加强与完善档案数据库建设的路径研究

刘杰

摘 要：伴随信息技术的不断发展以及互联网技术的不断普及、更新，我国机关企事业单位的档案数据逐渐呈现出多元化、系统性的特点，档案数据资料也不断积累、数据规模不断扩大、档案资料种类不断增加。档案数据库是为了顺应信息化时代发展潮流，档案数据管理人员提出的一种可以在计算机设备上长期储存、随时共享、存取方便的一种档案信息数据的集合。随着社会科技的迅猛发展以及科学技术的更新换代，我国各个企业的业务工作范畴以及业务量都得到了迅猛的发展，因此，我国的档案管理工作也迎来了更多的机遇与挑战。与传统的档案管理方式相比，建设档案管理数据库能够更加方便快捷地管理企业单位的档案资料，促进档案资料管理工作速率及效率的迅速提升与发展。本文从档案管理工作入手，阐述加强档案管理工作对于促进档案数据库建设工作的重要性，并提出如何通过加强档案管理工作建设档案数据库，以实现企业单位档案信息资源的共享，为推动企业及单位档案数据库工作的建设及发展提供参考。

关键词：档案管理；加强；档案数据库；建设

档案数据库建设，即借助互联网技术，对于企业及单位的档案数据信息根据不同题材及作用，进行整理归纳形成档案数据集合，并将这些档案数据通过信息化技术以及计算机设备进行提炼及加工，将其转化为数字化数据，以图像、视频以及音频等数据形式将档案资料储存于信息化介质中。因此，整个档案数据库建设工作具有数据录入、数据统计、数据分析、数据检索浏览以及数据下载等信息化功能[1]。综上所述，建设档案数据信息库，可以实现档案数据的开放共享，确保数据信息的完整性及即时性，有利于促进数据资料的保存及开发利用工作。

1 档案数据库建设的定义及优势

根据档案数据开发程度以及档案数据储存方式的不同，档案数据库可以分为目录数据库、资料全文数据库、文献数据库、多媒体数据库以及数值数据库等形式，与传统的档案数据管理方式相比，档案数据库建设工作具有以下明显特征：首先，档案数据库建设工作具有多元化特征。企业单位可以通过信息化技术将档案数据转化为目录、图像以及视频音频等多种类型进行保存，具有内容广泛、形象直观以及信息来源广等优势，使得档案管理工作朝着多元化方向发展。其次，档案数据库建设工作具有系统性特征。通过信息化技术对档案数据进行储存管理，相关人员可以通过搜索目录或者关键词等方式将相关档案数据进行搜索或查阅，可以便于档案的查阅及利用工作，使企业单位的档案管理工作以及档案利用工作更加方便快捷。最后，档案数据库建设工作具有针对性特征。在建设档案数据库的同时，相关人员通常会将具有相互关联的数据信息进行提炼、总结及归纳，从而将比较散乱的档案数据进行分类整理，这样不仅有利于档案信息的整理及分类工作，同时，也方便了相关人員对于档案数据信息的查阅及浏览[2]。综上所述，建设档案数据资料库对于企业单位开发利用档案信息具有积极的意义及作用。

2 加强档案管理工作对于推动档案信息库建设的重要性

实现信息化档案管理是档案管理工作发展的必然趋势。信息化档案管理能让档案管理更加高效安全，节省人力、物力和财力。信息化档案管理所占存储空间远远小于纸质档案的管理，提升档案管理中心的工作效率。但是因为信息社会的不断发展，使得在信息化档案管理中也出现了一定的安全隐患。信息化档案管理更容易受到网络木马病毒侵袭、非法访问和黑客攻击，其安全受到严重威胁。所以，档案管理机构只有加强对信息化档案管理的安全防范措施，让档案管理工作人员牢固树立安全意识，做好安全防范工作，才能让档案资料免受外界的攻击，防止档案资料的遗失、泄露及损坏。只有加强管理，才能促进信息化档案管理的工作顺利开展。

