提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略

罗玉国

(黔南布依族苗族自治州都匀茶场 贵州 都匀 558000)

引言

我国社会的发展正在稳步前进,我国事业单位的发展也拥有更加广阔的前景未来。现阶段,我国事业单位的规模逐渐扩大,相应的工作人员也大量增加。时代的发展为档案管理工作提出了新的要求。档案的数量与日俱增,档案的规模和复杂程度也逐渐增大,档案的管理工作面临着新的挑战,越来越成为事业单位日常工作过程中的重点内容,也越来越成为工作的难点。档案的管理工作对事业单位的发展而言,并不是无关紧要的一部分,而是占据着举足轻重的地位。档案管理工作能否高效有序地实施,从很大程度上直接影响着领导的决策,与每名员工的事业发展息息相关。而现在,我国的信息技术水平逐年提升,先进的信息技术被应用在生产生活的方方面面,事业单位的档案管理工作也渐渐从纸质管理的传统模式,转变到信息化管理的模式。因此,事业单位在进行档案管理工作时,如果可以采取以先进信息技术为基础的信息化管理模式,则会大幅提升档案管理工作的效率性和条理性,从而帮助领导更加科学地进行决策,推动事业单位的未来发展。

1 事业单位开展档案信息化建设的重要性

1.1 符合时代发展方向

随着我国经济科技水平整体不断提升,我国基本已经进入到信息时代。在互联网信息技术盛行的背景下,档案文本资料等的信息化管理水平也得到了显著提高,在实际的工作中越来越多的先进软件被应用在其中。事业单位开展档案信息化建设符合时代发展的方向,有利于降低相关员工的劳动强度,也有利于提高档案安排整理工作的实际效率,对档案的后续管理也提供了极大便捷。档案的信息化建设是以先进的信息技术为基础开展的,其时代性的优势比传统的档案整理方法更加突出。

1.2 优化档案资料储存运用方式

在过往的档案整理经验中不难发现,纸质的资料文件在实际管理过程中,保存需要占用大量的空间,并且对保存地点的温度和湿度等都有较为严格的要求,如果档案出现损毁,修复的工作也比较复杂。而档案信息化建设刚好与之相反。在先进信息技术的依托下,可以将实体的档案转换为电子档案,储存在硬盘或者是计算机中,不仅可以有效地节省档案存储时占用的空间,而且对存储的条件要求相对较低,减少了环境对档案的影响程度。与此同时,还可以对档案进行备份,减少文本损毁、丢失带来的影响。事业单位开展档案信息化建设,有利于将重要资料进行分类长久保存。

1.3 提高档案管理工作效率

传统的档案管理工作一般是依靠人工进行归档,其整理流程复杂繁琐,需要耗费大量人力和时间。而由于其归档检索的步骤十分复杂,还容易出现文件检索精准度不高等现实问题。而实现档案的信息化建设之后,极大的简化了档案的归档程序,也可以有效提高档案检索的精准性。也可以方便档案后续的工作查阅,只需要输入相应的关键词,就可以直接调出所需的文件档案。除此之外,事业单位的档案信息化建设也有利于优化档案的跨地点利用率,在确保文件安全性的基础上,可以允许档案的远程访问,解除了文本资料原本的空间限制,为工作提供了极大的便利,从而有利于提升事业单位工作人员的工作效率和水平[1]。

1.4 提高档案整体的清晰度和直观性

在传统的档案整理工作中,档案的收集、整理和归档,往往是相对独立地进行,档案的整体性不强。档案资料中的相互联系,一般也是体现在相应的统计表和分析报告中,无法直观地发现其中的关系。而且依据传统的方式进行档案管理工作,在分析资料的过程中需要耗费大量的时间,并且无法保障档案的精准度,档案的纵向分析和横向对准工作都比较难进行。事业单位实现档案信息化建设工作,有利于档案整体的清晰度和直观性,有利于将档案进行全方位的分析,更有利于提高领导层决策的准确性。

