医疗控股集团分院设备资产的精细化管理

韩江

西安存济医学中心有限公司设备科 （陕西西安 710032）

医疗健康产业是我国国民经济的重要支柱产业[1]。近年来，为促进医疗器械行业的健康发展，国家不断推出新的政策措施，同时，随着医疗科学技术不断发展，医疗卫生行业也迅速发展，越来越多的医疗控股集团投资医疗产业。这些控股集团为加强对各分院的统一监管，医疗物资管理一般采用供应链物资采购管理模式，即物资采购由集团供应链部负责，各分院设备科承担医疗设备的申报审查、医疗设备资产管理和设备维护保养等职责[2-3]。我院是由通策医疗投资股份有限公司投资建设的民营医院，为发挥医疗设备的最大价值、利于集团管理，结合医院实际情况，从建立两级管理制度、档案管理、设备台账建立及设备普查4个方面实现了医院设备资产的精细化管理，并取得了良好的成效，现报道如下。

1 建立两级管理制度

我院物资采购由集团供应链部负责，设备科需要负责全院的设备资产管理和维护维修，但是医院设备科人员配置有限，设备管理员及工程师的配置一般为1～2名，难以对全院设备进行全方位的管理与维护，所以设置专职设备管理员、建立设备科和临床科室二级管理制度具有重要意义，能极大提升设备管理效率[4-5]。未设置及设置临床科室设备管理员的管理模式分别见图1、2，比较两种模式可以看出，设置临床科室设备管理员后，设备资产由一人平面管理变为了两级垂直管理，强化了设备管理效能。

图1 未设置临床科室设备管理员的管理模式

图2 设置临床科室设备管理员的管理模式

我院在应用供应链系统前采购了大量医疗设备，这些设备未能及时有效地进行记录和管理，导致医院供应链系统中医疗设备台账不全、部分设备重复登记等。为加强医院医疗设备资产管理，医院设置了临床科室设备管理员，建立了两级管理制度，通过两级垂直管理，自上而下实行医疗设备的核查登记，形成了完备的设备台账，极大提高了医疗设备管理的效率和精度。

因临床科室是医疗设备的直接使用者，设置临床设备管理员后，要强化临床设备管理员落实临床科室的设备管理职责，定期对临床科室设备管理员进行相关培训，培训内容包括设备铭牌信息介绍、日常清洁消毒、电气安全及水路设施检查、环境温湿度监测、每日设备功能检查及设备使用注意事项等[5]，以便设备管理员有效地发挥设备科与临床科室的衔接作用。

2 建立医疗设备档案

医疗设备档案管理是医院管理的重要内容之一。随着医疗卫生行业及电子技术的迅速发展，医疗机构不断引进、更新具有高新技术的医疗设备，设备种类繁多，此时更有必要做好设备档案管理、提高设备的有效使用率。设备档案必须保证真实性、完整性，内容涉及医疗设备采购前后的处理，应制定相应的管理流程并明确档案管理的内容，具体包括申购资料、采购资料、安装验收资料、随机资料、录入设备资产资料及报废资料等[6]。

随着信息化技术的发展，电子档案信息管理应运而生，将设备的所有信息扫描录入归档并生成二维码，一台设备对应一份纸质档案和一个二维码（电子档案），这种信息化方式可以使档案查阅更精确、更快捷，且资料不易丢失[7]。目前大部分三甲医院运用了该技术，即设备科保管纸质档案，并将二维码粘贴于设备的明显位置，医院工作人员通过手机扫描二维码登录个人账号就可以随时查阅相关资料。

为使新进医务人员熟悉设备使用、医院工作人员能够随时查看设备采购资料，结合设备科实际情况，利用信息化手段强化对医疗设备的档案管理：对纸质医疗设备档案资料按照使用科室、采购年度等进行了归纳整理，同时将设备申购资料、验收随机资料等扫描生成压缩文件，上传至医院知识文档库，医院工作人员只要登录个人账号就可以进行查询和学习。

3 建立医疗设备台账

完整清晰的设备台账可以使管理者对医院的医疗设备固定资产情况一目了然，从而强化医疗设备固定资产的管理，并为下一步医疗设备采购工作提供依据。医疗设备台账可以清晰地呈现医院现有医疗设备的资产状况，台账内容应包括但不限于表1中的基本信息，这些基本信息可以直观反映使用科室的设备资产状况，对于了解医院整体的医疗设备资产构成及设备申购等具有重要意义。

表1 设备台账表

集团为方便对各分院进行管理和监控，建立了统一的供应链物资采购管理系统，该采购系统包括设备目录，系统中预先设定采购、出入库、资产编码、设备保养维修等信息。供应链系统流程图如图3所示。

