?物联网技术赋能高校档案管理

闫军玲

近年来，我国高等教育事业发展迅速，高校在校生数量呈逐年增长的趋势，这在为人才培养作出巨大贡献的同时，也给高校档案管理工作带来了挑战。我国高校目前的档案管理方式仍以人工管理为主，对物联网技术的应用尚不成熟，这与管理人员思想层面上不重视、资金投入较少、管理制度及技术标准不统一等紧密相关。现对物联网技术应用于高校档案管理工作存在的问题进行思考，并提出优化策略。

传统的档案管理依赖人工，在互联网时代，信息内容变得愈加繁杂，仅依赖人工进行档案管理存在效率低、定位困难、安全性差等诸多问题，传统的档案管理方式已经无法适应社会发展的需要。随着信息技术的日新月异，各行各业开始重视物联网技术的应用，许多高校也积极将这一技术引入档案管理工作中，以期提高档案管理工作水平。

物联网技术概述

物联网在互联网技术的基础上衍生发展而来，利用智能传感器等感知设备，使人与物、物与物能够通过网络相互连接，从而进行信息处理、交换和共享。物联网技术覆盖广泛，包含智能识别、联机监控、定位追踪、安全管理等多种功能。物联网技术能将多种设备整合起来，实现对信息的智能化处理，对多项事物的智能化控制，大大提高工作效率，因而被广泛应用于各个领域。

物联网的特点

物联网具有全面感知、可靠传递、智能处理三大基本特点。全面感知，即利用射频识别技术和传感器等感知设备，随时随地识别和采集被感知物体的信息。可靠传递，即通过电信网与互联网的融合，将物体信息进行实时、准确的传递。智能处理，即利用云计算、自动识别等智能计算技术，对海量数据和信息进行分析和处理，基于存储和积累的数据信息，通过对特定场景下的规则进行分析，从而使信息处理规则适应业务的不断变化，满足不同用户的需求，实现智能化控制。随着技术的日新月异，物联网呈现出更加精细化的特征，在信息传递的过程中，如在温度、湿度等变量的检测过程中，精确度不断提升，为数据进一步的精细分析奠定了基础。

物联网关键技术

物联网关键技术主要包括射频识别技术、无线传感技术、云计算技术。

感知层作为物联网的核心和基础结构，是信息采集的关键要素。射频识别技术由电子标签、读写器和天线组成，其最突出的优点是非接触识别。电子标签的使用寿命长，可以反复读写和删除，并且在信息读取上不受尺寸与形状的限制，对识别对象的状态也没有严格的要求，可以实现移动识别和动态追踪，在图书馆信息化系统、门禁系统等领域得到了广泛应用。无线传感技术将传感器、通信技术相融合，适用于追踪和监测等任务，并且可以实时获取最新信息数据。云计算技术具有规模大、虚拟化、安全性强等特点，通过构建云平台可以将海量信息存储于虚拟空间，随时随地调取数据，还可将档案信息进行智能处理，因虚拟化的特点，其在一定程度上具有易保存、安全风险低等优势。

物联网技术应用于高校档案管理的意义

物联网技术应用于高校档案管理有利于实现管理信息化，有效提高管理效率。物联网技术可以利用射频识别技术的电子标签完成实体档案出入库登记工作，读写器覆盖档案馆后，仅需利用读写器读取信息，便可以实现信息的录入，节省人工贴标签、登记出入库的时间。读写器读取的信息与数据库中的信息相对应，通过网络便可实时监测档案的取出和存放情况，并能够及时发现异常，以便工作人员采取相应措施；还可以在线对档案进行整理，通过目录索引对档案信息进行及时完善，实现动态更新，大大提高了工作效率，扩展了服务范围，减少了人工成本。

物联网技术应用于高校档案管理有利于实现档案管理智能化，增强档案管理的安全性。基于物联网的門禁系统可以实现身份识别，自动判断查阅者的查阅权限，查阅者意图带离其权限外的档案时，门禁系统会自动发出警示或通知馆内安保人员。基于物联网的环境监测系统可以实现对档案馆内环境的实时监测，接收到不符合档案存储条件的信息时会自动进行调节。基于物联网的火警系统还可以通过传感器对烟雾进行实时探测，具有自动报警以及监控火灾位置的功能。

