中职《ＷＰＳ 办公应用》教材建构中自动化办公系统的设计实践研究

摘 要：文章以推动中职《WPS 办公应用》教材建构为目的，结合学生在校企合作中实施的具体项目---美团账单月报生成，设计了一种自动化办公系统。学生在校企合作实践中，基于合作企业对下属美团商家月报表生成的需要，从需求分析入手，设计了一套能实现自动化生成的办公系统，从而将所学知识通过实践进行消化和应用。

关键词：WPS 办公：自动化办公系统：设计

中图法分类号：TP311文献标识码：A

ＷＰＳ 是该合作企业月初对下属美团店铺上一月外卖销售数据和交易订单数据信息统计的办公软件。学生在实际实习中发现，该合作企业采用原生的ＷＰＳ系统進行数据统计，在对该合作企业的需求进行统计后，借助所学的ＷＰＳ 办公软件应用技术和其他的信息技术，开发了一套针对其需求的自动化办公软件，让学生在岗位实践中得到锻炼和学习知识。

１ 项目概况

学生在一家做美团技术服务的公司实习，为了统计所服务商家店铺的美团外卖月销售额和交易订单数据等信息，将制作的报表发送到应收账款会计，但是美团平台只有所有店铺的销售总额与交易数量，而要从美团平台定制个性化的服务需要较高的费用，所以该公司对所服务店铺的美团月报数据主要采用ＷＰＳ 软件在人工操作下完成。但这一过程较为复杂，所需时间多，因此，学生借助专业知识，在教师和企业技术人员的指导下，试开发一套解决痛点的基于ＲＰＡ 的自动化办公系统，将所学的知识通过实践进行消化和应用。传统的数据录入过程如图１ 所示。

２ 需求分析

学生在该合作企业实习过程中，主要进行有关美团平台可视化操作与ＷＰＳ 表格计算操作，工作量集中在ＷＰＳ 表格操作上，需要频繁从２ 个表格中查询、制作、计算、复制数据，且每次制作一份月报需要多达３００ 次的重复操作，这给会计人员带来巨大工作量。为降低工作量和实现信息化转化，教育部办公厅在２０２１ 年将ＲＰＡ 列入高职教育课程，在本课题研究中，选取实践能力强、专业素养高的学生，组成ＲＰＡ 学习团队，应用所学的ＲＰＡ 专业知识，结合课题实践，对统计系统进行改进和优化。为了在现有的办公系统中引入美团外卖交易信息录入模块、实现对用户图形界面的自动开发、满足后台自动化、表格ＶＡＢ 宏命令开发和决策制动化设计，将传统的人工统计的流程进行了自动化设计，其设计的流程如图２ 所示．

３ 设计实践

３．１ 系统框架设计在该合作企业中，目前采用的是Ｃ／ Ｓ 与Ｂ／ Ｓ 相结合的混合框架，借助ＲＰＡ 方案开发自动化办公系统，具体地在ＵＩＨＰＡＴＨ 平台开发ＲＰＡ 程序，不仅不用改变现有的服务器和客户端以及浏览器等框架，而且可以在企业所有ＰＣ 中部署。学生在教师指导和企业系统开发维护人员的帮助下，综合分析企业需求，最终确定的自动化办公系统如图３ 所示。

从图３ 可以看出，本系统拟采用分层结构，对合作企业现有框架不作改变，ＰＣ 端作为机器人执行层，负责开展具体工作，由机器人模拟操作客户端、浏览器界面，而且机器人还能获取浏览器界面调用的服务器数据，根据数据处理，业务人员只需确认执行结果。最终在企业ＰＣ 端部署开发的自动化程序，根据机器人控制器设定的具体策略，实现对机器人定时定点的调动并执行具体的工作流程，使其替代人工长期稳定运行［１～２］ 。

该程序在ＰＣ 端应用后，业务人员只需打开邮箱，接收机器人下发的运行结果。当出现异常时，由机器人将异常信息、异常界面的截图发送至业务人员，在业务人员决定后，机器人再进行操作。但是在ＰＣ 端部署ＲＰＡ 机器人所需待机时间较长，在硬件设备方面有较大损耗，因此，需要加强服务器与ＰＣ 端的维护，并为ＰＲＡ 机器人的运行提供良好的软硬件环境。

