建筑工程资料收集与整理重要性及常见问题分析

施金秀，李哲玲，罗涛，罗林波，杨林华

（中国建筑第七工程局有限公司，郑州 450000）

1 建筑工程资料收集整理的重要性

建筑工程资料是记录施工过程、施工进度、施工安全、施工质量的技术文件，是建筑工程项目综合管理水平的体现，工程项目管理人员应重视工程资料的收集整理工作。建筑工程项目的完成都是随着时间有序地进行，工程施工资料的制作、收集与整理应及时、规范，必须与工程施工同步，并真实记录工程施工的实际情况，以便整理、检索和查阅。工程技术资料的形成与工程质量密不可分，通过查阅工程施工资料记录的内容，能够全面了解工程施工的全过程，为建筑工程第三方在建评估体系检查、创名优、创文工程项目检查提供数据支撑。工程资料是工程项目建设的依据，资料的进展情况直接影响到工程的竣工验收和结算。工程资料是工程建设和工程竣工交付使用的必备条件，也是对工程进行检查、维修、管理、使用、改建和扩建的重要依据，是城建档案馆中的重要资料[1]。

2 建筑工程资料收集整理的常见问题

2.1 工程施工管理资料

建筑工程项目开工管理越来越规范，新项目需要从源头上把好项目开工建设关。工程施工管理资料的审查越来越重要，政府对创优、创文项目资料的检查，农民工工资专户的检查，都要审查工程项目开工建设是否符合已经完成审批、审核或备案手续。

工程施工管理资料收集常出现的问题：

1）开工报告日期与施工许可日期不符。

2）各企业资质证书及相关专业人员岗位证书及特殊工种证书不在有效期内，证书过期未按照相关要求进行继续教育。

3）备案管理人员与实际管理人员持证数量不符，专职管理人员不够，没有人证合一，例如，质量员、安全员现场管理人员数量低于备案人员，检查时出现证书与人员不符现象。

4）报审的试验、计量设备检测、校验合格证不齐全或不在有效期内[2]。

2.2 工程施工技术资料

2.2.1 施工方案

工程质量是多因一果的问题，影响因素涉及很多方面，其中一个重要因素是施工方案的选择。在GB/T 50326—2017《建设工程项目管理规范》中提到了技术方案的编写，施工单位在施工前组织工程技术人员编制施工技术方案，审核、审批，加盖印章后方可实施。在实际情况中，施工方案出现审批手续不全，方案审批不及时，导致现场技术交底时间和方案审批时间逻辑错乱，或技术交底无交底日期。施工方案审批完成后没有及时盖章，专项施工方案没有加盖总监理工程师执业印章，危险性较大，工程施工方案无专家论证表[3]。

2.2.2 技术交底

建筑工程安全事故、质量事故时常发生，使施工人员对工程特点、技术质量要求、施工方法与措施和安全等方面有一个较详细的了解，便于科学地组织施工，避免技术质量及其他事故的发生，技术交底内容越来越精细化、标准化。政府部门、建筑工程第三方在建评估、公司各层级巡查，安全、质量技术交底资料都是必查资料。但建筑企业施工的特点是人员流动大，在交底过程中，经常出现交底不及时，技术交底无交底日期，被交底人签字不够，现场交底照片人数与签字人数不符，安全技术交底签字后未按手印等问题。技术交底内容简单，无针对性，未按分项工程分阶段性交底，技术交底缺乏详细的做法要求[4]。

2.3 工程施工记录资料

建筑工程施工过程中，施工记录资料应是施工过程的真实写照，各种记录资料应与施工过程同步形成，施工记录形成时间必须与施工顺序吻合，因此，要求施工员、质检员根据实际施工情况编制施工记录资料。然而，施工员、质检员对工程施工记录资料重视程度不高，在编制过程中存在以下问题：

1）未及时跟进施工进度编制过程资料，导致施工工序资料填写时出现时间提前、颠倒，施工顺序逻辑不符，出现上道工序未施工完成就进行下道工序验收。

2）工程的各种中间验收记录、隐蔽验收记录不全，特别是涉及重要分部分项的部位，书写不规范，字迹潦草，填写内容、部位不够明确，未留置影像资料，例如，主体结构工程的钢筋隐蔽验收，屋面工程的防水隐蔽验收；预埋预留线管的隐蔽验收。

3）施工试验记录未编制，或试验记录无，例如，防水工程蓄水、淋水记录，设备安装记录，管道冲洗、消毒记录。

2.4 施工物资资料

建筑工程施工物资进场验收是为了确保工程所用材料的合格性、可追溯性。对材料的数量、品种、规格型号，产品资质和内在材料的验收，是控制质量以满足工程建设活动相关要求的过程，施工材料进场验收在工程项目建设中发挥着重要作用。施工进场材料的验收对工程质量有一定的监督和促进作用，认真进行材料进场验收，可以及时发现材料质量问题，也可以提高项目单位质量管理水平[5]。

施工物资资料存在的问题包括以下几方面：

1）施工材料进场时，合格证、检测报告未随车携带，一般都是复印件，复印件未注明原件存放处，未加盖厂家鲜章，抄件单位未加盖公章，存在内容失真、数据有明显错误、弄虚作假现象。

