员工档案进入信息化时代

高文静

当前，我国各个组织机构在数字化建设方面仍处于摸索阶段，较为成熟的领域主要集中在销售、配送以及生产、采购等领域，人力资源管理等职能领域数字化程度不深刻，也不成熟。数字化时代已经是现在进行时，而我们要做的是数字化向智慧化的升级转型。之所以有数字转型，根本目的就是想借用计算机的能力来帮助我们做数字信号的各种处理，从而获得我们在模拟环境下不具备的能力。以员工档案管理为例，信息数据的处理人也可以做到，但是当我们面对数以万计的档案资料，庞大的人力成本是组织难以承担的。而档案信息化就是模拟空间向数字空间迁移的过程。之前的数字档案即扫描数字化，仅仅是档案工作转型的第一步，还需要管理治理重建重构秩序等智慧化功能。尤其在传统的人事管理方面，想要结合数字化技术进行转型和发展，还需要一定时间的探索。这个最基础的人事管理如何与大数据结合起来，以实现人和事的统一，需要从思维上、技术上、人员配置上进行转型。

加强档案信息化建设

以往的档案管理工作，主要通过人工方式进行整理和存儲，档案存储的效率往往较低，也会出现较多的人工失误，影响档案管理的实效性。现如今，推动档案信息化发展，则能够借助大数据技术进行数据整理，可以将大量数据信息自动存储计算机中，有效地减少了信息处理的时间，能够提升档案整理的效率，也不用占据较多的空间，减少了档案存储的成本。而且，在档案信息化建设中，也能够在信息系统中进行自动备份，有效地防止数据信息丢失，确保数据信息的完整性。

档案信息化建设不仅有利于优化档案存储方式，还能够为档案信息查询工作提供更大的便利，提高档案使用的效率。在以往的纸质档案管理中，要对档案信息进行查询，则需要对较多的纸质档案进行查找，耗费较多的时间，无法在较短的时间内获取目标文件。而在档案信息化发展中，档案信息能够分类存储在相应的信息系统中，在查询有关信息时，可以借助检索功能，通过检索关键字即可获取所需要的资料，这样极大地缩短了信息查询的时间。

档案信息化面临的挑战

●大数据技术水平有待提升

多数组织内部的信息技术水平还较低，大数据技术应用还不够成熟，无法有效地发挥信息技术在档案管理中的作用，阻碍档案信息化进程。一些组织在档案信息技术研发方面缺乏重视，信息技术创新能力较低。大数据技术的发展，对档案信息化建设工作也提出了更高的要求，这就需要强化技术创新，结合档案管理的实际情况，制定个性化的信息管理系统和平台，而单位自身的信息技术水平还无法满足档案信息化发展的要求，影响档案信息化建设的成效。

●档案信息化系统缺乏安全性

在档案信息化建设中，不仅要关注档案管理体系建设，还要做好信息系统维护工作，要确保档案信息化的安全。但是，较多单位对档案信息化安全维护工作缺乏重视，不能定期对档案信息系统进行检查和修护，从而会造成信息系统更新不及时、系统存在漏洞等问题，影响档案信息系统的使用效果，还更加容易受到外部人员的入侵，导致内部档案信息资源遭到泄露，增加了档案管理的风险。

●综合型人才较为缺乏

许多组织针对档案工作人员缺乏良好的培养体系，无法为档案人员专业能力的提升提供较大的帮助，使得内部档案人员的综合能力缺乏明显的提升。而且，较多档案工作人员对信息技术的了解不足，对档案信息化建设也缺乏有效的认知，这就使得档案信息化复合人才较为缺乏，无法有效地满足档案信息建设工作的实际要求，影响档案信息建设的质量。

