政府会计制度背景下网上预约报账路径优化分析

芦重秋

（遵义医科大学，贵州 遵义 563000）

0 引言

网上预约报账模式的应用极大程度推进了高校财务工作信息化改革，为了构建完善的网上预约报账系统，需要对大数据技术、人工智能技术等先进的技术进行利用，使报销申请和审批过程更加规范，提高财务管理的质量和效率，进一步提高财务部门的信息化水平。

1 网上预约报账系统的缺陷

1.1 系统之间无法互通信息

首先，网上预约系统与财务核算系统无法互通信息，在目前的支出核算工作中，高校师生和工作人员需要提前在系统中填写报销单，填写并提交之后，财务人员就可以在系统中直接审批，核对电子版和纸质版的报销单信息，根据报销单中的数据进行核算，通过审批后，财务人员就会在报销单上签字。在这种模式下，系统之间的信息主要以单向流动为主，只能从系统中调取信息，如果报销单中的数据存在问题，财务人员无法在系统中反映相关问题，只能以短信或电话的形式通知报销人，增加了财务人员的工作量。受到系统的限制，报销人员也无法及时了解预约单处理的情况。

网上预约系统与资产管理系统无法互通信息。在高校的资产管理工作中，财务核算部门与资产管理部门有着不同的工作体系，两个部门各自独立，资产管理部门验收完成后，财务部门再对单据进行核算，导致资产管理工作和财务核算工作相互分离，两者无法顺利衔接，无法满足新政府会计制度的规定。在传统的工作模式下，对固定资产的入账时间进行记录时，两个部门记录的时间会产生一定差异，如果入账时间不够准确和一致，将会影响折旧计提的准确性，还会降低资源配置效率。

当前的网上预约报账路径如图1 所示，从图1 中可以看出，各个系统之间缺少连接，一旦某个环节出现问题，就会影响整体的进程，应当根据网上预约报账系统的现存问题进行优化，加强各个系统的连接，尽可能实现信息互通。

图1 当前的网上预约报账路径

1.2 系统操作复杂，流程烦琐

网上预约报账系统的操作比较复杂，系统中包含大量的专业术语，对报销人员的技术水平和专业性提出了较高的要求。有的报销人员专业水平较高，但是技术水平较低，无法熟练操作系统，影响报账审核效率。网上预约报账有着规范化的流程，但是该流程相对烦琐，报销人员经常要往返学校的财务处，财务人员也要经常给报销单有问题的报销人员打电话或发短信，复杂的操作系统和烦琐的流程极大程度降低了工作效率，必须对系统和流程进行优化设计。

1.3 票据凭证电子化程度较低

电子票据和电子凭证是高校财务工作信息化发展的基础，在传统的报账工作中，一般会拍摄票据凭证的照片，将照片上传，只有在审批签字的环节，领导才会查看票据和凭证的照片，在实际报销的过程中，仍然需要原始的纸质票据，同时还要打印审批单，在这种模式下，没有实现无纸化和电子化发展的目标。在审计工作中，要想查看过去的票据凭证，只能在系统中查找凭证号，再到档案馆调取票据资料，整个过程非常烦琐，必须不断提高电子化程度和信息化水平，对电子票据和电子凭证进行审核和存储。

2 网上预约报账路径的优化策略

2.1 加强系统之间的信息互通

首先，建立信息反馈机制，财务人员审批报销单的数据信息时，可以直接在系统平台上说明报销单的问题，报销人员也可以直接看到报销单的处理状态，了解报销单存在的具体问题，随时掌握报销单审核的进程。如果报销人员想要撤销报销单。财务人员在系统中调取报销单，直接在系统中备注信息，详细说明报销单存在的问题，网上预约报账系统会实时更新财务系统的信息，报销人员看到财务人员备注的问题后，可以及时进行修改，再次提交报销单。信息反馈机制能够有效提高审批效率，减轻财务人员的工作压力，财务人员不必再单独联系报销人员，报销人员也不必频繁到财务部门了解报账进程，大大提高了网上预约报账效率。

对资产管理系统进行优化和完善，将该系统加入网上预约报账平台中，在统一的平台下，直接连接财务核算系统。财务人员进行核算时，可以登录网上预约报账平台，进入资产管理系统，直接查看固定资产入账的相关数据，保证基础数据的准确性，这样才能确保资产核算足够准确，使高校的资源配置更加合理、科学。财务人员调取资产管理系统的信息时，可以全面掌握固定资产的实际情况，第一时间发现还没有入账的固定资产，直接和资产管理部门进行沟通，提高了部门之间的沟通效率，使对账工作更加高效，对账结果更加准确[1]。