３．２ 开发要点

为满足美团外卖交易信息录入的需要，开发了该流程的自动化机器人。具体的开发过程如下。

３．２．１ 自动化的用户图形界面开发

美团交易数据录入工作利用ＳＡＰ 客户端进行操作，而该客户端为第三方的应用程序，无法对接操作系统，因此其主要采用人工模拟的方式达到自动化。键鼠是计算机操作中常见的输入工具，而利用ＵＩＰＡＴＨ 工具，可以模拟多种不同的人工控件，利用ＵＩＰＡＴＨ 工具中的“ｃｌｉｃｋ”能模拟和控制鼠标操作，在设置参数时，能满足左右键和双击；而“Ｔｙｐｅ Ｉｎｔｏ”则能模拟控制键盘输入操作，能在指定ＵＩ 元素输入文本。

按照美团交易数据录入的要求，将数据录入的每一步（即用户在点击、输入、加载、ＧＵＩ 界面判断操作）均转化成ＲＰＡ 语言。但是需要在元素选取时注意识别器ＩＤ 信息，例如在ＧＵＩ 元素中包含的信息较多，常见的有应用程序和标题以及界面ＩＤ 等。因此需要在编辑器中设置各种元素的属性，即明确元素所在的应用程序、对应的界面标题，以及在这一界面时的ＩＤ 信息，才能保证机器能准确识别元素。而在变换ｔｉｔｌｅ 界面时，还应使用“?”这一通配符组合字符串，实现对界面元素的动态选取［３～５］ 。

从ＳＡＰ 将数据导入后，由于等待结果界面出现时间不一，延时可能不精准，因此需要在设计中找准２个界面之间的异同点，明确结果界面专属元素，并监测其循环存在性，只有检测到元素后，才能开展下一步操作。

３．２．２ 后台自动化的开发要点

在美团交易数据信息录入过程中，为实现后台自动化运行，需要自动下载指定邮件中的附件，对文件进行自动归类，以及自动更改字符串。

在指定邮件附件自动下载方面，主要是配置业务邮箱和专业空间，根据配置账户、筛选条件、密钥等参数，确定筛选条件，对指定邮件中的查询语句进行邮件筛选，执行后得到与条件相符的邮件结合类型，再采用Ｃ＃语言筛选与条件相符的邮件，最后在本地文件夹中保存附件。

而在文件自动归类时，则是在调用系统当前时间的基础上，利用专业的空间判断是否需要创建包含日期的文件夹。其中，以年和月为单位的文件夹，对其判断后，若为首次创建，就会创建，之后自动判断为不用创建。以日期为单位的文件夹，则判断其是否删除，再决定是否新建，借助Ｃ＃语言对文件名判断后，将含有关键字的文件自动归类到相应的文件夹中。

在后台自动化开发中，需要编写针对ＶＢＡ 语言的宏命令，而ＶＢＡ 宏命令则把美团交易账单数据的金额一列改成数字类型，同时采用千位分割样式，将其另存为ＴＸＴ 格式，使对应的ＶＢＡ 程序更加规范。自动更改字符串则是利用专业控件对ＴＸＴ 文件内容按照ｓｔｒｉｎｇ 的类型进行读取并存储，采用相应的方法替换字符串，最后利用预设的空间和编码格式，将其写入新的ＴＸＴ 文件中。

３．２．３ 数字识别ＯＣＲ 设计

将美团交易数据导入ＳＡＰ 后会在结果界面显示文件信息，業务人员对其判断是否有错误文件后方能执行后续操作。在导入结果界面中，信息栏文字为非结构化的数据，难以直接通过客户端的接口层来获取，此时就需要应用数字识别ＯＣＲ 技术来识别。在ＵＩＰＡＴＨ 平台中，通过ＩＤＥ 集成光学字符识别集合成空间，输入时属于ｉｍａｇｅ 类型，而识别结果输出时则属于ｓｔｒｉｎｇ，因此需要在语言中输入图片类型等参数，使识别精度得到提升。在屏幕指定的像素区间，采用截图空间截图，输出的图片为ｉｍａｇｅ 类，通过在屏幕指定位置进行截图，对截图中的文字进行识别，且在截图中确保ＳＡＰ 界面的最大化，并将所需识别的数字区域的位置进行统一。

