勇做团队作战的急先锋——开展档案数字资源归集共享试点工作的几点做法

朱宝生 周友泉/绍兴市上虞区档案馆

按照习近平总书记关于档案工作“三个走向”重要批示精神，一年来，绍兴市上虞区档案馆统一思想，统筹兼顾，扎实开展省档案数字资源归集共享试点工作，已向省档案数据共享中心平台归集婚姻、出生医学证明、土地承包、山林延包、移民、知青、公证、不动产等民生档案全文数据135.7万件、开放档案13.2万件、疫情防控和脱贫攻坚专题档案数据2.6万件、音视频档案7.1万件，公开出版的编研成果数据20条，网上展厅数据5条，镇馆之宝数据2条等，得到省档案馆的充分肯定。我们通过强化“四力”，较好地完成了试点任务。

1 放下顾虑，统一思想，强化试点推进定力

1.1 提高站位，充分认识试点工作的重要性。在省档案馆提出档案数字资源归集共享试点计划后，绍兴市上虞区档案馆充分认识到数据归集共享既是落实数字化改革“制度重塑、流程再造”“打破壁垒、一贯到底”“共建共享、服务民生”要求，实现全省档案工作一盘棋发展的需要，也是提升地区档案数字化水平的重要机遇。为此，在绍兴市档案局、档案馆的支持下，主动提出试点申请，成为6家试点单位之一。

1.2 形成合力，通过多种形式宣传试点意义。确定试点后，在区分管领导的协调下，得到改革办、财政局、大数据中心等部门在资金、项目和技术上的大力配合。同时，档案馆内部也多次召开专题会议，统一思想，明确数据归集共享工作不是做不做的问题，而是怎么做，怎么做得好的问题。全馆上下形成了强大的试点合力。

1.3 落实责任，形成层层负责、分工精细的责任机制。在充分认识试点工作意义的同时，我们将数据归集工作作为一项持续的、长期的业务工作进行通盘考虑，形成了馆长抓总、分管副馆长具体负责、信息技术科具体实施、各科室协调配合的共享数据归集长效机制，建立了信息技术科科长提出申请、分管副馆长审核、馆长审批同意后由数据中心管理员上传省平台的数据归集流程。通过明确的责任、完善机制，扎实推进档案数据共享归集工作。

2 守好底线，确保安全，强化数据清洗能力

2.1 科学把握数据数量、质量和安全之间的关系。数据的数量、质量和安全是数据归集共享的一个核心问题。数据量少，就形不成档案大数据，利用效果就差；数据质量差，会出现数据无法利用或利用错误的问题，共享效果就差；数据涉密或涉敏，就会引发数据安全事故。为此，在试点过程中坚持全量数据归集和全量数据质检同步推进，数据共享归集和数据安全两条腿齐步迈进的原则，既做到归集的数据就是可用的数据，又做到共享的数据就是安全的数据。

2.2 科学制定数据上传的实施计划。为确保试点任务能按时高效完成，注重把牢数据上传节奏，严格按照试点工作时间节点，做到计划先行，按步推进，形成《浙江省档案数据共享中心数据汇交台账》，明确归集数据的类别、名称、馆藏数量、平台上传数量以及详情说明，确保试点工作底数清、情况明、问题准、措施实。一是摸清底数，确定归集档案的门类、全文数字化情况；二是细化归集档案的条目数量、全文数量；三是科学筛选，确定归集数据的优先级别；四是分批上传，确保质量好、条目著录齐全、OCR识别正确率高的数据优先上传。

2.3 科学做好上传数据的安全检测。这次归集的开放档案数据涵盖了各个历史时期的馆藏档案，涉及大量的文书档案，由于早期档案数字化扫描质量较差，开放审核标准不统一，审核结果为开放的文书档案中可能存在不宜共享的数据。对于数据中可能存在涉密、涉敏问题，采用人机结合的方式，对拟上传的档案数据进行涉密、涉敏自查。一方面向区保密办购买专用涉密文件检测工具，通过软件工具进行涉密检测；另一方面专门落实2名员工，对档案数据进行人工检测。通过两次筛查，确保了上传数据的安全可靠。

