医院大事记编写难点与对策——以德阳市第六人民医院为例

■郭欣仪

一、医院大事记编写的概念及作用

大事记是按照时间顺序简要记述一个地区、一个单位在一定时间、一定范围内发生的意义重大、影响深远或具有一定历史价值的重大事件或重要公务活动的档案参考资料，是档案编研成果的一种表现形式。对于医院来说，大事记主要记录医院组织沿革、人事变动、业务技术、行政管理、文化宣传等方面的大事、要事，是医院医疗、护理、科研、教学、管理等方面重要事项的备忘录，也是为医院发展和各项工作开展提供借鉴和参考的可靠信息来源，它既可以清晰、全面地反映医院的发展脉络，又能够补充档案史料的不足，为医院宣传及编史提供素材，在医院的档案工作中具有重要的意义和作用。

二、医院大事记编制的原则

（一）科学取舍，综合评判

从大事记的定义我们可以看出，“意义重大、影响深远或具有一定历史价值”的大事、要事才应被记入大事记中，因此大事记的编制人员应对素材进行认真筛选，把握全局的、核心的、价值高、影响大的事件，做到大事突出，要事不漏，切忌流水账式地记录大量常规性、事务性工作，如“2023 年4 月3 日ICU 进行院级疑难病例讨论”、“2023 年5 月5 日各部门各科室按要求组织人员进行手卫生培训”等则不必要记入医院大事记中；同时，由于大事记的编写人员一般为办公室工作人员，对于重要公文、人事变动等事宜较为敏锐，而对医院医疗、科研上的新项目、新技术进展等不太熟悉，容易疏漏，故大事记的编写应对于所收集到的材料进行科学取舍、综合研判，防止重要信息被掩盖，使大事记失去记录的意义。

（二）真实准确，客观全面

原始记录性是档案的基本属性，作为档案编研成果的大事记也应确保其真实性、客观性，以便查考。就其真实性而言，首先，大事记记录的时间需准确，以年为纲，按月、日顺序排列，如日期不详且无法考证的，排在当月的最末；如月份不详且无法考证的，则排在当年的最末[1]，人物姓名、职务、单位名称等应写全称，重要文件如获奖、专利、人事任免等，还应附上发文机关及批准文号等；其次，若发现多份材料对同一事项描述不一致的情况时，应仔细查考，尽量采纳原始记录上的信息，最大程度还原事件原貌。就其客观性而言，大事记既要收集本院在发展中取得的进步、成绩等正面信息，也要记录在改革中出现的新问题、新事件等负面信息，做到“报喜也报忧”，经验教训都应兼容并蓄，全面反映；同时，应注意减少不必要的评论，以记述为主，直陈事实，一条一事，简洁精炼，不随意添加主观褒贬臆断。

（三）要素齐备，连续完整

一个大事记条目一般包括背景、时间、地点、人物、活动、结果等要素。如果某一条目具体日期不详、主体人物缺失、表述含糊不清、没有事件结果，就无法针对该条目追溯事件原始依据，使得大事记的利用价值大大削弱。如“2023 年1 月12日我院组织看望慰问4 名乡村振兴干部”，应写明慰问的主体是谁，被慰问的干部具体是谁，慰问的地点在哪里，慰问活动解决了什么实际问题等；“2023 年5 月7 日国家卫健委专家来我院开展调研工作”，应写明具体调研内容是什么，上级专家做出了什么重要指示或提出了什么具体要求，我院参与调研的领导是谁等。此外，因有时大事记记录的事件没有原始档案材料，如领导临时召开的重要现场会议，陪同到访来宾参观等，需要将视频、照片或PPT 讲稿等内容提炼、归纳为大事记条目，也需要做到要素齐备、措辞严谨、简洁精炼，记述完整。还有些重要事件是长期持续的，可在实际编写过程中，在编年体的基础上适当使用纪事本末体，将重要事件的脉络连贯、完整地呈现出来。

三、医院大事记编写的难点及对策

（一）完善制度保障

大事记编写工作是一项系统工程，不能仅依靠办公室人员或档案人员，应由全医院各部门相互配合，协同完成。我院大事记编写工作开展以来，笔者发现第一个难点是各部门、各科室选取“大事”的标准不统一，上报信息的质量良莠不齐，存在描述模糊、要素缺失等情况，且报送的积极性不高。探寻对策，笔者认为，医院要开展大事记工作，应征得领导同意，在党委领导下的院长负责制下建立院科两级大事记制度，明确规定医院大事记工作的背景目的、组织领导、规范流程，大事记的收录范围、收集渠道、编制要求、报送方式等，每个部门固定1- 2 名信息员，定期由医院档案人员或外聘专家对信息员进行业务培训，确保信息员掌握大事记的入选标准，不断提高编写质量，此外，还应有明确的奖惩制度，或将大事记工作纳入到科室绩效考核中，将报送数量、质量制定为可量化的指标，激励全院上下积极为医院大事记的编写提供优质素材支撑，才能让大事记编写工作细水长流，持续高效、优质开展。