2.1 可以保证档案资料的安全

信息化档案管理在网络中有可能受到病毒和黑客的攻击，从而给信息安全带来了严重威胁。一些正在运行的网络系统存在安全风险，容易受到病毒和黑客攻击，造成档案资料的遗失和泄露，也让不法分子利用档案牟利，造成严重后果。在信息化技术的冲击下，传统的档案管理方式弊端不断呈现，随着档案信息库的建立，其中存在的问题及劣势也逐渐呈现，例如：一旦网络出现问题，极容易造成珍贵档案资料的丢失，同时，由于信息化技术的管理十分困难，相关人员一旦放松警惕，极其容易导致网络黑客的入侵，从而造成档案文件的丢失或外泄，不利于档案文献的保护工作等。因此，为了保证档案资料的绝对安全，相关人员必须高度重视档案数据库的建设工作，在形成电子文献的过程中，随时对档案资料进行信息认证及加密保护等工作，提高档案管理工作的工作质量，确保档案数据在储存、传输以及处理的过程中不出现错误，消除档案数据库建设过程中的安全隐患[3]。因此，加强档案管理工作可以保证档案数据库建设工作的安全性。

2.2 加强档案管理工作可以促进企业的技术更新

虽然我国的信息技术获得了飞速的发展，但是，仍然有企业单位对于档案数据库建设工作缺乏应有的重视，导致在日后的工作中，经常出现搜索失误、档案丢失以及查询速度慢等种种问题，甚至部分企业没有开通档案共享机制，导致企业单位的档案资料仅能在单个部门中使用，无法提供各部门之间的共享及对外服务，信息化档案管理正在处于发展阶段，许多档案管理并没有统一的管理模式和标准，造成了各类档案并没有进行统一的分类，分类编号也没有编好，著录的兼容性也比较低，导致了档案管理工作效率低，电子档案也不能得到统一管理和有效共享。还有，各个地方的差异性也比较大，造成了档案管理过程中的办公室自动化软件不兼容，信息技术设备的功能水平不一，很难实现共享。因此加强档案管理工作，可以使企业相关人员加强对于企业档案数据库建设工作的重视，从而使企业的档案数据库建设工作更加完善，促进企业档案管理工作的技术更新[4]。因此，加强档案管理工作，可以使企业对于档案数据库建设工作引起重视，促进企业档案数据库建设工作的技术更新。

2.3 加强档案管理工作质量可以转变相关人员的工作观念

虽然我国已经逐步进入了信息化时代，但是信息化的工作观念并未在众多档案管理人员中形成固定模式，我国一些单位档案管理人员素质比较低，而且专业知识水平也不足，学历水平达不到要求，档案管理工作效率和质量较低。许多企业的档案管理人员仍然遵循传统的档案管理模式进行工作，工作理念上对于档案数据库的建设工作具有抵制心理，因此，其在进行档案数据库的建设工作时，没有足够的耐心，也缺乏主动性，即使企业通过强制手段将传统的档案转化为信息化数字档案，部分员工仍然对于新型技术缺乏适应性，加强档案管理工作质量，可以促使企业员工主动寻求更加简便快捷的档案管理工作模式，从根本上转变相关人员的工作观念，从而促进档案数据库的建设工作。

3 完善档案数据库建设的具体路径

3.1 转变相关人员的思维观念，促进档案数据库的建设与使用

从内部来说，档案管理部门应对原来的工作人员加强训练和培养。如对一些专业知识不太熟悉的老员工，定期进行培训，让员工对新的工作融会贯通，才能及时止损。应定期考核员工的专业管理水平，考核不合格的督促改进，让员工时刻保持警惕，对档案管理工作水平的提升更加上心，提高员工的档案管理专业水平和综合素养。对外部，要引进有管理经验专业技术的高素质人才，打造一支强有力的信息化档案管理复合型人才队伍。在全国建立起统一的信息化管理标准，才能对现有档案管理存在的弊端进行有效的整合，让信息化档案管理更加标准。国家应依据有关法律法规和行政机关的力量，制定实施有效的标准化档案信息化管理业务流程，让档案管理工作人员严格按照标准来开展工作，打破档案标准不统一的局面。加快档案数据库的建设工作，必须首先对相关人员的思维观念进行转变，使相关人员树立先进的时代发展观念，破除传统档案管理工作思维的束缚，将网络化、信息化技术作为档案管理工作的主要工作方式，真正促进企业档案数据库的建设工作[5]。首先，企业可以加强对于相关工作人员的宣传工作及普及工作，使相关人员可以清晰地知晓档案数据库建设工作的优势及先进性；其次，对于相关人员进行专业的技术培训，使相关人员的工作思维观念发生转变，促进相关工作人员档案管理工作思维的转变，从而做出更加科学的工作决策。

