公立医院高质量发展下人力资源管理信息系统的实践与探索

张 泳 马诗园 吴怡葵 蔚 鹏

中山大学附属第六医院 广东广州 510655

自党的十八大以来,党中央、国务院高度重视数字经济的发展,做出建设“数字中国”的战略决策[1]。近年来,社会对信息化建设要求与日俱增,传统的人力资源管理已逐步向信息化、数字化转型。2021年国家卫生健康委、中医药管理局联合发布的《关于引发公立医院高质量发展促进行动(2021—2025年)的通知》中,明确公立医院需要建设电子病历、智慧服务、智慧管理“三位一体”的智慧医院信息系统[2]。人力资源作为医院发展的核心资源,人力资源管理一直是医院管理的重要环节,在智慧医院信息系统建设的推动下,人力资源管理的信息化转变,是新时期医院建设发展的必然选择。本研究通过分析当前人力资源管理信息系统在医院的普遍运用情况,结合具体案例,探索医院人力资源管理信息系统的有效实施路径,推动人力资源管理数字化建设,为构建智慧医院信息系统提供实证支持。

1 人力资源管理信息系统现状

我国公立医院人力资源管理处于初步发展阶段,与大型企业相比,医院人力资源管理在整体规划、流程管理和技术工具运用等方面仍存在较大的调整空间[3]。随着数字化时代来临,在医院高质量发展的推动下,人力资源管理系统信息化建设逐步提上日程。尽管医院对信息化建设愈发重视,但在实践过程仍有较多需要完善的地方。

1.1 系统信息化建设程度较低

目前越来越多的医院注重信息化建设,但大多仍停留在单机模式,功能单一。仅停留在数据录入,数据导出,无法实时共享信息[4]。更有缺乏信息化系统的医院使用Excel表格进行手工统计,数据更新不及时之余,增大因人工统计疏忽而造成的错误。每逢重要工作或与其他部门沟通合作时仍需手动筛选数据,再另行导出求证,费时费力,是医院人力资源管理中普遍存在的“痛点”[5]。

1.2 系统应用率低,管理人员意识有待加强

人力资源管理信息化是医院人力资源管理工作开展的重要保障,据了解,当前虽然很多医院已引入人力资源信息系统,但大多只停留在表面建设,存在无法精准采集、利用信息数据的情况,使管理人员难以在数据库中获取准确信息,进而影响人力资源管理信息化的建设程度[6]。

同时,管理人员对推动系统数据库建设的意识欠缺,思想传统缺乏创新,未能意识到人事管理数字化建设对医院智慧管理的重要性[7]。即使前期收集建立了数据库,但仍拘泥于既往Excel表格查询人员情况,没有及时在系统中更新人员信息,进而影响系统中人员信息的准确度,致使系统应用率愈发下架,如此恶性循环,系统信息化建设工作难以开展。

1.3 系统板块割裂,与其他系统联动性较差

人力资源管理信息系统以人力资源管理的六大模块为基础,涵盖从员工入职到发展的各个阶段[8],包括招聘中心、员工中心、培训中心、考勤中心、绩效中心、建设中心和发展中心[9]。但由于医院信息化程度各不相同,各医院的人力资源管理信息系统板块构造存在差异。

此外,纵观当前各大医院的人事系统实践经验,可以发现医院各大信息系统间的关联性普遍较差,存在信息“孤岛”现象。医院主要信息系统包括HIS系统、财务系统、科研系统、教学信息平台、OA办公系统及人事系统等,人力资源信息管理系统需要与各部门联动协作、同步规划。但目前大多人事系统尚未能与其他信息系统保持联动,实现数据平台共享及管理,使人事信息管理系统相对处于“孤岛”状态[10-11],甚至只能通过导出数据,筛选数据,再导入到所需系统中的方法,大大降低工作效率及数据准确性,制约系统发展使用。

1.4 时间流管理不完善

大多人力资源信息管理系统虽能解决人员档案信息电子化问题,但对于时间流的掌握程度仍有待提高。当前大多系统基本具备人员情况汇总报表功能,人力资源管理部门可以通过导出人员情况报表完成日常工作所需的信息上报。但报表的时间节点多为当下,无法回溯过往报表,即无法在报表中呈现往期离职人员仍在岗时的人员情况,导致实际某节点需求的人员情况与导出数据时有所出入[10],极大降低数据管理人员的工作效率。

