基于HRP与OA系统的后勤物资管理全流程优化研究

尹莎　谢洋

关键词：后勤物资；全流程管理；医院资源规划（HRP）；办公自动化（OA）

中图法分类号：TP311 文献标识码：A

HRP由成熟的企业资源规划（enterprise resource planning，ERP）发展而来，并将其应用于医院运营管理，实现资金流、业务流和数据流之间的有效结合与互联互通，是指融合现代管理理念，整合医院各类资源，进行统一规划管理。办公自动化（office automation，OA）系统负载轻，开放性好，系统维护升级方便，网络办公不受到地域的限制，能够实现对文本、图像、声音等信息的访问，具有良好的使用性能。

医院后勤物资保障工作是医院正常运转的基本保证和重要组成部分，其管理水平直接关系到医院运转的质量和效率。医院后勤物资包括办公用品、被服装具、保洁用品、维修材料、五金交电、计算机耗材及配件等，具有物资品种繁杂、工作内容琐碎等特点。

为满足和提升医院对后勤物资保障工作需求，本文基于HRP系统和OA系统对H医院后勤物资管理流程进行优化改造，以提高工作的时效性、统一性和规范性。在此次优化系统建设实施过程中，分三个步骤来进行：第一步，分析现有流程存在的问题；第二步，结合需求和信息系统能实现的功能进行流程优化和搭建平台：第三步，对优化后的管理流程进行评价和完善。

1现状及存在的问题

目前，河北医科大学第二医院后勤保障部按照是否“零库存”的属性将物资分为库存物资和专购物资，申请科室分为医疗医技科室和行政后勤科室，申请和审批模式分为线上和线下两种。

医疗医技科室物资采用线上申请线下审批的模式。为了数据安全，医院HRP系统连接医院内部局域网络，医师工作站和护理工作站都在内网计算机，因此，医疗医技科室申请物资在内网计算机上登录HRP系统按说明操作即可生成请领单，系统根据物资属性拆单，库存物资订单发送至库房保管员直接出库，专购物资发送至采购员生成供应商订单，依次由库房负责人、后勤保障部主任、主管院领导审批通过后发送至供应商客户端。

行政后勤科室物资申请和审批均采用线下模式。行政后勤科室由申请人提出书面申请，科室负责人审批通过后送至后勤保障部，库存物资经库房负责人审核通过后办理出库，专购物资经采购员汇总后依次由库房负责人、后勤保障部主任、主管院领导审批通过后，采购员通过电话方式通知供应商送货。

供应商下订单采用线上线下结合模式。通过内网HRP系统申请的专购物资通过线下审批通过后，采购员通过HRP系统供应商客户端发送订单，并生成订单条形码，通过条形码办理入库，系统自动对应请领单生成出库单。通过线下书面审批通过后的专购物资，由采购员电话通知供应商送货，随货同行单备注使用科室，采购员手动入库，保管员按照随货同行单备注的使用科室手动录入出库单。图1为后勤物资供应流程图。

基于以上模式，存在以下问题。第一，时效性差，耗时过长。只要涉及线下审批及书面材料的流转，就需要不同角色的人见面，就需要为了克服空间的距离而花费时间，加上等待审批和等着手工录入出库单与出货的时间等，经统计申请与审批环节平均用时为6h，平均领用等待时间为19min。第二，准确性差，出错率高。线下订单经口头传达，难免存在遗漏或者备注错误，导致多发、少发、发错科室等情况。

2后勤物资管理流程优化

2.1系统框架

梳理和重新确定后勤物资管理的要求和業务流程，在HRP系统总体框架基础上OA系统审批流，业务大致为“物资申请单→申请审批→申请审核→下达供货订单→验收入库→出库记账”。重新构建的后勤物资管理模块包括院内HRP系统申请模块、OA系统审批模块、HRP系统出入库管理模块。优化的关键点包括：一是将所有线上书面申请及审批改成OA系统：二是将审批后的结果自动反馈到HRP系统。

2.2 HRP系统流程模块

本文基于原有的业务流程进行了优化改造，将所有的线下书面申请和审批全部改为线上OA系统处理，同时信息中心加装了跳板机，实现了内外网的数据互通共享。

HRP系统在与OA系统对接的前后程序上较之前有所改进，分别进行了汇总和拆单操作。HRP申请单的数量为500个／天左右，若每一个都到OA系统走审批，则工作量太大。因此，专购物资订单经采购员在HRP系统定期汇总后提交至OA系统进行审批，如遇特殊情况可加急审批，一天OA审批流会保持在5个以下。OA系统审批通过后反馈到HRP系统进行拆单处理，根据不同的供应商和不同和申请科室生成多个订单并发送至供货商，待货物完成验收入库后，系统再根据不同的申请科室重新组合成出库单，由保管员办理备货出库。图2为优化后的后勤物资供应流程图。

2.3 OA系统流程模块

嵌入HRP系统中的OA审批流有三个，主要是针对行政后勤科室使用：一是申请科室审批流，主要针对原采用书面申请与审批的科室：二是供应商订单审批流，替代了原有的对供应商订单的线下审批；三是物资发放审批流，由OA系统与HRP系统对接，审核通过后直接生成出库单，取代了保管员依照申请批示单手工录入的程序。