3.2 丰富及完善档案数据库的功能及作用

随着信息化社会的不断发展，过去的信息化档案管理安全防范工作已经不适应当今社会发展的要求。我们应强化新型信息化管理安全防范技术的研发、引进及应用，更好地保证信息化档案管理的安全，使其更好地发挥作用，促进档案管理现代化的健康发展。企业建设档案数据库是一个复杂的系统性企业工程，其涉及了档案数据库的设计、功能制定、数据接口选择等一系列工作，在档案数据库的初步雏形建设完成后，还需要重视档案数据库的信息加工工作，其中包括了档案的分类以及档案目录的制定等一系列工作[6]。随着网络信息技术的发展，西方一些发达国家在档案管理中已经运用到了许多保护技术，如：密码技术、鉴别技术以及软件保护技术等。这些技术也让他们的档案管理变得更加安全。我们应该借鉴先进的经验和技术，物尽其用，提高我國的信息化档案管理的安全保障措施，促进信息化档案管理安全防范技术的发展。因此，企业需要在工作之中，加强对于专业技术人员以及专业技术人才的培养工作，在培训过程中，既要考虑到当前工作的实际需要，又要对未来的发展工作进行展望，培养具有丰富的专业信息化技术知识，同时熟悉档案数据库建设工作各个环节操作流程，又具有长远眼光的优秀的档案管理人员，使得企业的相关人员可以参与到档案数据库开发建设工作的各个环节之中，促进企业建立功能完善、高效运行的档案数据库。

3.3 加大建设力度，为档案数据库建设工作提供保障

随着信息化时代的到来，人们的工作生活更加方便快捷的同时，也面临着全新的挑战，随着信息化设备的普及，网络黑客的出现为企业的档案管理工作带来了全新的挑战，因此，无论是企业的档案管理工作还是企业档案数据库的建设工作，企业应加大建设力度以及工作力度[7]，建立健全信息化档案管理的安全保障系统，加强档案信息管理程序，聘请专业人才管理信息化档案，确保其安全。档案管理系统须采用正版的杀毒软件，才能在工作时避免木马病毒的攻击，制定符合实际且具有约束力的信息化档案管理制度，落实到档案管理的每个环节中。档案管理机构的领导可以制定赏罚分明的政策，在工作过程中没有发生过错误的，可以进行奖励；而对于出错的员工，进行指正，让其在管理工作中更加小心仔细，让安全保障系统更加安全可靠。

首先，企业可以加大对于档案数据库的建设以及档案管理人员培养工作所需的资金投入，使得企业档案管理工作以及档案数据库建设工作保持充足的资金支持；其次，强化档案数据库的建设工作，从技术层面保证档案信息的安全。其一，设置电子档案信息纳入权限，防止非工作人员对档案信息进行非法操作。其二，对档案信息进行加密存储，保障档案的安全性及真实性。其三，对重要档案进行定期备份，防止由于意外导致企业档案的丢失，更好地加强企业的档案管理工作建设，确保企业档案数据库建设工作更加安全可靠。

结束语

综上所述，加强企业的档案管理工作、促进企业档案数据库的建设，不仅是新时代发展的必然要求，同时也是促进企业档案管理工作发展进步的必然要求，因此，企业必须明确档案管理工作存在的不足，并通过一系列举措对企业的相关工作进行完善，提高企业档案管理工作质量的同时，促进企业档案数据库的建设。

参考文献：

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[2]师美姣.档案管理理论对档案数据库建设的影响[J].才智，2020（014）：219.

[3]马秀云.浅析如何加强档案信息数据库建设[J].兰台内外，2020（024）：19-20.

[4]张娟.浅议档案管理理论对档案数据库建设的影响[J].办公室业务，2019（001）：67.

[5]杨芬.企业会计档案管理系统中的数据库建设研究[J].才智，2019（018）：228.

[6]许芳明.浅谈面向信息化测绘的省级测绘成果档案数据库管理系统建设[J].测绘与空间地理信息，2020，43（012）：126-129.

[7]王丽英.智慧档案视角下高校档案数据库建设研究[J].城建档案，2020（010）：24-25.

[8]王健.信息化档案管理安全防范存在的问题与对策[J].兰台内外，2021（010）：26-27.

（作者单位：大安市老干部服务中心）