急救中心档案创新管理方法研究

刘心华

摘 要：事实上，多数人对档案管理工作存在认知误区，认为档案管理工作可有可无，对此项工作缺乏重视。但是，档案管理工作对急救中心管理制度发展和质量检查工作开展而言至关重要。本文采用文献研究方法，聚焦中心档案管理现状，分析现阶段档案管理工作中存在的短板，并立足于信息化背景，提出档案创新管理方法，主要从信息化建设、人员素质、基础设备设施和管理制度、信息收集方法出发，实现档案科学和规范管理，希望通过本文研究，为相关行业提供借鉴。

关键词：急救中心；档案管理；创新方法

急救中心档案管理是急救中心管理的重要工作内容，面临着信息化管理发展趋势，医疗行业需要突破改革难关，实现急救中心档案创新管理。医院应抓住改革机遇，发挥档案资料为医疗改革、科研发展以及教学工作提供信息参考和服务的作用，适应新时期的挑战。随着社会现代化发展，急救中心档案管理需要从多维度改革，并结合急救档案管理经验，探寻新途径，以适应新时期的发展需要。

一、急救中心档案管理现状

1.急救指挥中心历史短，档案库存量少

菏泽市120急救指挥中心在2011年6月批复成立，2012年11月正式运行，承担着院前日常医疗急救指挥、参与突发事件的紧急医疗救援、开展医疗急救专业培训、急救知识科普宣传等工作。同时，该急救中心还引入了珠海安克公司先进技术，借助GPS、手机定位、急救App和生命体征回传等，构建国家、省、市、县突发性事件中的联动体系，及时开通应急视频，并针对突发急救事件制定应对措施。但是，由于急救中心建设时间不长，软硬件基础设备设施以及人事建设都处于空白。例如，设备设施不完善、电脑设备老旧、未添置音像设备以及防潮防霉防虫等工作落实不到位。同时，急救中心能够采用的经验较少，加之部分人员缺少档案管理知识，分支机构制度化管理不到位，难以实现统一协调，导致很多档案资料缺失，无法完整收集和及时归档，能够保管的档案数量就变得越来越少。

2.缺少对档案管理的重视，职责分工不明确

首先，急救中心现有部分员工并没有经过系统的档案管理知识培训，对于档案管理的价值和档案知识存在认识浅薄的问题。目前，急救中心工作人员数量有限，面对各种突发性急救事件常常会因为人手不足等原因，无法解聘这部分员工，只能延续现有工作模式和人员结构来应对日常急救工作。因此，急救中心工作人员没有时间和精力顾及档案管理工作，长此以往，大家都对档案管理在日常工作中的价值缺乏认识，甚至认为档案的存在只是对过去历史及发展路径的一种记载和留存形式，并不能针对日常业务、急救处理与管理工作起到推动作用。其次，相关职能科室人员在向上级汇报工作或者开展内部质量检查时，对档案资料的呈现形式也缺乏统一的管理，有人提交电子版档案材料，也有人使用的是纸质版档案材料，人们只是将档案材料作为工作汇报和质量检查的承载工具，丝毫没有意识到这些材料的利用价值，也因为材料呈现形式的不统一，造成无法及时归档，使档案材料分散在不同职能科室，影响档案的完整性。最后，因该急救中心成立的时间短，员工档案管理意识薄弱，始终没有建立独立的档案管理室，工作人员既有全职也有兼职，因工作属性的不同，档案管理工作要求不统一，造成档案管理工作分工混乱，职责定位不明，任务落實缺乏及时性，甚至出现疲于应付、敷衍了事现象，导致档案材料无人管、无人收的情况。

3.档案管理信息化发展滞后，与国际先进水平存在差距

由于急救中心存在纸质档案无法及时归档、档案资料缺失、管理不到位等问题，档案管理信息化建设显得日益重要，要求急救中心档案管理工作应当紧跟网络信息化和社会现代化发展趋势，实现从纸质档案的保存模式向电子化档案保存模式转变，并达到计算机数据存储与纸质档案管理并重。目前，我国多数城市已经建立了急救中心和院前急救系统，但档案管理工作的开展依然受多方面局限。一是电子影像档案分散在不同职能科室，无法有效集中管理，导致一些有价值的电子影像资料面临缺失风险，并且难以追回。二是档案管理人员的信息化水平亟待提升。现阶段，很多急救中心的电子档案管理人员仍然以年龄偏大的老员工为主，他们在传统纸质档案管理工作中拥有丰富的经验，但对计算机、互联网、档案管理信息化建设认识不足，对先进技术的使用能力较为薄弱。三是国内档案管理信息化与国际先进水平存在一定差距。以某急救中心为例，该急救中心虽然完成了院前急救的调派信息化建设，建立了紧急医学救援信息系统，但我国急救中心在接警信息、报警人病情描述、指挥调度派车和医院回填病历等方面存在不足，无法与国际先进的急救信息化水平相匹配，出现报警系统功能滞后、数据分析不足、统一调度不畅及院前院内缺少有效对接等问题。总而言之，我国急需在院前急救中心建立完善的信息化管理体系。