2 某公立医院人力资源管理信息系统实践

某公立医院地处华南地区,作为高等院校附属的大型三甲综合性公立医院,医院职工基数大,种类多,在人力资源管理上更具难度。随着国家卫健委推进医院信息化建设[12],医院管理的科学化、规范化、精细化、信息化水平不断提高,医院在原有的综合运营管理系统上,引入全新的专业人力资源管理信息系统。医院于2020年与第三方平台合作购入新型数字工具,通过逐步购买人力资源管理系统板块,搭建并完善人事系统数据库,支持职工全流程、多分类、多属性管理,提高全院职工对系统的重视程度,提升系统应用率,以实现人力资源管理信息系统数字化建设,推动智慧医院信息系统建设。当前系统包含人事管理、报表管理、招聘管理、考勤管理、职称评审5大模块,相互补充,相互完善(图1)。

图1 人力资源管理信息系统应用模块架构

2.1 人事管理

基于医院既往人事信息以Excel形式保存,新人事系统需搭建一个全新数据库,在涵盖既往人员信息的基础上,进一步拓展并完善人员信息。数据库的搭建以既往使用的字段为基础,结合第三方系统自带字段进行补充完善。目前系统中已存在信息集多达128个,里面包含各类指标,包括职工基本信息、工作经历、奖罚记录、社会任职等信息。同时通过上线电子版职称评审系统,收集建立职工个人专业技术电子档案。从聘用开始,对每一位职工的资质证书、科研业绩材料、教学业绩材料、临床工作业绩材料、考核情况、学习经历、个人基本信息等进行收集完善,建立涵盖全职业周期的专业技术电子档案[13]。个人电子档案的完善,使人事工作人员能在系统中直接查看原始材料数据,保证信息准确性,更好地了解职工动态,提升人事工作效率。

同时,在数字化时代推动下,人力资源管理由内部管理向全员参与式发展。以往只有人事工作人员才能查阅职工个人信息,现在职工通过登录个人人事系统,即可查阅本人既往经历。对于需要更新修改的信息,职工本人通过提交信息更新申请,经人事工作人员审批,即可对个人信息进行动态更新维护,使人事信息更加可视化、数据化。

2.2 报表管理

报表管理是基于人事管理模块确定人员情况后建立的,它可以提供多维度的人数分析统计报表,如根据学历、职称、岗位类别等进行分析。通过设置不同维度指标,可自动生成指定数据,快速完成数据上报,使数据更加直观便捷,让人事工作者有更多时间和精力去思考和分析。另外,通过设置固定时间自动存档,按月份进行数据归档保存,可快速查找指定时间医院内部人员配置情况,解决无法回溯既往数据的不足之处,为医院决策提供多方位参考依据。

2.3 招聘管理

招聘管理主要包括岗位发布、简历采集、面试管理及录用入职四大板块。招聘全过程的信息化建设,既方便了应聘者进行线上简历投递,也让管理者在后续简历采集,信息录入等环节大大节省时间。

人事工作人员通过人事系统中的招聘模块,设置岗位信息并对外发布,严格设定应聘要求及结束时间,大大减少不符合要求的简历数量,提高人事工作人员的工作效率。

对于收集到的简历,人事部门可以在系统后台对简历进行查阅和处理。自主选择学历、学位、年龄、工作经历等关键信息进行检索,初筛出通过的应聘信息并下载对应应聘者的简历,通过电子方式发送给科室让科室进行科室面试。通过招聘系统实现关键信息的快速收集,减少纸质简历打印和往返流程,极大提高招聘效率。

系统根据医院面试流程设有科室面试、院内面试、技能考核、拟录用4个数据库。对于简历库收集到的每一份简历,人事工作人员可以在后台处理将简历传递至相应面试流程所在的数据库中。①应聘者可以通过登录招聘系统查看自身简历状态,②人事工作人员能对当前人员情况进行直观化分类,是招聘流程更加公开、透明。系统还设有招聘报表功能,方便人事工作人员分析查看招聘季不同时期,不同环节,不同岗位简历投递量和通过率。