物联网技术在高校档案管理中应用的现状

技术应用层次浅，管理理念落后

随着高等教育的信息化发展，各高校都开始重视档案管理的信息化建设，但是大多数高校的档案管理工作仍然以人工管理方式为主，所使用的信息化系统仅发挥辅助作用，智能化程度低。具体表现为：在档案出库入库方面，台账不清晰，甚至存在人工记录与信息系统交叉错乱的情况；在档案查询以及信息完善方面，无法实现一键搜索精准定位，例如学生的评优资料入档时，需从大量档案中寻找评优相关档案，并将相关资料存入，效率低下；在档案存储方面，仅进行简单的文档录入存储，未进行分类归档，信息化建设之前的档案资料并未录入，以至于用户无法系统地查询结果；在软件配备方面，档案管理软件多为单机软件，仅具备单一的目录查询功能，难以满足档案管理工作者及学生的需求。

管理观念落后，高校领导层不够重视，认为在固有的管理模式中，浅层次的技术应用足以支撑具体的管理活动，仅看到了物联网技术相关投入所需的巨大成本，而忽视了物联网技术应用的广阔前景。还有一些高校尽管投入了足够多的资金，加强了自身的软硬件设备建设，但是管理人员的职业能力素养不足，甚至多数管理人员非计算机或档案管理专业出身，难以有效利用新技术开展工作，造成资源浪费；在软硬件设施损坏需要维护时，难以正确应对，阻碍了工作的有序开展。

软硬件配套不足，资金投入较少

物联网技术的应用需要先进的设备作为载体，先进的设备配置需要大量的资金投入。然而，高校领导层的档案管理工作理念陈旧，导致校方对现有资金进行规划时更多向校园建设、科学研究、教学用具等方面倾斜，而对档案管理工作的投入较少。投入不足又导致物联网技术在高校档案管理工作中的效用无法充分发挥，高校领导层无法看到实际的效果提升，导致投入的积极性愈发降低，形成恶性循环。

管理标准难统一，使用受到限制

高校对档案管理工作信息化、标准化建设的重要性认识不足，管理上缺乏系统的制度，具有较大的随意性。标准化建设不足的原因包含两方面：其一是管理制度难统一，各个高校的具体情况不同，档案管理制度的建立情况也不同，难以在区域内建立起统一的制度，导致物联网技术在我国高校档案管理中的作用不能得到充分发挥；其二是技术标准难统一，任何一个技术领域都需要统一的标准来规范，这样才能保持稳定的秩序，然而物联网技术领域在国际和国内都没有统一的标准，导致物联网技术的使用受到限制。

安全管理有风险，制度建设缺失

在科技飞速发展的时代，网络的广泛使用为各行各业的发展带来了更多可能，但同时黑客攻击、计算机病毒等形式多样的网络信息安全威胁也越来越严重，网络信息安全一直是社会各界高度关注的问题。物联网涉及的关键技术较多，高校在档案管理工作中对物联网技术的应用不够成熟，工作人员素质与技术要求不相匹配等问题导致电子信息或实体档案存在安全隐患。一方面是数据信息存储安全问题，高校学生档案体量大，其中涉及学生个人隐私的档案一旦泄露，对学生个人生活以及学校声誉乃至社会效益都会产生恶劣的影响，此外高校的财务档案、制度档案、合同档案等也面临被破坏、被盗取的风险。另一方面是实体档案存储安全问题，实体档案对存储环境有着较高的要求，空气污染、环境潮湿、光照过强、蛀虫蚕食等都对纸质档案的存储寿命有影响，因而需要对环境的各项指标进行监测，对存储环境及时进行调整。传统的档案管理方式仅依靠人工记录室内温度、湿度等，安全防护意识不强，忽视了对安全器材的维护，且档案数量庞大，盘点时间一般也相隔较久，并且盤点时仅检查外部基本信息，档案丢失或损坏都难以发现。

物联网技术在高校档案管理中应用的优化策略

转变管理理念，引进专业人才

高校需要转变档案管理理念，深刻认识到物联网技术在高校档案管理中的作用，将智能化档案管理作为管理工作的基本目标，积极引进物联网技术并加以创新尝试，充分发挥出物联网技术的最大效用。