二、急救中心档案创新管理方法研究

1.建立档案管理信息化体系，制定统一的建设标准

急救中心档案信息化建设包含诸多复杂要素，是一项建设时间长、综合性的工程。在建设过程中，可以从以下方面实施：

一是发挥政府职能作用，加大对其帮扶力度，做好顶层设计，建设医疗急救档案信息化管理平台，并以信息化平台为基础，颁布医疗急救档案信息化管理政策。同时，以增强人员应急反应能力为目标导向，以区域信息化平台联动为重心，制定统一的标准，以标准先行为急救档案信息化建设奠定基础。

二是构建更全面的档案资源信息化体系。在信息化背景下，社会上很多医疗机构、公安、司法机关、律师、保险和医保等部门都需要查阅医疗急救中心的档案资源，但由于自身拥有的档案数据存在信息壁垒，导致无法实现资源全面共享与高效利用。基于此，医疗急救中心应当构筑集指挥调度派车、接警信息处理、数据查询等功能于一体的信息共享平台，提高档案资源收集效率，并以档案部门为主体，不仅要让救援信息在急救中心内部快速传输，更要依托平台优势，协同社会上其他医疗机构、社区卫生服务中心、各类组织或个人参与到医疗急救中心档案管理信息化建设中，利用大数据采集与分析技术、云计算技术等信息化工具，实现设备对接、各类档案资源整合、技术衔接，并建构档案信息库，突出医疗急救中心档案管理的特点，更好地提供信息服务。

三是借鉴国外先进的信息化建设经验，提高档案服务。比如，国外采用现代ICT技术驱动，配置远程医疗设施，如远程视频和数据共享等服务，为应对重大、突发性等救援工作，提高应急反应能力，避免运输距离、处置不及时等问题，导致伤员、病患错过最佳抢救时间。此外，国外院前急救是以病人为中心，建立了急救闭合体系，由报警信息、测量、数据传输、急救App、在线电子病历、健康管理、个人电子病历和救援医护人员等要素组成，急救中心可以实时与现场急救专家通过平板电脑、App等及时沟通患者情况，探讨最佳线路，安排指挥调度，以最短的距离安全将病人送到医院进行抢救。整个救援过程中的数据信息都会如实和完整地记录在管理平台和App内，通过大数据分析，精准获取资料，为后续档案整理和收集工作提供极大的便利。国内医疗急救中心救援任务以及档案管理也可以借鉴国外先进的管理模式。例如，利用信息技术盘活档案资源，秉持“用户第一”的理念，提供优质服务。还可以利用微信和开发App等，制定个性化服务，为用户普及医疗急救等相关知识，将所有档案数据通过信息技术手段及时归档。

2.加强人员素质和优化基础设备设施

由于档案管理是专业性较强、涉及内容较多的一項任务，要求档案管理人员应该具备扎实的专业理论。例如，了解档案管理学、技术档案管理学、社会学、统计学、计算机学以及操作方法等。急救中心可以借助信息化平台，加强档案管理人员专业知识培训，采用线下指导、线上资料共享及视频培训等方式，促使档案管理人员全方位了解档案管理工作职责、工作内容、工作方法以及需要具备的文化素养和专业素养。同时，医疗急救中心还应完善行业待遇，吸引更多综合型、应用型专业人才，为急救中心档案信息化管理与服务发挥人才优势。此外，为了加大档案管理人员培训力度，急救中心还应建立专门的档案管理办公室、阅览室、保存室和培训室等，并配置齐全照相机、摄像机、扫描仪、计算机、打印机、复印机等以及干湿温度计、防虫药剂、金属档案柜等设备设施，为档案创新管理工作提供软硬件支持。

