运用PDCA 循环优化医院物资管理

邹晶（通信作者），程维国

泰安市中心医院 （山东泰安 271000）

医院物资是保障医院正常运行的重要物质基础，医院物资管理的规范化直接决定着医院运营成本、医疗质量与管理水平。当前我国公立医院整体进入了高质量发展阶段，立足新发展阶段，必须进一步提升公立医院高质量发展新效能，这对医院物资管理提出了更高的要求，但医院物资管理在院外供应链、院内业务流转和临床病区管理等方面依然存在诸多问题。本研究针对以上问题，运用PDCA 循环[1]，遵循质量改进的4 个程序——Plan（计划）、Do（执行）、Check（检查）和Act（处理）[2-3]，分步骤对案例医院物资管理工作进行了质量改进[4]，现报道如下。

1 计划阶段

1.1 设定主题

公立医院是我国医疗服务体系的主体，也是医改工作的重点，坚持公立医院的公益性是我国卫生事业健康发展的必要前提。然而随着药械零加成、“两票制”、集采等政策的实施，以及公立医院医保压力的逐年增加，医院管理运营已由“成本中心”转为“利润中心”[5-6]。物资管理的规范化与标准化成为助力医院资产保值增值、降耗增效、提高医院运营效率的一项重点工作[7-9]。为此将本次活动的主题定为“运用PDCA 循环优化医院物资管理”，以期通过质量改进活动，提升医院物资管理工作的水平和质效。

1.2 设定监测指标

根据国家相关政策文件规定，结合案例医院实际情况，选定14 项物资管理项目，分别计算落实率，累加测算总落实率，并将其视为本次质量改进活动的管理规范率。计算公式为：医院物资管理项目规范率=医院物资管理项目规范数/医院物资管理项目总数×100%（见表1）。

表1 14项物资管理项目

基于医院物资全生命周期的供应链全业务流程，实现医用物资从生产、需求、采购、运输、加工、仓储、使用、成本管控等的大闭环精细化管理。根据现状值、圈能力和攻坚点设定目标值为74.47%，根据调查表测算现状值为35.71%。

1.3 分析原因

组建质量改进小组，分别从院外供应链、院内业务流转和临床使用终端3 个维度，针对14 个管理项目进行问题查检。通过汇总调查数据进行柏拉图分析，根据“80/20 法则”查找出3 大改善重点，分别为信息化管理系统落后、物资追溯管理体系不健全和科室端物资监管缺失。根据现状值、圈能力和攻坚点设定目标值为74.60%。针对3 大改善重点分维度绘制鱼骨图，按照“80/20 法则”找到9 条要因，见图1。

图1 影响医院物资管理规范率的3大改善重点鱼骨分析图

1.4 验证真因

制作真因验证查检表，对9 条要因进行验证，最终确定4个真因：未优化信息化智能管理工具、物资字典不规范、院外物资管理信息链缺失、未建立标准化流程，见图2。

图2 医院物资管理规范率低的真因验证

1.5 确定对策

针对4 个真因，质量改进小组运用头脑风暴法列出了19 项解决措施，并针对每一项解决措施从可行性、经济性、效益性方面，结合评价指标进行权重打分，最终选定了12 项有效措施，并整合为4方面的对策：一是筹建医院物资字典数据库，统一标准化数据源；二是规范整合物资配送商，供应链延伸至院外监管，并引入医用物资SPD 管理模式，健全供应商评价体系；三是优化提升医院物资管理信息化建设，构建供应链物资运营管理平台；四是物资管理流程再造，实施临床病区物资消耗管理。见表2。