2 事业单位在档案管理工作中存在的问题

2.1 信息化人才缺口大

随着事业单位工作规模的不断扩大,档案的整理工作也越来越复杂。而档案的管理人员作为工作的主体,在档案的收集、整理、检索和归档等全过程,都发挥着不可替代的作用,是档案管理工作的最主要人员。但现阶段,在事业单位进行档案管理工作的时候,许多人员并不是专门院校的专业人员,在工作能力以及专业素质方面还有待提升。这就造成了档案管理工作条理性不强,缺乏专业管理的问题。与此同时,事业单位的档案管理部门工作人员,一般由年纪较大的工作人员组成,在档案管理的观念和方法也还有待提升。这就造成了在事业单位不断发展壮大的时候,专业的档案信息化管理人才存在巨大缺口的问题。除此之外,有一部分事业单位,尽管已经在档案工作上安排了足够的人员,但他们对自己的实际工作内容并不了解,对档案管理工作的认识程度也不够全面,工作的积极性并不高。在对档案文件进行归档管理的时候,也经常流于表面,过于重视工作的形式,而缺乏考虑档案整理工作的实际使用价值,严重影响到事业单位档案管理工作的质量。由此可见,信息化人才缺口大的问题,是现阶段档案管理工作中存在的明显问题之一[2]。

2.2 档案管理体制相对落后

时代在不断进步,事业单位的现实工作需求也对档案的整理工作提出了新的要求。而在现阶段的档案管理工作中,档案的管理体制与事业单位的发展水平,出现了严重的不匹配问题。在新的时代背景下,我国的经济政治发展已经越来越向正常化方向和渗水区域发展,国家在未来的经济建设中面临着许多的不确定因素。这就要求事业单位的档案管理工作,可以在需要的时候为相关部门提供有效的文件资料,便于分析当前的发展局势,预测未来的发展方向,开展有效的工作举措。然而,我国现在的档案管理体制还相对落后,没有形成完全适合社会发展的管理体系,与时代的发展进步之间存在一定的落差性,无法充分适应改革和发展的需求。也就造成了事业单位的档案管理工作无法发挥其本身应有的具体价值。由此可见,档案管理体制相对落后的问题,是现阶段档案管理工作中存在的明显问题之一。

2.3 档案管理标准模糊

在事业单位的档案管理工作中,往往会存在着档案管理标准模糊的问题,对文件的管理缺少明确统一的标准。尽管在实际的工作中,各个事业单位已经对档案的整理工作有了较为清晰的认知,已经开始重视档案的管理工作,但仍旧存在着不可忽视的问题。在大多数事业单位的档案管理工作中,文件的管理系统相对独立,造成了与其他部门缺少集合,适应性和兼容性不强的问题。部门在进行资料管理的时候无法进行有效精准的检索。除此之外,我国的事业单位发展规模越来越大,并继续呈扩大状态,档案的管理工作也会越来越丰富,业务流程越来越复杂。如果档案工作的标准和流程不清晰,就会限制档案管理信息化的发展,降低档案的资源共享能力,影响档案管理工作在事业单位发展过程中发挥的实际意义。由此可见,档案管理标准模糊的问题,也是现阶段档案管理工作中存在的问题之一。

2.4 档案管理工作信息化程度不高

档案管理工作信息化程度不高的问题,是现阶段事业单位档案管理工作中的最为突出的问题。现阶段,有很多单位在进行档案管理工作的时候,无法真正将信息技术融入其中。在对资料的收集、整理、检索和归档过程中,也难以实现信息化自动化的操作和记录,基本还是依靠人工的纸张收集来进行,大大降低了档案管理工作的实际工作效率。这样复杂机械的工作模式,给档案管理的工作人员带来了强大的工作压力和负担,无形中增加了原有的实际工作量。与此同时,资料的纸质收纳整理,也不利于进行今后的档案查询工作[3]。因此,如果事业单位想要改变现阶段档案工作存在的实际问题,就需要积极重视其档案管理工作的信息化建设,提高档案管理工作的实际工作效率,促进事业单位的更好发展。由此可见,档案管理工作信息化程度不高的问题,是现阶段档案管理工作中存在的问题之一。

