烟草企业档案管理与办公自动化系统融合开发

赵青青 丁锋

摘要：传统的烟草企业档案管理系统多以C/S架构搭建，常局限于局域网使用，不利于对接现代办公自动化系统。文章以B/S架构代替传统烟草企业档案管理的C/S架构，针对烟草企业档案管理和办公自动化系统的特征，以MySQL搭建了融合性质的数据库，以PHP网络编程语言实现了档案管理和办公自动化系统的融合。

关键词：烟草企业；档案管理；办公自动化；B/S架构；PHP语言

中图分类号：TP311

文献标志码：A

0 引言

搭建办公自动化系统是当前我国烟草企业信息化改革工作中的重点之一。如何利用好企业的档案管理系统，为烟草企业的管理运营提供数据和信息支持是当前我国烟草企业档案管理工作的重要课题。然而，传统的烟草企业档案管理大多以客户机/服务器（Client/Server，C/S）的架构搭建而成。这种架构尽管技术成熟、响应速度快，但基本常用于局域网框架，对办公空间、地域的限制较大^［1-2］。对于当前我国的烟草企业信息化改革工作而言，这种C/S架构搭建的企业档案管理系统在与办公自动化系统对接时常会受到地域的限制而无法直接通过一种客户端完成信息、数据的对接工作。因此，本文基于B/S，MySQL，PHP等对烟草企业档案管理与办公自动化系统的融合开发进行分析，旨在促进烟草企业档案管理系统与办公自动化系统的连接，提高烟草企业信息化管理水平。

1 系统设计目标

1.1 总体设计目标

从总体来看，烟草企业档案管理与办公自动化系统的融合开发旨在对现有的烟草企业档案管理平台进行优化，提高档案管理平台的开放性和灵活性，以满足办公自动化系统的接入。在融合系统开发完成以后，一方面，要保证系统中两部分所有数据的完整性、准确性等，系统的整体运转要稳定、安全；另一方面，要保证档案数据与办公自动化系统融合以后的数据可以通过多个或单个数据表进行数据管理，以满足融合以后关联数据的储存形式要求。

1.2 功能设计目标

从具体功能来看，烟草企业档案管理系统与办公自动化系统对接的方式通常包含标准接口链接、Excel数据交换链接两种。在设计融合平台的具体功能时，要保证平台同时满足两种不同的链接形式。

1.2.1 标准接口链接

烟草企业档案管理系统与办公自动化系统常见的后台数据标准接口链接方式为JDBC或ODBC等。在实际的系统融合平台开发过程中需要实现这两种不同接口程序的系统互通。在具体的标准接口链接模式中，首先，利用接口程序将烟草企业办公自动化系统中的部分原始数据进行提取；其次，在烟草企业的档案管理系统中建立对应的原始数据字段关系；最后，将办公自动化系统与档案管理系统中形成的对应关系录入烟草企业档案管理系统的数据列表。在两部分系统链接过程中，平台需要构建一个FTP服务器用于实现两部分系统的标准接口链接。当两部分系统设定好数据的存放路径以后，平台会将两部分系统相关数据全部上传至该FTP服务器。

1.2.2 Excel数据交换链接

以Excel数据的形式开展交换链接同样是烟草企业档案管理与办公自动化系统融合的重要方式。在烟草企业原始的办公自动化系统中，各下属单位或部门有时在使用的开发软件方面存在一定差异^［3］。采用Excel数据交换链接将会在很大程度上弥补不同系统之间因数据类型差别而带来的数据交换问题。Excel数据交换链接的形式对系统类型的开放程度极高。因此，构建的融合平台必须能够实现将两种部门系统数据的Excel转化，从而使两个不同系统可以在不进行统一接口标准化的情况下开展数据交换对接等。

2 系统融合平台搭建

2.1 系统框架

选择档案管理与办公自动化系统融合平台开发工具时，设计人员除考虑系统设计目标需求外，还要考虑开发工具的整体成本。本文选择免费的MySQL工具作为构建融合平台数据库的基本工具，选择PHP网络编程语言对融合平台的FTP服务器脚本进行编写。其中，MySQL工具相比其他数据库语言具有多用户、多线程、运算速度快等优势；PHP网络编程语言则具有可以跨平臺开发、开放性强、功能完善等优点。本文搭建的烟草企业档案管理与办公自动化系统融合平台框架如图1所示。

