合同档案管理中的主要风险与管理措施研究

摘 要：随着我国住房改革的不断深入，直管公房的发展得到了社会各界的广泛关注。直管公房的档案管理工作需要不断进行完善和加强，通过有效的档案管理，才能保证其在直管公房管理工作中的合理运用。本文针对直管公房档案管理存在的问题及对策进行了详细论述，希望能为直管公房的档案管理工作提供参考。

关键词：直管公房；档案管理；问题及对策

前言

新时代，我国形成了以企业为主体的市场化经营模式，带动了市场经济的快速发展。在市场经济模式下，企业经营过程中会产生较多合同档案，可以保证企业业务的顺利开展。但是，我国有些企业平时对于合同档案管理的关注度不足，表现出了漠视的态度，使得合同档案管理活动存在较多的风险，势必会给企业带来严重的经济损失，不利于企业在复杂的市场环境中取得竞争优势。基于这种情况，有必要结合企业合同档案管理的实际情况，深入探讨风险管控的有效方式。

一、合同档案管理中的常见风险

合同档案管理过程中存在多种风险，本文结合实际情况展开综合阐述，明确风险的具体内容。

第一，管理风险。管理风险是合同档案管理的常见风险，具体体现在合同格式、管理方法、只签不存、人治代替法制等。其中，合同格式是指部分企业没有严格按照《合同法》等法律法规进行合同拟定，导致合同存在格式错误、重要内容漏填等问题，直接影响了合同档案管理的最终效果；管理方法是指当前很多企业开始推动合同档案的信息化管理，但是，这种新型管理方法应用过程中也引发了一些问题，如忽视合同原件保护等，不利于合同档案管理的规范性；只签不存是指企业在签订合同以后，并没有将其递交给档案管理人员，导致合同档案信息缺失，很容易在以后承担不必要的法律困境风险；人治代替法制是指企业经营者过于认同口头承诺和人情关系，导致合同档案管理无法严格按照相关制度实施，提高了合同档案管理的风险水平。

第二，违约风险。合同档案是企业经营活动的凭证之一，具有一定的法律效力和约束力。但是，我国不少企业的领导者都缺乏足够的法律意识，导致合同档案管理面临一定的违約风险。比如，企业在人员招聘时，需要签订标准化的劳动合同。在合同没有到期并且员工没有违反合同内容的时候，企业不能随意开除员工。目前，较多中小企业的领导者并没有充分认识这一点，导致他们在员工招聘合同管理方面表现出了显著的随意性，导致在解聘员工的时候会面临较多的纠纷，很容易带来不必要的经济损失。

第三，保存风险。保存是合同档案管理的重要工作，能够充分保证合同档案数据的真实性和全面性。在纸质档案管理过程中，部分管理人员并没有做好防火、防盗、防潮等工作，平时对于纸质档案储存环境的管理存在缺位，导致合同档案容易在保存过程中出现损坏。在电子档案管理过程中，由于管理人员缺乏足够的网络安全意识和防护手段，使得电子合同档案容易出现泄漏与篡改，给企业经营发展带来了较多风险。

第四，其他风险。企业在合同档案管理过程中还存在完整性风险等其他风险。这类风险导致合同档案数据无法发挥预期的作用。特别是当前企业的内外部环境变得更加复杂，合同档案类型越来越多，管理要求也有所提升，很容易滋生各类风险，给企业的健康经营发展带来威胁。

二、合同档案管理风险的成因分析

合同档案管理风险会给企业的正常经营发展带来显著阻碍，不利于企业在市场竞争过程中取得优势地位。造成这种情况的原因比较多，下面结合我国企业合同档案管理的基本现状，从多个角度探索合同档案管理风险的具体成因。

1.法治意识欠缺

企业合同档案管理工作需要相关法律法规作为支撑，才能够较好避免不合规风险，提高合同档案的规范性以及档案管理的系统性。但目前部分企业领导并没有充分认识到这一点，导致企业内部法治意识欠缺，很多员工都没有法治意识。在制定合同档案管理内容的时候，由于管理者缺乏法治意识，使得这些管理内容的随意性比较强。在具体开展管理工作时，未能严格遵守相关法律法规的要求，导致合同档案管理面临不必要的风险，容易给企业带来损失。

