改革创新并非一项简单的工作，需要企业投入大量的时间成本和资金，经过长时间的探索之后，方能形成全新的档案管理模式。企业在开展档案管理工作的过程中会受到不同程度的限制。现代企业正在积极推进现代化建设，因此，企业应根据条例条规建立现代化管理制度，逐一明确其中的责任主体。新型企业管理模式逐渐形成，在为企业带来客观价值的同时，也能为企业的发展带来最大化的综合效益[4]。但部分企业在日常工作当中并没有给予档案管理工作高度重视，导致档案管理的改革速度较为缓慢，甚至部分企业并没有制定相应的改进措施。

（三）尚未得到重视

企业内部领导者的思维、理念均会直接影响到企业的发展趋势。受经济体制的影响，领导者在开展工作时，习惯地将重点放在经济效益最大化方面，并没有深入了解档案管理工作的开展情况，甚至将其放在可有可无的位置。笔者对现阶段的发展状态进行了综合分析，发现企业内部的档案机构以及档案管理人员的人数还相对较少。随着时间的推移，无论是档案管理人员的工作能力，还是保管设施，其均处于比较落后的局面，档案管理工作的开展情况并没有得到重点关注。经费投入有限不仅会限制档案管理工作的开展，而且会降低档案管理人员参与工作的主动性，从而出现恶性循环，甚至还会发生人才流失的情况，导致管理工作质量与效率大幅降低，直接影响企业经济效益的提升。

四、知识管理背景下企业档案管理模式的建立措施

（一）转变传统的管理观念

档案管理人员的认知理念、工作水平、实施方式均会直接影响到档案管理工作的开展成效。在知识管理背景下开展的档案管理工作与传统的档案管理工作存在本质区别，但是员工思维在其中起到了决定性作用。因此，企业内部的工作人员应根据行业发展趋势，积极转变传统的思维理念，满足当今企业发展的需求。但部分档案管理人员在多年的工作与实践之后，已经形成了具有自身特色的工作方法，在短时间内难以发生改变，会直接影响到档案管理工作的开展情况。因此，企业内部的领导者应发挥自身的引导作用，及时更新传统的管理观念，明确开展档案管理工作的价值，帮助员工改变固有的思维。在以往的档案管理工作当中，重保存轻整合的情况普遍存在。在今后的实践中，企业要明确整合档案的价值，在知识管理背景下满足档案管理工作顺利开展的需求。

（二）合理应用信息技术

科技发展为各个行业的发展带来了全新的契机，同时也衍生出了许多信息化产物，知识管理就是一项重要内容。纵观当前的实际发展情况，档案管理人员能根据相关规章制度，对其中单独或者重复的文件资料进行整合，采取高效的管理模式开展各项工作。在知识管理背景下，企业也应积极创新档案管理模式，发挥现代信息技术的优势，满足时代发展的需求。与此同时，由于信息化、网络化是各个行业发展的必然趋势，企业在开展档案管理工作的过程中，内部相关工作人员也应给予其高度重视，构建一套完备的知识档案管理模式，为企业开展档案管理工作提供支持。企业要在知识管理背景下将档案管理的价值充分发挥出来。

（三）建立完善的管理制度

在当今的时代背景下，传统的管理理念与方式方法逐渐被社会所淘汰，若要满足企业今后持续发展的需求，企业必须将常规的管理体系作为基础，结合时代的发展加以创新。因此，企业构建一套以知识管理为基础的制度体系对于今后的发展尤为重要。企业要对常规的制度体系进行改革、创新，以此更加高效地利用各项资源与文件，发挥档案资源的优势。此外，基于知识管理模式下的制度体系能够为管理对象提供独立的发展空间，不再是单纯的保存文件，而是采取科学合理的方式开展信息管理工作，赋予档案管理工作现代化价值。企业要借助全新的制度体系开展档案管理工作，提高资源管理工作的时效性与连续性，将档案管理的价值充分展现出来。

（四）确保管理质量与服务

企业要将知识管理理念应用到现代企业发展的过程中，明确所开展各项工作的特征，将计算机基础、通信技术作为主要载体，高效开展各项工作。在新时代背景下，企业可以将精细化管理理念应用到档案管理工作当中，重新整合其中分散的文件资料。在应用知识管理信息化技术的过程中，企业则可以将大数据、资源推送、信息安全技术等作为重要的载体，辅助各项工作顺利开展，并给予充分的支持。除此之外，在知识管理背景下，为进一步推进档案管理工作的顺利开展，企业要将服务的个性化需求全方位地展现出来，投入相应的资金与人力资源，配备基础的软件设备和硬件设备，为员工提供优质的服务。档案管理工作的效率也能够因此得到明显提升。

五、结束语

在知识管理背景下，企业采取科学的方式创新档案管理模式是顺应时代发展趋势的重要举措。企业在开展档案管理工作时，要综合考虑企业的实际发展情况，并将其与知识管理相互结合。企业在开发与汇总信息资源的过程中，能够充分体现出知识管理的优势，体现档案管理工作的核心地位。企业要将确保档案管理工作质量作为基础，推动各项工作有条不紊地开展。因此，企业内部领导者与档案管理人员应转变固有的思维模式，给予档案管理工作高度重视，建立完善的管理制度，时刻掌握信息资源，提高企业的核心竞争力。