表2 确定对策

2 执行阶段

2.1 筹建医院物资字典数据库，统一标准化数据源

根据国家相关政策、规定制定物资字典分类标准。以《国家医疗器械分类目录》为指导，结合医院实际情况，编制医院物资新分类字典，实现“用编码解析、以数字定位”的功能。字典以数字区分类别，例如数字6 代表医用耗材类、数字5 代表通用物资类；成立字典筹建小组，梳理医院当前使用的物资品规信息，包括物资名称、品规、图片、注册证、层级授权、说明书等，进行统一采集、登记造册，筹建规范统一的医院新物资字典数据库；积极贯彻落实国家医疗保障局编码贯标的要求，将27 位医保编码嵌入字典信息。本研究历时4 个月，收录了18 659 条目基础字典数据。

2.2 规范整合物资配送商，供应链延伸至院外监管

改进前，医院供应商达300 多家，医院对物资质量、配送率、院外追溯链的监管难度较大，为此将配送商削减、整合为8 家，实施医院物资集中配送模式；建立供应商及厂家线上电子档案（包括资质证照与授权说明等），并进行可视化动态监管；在省内率先引入医用物资SPD 管理新模式，与医院第三方实现资源共享、资源对接与资源整合。资质证照信息化管理见图3。

图3 资质证照信息化管理

2.3 优化提升医院物资管理信息化建设

经过调研，与护理部、财务、物价、信息等多部门召开专题会议，拟订医院物资管理方案，通过招标确定软件公司，搭建医院物资运营平台。对涉及医院物资管理的信息系统进行优化升级，实现各模块间（HIS 收费系统、财务管理系统、医嘱管理系统、医保物价系统、护理管理系统、供应商管理系统）的无缝对接。

2.4 物资管理流程再造，实施临床病区物资消耗管理

建立医院高值耗材、试剂类耗材专项管理制度，针对高值和试剂耗材的重点使用科室（如手术室、介入放射手术室、超声介入室和检验科）搭建重点二级库，实施供应商二级库备货，实施全流程扫码操作，透明高效、资源共享、以消定结；针对骨科类手术耗材，设置以患者台次手术为基点的专用骨科包，并将患者信息植入骨科包，实现专人专包、专术专用的骨科手术耗材精细化管理；针对普通医用耗材，构建临床各病区（病房）为二级库、科室（病房）为三级库的新应用场景，以患者需求为导向，采取定数包、耗材赋码等形式，利用手持终端等信息化工具，通过“扫码+套餐”的形式对低值耗材实施“实时、实量、实价”的精益管控，实现患者的精准使用和同步计费。见图4～5。

图4 构建临床病区物资消耗管理新流程

图5 创建重点科室二级库管理模式

3 检查阶段

对策实施后及时进行效果的查检，医院实现了物资全生命周期供应链的多维追溯和质量管控，业务流程监管率由原来的53.16%提升至100%，物资管理项目达标率提升至85.71%。改善前后的柏拉图对比显著，项目达标率为128.57%，进步率为140.02%；工作流程得到了极大优化；物资配送率、临床科室耗占比、高值和低值耗材追溯规范率等各种KPI 指标均得到有效提升。见图6～7。

图6 改善后的柏拉图

4 处理阶段

图7 改善前后相关指标的对比图

医院以物资精细化管理和运营成本降低为目标进行质量改进活动，并取得了成效，对总结检查的结果进行处理，并对成功经验予以标准化：以物资供应链为全域化管理视角，将各业务环节的工作流程汇编成册，形成医院物资管理标准化长效机制；对医院物资业务相关数据进行挖掘和应用，形成医院物资大数据分析，见图8。同时，发现医用低值耗材在临床计费使用中依然存在薄弱环节，如溢库、漏费导致临床病区收支配比差异等。将这些未解决的问题转入下一个PDCA 循环，继续进行解决。

图8 物资管理大数据分析展示

5 总结

运用PDCA 循环有效提高了案例医院的物资管理水平，极大降低了医院的流动资产成本，促进了医疗安全质量的提升；同时，形成了医院物流供应链精细化管理体系，为医疗机构提供了物资全生命周期精细化管理方案，为我国公立医院的改革和管理转型提供了新方法和新思路。目前，新模式已在多家医院进行推广，将助力实现降耗增效的“双突破”，促进医院的高质量发展。