3.创新档案管理意识、方法、内容和制度

（1）意识创新

建设医疗急救中心档案管理系统，需要档案管理人员自身具备创新管理能力。首先，利用新媒体和急救中心内部信息化管理平台，扩大档案创新管理的宣传力度，让不同职能科室、各级干部以及所有工作人员都能提高档案创新管理的认识。其次，医疗急救中心还可以安排有潜力的人员进修学习，让人员既掌握扎实的医疗急救知识，还能懂得计算机操作技能，运用创新型管理方法，履行好院前急救档案管理责任。最后，医疗急救中心档案创新管理应该突出档案管理工作规范化、制度化和标准化特点，促使档案管理工作人员积极学习新业务、新知识、新技术。

（2）方法创新

急救中心档案创新管理不仅体现在购置先进的信息化设备设施、树立创新型档案管理意识，还体现在档案管理方法的创新，构建符合档案标准化管理内容的档案管理模式，以分类、编号和制定案卷名录等方式，将档案数据收集、分类整理和档案归档等各环节全部纳入信息化管理体系，提高档案管理标准化程度，确保档案材料不遗漏、存档及时和记录无误。此外，创新档案信息收集方式，需要打破常规，摒弃过去按部就班的收集习惯，多管齐下。比如，急救中心档案管理人员可以采用“走出去”的采集方式，档案管理不仅仅是坐在办公室管理的工作，更需要与其他科室工作人员协同配合，及时收集，避免遗漏。档案管理人员还可以亲自在重大事件和急救知识普及活动等进行拍摄，获取第一手资料，全面收集辖区范围内医院地理位置、急救设施、血量存储及报警人病情描述等信息，以便快速接警并明确处理方案，为病患争取抢救最佳时间。

（3）内容创新

急救中心必须客观、如实记录病人急救全过程，并全方位录像、录音和记录纸质数据信息，这样，当出现医患纠纷时，可以向公安机关等相关部门提交法律证据，这也是体现医疗急救中心应急反应能力、评价急救人员绩效的参考依据。确保档案的真实、有效以及档案信息利用效果，关键在于档案信息收集和记载内容的完整性。其一，急救中心应按照从分支到独立、从小到大等标准将急救中心历史发展全貌的信息资料如实反映和记录清楚。其中，包含场地、基础设施、医疗急救设备、调度派车、突发事件处置方案等原始影像、视频、图片。此外，组织机构调整以及历史文化、科技创新、制度建设、管理经验等资料也应进行收集。其二，记载院前急救全过程信息资料，从急救中心接到报警信息，经过接线员受理、由人员统一派车开始，到报警人指定现场开始救援，将病人送往医院进行抢救，整个过程的信息资料都要如实且没有遗漏地记录在册。例如，病人姓名、地址、各项收费、病情初步诊断、责任医生及护士、用药及救治措施、救援车的车型、车速、行车公里数等信息资料，还包含接警员接警时的语气、态度、派车指令等录音资料。同时，做好上述档案信息资料收集后，按照病患年龄、地理位置、病名、病因等分类整理，编辑档案目录，及时归档，将档案信息资料及时录入计算机系统内，依靠系统科学管理，实现档案信息自动化统计、分析、存储、检索和利用，以便后续主管部门及其他部门、组织机构查阅档案资料、研究病人发病规律、原因，总结抢救经验，提高工作效率。

（4）制度创新

急救中心档案信息管理部门需要自身加强管理和服务意识，明确责任，将档案管理工作纳入急救中心年度计划和长远发展范畴，定期组织开展档案创新管理研究和质量检查等工作，并成立专门的档案管理领导小组，设立档案管理员专职岗位，在人员选派上应该从专业度、责任心以及熟悉信息化技术等方面考虑，实现档案管理与业务工作“两手抓”。与此同时，急救中心应建立健全档案管理工作制度，制定合理的档案信息采集、归档范围，严格按照《中华人民共和国档案法》等法规精神以及内部管理规定，完成档案查阅、采集、归档、交接、使用期限等工作。还要特别明确档案归档范围与急救中心业务情况相对接，根据院前急救医疗特性和医疗工作职责要求，界定归档范围。此外，急救中心应建立档案安全保密制度，与档案管理人员签订保密协议，要求人员严格遵循。

三、结语

通过上述分析，档案创新管理在当今显现出越来越重要的作用，档案管理人员需要以档案为核心，主动更新观念，紧跟时代，全面提升管理意识，优化管理方法，健全管理制度，切实做好档案高效采集、科学管理、规范归档等工作。对此，本文从现存问题出发，探索有效的档案信息管理创新途径和方法，从信息化建设、意识强化、方法更新、制度健全及基础设施完善等多方面落实，促使急救中心档案信息资源发挥更多的服务价值。

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（作者单位：菏泽市急救指挥中心）