3 提升单位档案管理信息化建设的方法策略

3.1 积极开展专业培训,提升管理人员素质

针对信息化人才缺口大实际问题,就需要事业单位重视起对专业人才的选拔和培训工作,不断提高管理人员的专业能力的专业素质。在人才选拔方面,不仅仅要考虑人员的专业技术水平,同时也要考虑到人员的实际操作水平,在信息技术的掌握方面能否满足档案管理工作的需求,以保障员工可以真正在岗位上发光发热。与此同时,事业单位也要注重对在职员工的专业培训和再教育,让本单位的员工在档案的管理方面,始终保持着新鲜的活力,为事业单位的发展发挥出应有的力量。除此之外,事业单位也要主动与其他单位的交流学习,督促和引导本单位员工不断优化自身专业技能和思想意识。通过积极发展专业培训的方法,有效激发工作人员的工作热情,从而提升事业单位档案管理工作的工作效率。需要注意的是,在对员工进行专业培训的同时,也可以开展定期或者不定期的考核,及时了解员工的技能掌握程度。对在考核中表现良好的员工,给予褒奖,提高工作积极性[4]。对考核不过关的员工,进行惩罚,督促其不断完善自我,减少工作事务。推动我国事业单位档案管理工作的不断发展进步。

3.2 采用先进管理体制,提高管理工作时代性

如果想要我国的事业单位档案管理水平不断提升,有效完成信息化建设,除了要提高员工的自身专业技能之外,也要注重对管理体制的优化完善,让现有的事业单位管理更加适应时代的发展脚步。从档案管理者的角度出发,需要其积极树立先进的档案信息化管理思想,自觉建立起档案管理的信息化意识,主动应用先进的信息技术开展自身工作。并在工作的过程中不断根据现有需求,提出新的想法,推动档案管理工作的开展。从事业单位的领导者方面出发,单位的领导应该根据事业单位的现有发展水平,逐步档案管理工作的信息化程度,采取先进的管理措施,进行合理的人员分配。为事业单位档案管理信息化建设提供有效的上级保障[5]。事业单位的档案管理工作,应该是一个全面的,从上而下都可以参与的工作,要积极采用先进的工作管理体制,不断提高事业单位档案管理工作的时代先进性。

3.3 建立健全管理体系,统一档案管理标准

在事业单位开展档案管理的工作时,各个部门之间应该是相互交流,相互配合,资源共享的状态。而不应该是相互隔离的个体,同时注重档案资料的适配性和兼容性,保证资源的可共享性。在档案传输的过程中,也要加强对信息的识别作用,在传输的过程中保障档案的安全性和可检索性。与此同时,也要进一步加强事业单位各个部门之间的工作交流和沟通,尽量将工作标准化和规范化,为更好地进行档案管理工作提供便捷。事业单位应该及时根据自身情况,设置相应的档案管理工作标准,促进事业单位档案管理水平的提升,从而推动事业单位的健康可持续发展。

3.4 积极运用先进技术,提高管理信息化程度

针对档案管理工作信息化程度不高的问题,事业单位应该给予高度的重视,通过实际的工作不断提高档案管理的信息化程度。逐步将事业单位的档案管理工作主要依靠人工整理向主要依靠先进的信息技术整合的方向转变。在实际的档案管理工作过程中,积极应用符合事业单位发展的信息技术,积极购入先进的机器设备,对文件进行有效的检索[6]。并及时运用信息技术的整合能力,对现有档案进行有效分类和整理,提高档案分类归档的精准性。在档案整理的工作过程中,减少对纸质资料的复印保存,加强无纸化电子资料的备份,不仅可以缓解工作人员的工作压力,也可以减少对储存空间的占用,更加有利于资料保管的安全性。总之,积极将先进的信息技术运用到档案管理的实际工作中,有效开展事业单位档案管理的信息化建设,是时代发展的必然需求,也是事业单位保持新鲜活力的必然选择。

4 结束语

综上所述,随着我国社会经济的不断提升,我国的科学技术水平也得到的迅猛发展。在事业单位的档案管理工作中,也充分体现出了先进信息技术的价值。在事业单位开展档案管理工作的信息化建设,是符合时代发展需求的必然选择。其有利于优化档案资料的储存和运用方式,为资料的整理和查阅提供便捷;有利于提高档案整理工作的工作效率,减少过多的人员压力;有利于对资料进行更加直观明确的分类规划,提升档案资料的清晰度和直观性,更有助于为领导的决策工作提供依据,从而进一步促进事业单位内部工作的稳步运行,推动事业单位的健康可持续发展。