地质工作中的档案管理策略分析

黄惠芳

(甘肃省核地质二一二大队 甘肃 武威 733000)

引言

地质档案管理工作是一项专业性较强的技术管理和技术服务工作,地质工作中形成的地质档案是人类对地球探索的客观记录,是地质工作者研究、描述、总结地质现象形成的科技资料,是普及科学知识的重要基础性战略性信息资源,包括地质基础资料、测绘档案等信息数据。随着地质勘察工作逐渐进入了高速发展阶段,地质档案资料收藏量和管理服务能力逐步提升,地质资料事业得以全面发展[1]。地质档案管理是地勘单位的重要工作内容,地质档案在地质勘探过程中具有重要的价值,针对目前档案管理工作实际情况中存在的现实问题,地勘单位地质档案管理人员应采取科学的措施,不断完善、优化地质项目档案管理工作,为地质勘探工作的开展提供依据,提高地质勘探的科学有效性,从而推动地质勘探单位的健康持续发展。

1 地质档案的特点

1.1 区域性

地质档案是地质工作过程中地质工作人员探索地球时的认识积累和客观记载,是地质资料的重要载体,在开展地质工作中具有举足轻重的作用。而地质工作往往是基于特定地区和特定环境开展的研究和普查活动,了解某一地区的地质活动状况,掌握其活动的规律性。因此,在地质工作中的档案管理要突出区域性的特点,将区域性作为地质活动开展的基础,根据地质活动情况和地理信息,进行资源与信息的整合和管控,在档案分类、流转、归档的过程中,形成地域性需求的相互关联,确保其具有区域性[2]。

1.2 成套性

地质档案相对于其他科技资料,其成套性特征更加显著。地质档案包含了整个地质工程项目的全部信息,以地质成果报告为中心,对地质活动过程中产生的相关数据信息进行了系统规范的采集和整理,包括勘探工程及现场实验类、底图类、测绘类、野外地质观察类、航遥影像类等,在档案管理过程中根据地质工作需要,按照环境因素对材料进行管理,形成完整的系统存储,保证记录的完整性和衔接性[3]。

1.3 多样性

从总体上看,地质档案分为多种类型,主要按照地质资料和地质档案管理的工作需要对其进行分类和归档,按照《原始地质资料归档目录》的相关规定,地质档案可以分为基础地理、基础地质、地质资源、遥感地质、综合类等九大类。多样性的档案特征可以拓展档案管理的广度,以保证在复杂的地质工作中,通过对资源的合理利用,实现地质资料的有效获取。

1.4 周期长

地质项目周期一般较长,地质档案生成于地质活动中的野外勘探、物质勘探、测绘等过程中,涉及的工作流程和环节较为复杂。如在地质探矿中,涉及了地质调查、普查、勘探等多个环节,从最初的地质调查,扩展到一定的野外勘测内容,再到编制地质报告,在此过程中形成的档案信息自然具有周期长的特点。

1.5 专业性

地质档案记载着自然界的地质现象、运动规律,是一种具有高度专业性的科技资料,涵盖的专业领域广泛,是地质工作的重要成果,为地质调查、勘探、找矿提供了重要的科学基础。随着时代的发展, 野外数字化地形测量技术、GPS RTK技术、卫星遥感技术、3S技术等现代测绘技术被广泛地应用于地质工作中,地质档案的专业性日益增强,地质档案管理人员必须具备良好的专业素养,以实现地质档案的科学管理。

1.6 发展性

地质资料的形成贯穿于地质勘探项目的全周期,包括立项、初步设计、初勘、详细设计、野外勘查、综合管理、成果报告编制、成果验收等各个阶段,是一个不断发展的动态化过程。各个阶段的地质勘探工作目的、内容不同,前一阶段的工作成果是下一阶段工作开展的基础,随着地质工作的不断深入,相关档案也在不断更新和完善。

