声像档案数字化处理与保存技术

核工业理化工程研究院 张妙龄

档案数字化是指将数字影音文件从一个计算机存储空间中去除后，用另一个计算机存储空间进行扫描、处理和分析的过程，它是通过数字影像将这些影音文件转化为数码影像，并通过电脑硬件进行模拟存储，然后通过软件进行自动提取、处理、分析，最终得到高质量的数据信息。为了更好地推动声像档案管理电子化、数字化发展，本文首先分析了声像档案管理档案的管理要求，构建了一个基于电子技术的声像档案管理模式，并分析了电子声像档案保存的方法，供相关人员参考。

科学技术的发展，极大程度的影响了人们的工作和生活方式，并提高了人们工作效率，科学技术应用于档案管理中，有效地提升了档案的管理水平和质量，声像档案与传统档案相比较而言，能够更加丰富人们的记忆，传统的档案以纸质档案为主，在保存上存在一定的缺陷，时间久远之后的传统档案完整性存在一定的缺失，造成信息的缺失，而声像档案可以实现数字化保存，保存年限更为久远，且数字化处理生效档案能够更好地提高档案的安全性。目前数字化技术处理生效档案并将其保存，已成为当今广泛的档案保存形式，为了更好地发挥数字化处理技术与保存技术的应用优势，延长声像档案保存期限，必须在声像档案数字化处理过程中发现主要存在的问题，针对这些问题进行改正，提供满足社会需求的声像档案数字化处理及保存方式。

1 声像档案数字化处理与保存的必要性

音像文件的数字化处理和保存是由其特点决定的，是音像文件管理的必然选择。首先，视听记录的载体材料容易受到温度、湿度、光线等因素的影响，与纸质材料相比，稳定性不够，对长期储存有更高的要求。尤其是光盘类的科研档案这样的磁性文件载体，不仅要防止高温、潮湿和光照，还要防止磁性的消失，避免科研档案的报废。例如，光盘科研档案会消磁、开裂、变形、掉磁粉等问题，照片类的科研档案会出现照片变黄、褪色、底片容易变质和粘连。其次是在科技不断发展的背景下，各种视听设备也层出不穷，更新换代速度很快，老旧的视听档案难以保存和使用。尤其是视音频文件，往往需要配套设备的支持，但随着视听设备的升级换代，一些老旧的设备将被淘汰，如果现有设备出现故障，将变得难以维护。这也是音像文件管理、并长期保存困难的重要原因之一[1-6]。声像档案管理电子化升级的过程中，声像档案的管理体制也应该同步进行改革与升级，不能固步自封的利用传统的管理体制进行现代化的声像档案管理，根据不同地区的实际发展情况，针对性的提出有利于当地声像档案管理发展的解决方案和工作计划，根据实际的声像档案管理体系的工作情况，严格的制定科学合理的管理制度，融合信息技术以及大数据，利用先进的软件系统进行电子声像档案的管理，并对软件系统进行定期的维护，通过以先进技术为基础构建的管理体制，能够更好地推动公共声像档案管理的发展与稳定持续的运营[7]。

因此，传统声像档案难以长期保存和管理，而声像档案数字化处理是保护传统声像档案更为有效的手段。音视频文件的数字化处理，将原始模拟信号转换为数字信号，便于备份和存储，并实现快速数字检索，方便使用和管理。也就是说，音像文件的数字化处理对于音像文件的管理和保存有着非常重要的意义，也是音像文件管理的必然选择。