优化后的申请科室审批流程，在其中嵌入了选择条件，如用途分为常规办公和特殊用途，常规办公不超限额申请部门负责人审批通过后直接流转到库房，若为特殊用途，则须增加主管院领导审批环节。再如，申请单金额≥500元的申请需要主管院领导审批，原来采用书面申请，科室不知道申请单金额，因此容易造成出库时发现金额超限再去找主管院领导审核的情况。另外，优化流程后，HRP系统可实现根据物资属性自动将库存物资和专购物资拆分为两个订单，分别发送至保管员和采购员两个角色，避免了申请科室将物资写在一个申请单上，到库房才发现需要拆分后又重新审批的情况。图3为OA系统申请科室审批流程图。

优化后的供应商订单流程实现了“汇总后审批，通过后拆分”，供应商订单分为增加库存和专购临采两种情况，优化前是“一单一签”的模式.即所有的书面申请都需要领导签字审批，给领导带来了很大的工作量。由于所有的审批都采用“面签”的方式，大大增加了等待审批的时间。优化的流程实现了“定时汇总，线上审批”，审批人用手机即可审批，审批通过后将结果反馈到HRP系统，自动生成供应商订单并实现了“一单一码”，验货后对供应商随货同行单扫码入库，入库后保管员收到系统根据请领单生成的出库单，根据出库单备货，备货完成后通知申请科室领取物资或由第三方配送公司送货至科室。图4为OA系统后勤物资管理科室供应商订单流程图。

无论是库存物资还是专购物资，经申请科室负责人审批通过后都要经库房负责人审核，审核其领用物资种类和数量的必要性。比如，医疗医技科室及医务处、护理部、感染控制处、住院处等与临床工作紧密相关的职能科室或窗口科室可以领用白大衣等工作服，而一般的行政人员是不可以领用的。因此，库房负责人对医院物资的管控和成本的管理是必不可少的角色。图5为OA系统后勤物资管理科室发放流程图。

3应用效果评价

将OA系统与HRP系统相结合，实现了多部门使用、多级别审批的工作全部线上完成，提高了后勤物资管理工作的高效性、规范性和准确性，同时为医院节约了人力成本和财力成本，做到了痕迹管理、有据可循。

3.1提高工作时效性

后勤物资领用审批流程在OA系统的应用，简化了办公流程，避免了“找人、等人”的现象，减少了审批的等待时间，相关负责人在移动上网设备上处理即可，增加了处理工作的灵活性，缩短了审批周期，提高了办事效率和执行力。

除了OA系统本身的优势能提高工作效率，其与HRP系统对接后产生的数据更为规范，格式更为统一。HRP系统采用结构化模板式界面，对每个字段进行系统控制和校验，防止漏填和错填，一次性审批通过，避免了申请人采用无格式叙述性文字填报导致多次退回和修改的情况发生，极大地提高了工作效率。

OA系统可记录流程中每一个环节的发生时间节点，能够方便准确地统计出每个环节的时长。对比流程优化前后的1个月的平均申请审批和货物领取等待时长，优化后的申请与审批环节平均用时由6h降低到2.5h，缩短了58.3%：平均领用等待时间由19min降低到7min，缩短了63.2%。

3.2规范操作流程，提高工作质量

两个系统集成后，数据的字段内容和格式部是统一调用HRP系统中物品字典的数据，有些字段是可选择的，如物资名称、规格等，有些字段是填寫的，如数量、备注等。因此，由HRP系统转录到OA系统里的表格格式一致，且能自动生成金额合计，便于条件判断，从而确定下一步流向，在降低出错率的同时提高了操作的规范性和工作质量。

3.3加强痕迹管理，做到有据可循

在OA系统中流转的每一个环节，系统都有记录并形成电子文单、带有修改痕迹的签发电子文稿、关联文件信息、电子文件运转流程图等，有效确保了无纸化办公运转模式下归档材料的完整性，切实保留了文件之间直接的完整、清晰的相互关系，极大丰富了档案信息资源数据库，实现了信息资源整合。

3.4为医院节约成本

此次流程优化不但提高了工作质量和工作效率，也为医院节约了人力成本和物力成本。一般申请人为本院员工，把原来等待审批、返工纠错和等待领取物资的时间用在了其他工作上，大大减少了人力的投入。OA系统采用了无纸化办公，在减少了纸张的同时也减少了相应打印耗材、笔墨、书钉等其他办公费用，为医院节省了相关开支。

4结束语

通过转变传统工作模式，完成物资供应流程再造，在有效提升物资供应效率和效益、改进服务质量、降低运营成本的同时，便于医院集中人力、物力、财力，专注于提升医疗技术水平。

优化后的后勤物资全流程管理实现了OA系统与HRP系统互联互通、高效集成，实现了申请和审批全流程线上处理，实现了标准化流程管理，简化了后勤物资的管理流程，大幅度提高了工作效率，降低了医院运营和审计的风险，提高了医院综合管理水平和临床一线的服务质量。

作者简介：

尹莎（1987—），本科，经济师，研究方向：医院成本管理。