先进的技术要有先进的人才来运用，因此要强化人才队伍建设。一方面，加强对档案管理人员的技能培训，以使其掌握档案管理专业知识、计算机相关知识以及相应操作技能为目标，制订培训计划，定期组织培训，使档案管理人员具备熟练使用相关技术设备的能力，能够运用信息化技术开展高校档案管理的各项工作。另一方面，在人才引进时，选择一些档案管理或计算机专业的相关人才，要求其在满足物联网技术使用基本技能要求的同时，具备软硬件维护方面的能力，在系统出现问题时能够及时进行修复，保障软件的安全稳健运行。同时，档案管理人员还应具备终身学习的意识，不断提升自身的道德修养和职业素养，积极主动地关注物联网技术及档案管理相关讯息，不断满足新时期档案管理工作的信息化要求。

加大资金投入，提高管理水平

先进的技术需要足够的资金来支撑，引进物联网技术需要诸多软硬件设备的支撑和大量的资金投入，而这些设施设备需要进行长期维护和更新升级，这就意味着后续仍需要大量资金来维持设施设备的运转。高校在做各项工作的预算时，要对资金进行科学合理的分配，给予档案管理工作足够的重视，充分了解档案管理信息化建设的重要性，并对相关技术知识进行充分调查和分析，实现资金效益最大化。还可定期排查校园硬件设备设施，针对破损严重、无法满足工作需要的旧设备，寻求变现渠道，在一定程度上补充资金。同时，高校应积极拓展融资渠道，构建多元化筹资机制，通过开设校办产业、科研成果转化应用、加强校企合作等方式，拓宽高校建设资金来源渠道，积极推进物联网技术在高校档案管理工作中的应用。

完善制度建设，构建统一标准

先进的技术需要完善的制度来规范。要将建立健全档案管理制度纳入高校管理计划中，切实把档案管理的各项工作落到实处。首先，细化档案工作人员的分工，提高部门人员之间的配合度，明确划分人员职责范围，确保各区域工作权责清晰。其次，要优化档案管理工作流程，系统制定档案的入库归档、保管存储、设备维护、查询借阅等制度，完善档案管理制度体系，对档案管理各项工作的开展进行严格规范，并对制度条例进行解释说明，使制度发挥约束和规范作用的同时，更好地发挥指导和强化的作用，最大限度地发挥物联网技术的价值。建立档案管理突发事件应急预案，增强档案管理人员的安全意识，提高其应对和处理突发事件的能力，保障档案管理工作有序开展。

加强安全监测，智能管理档案

先进的技术需要安全体系保障。物联网无线传输信号易被破坏，因此在电子信息安全方面，必须加强对计算机设备及档案管理系统的安全防护，将内网、外网结合使用，将涉及隐私信息的系统与外部公共信息网络进行物理隔离，防止内部涉密档案信息通过网络连接流入公共网络。实时监测物联网节点的安全性，防范恶意程序的侵入和攻击，保障电子信息安全。

在实体档案存储方面，充分利用物联网技术的实时性特点，将环境监测调节智能化。通过在档案室内安装传感器，实现对温湿度的精准实时监测，保护对环境要求较高的纸质档案，将温湿度监测与空调系统互联，当温湿度情况不符合档案存储的要求时，自动发送信息至空调系统，随即空调系统自动调节温湿度直至符合要求。将光照强度监测与灯光控制系统互联，当灯光控制系统接收到光照过强的信息时，自动调节灯光明暗度，同时向档案管理工作人员发出警示，提醒工作人员及时采取开闭门窗等防光措施。对一些价值较高的重要档案妥善保管，覆盖读写器信号，实时监控其移动轨迹。

在档案储存场所安全方面，实现火警监测与消防系统互联，在馆内安装烟雾探测器，在监测到有害气体浓度过高时自动快速报警，同时发出警报，通知档案管理工作人员迅速撤离，并与门禁系统互联，防止人员在撤离现场时因遇到阻碍而受伤。

综上所述，物联网技术应用于高校档案管理工作，可以实现档案非接触读取、实时监测、定位追踪等多项智能化功能，提高档案管理工作的质量和效率，更好地满足使用者的需求。同时，高校应当重视物联网技术应用中的诸多问题，积极转变档案管理工作理念，接收并学习新技术，引进和培育专业技术人才，通过多元化渠道筹集资金，合理规划，提高资金使用效率，制定严格的制度规范技术的使用。将物联网技术渗透到档案管理工作的方方面面，能够有效提高档案管理工作的水平和安全性。高校应不断创新利用物联网技术，对档案资料进行深度挖掘，充分发挥物联网技术的作用，使档案内容价值得到最大化发挥。

（作者单位：齐鲁医药学院）