通过所有面试流程的数据将进入拟录用数据库,待应聘者确定入职后,人事工作人员可以通过后台选择“入职”确定该职工入职时间、科室和岗位,系统即可直接将应聘者信息同步转移至人事管理模块并自动生成工号。新入职职工可以凭工号登录人事系统进行入职信息完善,经人力资源处审核后方可办理入职,既确保人事信息准确、全面,也实现入职材料无纸化。

2.4 考勤管理

考勤作为人事管理工作的重要部分,与薪酬绩效、聘期考核、职称晋升等密切相关。传统考勤以纸张记录的方式勾画,数据查找困难且易被篡改,存储管理不便,统计效率低下,为解决上述弊端,人事系统考勤模块搭建了人员比对、考勤排班、考勤汇总及考勤归档四大功能,各功能间数据互通互享,实现考勤管理更为精准、高效。在人员比对界面,系统自动抓取入职、离职员工信息,可一键加入或移出考勤组,方便考勤员掌握科室人员状态,同时,根据临床人员科室轮转、支援频繁等工作特性,赋予考勤员“主动拉人”的权限,通过考勤调科功能,在不变更人员归属科室的情况下调整考勤科室,实现多科室分时段上报考勤。

各科室考勤员按月录入科室排班情况,系统自动对接钉钉请假信息,考勤员可在班表界面查询核对科室人员请假情况,如未及时请假,考勤员也可手动录入请假信息,防止信息不同步带来的假期管理疏漏。考勤员将班表填写完成后上报至科室主任审核,主任可查看科内人员考勤情况并审批,系统将留存各个环节的上报审批记录,落实考勤责任。人事管理员可实时掌握考勤上报情况,监控未上报科室及人数,并通过站内消息、短信等方式提醒考勤员。班表审批通过后,系统自动根据出勤班次和休假情况生成考勤汇总表,汇总数据定时传输至HRP薪酬管理模块,减少薪资补贴发放人工核算工作量。

考勤上报结束后,系统定期对考勤报表进行整合归档,人事管理员可自定义归档字段,归档数据会同步至人事管理模块。每位职工均有一份个人考勤数据,该数据将运用于年度考核、合同续签、职称晋升、岗位晋升等多项人事业务,减少人工填写与核对的时间成本。

2.5 职称评审

职称评审包括职称申报、内容审批及电子投票功能,实现评审全流程无纸化、无地域化,不再需要准备纸质材料。且能随时监测申报审批情况,减少线下沟通时间,大大提高申报人及审批人效率。

职称工作开始前,人事工作人员将符合当年基本申报条件的人员名单导入人事信息系统,系统自动将申报链接发送申报人员,实现线上提醒申报及填写功能。申报表自动将申报人员基本信息如性别、现聘职务及时间、学习及工作经历等内容带出,申报人员能对既往人事管理板块中填写的个人信息进行核对,保证信息准确性。申报人通过职称晋升中支撑材料上传及内容修改功能,完成申报动作。

申报人员完成申报表填写提交后,系统将自动识别填写内容,分单给需审批的各相关职能部门,审核负责人执行通过/驳回等操作。待申报表整体通过后,人事工作人员即可打印申报表通知申报人签字确认,减少审批过程中重复修改纸质版材料、多次跑动的情况。

职称评审的投票模块在召开资格审核会、评审推荐会议等会议中的使用,实时出具统计结果,一方面减少人工统计可能导致的失误,另一方面也提高了投票统票效率,确保评审流程及结果的公平、公正、公开及准确。

3 人力资源管理信息系统的优化

“互联网+医疗”是对新时代管理领域的一场变革,是公立医院走高质量发展道路的必经之路。实现公立医院高质量发展,需要我们构建优质高效的运行管理机制,提升效率,加快创新,从粗放型管理转向精细化管理,从规模扩张转向提质增效[14],通过新工具、新角色、新任务、新任命重新定位公立医院人力资源管理[15]。