2 地质工作中的档案管理存在的问题

2.1 档案数字化建设进程缓慢

档案数字化建设是推动档案事业高质量发展的必然趋势,地质工作中生成的地质资料作为一种原生信息资源,借助信息技术为档案工作服务的档案数字化建设是顺应潮流、适应时代发展的新举措和新要求[4]。自档案数字化工作开展以来,地质档案数字化工作正在有力有序推进,但是在地质档案数字化建设过程中,存在进程缓慢的现实问题,主要体现在以下两方面。

第一,传统地质资料尚未实现全面数字化管理。传统地质档案除却以文字、图片等形式存在之外,还包含了矿产、水文、遥感、物探等大量形式多样的地质资料,如标本、声音等,此类档案资料数据量大,且数字化管理难度较大,制约着地质档案数字化建设进程。

第二,地质档案管理信息化设备落后。地质档案数字化建设除了要有现代化管理思维和信息技术外,还需要计算机、扫描仪、服务器等相配套的软件、硬件设施。但是结合目前地勘单位的地质档案管理现状发现,在地质档案数字化管理过程中,部分单位缺少高分辨率的扫描仪器和专门的服务器等,影响地质档案在数字化管理工作,给地质档案资料的录入和检索造成了一定的困难。

2.2 地质档案资料管理水平有待提高

地质档案中有相当数量的原始地质数据和实物地质数据,此类档案资料仍然保留着传统的档案管理方式,采用“接收、存档、保管、上交、汇交”的管理流程。原始地质资料数量庞大,长期存放于档案馆,不仅占据了场地空间,而且纸质资料在长期存放过程中会出现纸张发黄、褪色、老化、损坏等现象,既影响了资料查询效率,又容易造成珍贵档案资料的损坏,导致原始档案数据无法被充分有效地利用。在数字化转型战略实施背景下,传统的地质档案管理方式已经不能适应当前地质工作发展新形势的要求,因此,亟须提高地质档案管理水平。

2.3 地质档案管理人员的专业素养及综合素质有待提升

在档案数字化建设的背景下,具有扎实的档案管理专业知识以及地质档案数字化管理技能的管理人员,是推动地质档案管理数字化、智能化发展的人才保障[5]。但是,结合地质档案数字化管理的实际情况发现,部分档案管理人员的管理理念和思想观念仍停留在传统固有思维层面,没有充分认识到地质档案数字化管理的优越性,忽视自身信息素养提升,导致地质档案数字化发展受阻。

3 地质工作中的档案管理策略

3.1 加快推进地质档案数字化进程

档案数字化是一种新型的档案信息形态,将传统地质档案资源转化为数字化的档案信息,搭建档案信息库,既提升了档案资料的安全性,也有助于提高档案查阅检索的效率。在“十四五”规划“构建档案管理新格局”“加快推进档案信息化建设,引领档案管理现代化”的背景下,地质档案管理主体应切实抓好档案数字化建设工作,积极探索创新档案信息化管理新模式,充分运用计算机信息技术、扫描技术和存储等技术,深入实施“数字转型”战略,以实现“增量电子化、存量数字化”的目标,加快推进地质档案数字化进程[6]。

第一,加快传统地质档案数字化建设速度。全面实现传统地质档案数字化转化,是一项长期系统化的工程,档案管理人员应根据档案资源的实际利用情况,进行调研、分析,遵循需求牵引和成本效益原则,按需将利用率高的档案资源优先数字化,利用率低的档案后数字化,在此基础上坚持“常用优先、目录优先、急用优先、孤本优先、特色优先”原则,逐步对档案资源进行数字化处理,直至将所有的地质档案全部以电子化形式存储。