利用大数据强化档案信息化建设

●提高档案信息化系统的安全性

大数据下，档案信息建设过程中面临着严重的安全问题，这就需要加强对档案信息系统的安全维护，要确保系统的稳定、安全运行，这样才能够更好地发挥信息系统的作用，确保档案管理工作的良好落实。要提高内部的信息技术水平，要构建专业性较强的信息技术人才队伍，促进档案信息系统和平台的高质量建设，促进系统和平台的高效运行。此外，还需要定期对档案信息系统和平台进行维护，要及时地检查系统是否存在漏洞，对可能存在的问题采取有效的防范措施，降低系统被病毒、木马入侵的风险。提升档案信息化系统的安全性，可以解决海量电子档案数据的安全长久保存问题。因此，组织迫切需要采用先进的计算机技术，大力建设电子档案安全存储平台，为海量电子档案的长久安全保管创造一个良好的环境。

●虚拟现实技术的档案数据备份

实体档案由于存储不便、查找耗力、规格特殊、形态各异等特点，使档案工作开展困难。通过虚拟现实技术的使用，减少对档案的调用，记录档案存储位置，形成独立的虚拟存储空间，并与现实档案管理工作结合，能够有效提升档案管理工作的规范性，解决实物档案备份问题、保存问题和损耗问题。数字资源主要分为在线数据、近线数据和离线数据。大数据技术具有实时性和动态性特征，因此，数字资源的三种形式都是采集对象，为使数据具有代表性，需要对数据收集方式进行调整。虚拟现实技术能够将档案数据化，便于工作者查找相关的档案数据，使数据查找的结果更加直观，数据查找过程更加便利。

●加大资金支持

在档案管理信息化建设工作中，往往存在资金投入较少的问题，使得档案信息管理系统无法升级。因此，要加大资金支持，涵盖信息资源的采集、接收、整理、保管、鉴定、统计、利用等全过程规范化管理，提高档案馆业务管理的效率和资源服务的安全可靠性，满足利用者和档案管理者的需求。

●强化复合型人才队伍建设

大数据下，想要实现档案信息化，组织应采用先进的设备和信息技术手段对档案库房进行准确、实时、高效的全面动态管理。这对档案工作人员的能力提出了更高的要求，需要档案工作人员能够多元化发展，更好地满足档案信息化建设的要求。要针对档案工作人员定期开展专业技术培训活动，对档案管理相关的规定、专业知识、计算机技术、档案信息平台等内容进行讲解，推动档案工作人员多元化发展，提升工作人员的综合能力。相关员工应具备超级管理员资质，通过掌握档案上架、案卷实时登记、案卷清点、人员出入库管理、档案查询等流程，可实现管理方式无纸化、档案存储位置图形化和数字化、进出库手续自动化的现代化档案管理工作，使整个档案管理水平实现飞跃。另一方面，组织可以与当地高校进行合作，共同培养专业性较强的档案信息人才，加强专业档案人才储备，拓展内部档案信息人才队伍，提升档案人员的整体能力，更好地发挥档案人员的工作潜能，为档案信息化建设提供有力的支持。

●建立智能检索和共享服务平台

通过局域网智能检索门户，对组织内部档案进行检索。结合数据库技术、面向对象开发技术、信号处理、微弱信号检测等技术，实现对库藏实体档案和人员进行感知、跟踪管理。运用“数字档案馆”实现实物档案管理的可视化，主要以物联网为基础，通过物品信息的交换和通信，就能对档案进行识别、定位、追踪、监控和管理，实现档案的系统化和精细化管理。在档案管理中，凭借电子标签、阅读器、服务器等基础，实现档案管理环境建设，再以自动感知、智能调节、档案追踪等功能，实现实物档案管理监控，从而提升管理效率，降低管理成本。

大数据时代下，档案管理建设需要不断加强创新力度，围绕核心业务和核心价值，建立数字档案管理模式，挖掘数据价值，建立档案管理数据共享制度，推动云计算基础设施建设。建立数字化档案管理基础，重视云计算基础创新，开发语义分析、数据挖掘、虚拟现实等新技术的使用。同时，互联网下的档案管理制度也存在资源浪费和数据保密问题，为解决服务问题，档案管理部门要建立完整的数据调用制度，保持档案信息的机密性和开放性。

作者单位 山西警察学院