基于失效模式与效应分析的医院合同管理研究

丁洁宁

(首都医科大学附属北京佑安医院院办公室,北京市 100069)

失效模式与效应分析(Failure Mode and Effect Analysis,FMEA)是一种主动的风险管理工具,用于识别系统、流程、产品或服务中可能发生的故障模式,分析失败原因并通过制定风险管理措施来消除或减少最主要故障[1]。FMEA作为事前预防风险评估工具,能够避免潜在错误的发生,减少系统损失[2]。然而,目前以医院为研究对象的FMEA相关研究较少。2021年初,北京佑安医院启动 “智慧财经”建设工程,以信息化手段实现合同管理与预算管理、收支管理强结合。2021年10月,院办公室作为医院合同管理部门,牵头完成全院科研合同、采购(货物/服务)类合同、工程类合同信息化管控流程再造,以此为契机开展合同管理流程的失效模式与效应分析,借以梳理医院合同管理存在的薄弱环节和风险隐患,为医院的精细化管理和稳健运行提供科学依据。

1 材料与方法

1.1 一般资料

根据合同签订前、签订中、履行中和履行后的全生命周期管理四个阶段,将合同立项、谈判、签订、审核、签署、履行、变更及解除、归档、纠纷处理及评价监督10个管理子流程作为研究对象,收集北京佑安医院2021年 9月与 2022 年3月的合同管理FMEA检验风险系数(Risk Priority Number,RPN)进行比对。

1.2 方法

1.2.1 组建专家团队。医院合同管理流程的FMEA检验于2021年9月和2022年3月两次进行,由院办公室、审计处、财务处、采购中心、医学工程处、科技处、信息网络中心、总务处等部门副高级以上职称,拥有5年以上合同管理、财务、审计、招标采购等工作经验的核心成员构成15人专家组,成员均深度参与医院合同相关工作且接受过院级JCI评审培训,充分理解并熟练掌握合同管理工作程序及FMEA评估方法。

1.2.2 确定流程。对合同立项、签订、审核、签署、履行、合同变更及解除、合同归档的实际业务流程开展系统追踪;对暂未纳入信息化管控范围的合同谈判、纠纷争议处理、合同评价及监督环节开展单独讨论,详见图1。专家小组讨论过程中再次确认根据合同业务类型规范归口管理部门,完善院级合同管理制度。

图1 医院合同管理业务流程

1.2.3 确定失效模式并分析潜在失效原因。专家小组根据近3年医院内部控制风险评估及自评价报告开展失效模式分析;结合信息化系统上线测试阶段的主要矛盾,通过查阅文献、头脑风暴等方法确认每个流程潜在失效模式[3-8],分析潜在失效原因。

1.2.4 开展失效模式量化评估并制定FMEA改善工作表。利用失效模式分析表评估失效发生时后果的严重度(Severity,S)、发生率(Occurrence,O)和可探测度(Detection,D),其中S通过是否违法违规和平均单次经济业务金额来衡量,即违规的程度越高、平均单次经济业务金额越高,S就越高;O以近3年内控风险评估报告出现问题的频次为依据衡量,即问题出现越多,O越高;D通过医院在每个风险点中采取控制活动的多少来衡量,即在风险点中采取的控制活动越多,规避风险的可能就越大,风险发生的可能性就越低,D越高。S、O、D均为主观评分,评分标准由专家组成员充分讨论制定,评分等级为1～10分,1表示程度最低、10表示程度最高。计算专家小组评分均值及RPN,RPN=S×O×D,RPN值越大表示院内专家共识系统潜在风险越大,需制定相应防范风险措施,详见表1。

表1 医院合同管理业务流程失效模式、原因分析、改善措施及RPN值

1.2.5 监测指标。比较 FMEA 实施前后RPN 值、院内合同管理个性化绩效指标(信息登记完整率、预算首准率、合同文本合规率、三日审批完成率、合同归档材料完整率)及科室满意度[9]。

1.3 统计学方法

本研究采用Excel数据库进行数据录入和管理,数据录入应用双录入核査方式进行。采用SPSS 22.0软件对研究数据进行统计分析。计量资料采用均值±标准差的形式进行描述,组间比较采用独立样本t检验;计数资料采用例数(百分比)进行描述,组间比较采用卡方检验。P<0.05为差异有统计学意义。

2 结果

2.1 改善前后失效模式RPN值比较

与改善前 RPN 值相比,除预算审批流程外,15个失效模式 RPN 值均下降,详见表2。

表2 医院合同管理业务流程改善前后失效模式RPN值

2.2 改善前后合同管理相关指标及科室满意度比较

改善后合同管理相关指标及科室满意度均高于改善前,差异有统计学意义(P<0.05),详见表3。

表3 医院合同管理业务流程改善前后相关指标比较(%)

3 讨论

3.1 应用FMEA方法识别和处理医院合同管理过程中的风险

医院合同管理FMEA专家小组根据业务流程潜在风险评分排序,识别出医院内潜在高风险排名前五的环节为:缺少合同评价及监督、合同签署要素不齐全、纠纷处理不当、审批流于形式、合同法律风险高。据此开展院内合同专项整改工作:规范合同管理流程,完善事前审批程序。严格执行医院合同管理制度,压实各部门责任,定期开展合同自查。合同履行过程中,强化对合同履行情况的检查、分析和验收,加强合同法律相关培训,确保合同全面有效履行。合同管理部门充分利用信息化手段,定期对合同进行统计、分类和归档,详细登记合同的订立、履行、变更等情况,制定合同监督评价机制,实现合同的全过程封闭管理。

3.2 设定合同管理相关指标体现管理成效

根据医院内部控制年度重点管控业务及医院合同管理工作实际,讨论确定信息登记完整率、预算首准率、文本合规率、三日审批完成率、归档材料完整率和科室满意度六项监测指标,通过“业财一体化”智慧财经信息系统导出合同台账,深入科室开展合同档案逐本检查工作,追溯医院合同管理过程中的原始材料,实地察看各关键业务环节的运行情况,比对流程环节与规范要求之间的差异,并以数据量化形式较好反映出医院合同管理业务流程改善工作实效,以此明确全院合同档案材料内容、规范合同管理、提高预算准确度和审批效率,有效改进科室对合同业务工作的满意度。

3.3 开展FMEA风险管理研究助力公立医院高质量发展政策落地

《关于推动公立医院高质量发展的意见》(国办发〔2021〕18号)要求提升公立医院高质量发展新效能,完善内部控制制度,以业务管理和经济管理的重大风险、重大事件、重要流程为重点,开展风险评估和内部控制评价。本研究通过对合同管理各种风险进行识别,采用事前防范、事中控制、事后监督和纠正的过程管控,及时堵塞制度漏洞、消除管理隐患,将医院合同尤其是涉及重大资金使用的经济类合同管控关口前移,防患于未然。建议医院管理者根据工作实际将FMEA风险管理方法灵活应用院内业务流程场景,实现内部控制,提高医院科学化管理水平。