新形势下事业单位电子档案管理研究

闫 冬

档案是事业单位发展进程的有效历史记录，是事业单位各项决策运用与发展规模工作的科学指南［1］.档案管理工作作为事业单位综合管理工作的重要组成部分，其管理水平与最终管理成效在一定程度上影响着事业单位的未来发展方向与发展状态.因此，做好档案管理工作对于事业单位而言十分必要.

事业单位电子档案管理工作的主要功能是对本单位重要文件资料进行全面管理，为档案查询借阅与运用工作提供服务.新时代背景下事业单位进一步做好电子档案管理工作，不仅可以提高档案管理工作质量与效率，为事业单位内部各类信息资源有效共享及利用奠定坚实基础，还可以为单位管理层开展科学决策工作、发展规划工作等提供数据参考，推动事业单位稳定运行和发展.

1 现阶段事业单位电子档案管理工作中存在的问题

1.1 档案管理人员的专业能力与综合素养有待提升

档案管理人员是事业单位电子档案管理工作的重要参与者.新形势下事业单位在对传统档案管理模式进行改革创新以后，档案管理工作对于相关管理人员的工作能力与综合素养提出了更高的要求.要求档案管理人员既要具备扎实的专业能力，同时还能够熟练操作各类技术软件和硬件设备.这对于习惯于传统纸质档案管理模式的事业单位档案管理人员无疑是一种挑战.就当前事业单位的电子档案管理工作开展情况进行分析发现，部分事业单位的档案管理工作是由其他岗位员工兼任完成.非专业工作人员导致事业单位电子档案管理水平一直无法得到有效提升，难以真正满足事业单位的档案电子化管理需求；部分事业单位在档案管理人员招聘过程中并未对应聘者的专业能力、学习能力、信息素养等进行严格审核，也没有对新入职员工开展岗位培训.因此一些新进入单位的档案管理人员无法在实际工作中有效应对各类专业化的复杂问题，在一定程度上影响着事业单位档案管理水平与质量［2］.

1.2 电子档案管理信息化水平低

虽然现阶段多数事业单位在实际运营与发展进程中顺应了信息时代发展趋势，对内全面推行了电子化档案管理工作，但是在电子档案管理方式上仍然存在一定滞后性，影响了事业单位电子档案管理的规范性与合理性.当前多数事业单位电子档案信息化管理水平低主要表现为：档案管理人员不能充分利用现代化信息技术实现档案信息收集全覆盖、档案利用精准度不高、电子档案管理工作中缺乏精细化服务全局的意识等.上述问题均在一定程度上给事业单位电子档案管理与利用工作带来了不利影响，需要事业单位给予高度关注.

1.3 电子档案安全管理不到位

现阶段事业单位电子档案管理存在以下问题：①部分事业单位工作人员在实际工作中由于个人电子化安全管理意识较为薄弱，导致所收集的电子档案资料存在不完整、参考价值与运用价值较低等情况.②部分事业单位使用的电子档案储存版本错误、与实际纸质版档案之间存在内容差异、电子档案组件缺失、数据格式不符合要求等情况也在一定程度上影响着事业单位电子档案管理水平与效果［3］.③由于电子档案管理模式具备线上备份的功能，因此在实际电子档案管理过程中部分工作人员过于依赖线上备份，忽视了档案信息资料人为保存环节，这在一定程度上加剧了事业单位档案资料泄密与丢失的风险.④部分事业单位尚未正确认识到电子档案管理软件及硬件维护的重要性，甚至一些事业单位为了降低电子档案管理成本使用盗版的计算机管理软件，增加了事业单位电子档案管理安全风险的发生概率.

1.4 电子档案管理工作的资金支持不足

当前各级事业单位电子档案管理工作中存在着较为明显的建设及运行资金不充足的问题.现阶段随着我国社会主义市场经济体制深化改革及政府机构的调整，各级事业单位所面临的内部及外部运行压力越来越大，多数事业单位是将建设资金投入到业务领域，削减了投入电子档案管理的资金.这在一定程度上给事业单位电子档案管理工作的改革创新与顺利开展带来了影响.

2 新形势下加强事业单位电子档案管理的几点建议

新形势下随着各类现代化信息技术日趋成熟及广泛运用，事业单位推进电子档案管理工作俨然成为了一种必然发展趋势.因此，事业单位在组织开展电子档案管理工作过程中应该明确好现阶段电子档案管理中存在的问题，并深度挖掘问题背后的原因，科学规避各类电子档案泄密、丢失情况.利用切实可行的管理制度提高电子档案管理的规范性与实效性，确保电子档案可以在事业单位工作中发挥最大化效用.

2.1 加强档案管理人才队伍建设

新形势下事业单位的电子档案管理工作要想高质高效开展需要借助高素质、专业化的档案管理队伍来实现.事实上，无论事业单位所引进的电子档案管理技术与硬件软件设备多么先进，在实际工作中都需要借助人进行操作与管理［4］.故此，在组织推进电子档案管理工作中事业单位不仅需要注重档案管理技术与专业设备的引进，还应该加强档案管理人员培养与人才引进，确保在岗档案管理人员掌握各类电子档案管理环节及技术操作方法.同时在人才队伍建设过程中事业单位还需要注重培养和强化档案管理人员辨别信息真伪、判断信息价值等能力，从而为事业单位电子档案管理工作顺利开展提供助力.