2）质量保证书、检验报告不全，可追溯性差。钢筋、水泥、防水材料主要通过合格证和检测报告反映材料的质量，质保资料提供不全，导致无法及时报验监理单位对进场材料进行验收，现场见证取样不及时，材料未能及时复验。特别容易忽略辅材的合格证，质保书未注明材料、设备的名称、规格型号、使用部位、代表数量。例如，某集团工程材料报验管理制度要求钢筋原材料首批报验必须有厂家营业执照、出厂合格证、质检证明及明细、全国工业生产许可证及明细，且加盖厂家鲜章，进场材料才可以不是报验。

3）规范规定进场物资应进行抽检的没有相应的检查记录，或抽检批次不够，部分材料没有按要求进行复验。例如，有防火要求的材料没有防火指标、保温材料缺绝热系数指标等，并将复验报告直接附在工程材料报审资料后面。

2.5 施工试验与检验资料

建筑工程施工试验与检验资料是评价工程质量的主要依据，对确保工程结构安全和使用有着重要意义，也是工程创优、第三方评估体系必查资料，因此，施工试验与检验资料的真实、有效、可追溯对建筑工程极为重要。然而，建筑工程施工试验资料经常出现施工及第三方试验、检验资料不齐全，现场取样次数、试验频率、检测数量不足，试件、试块未及时取样等问题，第三方检测资料提供不及时，分段施工、分楼栋施工后未及时进行检测及出具第三方检测报告，例如，主体结构施工完成后要出具第三方工程实体检验报告，才可以进行装饰装修工程的施工，但由于楼栋施工进度不一致，主体全部施工完成才开始实体检测，导致部分楼栋已进行下道工序施工。

2.6 质量验收资料

检验批、分项、分部工程质量验收划分不合理，签字及内容不规范，原本应该由施工员、质检员、技术人员等分别签字的资料，基本都由一个人代签，失去了资料的真实性；施工员、质检员对质量验收资料重视程度不高，编制的验收记录不完整，未按施工工序编制检验批，出现检验纰漏编、滞后现象，失去了资料的及时性；质量验收资料报验及签字盖章不及时，导致做好的质量验收资料丢失，失去了资料的严肃性。

3 建筑工程资料收集与整理的措施

将资料收集与整理工作作为工程项目管理中的重要部分之一，建筑工程项目要编制资料收集与整理方案，进行方案交底，提高工程项目管理人员对施工资料管理的重视程度。建筑工程项目建立完善的资料管理组织结构图及责任分工表，明确资料编制、收集、整理责任。

3.1 资料管理员的岗位责任制

建筑工程项目配备专业的资料管理员，要具有丰富的资料管理工作经验及相关业务岗位工作经验，并持证上岗。资料管理员要落实国家、地方以及各级资料管理制度，负责项目资料档案管理，保障实现项目资料管理目标。了解并及时传达工程建设项目相关部门及当地档案馆等资料，管理部门对工程技术资料管理要求的最新动态。开展工程技术资料管理培训，指导施工员编制施工过程资料，质检员编制质量验收资料，实验员编制试验资料，及时收集、审查资料的编制情况，确保工程资料的真实性。

3.2 工程资料收集与整理精细化

施工方案在编制和制订过程中按有关规章制度有序地进行，报审、报批流程合格，签字盖章手续齐全，方案与现场实际情况一致，相关专家论证方案签字、存档手续齐全。技术交底应在工序开始前进行，交底内容详细，包括不限于：图纸要求、设计变更及图纸会审、施工工序、操作要点、质量要求、安全要求、应急措施、附图等，交底签字齐全，交底留有影像资料。

施工质量验收资料按建筑文件形式规范化、统一化编制，施工员、质检员在编制过程中自检自查，保证资料不缺项、不漏项，编制与施工现场同步进行，工序施工时间顺序填写不倒置，重要工序隐蔽验收资料不出现同一张照片，签字盖章手续齐全，及时把办理完毕的工程资料移交资料室，不得借故拖延或私自留存。

施工物资材料编制进场台账，复检材料严格按规范要求批次送检复验。施工物资材料的合格证、检测报告至少要厂家提供一份原件随车进场，保证物资材料进场验收的及时性。进场物资材料验收时要留有影像资料，照片中体现施工方、监理方、建设方的参与、使用部位、材料名称，验收日期、验收结果等。

施工试验与检验资料编制台账，及时取样送检，在试验与检验完成后1个工作日内将记录资料报送建设（监理）单位签字确认，及时追回汇总、组卷、归档。需要第三方检测的工程部位，根据施工进度编制检测计划，提前协调安排检测工作。

最后，建设工程项目应每月组织内部资料检查并形成检查记录，做好工程资料的编制、收集、整理、标识、贮存、保护、编目等工作，使工程资料的充分性、完整性和有效性得以体现。

4 结语

总而言之，建筑工程资料管理专业水平不断提高，为了实现项目资料一致性、及时性、专业性，使建筑行业建设单位、施工单位对自身资料的收集和整理工作也提出了更高更新的要求，工程信息化管理平台、数字项目平台、资料云平台推广，使得工程资料管理的重要性越来越显著。工程资料管理越来越信息化，项目管理人员必须意识到工程资料对建筑工程项目的重要意义，做好工程资料的收集与整理责任分工工作，责任落实到项目每一个人，提供工程资料管理水平。