2.管理制度不完善

完善的管理制度可以较好提高合同档案管理的规范性，使每一个管理环节都符合相关要求，避免出现不必要的风险。但是，当前较多企业在管理制度方面还表现得非常粗糙，导致档案管理人员在参与工作的时候无法得到较好的约束与参考，容易出现工作失误。此外，多数企业在合同档案管理方面没有全面引入岗位责任制，在风险处理的时候容易相互推诿责任，不利于合同档案管理质量的提升。

3.信息化推进速度较慢

我国已经全面进入了信息化时代，智慧信息技术直接改变了企业的管理格局。在合同档案管理领域中，如果能够灵活使用智慧信息技术，就能够起到事半功倍的效果。目前，我国较多企业开始在合同档案管理工作中应用信息化技术，实现了合同档案数据信息在网络环境中的汇总与流通。但从整体上来看，大部分企业使用信息化技术的层次还比较低，仅仅将信息平台作为储存合同档案数据的工具，并没有在管理业务中延伸，导致合同档案管理工作无法形成智慧管理新格局，需要在后续时间里进行针对性地改善与调整。

4.风险处理滞后性显著

企业合同档案管理风险具有一定的客观性，同时，在爆发以后很容易带来难以挽回的损失。因此，企业应该在平时做好合同档案管理风险类型与特点的分析，同时还要提前制定多种风险处理举措，设计相应的应急预案体系。但是，结合当前我国企业的实际情况来看，较多企业都表现出了事后管理的显著态势。即只有在合同档案管理风险全面爆发以后才介入处理，导致风险事件造成的影响都非常显著。除此之外，较多企业处理合同档案管理风险的方法也比较单一，无法结合实际情况选择针对性地处理方案，给企业带来了较大的赔偿压力。

5.档案管理人员素质不高

企业合同档案管理工作是比较复杂的，要求管理人员具有丰富的知识储备和熟练的操作技能，才能够提前甄别各类风险，并采取针对性较强的风险控制策略。但是，结合当前的实际情况来看，较多企业对于档案管理高素质人才的重视程度都不高，在平时也没有结合合同档案管理工作做好人才储备，使得企业在职的档案管理人员并没有较高的风险管控意识，面对合同档案管理风险无法采取有效的措施。此外，较多企业也没有做好档案管理人员的专项培训教育活动，很难保证员工自身素质水平有效提升，最终也就很难保证合同档案管理的质量。

三、合同档案管理风险的防范措施

合同档案是企业经营发展的重要资料，一旦爆发档案管理风险，将会给企业带来不可挽回的损失。因此，我国企业应该充分重视合同档案管理风险的管控工作，了解自身在这方面的风险水平，并提出针对性较强的防范方式，保证合同档案管理工作的整体质量。

1.提升合同档案管理的法治化水平

合同档案管理风险控制的关键就是提高法治化水平，只有严格遵循我国相关法律法规，合同档案管理的规范性就能够有所保证，确保合同档案可以发挥预期作用。这也要求企业在经营发展过程中可以积极引入法治观念，提高档案管理的法治化水平。一是加强《合同法》等法律法规的学习。企业档案管理部门应该定期组织内部员工学习《合同法》等相关法律法规，同时，还要在部门内开展关于法律法规知识的考核，并将考核结果纳入绩效评定中。通过这种方式，企业就能够显著提高档案管理人员的法治意识，在企业内部逐步营造良好的法治环境，给合同档案管理的高质量进行提供相应的基础。二是结合法律法规制定合同档案管理内容。企业应该依托《合同法》等法律法规，以及行业内关于合同档案管理的其他标准范式内容，形成完善的合同档案法治化管理方案，保证每一项管理内容都严格契合法律法规的相关要求，切实提升合同档案管理的法治化水平。

2.构建完善的合同档案管理制度

合同档案管理风险管控需要规范的管理制度，才能够保证档案管理活动井井有条，避免因为制度不完善而带来的诸多风险。

第一，制定精细化档案管理制度。企业需要结合合同档案管理的具體工作内容，设计各个管理环节的具体制度，使档案管理人员可以依照制度开展本职工作，提高合同档案管理工作的规范性。特别是在合同档案数据归档的时候，一定要结合不同部门的工作性质与具体内容，设计针对性较强的归档制度，保证所有合同档案都可以顺利归档。