第一，新形势下事业单位在加强电子档案人才队伍建设过程中，需要注重对单位内部人才的培养与提拔，并严格审核好档案管理人员的工作能力与学习能力，尽可能减少不必要的人员工作调动，以此提高在岗档案管理人员的工作能力.第二，事业单位档案管理人员应该积极顺应时代发展趋势，及时更新自身的档案管理理念与工作思维，在实际工作中注重积累工作经验，学习新技能、新技术等，强化自身的计算机和档案管理软件操作能力与工作能力.第三，事业单位人力资源管理部门应该结合当前电子档案管理工作的人才需求与工作要求及时做好人才引进工作，并结合人才专业特点与个人能力水平为其划分对应工作岗位与工作内容，确保其可以在电子档案管理工作中发挥自身的价值，不断提高事业单位电子档案管理水平与质量.

2.2 做好电子档案管理工作的技术保障

新形势下事业单位电子档案管理工作的顺利开展需要以计算机软件技术与互联网技术为基础支撑［4］.通过电子档案管理模式提高事业单位档案管理水平与效率.基于此，新形势下事业单位领导者及档案管理部门负责人需要及时做好电子档案管理的技术保障工作.

第一，新形势下事业单位档案管理部门在计算机系统与电子档案管理软件选择过程中应该选择正版系统，不可为了降低档案管理工作运营成本而选择使用盗版软件或者系统，这样就可以在一定程度上避免后续电子档案管理工作中出现信息系统崩溃、档案资料丢失或者损毁等问题，进而提高工作效率.第二，从档案管理角度进行分析，电子档案管理模式打破了以往传统管理模式的时空局限，提高了事业单位各部门对于档案资料的利用率.基于此，事业单位应该做好电子档案管理相关技术与硬件设备引进工作，及时更新电子档案管理系统，切实提高本单位的电子档案管理水平.

2.3 健全电子档案资料安全保障系统

新形势下多数事业单位在实际运营与发展进程中所产生的档案信息资料数量及种类不断增多，涉及各领域及不同专业.事业单位及时对这些资料进行全面有效的安全保护与储存管理，可以合理规避各类电子档案泄密、损坏、丢失等问题，进而提高事业单位运营稳定性与发展可持续性［5］.基于此，新形势下事业单位档案管理部门应该将电子档案安全保障工作作为电子档案管理工作中的核心任务推进.

第一，从电子档案管理人员角度进行分析，要想最大限度上保障事业单位电子档案安全性与完整性，档案管理人员应该对各类重要信息资料进行全面监管.例如对信息资料的来源、真实性、可利用价值、使用范围等进行有效监管，并做好电子档案调取与借阅记录工作，严格禁止任何电子档案文件外泄［6］.第二，事业单位需要设置好电子档案的安全访问管理制度，针对本单位所有工作人员包括档案管理人员进行实时访问信息记录，对工作人员查询档案的时间与内容进行明确记录，并对相关工作人员的电子档案管理系统设置访问权限.这样，工作人员不仅可以在自身工作范畴与权限内利用账号验证等方式安全利用电子档案资料，同时还可以保护好事业单位电子档案的安全性与完整性.第三，电子档案管理工作中，事业单位需要及时做好硬件与软件系统安全维护工作［7］.在具体电子档案管理过程中，事业单位应该严令禁止工作人员使用来源不明的计算机软件或者未经安全技术监测的设备.除此之外，事业单位还要做好电子档案管理信息防火墙建设工作，实时对外网环境进行监测，防止电子档案受到黑客或者病毒的网络攻击.

2.4 加强电子档案管理工作的资金投入力度

资金是新形势下事业单位电子档案管理工作顺利开展与稳定运行的物质基础与重要前提.在事业单位电子档案管理工作中，各类先进的管理技术、硬件设备与软件系统引进都需要充盈资金作为支持.而新形势下事业单位加强电子档案管理资金投入工作不仅可以保障电子档案管理系统运行稳定性，还可以提高档案管理人员的工作效率与质量［8］.基于此，新形势下事业单位需要在年度财政预算环节为电子档案管理工作预留充盈的建设资金，并逐步拓宽本单位电子档案管理工作的资金获取渠道，加强事业单位电子档案管理工作的资金投入力度，不断提高事业单位电子档案管理水平与质量.

3 结语

新形势下事业单位将传统的纸质版档案及时转变为电子档案，不仅可以降低档案管理工作中管理人员的工作压力，还可以提高档案管理效率与质量，确保档案被合理运用.这对于新形势下事业单位的决策工作、运营发展规划等具有较强的现实意义.故此，各级事业单位应该结合实际情况充分利用好现代化信息技术构建一个科学完善的电子档案管理系统，并给予技术与资金支持，提高本单位的电子档案管理水平，推动事业单位档案管理工作与相关业务工作高质高效开展.