担当责任 抓实抓细 发挥好电子公文归档管理的示范作用

■陶 冶

为贯彻落实好国家档案局和云南省相关要求，积极推进我省电子公文归档管理工作，云南省档案局明确要求局机关档案室在电子公文归档管理方面要争先探索，担当责任，积极发挥档案主管部门的带头示范作用。经过近3 年的努力，省档案局已经实现非涉密文件主要使用电子公文，并实行单套制归档、单套制移交进馆。

一、基本情况

2021 年，省档案局完成云南省协同办公应用系统的接入、调试及试运行、新增功能需求开发和上线以及原有系统数据导入等工作，基本实现电子文件归档保存。2022 年，完全实现非涉密电子文件单套制归档，并顺利通过相关检测及验收程序，以在线方式移交进省档案馆安全保存。全年归档电子文件1700 余份。电子文件从形成开始，在流转使用、收集、整理、归档、移交、保管、保护、利用、统计等各阶段全流程均实现无纸化办理，提高了工作质效。2023 年，以“即办即归，即归即查，一键归档”为目标，继续做好电子文件归档工作。

二、主要工作做法

（一）增强档案意识，争取领导重视支持

提高档案意识是取得领导支持和重视档案工作的内在要求，工作人员要加强自身档案意识，才能影响到身边的同志，同时也才能够争取到单位领导的支持。电子文件归档和电子档案管理工作投入巨大，没有领导的支持是难以进行的。省档案局领导重视此项工作，亲自部署，提出工作要求，亲自调度，抓好工作推进，遇到难点困点召开专题会议研究，督促相关处室强化协作，协调推进，确保了工作的顺利推动。

（二）耐心细致，不断优化完善系统功能

在系统建设初期，与建设方充分沟通，以新的功能需求的方式提交建设方完善相关功能模块。收集各类问题，梳理、归类，反馈给系统建设方修改完善。系统更新或大版本升级前，进行大量数据和高并发等测试，确保功能上线后完好运行。优化文件处理路径，删减不必要的处理流程，不断提升系统处理时效，提高运行质量。同时，不断提高系统的自动化和智能化水平，例如由之前的手动预归档、归档，改为现在夜间服务器空闲时自动批量归档，由之前的电子文件归档时的手动著录，改为现在的字段自动采集，元数据按照规则自动命名等等。经不断磨合，目前业务流程顺畅，人工干预少，归档质量和效率明显提高。

（三）加强沟通，不断推进业务系统与档案系统有效衔接

与建设方建立日常沟通机制，强化衔接沟通，按照相关要求，逐步完善业务系统与档案系统的归档接口方案，保证业务系统产生的文件正常归档。对一些重要却易忽略的元数据内容进行重点规划和考虑，对合规性进行检查和测试，防止因归档接口元数据缺失造成归档后的电子文件完整性和真实性无法得到保证。

（四）加强培训，将电子文件归档质量控制重心由后端转向前端

将电子文件归档质量控制由传统的后端控制转向前端控制，由部分环节控制转向全过程控制。从电子文件形成之始，就做好质量控制，一是组织系统使用人员开展业务培训和实操指导，实地到各处室开展业务指导，使各处室人员熟知系统操作，对档案工作人员也进行专门业务培训。通过培训，保证工作程序规范、文件要素齐全，确保归档文件符合有关标准和规范要求；二是事中加强跟踪问效，建立机关档案室和处室有效沟通，遇到文件质量问题，及时发现并加以处理，把问题解决在初始状态。三是文件印发后做好质量检查和抽查。机关档案室对当日产生文件进行日常检查，对易错文件进行抽查，防止错误遗留到后期。

（五）注重文件全过程管理，确保电子文件安全

按照国家有关法律和标准规范要求，做好电子文件全过程管理，确保电子文件从形成到使用，从传输到存储，从归档到利用的所有过程节点，均始终处于受控状态，在文件生命周期的每个阶段，在电子文件的前中后端管理中都有对应的应用对其进行管理，确保移交进馆的电子档案符合国家标准规范，确保归档电子文件长期可用性，保证电子档案真实、完整、安全，实现电子文件长期安全保管。

（六）扩大交流，积极发挥示范作用

省档案局将电子公文归档管理纳入基层跟班学习的重要内容，组织每一批到局跟班学习的基层档案部门工作人员现场观摩、对照讲解、上机操作，直观感受电子公文归档管理的特点和优势，了解规范的电子档案构成要素，强化电子档案管理意识。在有关省级机关前来咨询了解电子档案管理工作时，主动演示我局电子公文归档管理系统运行和电子档案管理工作情况，交流工作经验和为各机关谋划、实施好电子公文归档管理工作，发挥了示范作用。

三、下一步工作打算

一是进一步扩大归档范围，由文书电子文件归档，扩展到局内部事务审批管理、信息报道审核管理等其他类别归档文件材料也实现单套制归档。同时，将加强局重大活动照片、音视频等文件的归档与管理工作。二是创新工作方法，探索涉密文件的电子文件归档和电子档案管理工作。三是进一步实现文件元数据智能采集，不断提高采集准确率，尽量减少归档过程中的人工著录和干预。