电子公文归档有力提升机关档案工作水平

■张祖礼

2021 年6 月，省地方金融监管局正式启用省协同办公系统，将持续了多年的线下处理公文转移到线上办理，在处理电子公文的归档环节，利用省级机关非涉密电子档案管理系统，整理移交电子公文档案，实现电子公文和电子档案全流程、一体化管理。截至2023 年10 月末，全局通过线上收集整理电子档案2388 件，移交进馆636件。由于电子档案与传统纸质档案具有同等效力，自从使用“省级机关非涉密电子档案管理系统”以后，办公室的同志再也不用逐页逐件将纸质文件整理扫描归档，大大提高工作效率，减轻了工作量；由于与协同办公系统对接，通过“最多点一次”就能够把处理完毕的电子公文全盘推送过来，再也不担心归档材料不齐全不完整的问题；由于从电子公文处理到归档管理都遵循相同的安全保密要求，保密管理工作一以贯之、协调统一，再也不用担心安全保密问题，确保档案的真实性、完整性和安全性。我们的主要做法：

一是落实条件。按照电子档案管理规范，配备了3 套专用电脑和打印设备，并与互联网物理隔离。完善管理制度，落实岗位职责，选配精干力量，文件收发岗与档案管理岗互为AB 角。档案管理员能够全面掌握全局收发文件，以及归档前期公文处理情况；文件收发岗的同志也能提前了解电子档案整理要求，在公文处理环节提前完善相关要件。

二是争取支持。加强与省档案局沟通，积极争取电子档案管理处等相关处室给予业务指导和技术支持，完成了“省级机关非涉密电子档案管理系统”的运用初始化，确保业务对接和系统衔接稳步推进。在电子档案整理移交环节，遇到问题，我们及时请教省档案局的同志，请他们给予指导帮助。

三是严格规范。公文处理环节具有归档权限的人，通过协同办公系统将办结公文推送至“省级机关非涉密电子档案管理系统”以后，档案管理员按照电子公文归档规范，进一步完善“机构问题”、“保管期限”、“归档部门”等要素后，即按照工作流程进行整理、编号、四性检测，形成规范的电子档案，并定期向省档案馆发起移交任务，及时将电子档案移交进馆。

四是从严管理。尽管协同办公系统和“档案归档移交管理系统”都明确不得处理涉密文件，但在两个系统的使用维护中，我们坚持从严要求，从严管理，规范技术维护操作，防止一些“依法不予公开”的文件因为工作疏忽流入社会。比如，机关办公电脑运维服务外包后，我们要对驻场人员进行相关考察，完成驻场谈话后签订《保密承诺书》方可进驻单位办公。又比如，在电脑维护过程中，收集整理档案的电脑需要检查维护和调试时，必须由电脑使用人员报请办公室分管领导同意后，方可安排电脑运维服务人员开机调试，调试过程中由档案管理员全程监督，整个操作置于安全保密环境下进行。

电子公文归档管理有力提升了我局档案工作的质量与效率，下一步我们将进一步完善有关制度，扩大电子档案应用范围，不断推进机关档案工作转型升级。