第二,完善地质档案数字化建设的软硬件设备。完整、先进、实用的软硬件设备,是地质档案管理数字化管理的基础。一方面,地质部门需要及时更新过时的软硬件设施,针对计算机、扫描仪、存储设备等硬件设备,要从性能、效率、使用价值、更新换代周期等方面考虑,选用性价比高、性能优良的硬件设备,以保证硬件设备在短时间内不会被淘汰;针对全文数据库、目录数据库等软件设施的选择,可以通过与软件公司建立合作关系,既能保证软件的后续维修,又有助于给予档案管理人员软件应用和常见问题等方面的专业指导,为地质档案数字化建设营造良好的环境。另一方面,建立地质档案数字化管理平台,对海量、异构、多元的地质档案数据进行集成化管理,建设综合性的地质数据检索库,将不同地域、不同部门的地质档案信息资源集中起来,促进地质信息资源共享,提升地质信息服务水平。

3.2 提高地质档案管理水平

第一,相关单位应提高对档案数字化建设的认识,将传统工作与信息技术相结合,积极利用地理信息系统技术,加强对地质工作中生成的档案信息数据的集中管理,提升档案工作的质量,提高地质档案管理水平。第二,通过建立地质档案电子阅览室、地质资料馆网站等开展各类地质档案资源网上、线下服务,提高地质档案利用效率。第三,精细化管理档案业务流程。在实际勘测中,地质单位可以成立专门的档案管理检查小组,定期对地质档案资料进行核查、纠错,确保资料的真实性和可靠性[7]。此外,为了进一步优化地质工作中的档案管理工作,在完成对档案管理过程的专项检查后,应对所发现的问题进行分析、讨论,并结合地质勘测情况和档案管理实际水平,归纳出优化档案管理过程的对策,确保档案管理工作和地质勘测工作的顺利进行,不断推进地勘单位的档案管理工作向精细化管理的方向发展,提高档案管理水平。第四,规范档案管理工作,不仅有利于提高地质档案管理水平,还有助于提高地质勘测工作水平和工作效率,保证地质勘测工作顺利开展。一方面,在地质勘测过程中,建立档案管理小组,处理地质活动中的相关档案问题,并定期召开档案管理交流会,对地质勘测工作和档案管理工作进行整体性的思考,并针对如何改进档案管理工作提出建议,以此为依据,制定档案管理工作规划,调整档案管理制度,使其与地质工作、档案管理的实际需要相适应。另一方面,根据文档类别、接收数、扫描数、归档数等内容,定期对档案资料进行核对,保证地质档案管理工作规范化发展,从而提高工作效率。

3.3 加强地质档案管理人员队伍建设

地质档案管理人员是地质档案管理工作的行为主体,同时也是推动地质勘探活动顺利将开展的重要力量,在地质研究决策过程中发挥着关键的作用。在地质档案管理过程中,通过落实“人才强档”战略,加强地质档案管理人员队伍建设,培养兼具专业素养和信息化素养的复合型地质档案管理人才,以此推动地质档案管理工作高质量发展。一方面,地质单位可以通过岗前培训、外送培训、进修学习、学术交流等多种形式,加强对档案管理人员信息技术和业务技能的培养,使档案管理人员积极主动地学习新技术、新方法,鼓励管理人员创新档案管理方法,强化其信息化管理理念和信息技术应用能力,不断提高和完善地质档案管理人员的专业素养和综合素养,提高档案管理工作的质量。另一方面,地质部门可以与当地高校合作,吸纳一批既具有档案管理、又具备信息技能的复合型人才,使人才队伍与地质研究工作以及地质档案管理工作发展需求相适应[8]。

4 结语

地质档案贯穿于整个地质活动过程中,是地质勘探成果的直观反映,在新时代背景下,优化地质工作中的档案管理工作具有积极意义。结合地质勘探部门档案管理工作实际情况,顺应档案数字化发展趋势,加快推进地质档案数字化进程,并通过优化档案管理工作流程,规范档案管理工作,以此提高地质档案管理水平,同时,注重地质档案管理人员队伍建设,为地质研究和档案管理工作提供强有力的人才支撑,推动地质资料事业和地质勘察工作的开展。