（二）明确收录范围

为使医院各科室信息员明确大事记的入选标准，使大事记的编写工作对非档案人员更具可操作性，笔者根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（国家档案局令第8 号）》，结合多年的档案工作经验和医院行政工作经验，初步拟定医院大事记收录范围，力求横向可反映医院各方面工作全貌，纵向可反映各具体事件的过程、结果和影响。

1、医院、院区、科室、病区的设置、撤销、合并、更名、迁址等变化；

2、医院中层以上干部的人事任免文件；纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料；

3、上级有关部门对本院工作的重要指示、决定、批复，医院贯彻落实上级部门的政策措施和重要工作部署[2]；上级部门对医院各项工作的评估、检查、监督、指导情况；重要的接待工作及本院主要领导人参加的重大活动；

4、医院重要发文及印发的重要规章制度；医院召开的重要会议及其决议、决定；

5、本院临床、教学、科研、学术、出版等成果及其重大影响，新技术、新项目的开展；医疗、护理、管理工作中发生的重大事故或严重差错；

6、医院建设项目的立项、竣工等重要节点，医院大型设备的购置及重要项目合同、协议的签订；

7、医院及职工获得的国家级、省级和市级重大奖项、受到的重大处分及撤销；

8、本院发生、参与的重大舆情、重大突发公共卫生事件；

9、院外权威媒体发布的涉及本院工作业绩及批评的重要新闻报道；

10、反映本院重要工作动态、具有典型经验的工作亮点及其他具有历史意义、科研价值、影响深远的事件。

（三）拓宽收集渠道

《十四五全国档案事业发展规划》提出，新一代信息技术广泛应用，迫切要求创新档案工作理念、方法、模式，加快全面数字转型和智能升级[3]。充分利用互联网时代新技术、新手段，拓宽大事记收集渠道，也是解决目前我院大事记素材收集困难的有效方法。具体来说，可以从以下六个方面进行收集：一是向各科室收集。这也是我院目前大事记收集工作采取的主要形式，但为了保证信息报送的质量，应完善制度保障，并对报送人员进行规范化培训；二是从医院院长办公会、党委会（党支部会）、中干会、专题会等院级以上会议纪要中选取。尤其是“三重一大”事项，应纳入大事记收集范围；三是从医院往来公文及院级发文中选取，大事记中引用正式公文中的内容也可做到真实可追溯；四是从本院的官方媒体中选取，如办公平台、官方网站、官方微博、官方微信公众号等。需要注意的是，由于媒体形式不同，官博、官微的语言风格可能更生动活泼，纳入大事记中应做适当调整，采用标准严谨的书面语进行描述，并将视频、照片等内容适当加以提炼；五是从外部媒体、公开发行的书籍期刊等途径收集。涉及本院的大事若被外部权威媒体报道或被公开发行的书籍期刊收录必然说明事件影响较大，引起广泛的社会关注，需注意鉴别事件真伪，确保事件描述客观全面；六是从一些在突发事件、重大舆情等情形留下的音视频资料中提炼。有时事发突然，并未形成文字材料，只有零星的音视频材料记录了事件情况，可作为其他收集渠道的补充。

（四）加强宣传利用

大事记作为档案编研材料的一种，其生命力在于宣传利用，编写大事记的最终目的也不仅仅是将其作为另一种档案而进行归档后束之高阁，而是通过大事记让医院员工、社会外界更了解医院乃至更了解本地区医疗卫生行业。编写大事记的过程，本就是促进医院员工、领导更加了解医院、热爱医院的有效方式，让员工感受到记录医院的历史人人有责、人人参与的自豪感，也是展示医院技术实力、管理风采、文化建设的重要途径。因此，我们应利用各种线上、线下相结合的方式对编撰的大事记进行宣传，如在院内办公平台、官方网站、官方微博、官方微信等进行发布，有条件的还可定期结集成册进行印制或出版。德阳市第六人民医院还创新了拍摄医院大事记短视频的方式，大胆启用普通员工“新闻主播”，以视频的形式播报月度大事记纪实，并在线上媒体发布，展示医院风采，其活泼的形式、广泛的受众面、较强的传递性和可观看性，使得医院的宣传工作上了一个新台阶。此外，对于医院主导或参与的重、特大事项，如关键技术突破、重大攻关成功，或者获得重要荣誉、参与地区重大抢险救灾及公共卫生事件等，还可使用纪事本末体以专题的形式进行编写，开发年度亮点，为区域地方志的编写提供素材。

四、结语

医院大事记工作是档案人员发挥专业优势，为医院创造文化价值的有效方式，也是延续和传承医院记忆、全面记述医院整体发展状况的重要途径，是一项有意义、需持续、长积累的工作。把好来源关、扩宽渠道关、做好整理关、加强宣传关，有利于规范医院大事记编写工作的开展，充分发挥其决策参谋、史料查考的作用。