2 声像档案中的数字处理内容

音像文件的数字化处理主要从三个方面着手。第一个方面是照片数据的数字处理。摄影资料的数字化处理是将摄影资料的纸质资料详细录入电子装置，或通过扫描装置将资料的纸质资料直接扫描成电子版照片存档。查看时按关键字搜索的用户可以直接查看照片。同时，新兴的PS 等相关图像处理软件，可以修正老泛黄的照片，还原一些模糊的内容，经过这种数字化处理后，工作效率可以进一步提高。第二个方面是音像资料的数字化。音视频数据的数字化处理主要是通过电脑转换器功能实现音视频数据的内容转换，常用的有A、D 转换器，先把摄像头连接到电脑上，再用视频采集卡集成进入视频处理软件采集数据，将音视频资源输出存储，完成音视频数据的数据转换。第三个方面是声像档案的数字化管理。一个具体的工作步骤是压缩音频和视频内容以存储在压缩软件中。减小文件大小可以扩大存储设备的空间，以便存储更多的音频和视频文件。压缩完成后，可以按时间对压缩文件编号进行排序归档和存储，方便日后的信息检索，帮助员工更快、更高效地完成文件管理任务。

3 声像档案数字化处理的主要技术

3.1 视音频档案的数字格式转换

视频和音频文件的数字格式转换是将旧的模拟信号转换成计算机可以识别的离散信号，这种格式转换必须通 过A 到D 转 换 器、Windows Wave CN 等 计 算 机 软件来实现。如果需要获取新的视频和音频数据，可以将光盘等设备直接连接到计算机，并将记录的信息直接保存到计算机硬盘中。收集这些信息的过程是数字化的变换处理过程。

3.2 影像档案的数字化处理

现行档案的照片档案包括电子档案和以电子文件形式存在的纸质档案。电子文档形式的电子文件可以直接存储在文件管理软件中，由软件程序自动管理文件。如果想借用或打印照片存档，用户可以进入文件管理程序进行检索，然后使用打印机打印所需要的照片。对于纸质图片文件，如果内容丰富且大，可以进行电子批量扫描，并及时对扫描的文件进行描述和注释，主要包括图片的位置、时间、呈现方式等。清楚地解释了基础事件，以便以后可以对图像档案进行分类和存档。对于一些因老化而磨损发黄的照片，可以使用美图秀秀、PS 等软件进行电子扫描后修复，恢复最佳效果。

3.3 数字音视频文件的综合管理

对于数字音视频文件，可以使用Adobe Audition、Adobe Premiere 等软件对其进行编辑和压缩，对压缩后的音视频文件及时编制独立的文件编号、分类编号等，然后将搜索关键字设置为像其他任何文件检索应用程序一样，方便了文件管理器的工作并提高了工作效率。在利用电子技术创新声像档案管理内部管理工作模式的前提下，首先应建立颁发PKI 证书的CA 中心和具有PMI技术属性的权威AA 中心。做到这一点后，应根据声像档案管理业务发展的实际需要和读者访问馆内各种档案资源的实际需要，严格区分馆外读者群体的角色，明确定义了诸如Reader 等角色的权限范围。同时，在这个过程中，需要建立和完善角色规范，同时制定相应的角色规范证书。之后，需要在服务器设备上正式配置用户颁发的公共交通证书和角色分配，并根据安全应用的实际需要搭建LDAP 服务器。同时，还需要搭建用于外部用户身份和权限范围验证的服务器，并在声像档案管理内搭建数据资源服务器。当外部用户对声像档案管理的应用服务有真实需求时，外部用户的实际访问请求和公钥证书必须提交给验证服务器，验证服务器必须提交声像档案管理的身份和公钥证书。声像档案管理外部用户到验证服务器，只有通过服务器认证任务的用户才能在下一步访问声像档案管理数据资源。

4 声像档案数字化处理后如何保存

与纸质档案相比，数字声像档案具有很大的优势，与模拟声像档案相比，在质量、保真度和高压缩比等方面都遥遥领先。但是，数字化声像档案具有特殊的运行机制和技术手段，在保存方面还有很多问题需要解决。因此，既要关注数字声像档案的体制机制建设等宏观问题，又要做到便于存储、查阅和使用。