第二，制定档案管理岗位责任制度。企业应该结合合同档案管理工作岗位内容，全面引入不同岗位的责任制度，以对员工产生约束，提高合同档案管理的规范性，避免出现不必要的管理风险。

3.推进合同档案智慧管理体系

信息化技术的应用可以显著提高合同档案管理的整体效率，同时也能够有效防范合同档案管理风险。因此，企业应该加快推进合同档案管理的信息化建设进程，最终形成合同档案智慧管理体系。这也要求企业可以整合信息化管理资源，建立功能齐全的档案管理信息化平台。在设计平台功能的时候，企业应该结合合同档案管理的具体工作内容，使信息平台可以在实践工作中得到较好应用，发挥预期的战略作用。基于风险管控的角度来看，合同档案管理信息平台可以引入大数据、云计算、人工智能、专家系统等多种模块，实现合同档案数据信息的智慧化分析，在发现风险的时候能够提前预警和智能处理，显著提高合同档案风险管理的整体水平。对于档案管理人员来说，应该尽快使用信息化管理模式，明确信息化档案管理带来的新风险，借助于智慧信息模块增强风险管理效率。

4.灵活使用多种风险处理举措

在合同档案风险管理过程中，企业应该灵活采取多种风险处理措施，有效降低合同档案管理的风险水平。

（1）技术措施

这类风险处理措施在工程类项目的施工合同档案风险管控中比较普遍，同时也能够取得较好效果。比如，承包商在面临设计变更较多且费用难以估算准确的项目时，可以充分利用自身技术资源，寻找合理化方案，使原本粗放化的施工项目能够变得精细化，降低项目合同存在的风险，充分保证自身的经济效益。

（2）经济措施

在很多合同档案管理中，都出现了资金困境带来的风险。因此，企业可以综合评价合同档案的具体情况，适当加大资金投入，避免后期承担违约风险。

（3）保险措施

在合同档案管理中，企业可以通过购买保险来降低风险爆发自身所承担的损失，但在具体选择保险类型的时候，企业需要结合自身需求灵活购买，不能出现盲目选择保险而带来不必要的资金浪费。

5.提高档案管理人员的素质能力

在合同档案管理过程中，管理人员的素质能力是非常关键的，直接决定了风险管控的最终效果。因此，企业应该切实提高档案管理人员的素质能力，增强其风险意识和管控能力。

一是做好风险管控的相关培训。对于企业来说，应该在平时做好档案管理人员的专项培训教育工作，切实提高人员的风险控制意识。在具体培训的时候，培训讲师应该做好合同档案风险点的讲解，提高档案管理人员对于各类风险的敏感度，提前感知风险，并且在风险出现后可以采取针对性较强的处理措施。比如，通过提高对于相关法律法规的掌握水平，以及合同条目语言的敏感度，可以较好甄别合同档案的违规风险等。通过这些专项培训教育活动，能够显著提高档案管理人员的专业能力，提高风险管理的综合效果。

二是做好档案管理队伍的成员更迭。在新时代背景下，企业合同档案管理变得更加复杂，对于管理人员的专业能力有了更高要求。因此，企业也要结合合同档案风险管理的需求，进行档案管理团队素质能力的审查，最终实现档案管理人员的灵活更迭，给合同档案风险管理工作提供较好的人力支撑。

四、结束语

综合来看，合同档案管理的风险管理工作是非常关键的，可以保证合同档案管理规范进行，充分发挥档案数据的作用。对于企业来说，需要提高合同档案管理制度的规范性，组织档案管理人员积极学习现行法律法规，同时还要提高内部档案管理制度的合理性。同时，在当前信息化时代背景下，企业还要灵活使用现代智慧信息技术，主动防范各类合同档案风险，提高合同档案管理的前瞻性与系统性，使合同档案管理风险能够得到较好控制，促进企业在复杂的市场环境中高质量发展。

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（作者单位：延长油田股份有限公司子长采油厂）

作者简介：冯春（1986—），女，汉族，陕西延安人，专科，助理馆员，研究方向：档案管理。