高度重视 有力保障 规范操作 扎实做好电子公文归档工作

■李兴鹏

省档案局2022 年7 月安排加快推进机关电子公文归档工作，省林草局认真执行有关规定，严格标准，规范程序，于2023 年3 月顺利实现局机关电子公文归档，主要有以下做法。

一、高度重视，深化电子公文应用

省林草局一直把做好档案工作作为搞好自身建设、服务决策、提高办事效率的一项重要基础工作，配齐了硬件设施，配备专职档案管理人员，每年经费预算足额保障，先后投入140 余万元，对2007 年以来永久和长期保存的非涉密纸质文书档案，全部进行了数字化并移交省档案馆，实现存量档案数字化。2021 年1 月，林草OA系统正式上线，局主要领导、分管领导高度重视，统一思想，强力推行全流程无纸化处理非涉密公文，明确一位二级巡视员牵头，组织局办公室等部门，多次与技术团队对接，优化流程，适配了移动端OA，开展了全员培训，确保每位干部职工熟练掌握。在系统运行过程中，多次组织相关处室与技术团队研究，不断改进系统瑕疵。同时，制定了电子公文系统管理办法等一系列制度，全面打通了局机关与局属各单位、与州市县区林草局的公文传输通道，在本系统实现电子公文全面应用。目前，林草OA 注册用户1803 人，流转收文、发文、签报、事务等各类材料40 万份次，数据量6.6TB。

二、对接归档，实现电子公文全流程管理

充分利用省林业双中心，以及浪潮集团在局机关驻场人员的技术优势，在OA 上线前就多次组织有关处室与技术团队对接，将办文和归档需求，按照国家有关标准提前设计到OA 系统；在办文过程中严格执行保密相关规定，提前对文件进行定密审查，做到非涉密文件全流程在OA 上流转。在办文过程中，OA 系统及时抓取电子公文重要字段，电子公文办理完毕后，归档人员根据字段确定归档属性，及时上传归档。为实现电子公文全流程规范处理，我们与省档案局积极沟通，协调技术团队开发接口，将省林草局在政务外网自建的办公系统成功对接省级机关非涉密电子公文归档与移交系统，将档案管理“三合一”制度的内容和电子档案有关规范标准落实到系统功能之中，形成电子公文形成、办理、归档和移交进馆的全流程一体化管理体系。

三、规范移交，馆室一体显效益

省林草局OA 系统上线之初就充分考虑电子档案移交进馆需要，局办公室多次与省档案馆档案接收部门沟通协调，确定了电子档案移交进馆的技术保障和移交接收方式。根据林草局公文数据量大的特点和网络带宽的情况，我们与省档案馆档案接收部门反复试验，不断摸索经验，对数据量较小的文件一次多个、最多5 个，集中打包移交，对数据量较大的文件一次一个打包移交，以保证移交工作顺利进行。截至目前，省林草局累计上传16000 余份电子公文到省档案局电子公文归档管理系统，完成整理归档9000 余份，成功移交进馆4000 余份电子档案，为电子档案长期保存、长期可用建构了坚实保障。通过电子公文归档和在线移交进馆，一方面大幅提高了公文流转速度、办文效率和协同办公水平，另一方面，减少了纸质档案数字化带来的泄密风险，大幅节约了经费。