3 主动求教，提升业务，强化处置应变能力

3.1 坚持多问，主动求解。通过网络和系统平台向省档案馆归集数据，由省档案馆通过统一平台主动为社会群众提供档案数据，对于各地档案馆都是首次，在全国也属于先行先试，碰到问题属于正常情况。为此，在试点过程中，坚持实事求是，遇到问题想办法主动求解。碰到标准把握不准、系统操作不顺、上传数据异常等问题，一方面加强与其他试点单位联系，共同探讨解决办法；另一方面主动向省馆领导和技术专家咨询请教，提供技术帮助。

3.2 科学筛选，稳步推进。档案数据归集的源头是馆藏档案数据，而馆藏档案数据存在质量不一的问题，为解决好这一问题，必须做好拟归集档案数据的甄别和筛选。如在编研成果数据归集中，初步筛选的编研成果有118种，这些编研成果质量不一，价值不一，有些编研成果在组织文字材料时比较麻烦。为此，根据实际，确定以公开出版为标准，阶段性归集20种编研成果，在“浙里档案”展示时，取得了较好的视觉效果。

3.3 综合研判，提升业务。业务标准、业务规范是数据归集工作的保障。如在传统载体档案移交接收中，我们完善了移交接收办法，在实体档案移交接收中前置档案数字化成果移交，将档案数字化成果检查置于档案实体检查之前，为今后的数据归集工作积累了丰富的档案数字化资源。为确保开放档案数据归集的数量和质量，我们按照最新的档案开放审核办法，举办了专题业务培训，组织全馆力量重新对1949-1989年之间开放档案进行复核，系统性地解决了较早时期档案开放审核工作中存在的以卷为单位审核所带来的问题，保证了开放档案数字资源归集的质量。

4 统筹兼顾，数字赋能，强化数据汇集实力

4.1 抢抓机遇，加快形成数字档案资源体系。牢牢抓住试点机遇，统筹兼顾，快速推进档案数字化改革，抢抓档案数字资源建设。实施350万页的档案登记备份数字化成果采集，进一步完善17种针对性较强、实用性较高的档案专题数据库，加大行政权力事项电子档案和电子公文档案的接收力度，开展公共资源交易中心建设工程电子招投标文件的在线归档，快速形成了适合数字化改革需要的数字档案资源体系。

4.2 深耕细作，提高档案AI辅助开放审核组件功能。为提高馆藏档案开放审核效率，在完成省档案局“两组件一应用”试点建设的基础上，继续优化档案AI辅助开放审核组件，形成开放审核流程标准，建立档案馆和档案形成单位线上联审通道，开发档案开放审核数据跑道，通过AI辅助提高档案开放审核效率，完成了馆藏满25年共150万件档案的开放审核工作。

4.3 放眼未来，不断夯实档案数字资源归集共享基础。在全力完成试点任务的基础上，科学谋划数字化改革项目，夯实档案数字资源归集共享基础。一是加快对馆藏利用频率高的民生档案历史数据的清洗工作，分批次推进民生档案数据库目录字段校对、补充和完善，建立利用价值更高的档案专题数据库。二是实施区不动产业务系统电子文件归档和管理国家级试点，推进智慧档案综合政务服务系统与业务部门自建系统的归档功能对接，加快推进区无纸化办公系统电子公文归档进程，扎实做好政务服务事项电子化归档，不断提高电子档案在馆藏档案资源中的比重。三是抓好智慧档案综合政务服务系统的升级改造，加快设备更新换代和系统用户向行政村、社区的延伸覆盖，不断优化系统功能。

下一步，绍兴市上虞区档案馆将继续按照省档案馆的统一部署和要求，真抓实干，奋勇争先，汇集更多、更好、更强的档案数字资源，为“浙里档案”增光添彩。

绍兴市上虞区档案馆业务系统