优化后的网上预约报账路径如图2 所示，将网上预约系统、财务核算系统、资产管理系统连接起来，形成一个完整的信息循环系统，实现信息互通和信息共享，为财务人员和报销人员提供实时信息和准确的信息。

图2 优化后的网上预约报账路径

2.2 简化网上预约报账流程

对网上预约报账系统进行优化设计时，应当优化网上预约报账流程。高校可以和软件公司、银行展开合作，软件公司根据高校财务工作的实际需求完善网上预约报账系统，与银行进行合作时，加强银校互联和系统对接，使高校的系统对接到国库集中支付系统上。为了保证两个系统顺利衔接，可以在高校财务系统中设置项目的名称与编码，划分预算的类型，将两个系统连接起来。当财务人员审核完凭证后，支付系统会接收到支付信息，自动统计支付的数据信息，录入相关信息，减轻财务人员的工作量，使报销支付过程更加高效、简单、方便。完善网行预约报账系统时，需要注意报销人员的类型，让不同的报销人员采用不同的申请方式[2]，如图3 所示。

图3 不同人员的申请方式

利用网上预约报账系统进行报账时，报销人员需要明确网上预约报账的主要步骤。

（1）确定报销项目经费本，在系统平台的查询框中，输入关键词，如项目的编号或者名称，搜索出项目经费本后，直接点击项目经费成本，了解项目的可用额度和项目当前的余额情况。

（2）报销人员需要填写报销明细，不同报销项目中的报销明细有很大差别。例如，在差旅费报销中，需要详细写明出差人员的信息，包括名字、职称等，还要写明出差的时间、地点、交通工具等，使不同的信息自动统计到系统之中，当相关费用不能直接进行借款时，应将相关费用发放到另一方的账户中。

（3）采用合适的支付方式，支付方式主要包括以下3 种：①对冲借款。选择这种支付方式时，系统会显示出报销人员的全部项目借款记录，报销人员可以填写部分金额或者全部金额。②对公支付。网上预约报账系统会记录单位信息，输入关键词后，能够看到单位的相关信息。如果系统中没有支付单位的信息，需要先填写单位信息，才能进行对公支付。③对私支付。这种支付方式包括3 种支付类型，校内的网银对私支付，直接将资金拨付到校园内部人员的银行卡中；校外的网银对私支付，将资金支付给其他人员；公务卡支付，将资金拨付到教职工的公务卡中。

（4）提交和打印，报销人员确认信息准确后，正式提交申请，将预约报销单打印出来。财务部门通过审核后，就会进入打款环节。网上预约报账系统的整体流程如图4 所示[3]。

图4 网上预约报账系统结构

2.3 采用电子化归档方式

在网上预约报账系统的优化过程中，必须要解决电子化程度较低的问题，高校要提供必要的支持，加强软硬件设施的建设，构建票据凭证电子影像系统，将纸质凭证快速转变为电子凭证。从接收票据开始，到入账和归档，应当全程保持电子化的模式，利用电子影像系统调取电子票据，将电子合同、电子支付回单、电子票据存储到系统平台中，在系统中输入凭证号后，可以直接找到对应的电子凭证，不必再到档案馆查找和调取纸质文件，领导和各部门人员可以更方便地查看历史账目。在电子化发展的过程中，需要注意电子票据的安全问题，应当增强网上预约报账系统的安全防护等级，避免电子票据丢失，或者被窃取，在建设电子档案的过程中，不断完善电子档案管理标准，为网上预约报账提供支持和保障。使用网上预约报账系统的过程中，需要注意以下事项：对某个项目进行报销时，如果需要多个经费本，报销人员填报网上报销单的时候，需要在经费本上填写部分报销金额，对于其他经费成本来说，需要按照原本的报销方式进行填写，形成报销汇总表。如果项目有预算指标，报销人员一定要根据预算指标进行填报，避免出现超预算和重新填报的情况[4]。

3 结语

高校要建立信息互通机制和信息反馈机制，在网上预约报账平台的支持下，将财务核算系统、预算管理系统、资金管理系统连接起来，确保财务人员能够快速查看其他系统的数据信息，报销人员也能及时了解网上预约报账的审批进展，对网上预约保障系统和流程进行优化设计，全面提高财务工作的信息化水平，提高报账审批效率。