3.1 打破信息“孤岛”,实现信息互联互通

为进一步发挥信息化管理系统对医院管理的提升作用,首先需要做好医院运营管理信息化建设的顶层设计,建立信息技术对医院高质量发展的综合支撑体系[14,16]。当前人事系统虽能解决人事日常工作涉及的问题,但对于科研、教育、薪酬等跨部门信息的掌握度仍较低,仍存在数据难以获取,需要主动向其他部门申请查询实时数据等情况。公立医院智慧人力资源管理系统可按照标准化的接口方式与数据要求,与医院HIS、HRP、互联网医院等信息系统实现互联互通,打破“信息孤岛”和“数据堡垒”,进行数据的有效整合与挖掘,为绩效考核、职称评审、人才评价等人员考核评价方式提供支撑。如针对医教研岗位的考核,可基于人力资源管理信息系统的数据共享,同时掌握手术量、门(急诊)量等医疗工作量和论文、专利等学术成果,使得考核工作更加客观、科学、合理。

3.2 加强系统及人员管理,保证可持续性发展

人力资源管理信息系统建设的目标是按照职工招聘、入职、人员管理、人员调动、人才培养、离退休人员管理等各个环节的需要,实现一体化人力资源管理流程,它需要覆盖每一个职工职业发展全过程[17]。而制度和需求是动态变化的,人事系统的建设也不是一蹴而就的,它需要在确保系统被正确使用的前提下,不断优化、完善、更新。人事信息的收据与储存是医院人力资源管理部门工作开展的重要基础,有关部门及负责人需高度重视人员信息系统的构建与管理,做好人事系统平台搭建,保证信息有效收集和管理,为后续管理工作开展打下坚实基础。

当前系统所涵盖的板块仍不全面,随着智慧管理的逐步推进,在实现与其他数据管理系统互联互通后,绩效管理、薪酬管理及培训管理等板块可得到补充及使用。此外,由于信息会随人事变动等发生变化,人事系统信息具有动态性,对此信息系统的操作需由具有较高专业素养和熟练专业知识的管理人员负责,实时进行信息更新,对于新增或废弃的字段进行维护,确保人事信息收集、更新与管理工作的质量。

3.3 完善数据分析功能,为决策提供支持手段

数字化背景下的人力资源管理不应仅停留在解决以事为主的“硬”管理模式,随着信息化建设的逐步拓展,人力资源管理信息系统应逐渐进入到以人为本的“软”管理模式,最终利用人工智能手段搭建智能化的信息系统,辅助医院管理科学决策[18]。一个成熟的人力资源管理信息系统不应只针对人事管理者,它需由内部管理转向全员参与式管理,实现系统全面信息化、扁平化、透明化,使系统全面服务于每一位职工。在人工智能技术的驱动下,分析和预测功能成为未来人力资源管理信息系统的核心能力,智能化的信息系统能辅助科学决策,将人力资源管理提升到医院发展的战略地位。但目前较少医院能达到这个水平,具北森研究院调查显示,企业中仅有0.4%能实现战略性人力资源管理[3]。

当前人事系统已初步完成构建和使用,后续如何融入人工智能手段对数据进行深入挖掘分析,打开人的“黑箱”,是精准化管理“选用育留”各阶段用人的关键。可在单独模块中率先试行,后逐步推动各模块数字化变革,最终为科学决策提供支持手段。如在招聘管理板块可通过了解应聘者学习工作经历、个人业绩等内容,结合岗位特性萃取出应聘者与岗位的匹配度,提高选人用人适配度。随着运用效果的凸显,运用的意愿会更加强烈,运用的频次、强度和范围亦会逐步提高。

4 结论

公立医院高质量发展是当前医药卫生体制改革领域的重点,全力推进医院高质量发展,需要“三位一体”的智慧医院信息系统辅助支撑。人力资源管理信息系统作为医院管理重要的一环,初具成效的应用使人事部门从繁琐的事务性工作中解脱,也为医院其他职工带来了人性化的便捷服务。在未来,公立医院人力资源管理信息化建设仍将继续朝信息化、智能化发展,人力资源管理信息系统需不断优化完善。通过信息化建设,使管理从粗放式向精细化转移,创新管理模式,实现人力资源管理的优化提升,为医院决策提供辅助手段,全力推进新时代高质量发展。