4.1 加大存储管理投入，实现数字档案长期保存

科研档案的长期储存管理应该从宏观和微观两个层面加大对数字档案的保存，宏观层面需要加强档案保存策略的应用，微观层面应该加强保存技术的应用。在制定保存策略时，应当根据档案的情况，设计档案保存的级别，分别从数据、备份、档案情况监控以及档案情况检查等方面出发，为科研数字档案的储存提供基础保障，为档案的保存提供独立的储存空间，便于档案的长期保存和档案的完整性保留。在储存档案时，首先考虑档案的储存设备，设备的等级越高，储存安全性越强，档案的保存时间和期限越长，档案保存的安全性越高，且不容易受到设备故障造成的档案数据丢失；其次是设备和技术的合理应用，提高档案的保存级别，提高数据容错性和改善档案数据的储存方式，在一定程度上提高档案数据保存的安全性和期限；最后是完善档案数字化之后的元数据库，合理协调数据库之间的关联性，并对整个数据保存中心进行监控，以此来避免外界威胁对数据造成的影响，定时发送档案数据情况的监测报告，发现问题及时修复。

4.2 存储格式的动态更新

声像档案的呈现形式不断丰富，声像档案长期保存的基本指标需要按照现行相关标准进行完善，也需设置动态更新机制。例如，英国国家档案馆(TNA)在官方网站上发布的File Formats for Transfer 是目前英国国家档案馆用于长期保存的数字文件格式，其范围定期更新。标准实施过程中，可通过官网收集舆论，形成及时反馈，及时调整声像档案长期保存相关指标，确保持续适应，满足未来发展需求，考虑标准的可持续性。

任何一种文件格式都不能被限制在特定的级别，格式的规则必须辩证地看待。自音像文件形成以来，对接收格式的格式进行了严格的规范，现行的音视频文件归档格式标准对其他管理流程没有格式要求。根据文件内容压缩或检查真伪，与各种存档格式的动态特性一样，推荐的格式会定期更新。

4.3 实现数字档案存储优化

加强对科研声像数字档案保存中技术应用的力度，并充分考虑科研档案数字保存过程中的数据库的安全，查看档案时的信息验证等内容，以此提示科研声像数字档案的保存水平和质量，并同时考虑档案的灾难恢复等方面的问题，全方位的提升科研声像数字档案的保存安全性。例如在科研声像档案数字保存系统中，为加强数字档案保存的安全性和保密程度，在系统设计时需要设计较高的审计程序，在档案被访问时，加强对访问者的信息筛查，以避免非法人员对科研声像数字档案的盗取，或对档案数据信息的篡改，导致档案信息的真实性降低。在档案数据信息丢失时，通常可以从备份系统中对数据信息进行恢复，降低档案声像文件丢失之后的恢复难度，虽然这部分在实际工作中的投资成本很高，但它是确保各种数字文件长期保存的重要手段。

4.4 明确数字档案存取利用政策，完善查询授权与验证管理

一般来说，数字文件的访问权限需要参考特定的访问和利用策略，不同的单位有不同的访问和使用策略。值得一提的是，在研究和实践工作中，各科研机构（包括高等院校）对数字档案的访问和利用有着模糊和不透明的政策，不同程度上混淆了信息访问权限。与提交协议一样，访问和利用策略属于宏观规范，它规定了数字档案的范围、方法和要求，但有时这些内容不能为所有类型的数字档案提供“无差别”的参考。科研项目数字档案与传统电子文档在某些方面存在差异。相关单位应根据数字档案的类型和信息用户的需求，制定并参考个性化、有针对性的访问政策，进一步明确相应的访问权限。应当指出，一旦制定了访问和使用政策，就应及时向所有信息用户披露，以避免不必要的使用困难。

4.5 促进声像档案保存环境周期性评估，提高综合管理效率

科研声像数字档案在保存中需要定期进行档案保存效果检查，根据保存的环境进行安全性评估，对评估结果进行分析，针对结果中存在的问题，提出相应的解决措施，以此来保证为科研声像数字档案提供一个良好的储存平台，确保储存平台的安全性，才能提升档案保存的期限，提高综合管理档案平台的能力，以达到满足科研声像数字档案保存的要求。

5 总结

综上，在声像档案管理中，应用电子技术，可以提升声像档案管理的安全性，避免核心数据信息泄露，同时提升声像档案管理的档案管理效率，结合智慧化的管理体系，可大幅的实现声像档案管理质量的提升。