３．２．４ 决策自动化设计

由于美团交易数据信息录入采用无人值守的机器人，能在正常情况下定时运行，但是在运行出错之后，就需要业务人员手动处理。因此，在附件下载时，应确保邮件数量超过３００，若所获取邮件低于３００，则启动邮件客户端，更新邮件后再次获取，直到完成超过３００ 份的交易数据信息的邮件检索。在文件归类时，采取读取系统时间和对文件夹存在性判断后，自主决策是否需要重建、新建文件夹。在ＳＡＰ 操作过程中，少数界面由于文件总量与大小变化而导致时间变化，此时就需要找到前后２ 个界面之间的不同元素，采取递归算法，对元素存在性进行动态判断，只有在完成检测后，方能继续后续操作，若流程中存在等待时间不确定的可视化操作界面时，则设计递归算法来决策判断，即按照图４ 所示流程进行判断。

当ＯＣＲ 所识别字符结果为０ 时，才能继续执行后续流程。若结果不为０，则需要将文件列表导出为ＷＰＳ 表格，再利用ＳＭＴＰ 协议，将其发送到该ＷＰＳ 表格所对应的邮箱，提醒业务人员在本次执行中存在错误，应及时检查店铺数据是否存在问题。

因此，在决策自动化设计中，既要确保程序正确运行，又要保障程序运行的鲁棒性，结合不同的判断条件与空间，达到决策自动化的目的。比如，对比前后界面之间存在的区别、对执行时间实现动态判断，监测机器人就会及时地向用户反馈运行状态。

３．２．５ 设计配置文件

在美团交易信息录入时，可能发生变动的参数有：①附件下载的文件夹；②ＳＡＰ 账密；③附件归类所需的文件夹；④邮件发件人；⑤发件密码。这些字段以键值对的形式在ＷＰＳ 表格文件中被保存，ＲＰＡ 机器人每次执行时，只要通过文件读取预设参数就能及时获取，同时，ＷＰＳ 表格文件中的字段也便于及时修改。由于部署的ＰＣ 端要满足普适性的特点，因此需要自定义下载目录，加上账户密码会定期更改，所以在对机器人配置文件参数时，应优化其配置。本项目的配置文件如表１ 所列。

３．３ 系统测试

本项目中开发的系统测试环境如表２ 所列。

由于学生、企业开发人员对所设计自动化公共系统实施长达２００ ｈ 的测试并对其进行了改进，确保了美团外卖账单提取机器人程序能够满足长期运行需要，目前发现运行结果基本正确，且运行稳定。

４ 结束语

本研究紧密结合课题研究实践，为提升学生的实践能力，根据学生所学的专业知识和学生实习所在单位的需要，开发设计了一套基于美团外卖月账单数据提取的ＲＰＡ 机器人办公系统，在检验学生能力的同时，注重提升学生所学知识的广度，进而提升课程开发的实效性。

参考文献：

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［３］ 诸颖琪，蔡英鹏，刘俊聪，等．基于ＲＰＡ 系统实现自动化办公的设计［Ｊ］．中国设备工程，２０２３（５）：１１５－１１７．

［４］ 蓝松涛，张燕杏，黄堂伟，等．“１＋Ｘ”证书制度下涉农专业植保无人飞机应用“岗课证赛创”融通的课程体系研究［Ｊ］．南方农机，２０２３，５４（３）：１６７－１７０．

［５］ 徐环．基于“课证岗”融合的中职信息技术课程教学实践研究［Ｊ］．教师，２０２２（３２）：９６－９８．

作者简介：

莫燕梅（１９７９—），本科，研究方向：信息技术。