该框架基于B/S思路进行构建，主要包含了门户层、应用层和数据层3部分。其中，门户层由档案查询录入界面、档案数据办公自动化应用界面及管理员界面组成；应用层则主要包括烟草企业档案管理工作中所需的各类功能性系统，例如烟草企业生产档案的管理系统、财务档案管理系统、档案借阅管理系统等；数据层主要指数据库，包括烟草企业所有入档档案的原始数据等。

2.2 平台工作流程

将企业档案管理系统融入办公自动化系统的根本目的是实现烟草企业档案管理的分布式办公，即打破传统档案管理受时间、空间等的限制，实现烟草企业档案信息的即时性增、删、改、查。烟草企业档案管理与办公自动化系统融合平台的一般工作流程如图2所示。

办公自动化系统所形成的系统归档文件及其他数据将会分别通过应用系统接口和数据转换的形式归入MySQL档案数据库^［4］。MySQL档案数据库分别与全文检索数据库和档案管理系统之间进行数据的双向传递，档案管理系统可以通过MySQL档案数据库对烟草企业的原始数据进行收集整编、管理、开发利用；而全文检索数据库则直接提供信息服务，对接办公自动化系统。办公自动化系统通过信息服务模块得到的数据均为可视化形式，不需要再进行复杂的筛选、归档等。

3 系统主要功能实现

3.1 数据对接功能

煙草企业档案管理系统与办公自动化系统的数据对接包含标准接口链接和Excel数据交换链接两种形式，是两种系统进行融合的关键环节。该环节借助FTP服务器和PHP网络编程语言进行搭建，如图3所示。

数据对接模块工作时，办公自动化系统终端及其形成的各类型文件会通过客户端数据接口和用户数据传输功能等进行上传。系统借助PHP网络编程语言连接FTP服务器完成数据上传的部分核心代码及融合平台对JDBC和ODBC数据进行相互转化的部分关键代码如图4所示。

3.2 融合平台的安全性设计

在烟草企业完成档案管理系统和办公自动化系统的融合以后，需要着重解决系统的用户权限等问题^［5］。因此，融合平台的安全性设计极为关键。本文根据烟草企业不同档案保密性质差异设计了一种三级权限审核流程。第一级权限审核为烟草企业使用办公自动化系统的各生产、人力资源、财务部门等的主管审核，主管具有首次申请驳回的权限；第二级权限审核为档案管理工作人员的直接审核，同样可以决定是否驳回某一人员、某一次的系统作业权限申请；第三级权限审核为档案管理主管人员，具有最终的权限作业申请决定权。三级权限审核模式能够尽可能保证融合以后系统的权限归属能够科学、公平，保证融合系统的稳定运营。

4 结语

烟草企业的信息化建设要求企业档案管理系统与办公自动化系统实现融合。本文针对传统C/S架构档案管理系统多用于局域网等问题，结合B/S架构、MySQL、PHP等对烟草企业档案管理系统和办公自动化系统的融合进行分析，通过一体化平台的建设实现了两种系统之间的数据转换和连接等。

参考文献

［1］伍志新，宋伟，刘景娜.医院档案管理系统与办公系统的对接实现［J］.微型电脑应用2022（5）：186-187，195.

［2］王筱倩．办公自动化系统与办公自动化和档案管理系统优化整合模式研究［J］.中国新通信，2019（14）：60-61.

［3］张娟．档案管理自动化系统的实现路径［J］.微型电脑应用，2019（3）：90-92.

［4］楚熙婷，王芝飞.信息化教学背景下职业本科公共英语教学改革的思考［J］.办公自动化，2022（6）：62-64.

［5］张楠，孙伟.基于OAIS的高校数字档案管理平台设计方案［J］.现代信息科技，2018（3）：147-149.

（编辑 王雪芬）

Integrated development of tobacco enterprise archive management and office automation systemZhao Qingqing， Ding Feng

（Guizhou Tobacco Company Southwest Guizhou Branch， Xingyi 562400， China）

Abstract： The traditional tobacco enterprise archives management system is mostly built with C/S architecture， which is often limited to the use of local area network， which is not conducive to the docking of modern office automation system. In this paper， B/S architecture is used to replace the traditional C/S architecture of tobacco enterprise archives management. According to the characteristics of tobacco enterprise archives management and office automation system， MySQL is used to build a fusion database， and PHP network programming language is used to realize the integration of archives management and office automation system.

Key words： tobacco enterprises; archives management; office automation; B/S architecture; PHP language