图3 供应链系统流程图

临床使用科室在供应链采购系统中查找需要申购的医疗设备（科室下订单）。设备科与院领导批准后，将该设备订单发送至集团供应链部；集团供应链部汇总所有订单后发送至相关医疗设备供应商；医疗设备供应商接收设备订单信息后发货，并在供应链系统中完成设备出库操作；设备科收货验收，管理人员在供应链系统接收到供应商完成的设备出库信息后进行设备入库（进入医院库房）操作，再将设备出库给使用科室；设备出入库完成后，管理人员通过供应链系统生成设备唯一资产编号。由该流程可以看出，供应链系统物资申购模式是一个闭环系统，集团可以随时监控设备供应情况、了解设备资产。但管理过程中仍存在一定的问题，具体包括3点。（1）医疗设备资产编码不统一，存在重复登记情况：对于医院应用供应链物资管理系统前采购的大量医疗设备及采购目录中未包含的医疗设备，医院设备科管理人员没有供应链系统录入权限，导致这些设备无法及时录入，需要设备管理员单独进行入库、出库记录，并编辑资产编码，但这种编码与供应链系统自动生成的资产编码形式不同，导致医疗设备台账形成两种资产编码方式、两套台账，集团监管也比较困难；对于某些医疗设备，设备供应商后期可能会在供应链系统中进行系统订单补加操作，设备科管理人员会按照供应链系统流程进行出入库，但这些设备已经单独进行过出入库，并进行了设备资产的唯一编码，这样一台设备会进行两次登记，既容易产生混乱，又会增加管理人员的工作量。（2）医疗设备资产登记入账不及时：使用该供应链物资管理系统，设备管理人员必须接收到供应商设备出库完成的信息后，才能进行医院内部设备的入库和出库操作；医疗设备供应商经常无法及时在供应链系统中完成设备出库操作，特别是同一个供应商先后多次供应同一种设备时，管理人员后续只能根据供应链系统订单顺序自行判断并进行入库和出库，增加了设备验收的繁杂程度，而且后期需要大量的精力补充相关设备资料。（3）供应链系统目录完全由供应商维护，错误信息无法得到及时修改：设备供应商中有的是设备生产厂家，有的是代理商，设备目录的信息却全部由供应商维护，如果设备目录中的信息（型号、生产厂家等）维护不及时，设备验收时便需要反复沟通、确认是否为申购设备，为设备验收及之后的设备清查带来很大困难。

针对以上问题，本研究提出以下解决方案。（1）通过Excle 建立设备台账，对临床科室设备管理员进行培训，临床科室设备管理员根据表1的信息清查本科室设备资产，并提交给设备科设备管理员，设备科汇总各科室设备台账，建立医院设备台账；这种方法的缺点是需要定期清查、更新数据，一些信息（如资产编码）需要等设备入库、出库操作完成后才能得到更新，具有滞后性，另外，该表格信息也容易丢失，需要进行多重备份。（2）完善信息化系统：一是升级供应链系统，提高设备更新的时效性，增加设备科主动入库、出库模块，即设备验收完成后，不需要催促、等待供应商在供应链系统中进行出库操作，设备科就可以自主完成设备的信息录入，这需要设备科、信息科及供应链部协调完成[8]；二是配置医院内部物资管理系统，随着信息化的发展，各种物资管理系统层出不穷，可以选择一种性价比高的物资管理系统，即将供应链系统作为一个设备采购平台，临床科室在供应链系统中申购设备，设备到货、验收完成后，设备相关信息就可以立即录入物资管理系统，并生成院内统一编码。

综上所述，我院结合实际情况，通过建立两级管理制度，加强对临床科室设备管理员的培训，并制定了设备台账表；由各临床科室设备管理员核查本科室医疗设备，再由设备科设备管理员汇总各科室设备信息，形成医院医疗设备台账；同时，及时完善信息化系统，与信息科协调沟通，综合考虑升级供应链物资管理系统并建立医院内部物资管理系统的成本，最后录入表1中[9]，形成统一的医院医疗设备电子台账。

4 医疗设备资产清查

医疗设备资产清查是医疗设备管理的一个重要环节，能够直接、准确地发现医疗设备管理中存在的问题，反映医院医疗设备的使用情况，为加强固定资产管理、减少不必要的医疗设备投入提供依据；同时，通过医疗设备定期清查，管理者可以掌握医疗设备资产的实际数额，实际固定资产在账情况及在用情况，使各使用科室了解本科室具体固定资产的状况，为今后医院设备采购提供更准确的数据[10-11]。所以应严格落实资产清查核对制度，建议每年至少对医院资产进行一次全面清查。

医疗设备清查的方法很多[10-12]，我院结合两级管理制度和设备台账表，根据实际情况添加设备状态（正常使用、停用）、完好情况（完好、损伤）和使用频率等信息，制定清查表格。由医疗设备委员会组织，财务科、设备科和临床科室组成清查小组，自上而下，以物对账，全面、有序地对各科室的财产物资进行清查，如清查中发现账实不符、非自然损坏等情况，应及时查找原因、明确责任，按照相应制度规定进行处理，以保证医疗设备的完好及医疗设备资产的账物相符。

5 小结

通过以上管理模式，医院形成了清晰的医疗设备管理台账，使管理者对医院的设备资产情况一目了然，并可以准确了解医疗设备的使用情况，为医疗设备的申购提供重要依据。

综上所述，对于控股集团各分院医疗设备资产管理来说，以供应链物资管理模式为基础，结合设备科与临床科室两级管理制度，设置临床科室设备管理员，通过管理医疗设备档案、建立医疗设备台账、进行医疗设备清查等措施，有效提升了医院设备资产的管理效能，实现了医疗设备精细化管理。