清洁能源开发企业项目档案管理标准化、模块化、示例化研究

葛 静

(中电建水电开发集团有限公司，成都，610041)

1 实施背景

随着能源企业的战略布局，能源开发更趋向于清洁化、多元化。近年来，清洁能源发电逐渐占据了电力行业的重要位置。这就需要能源投资企业积极寻求优质清洁绿色低碳能源项目，大力推进清洁能源开发与治理工程投资，推动能源投资企业向高质量清洁能源开发建设企业发展。

而项目档案作为知识和信息的有效载体，是能源投资企业投资建设的重要历史凭证，是企业各项事业的重要基础，是当前经营管理活动的经验参考，是服务于能源投资企业战略发展需要的价值构成，更是企业每一名员工对企业的责任担当。

在这种发展背景下，我国电力行业技术和档案也越来越受到国家的重视，管理和技术标准越来越齐全完整，有效指导了电力行业档案的管理。但是企业在实际使用过程中，基层档案管理人员，在面对诸多标准和规范的时候，往往因没有工程或技术专业背景，而为采用哪个标准或规范而困惑。且不同部门下发的标准，在实际使用中会发现在细节上仍存在一定的差异，在不同企业的适用性也还需要根据实际情况进行调整。因此，积极探索企业项目档案管理“标准化、模块化、示例化”，是企业在国家清洁能源开发建设高质量发展战略目标下，提出的一个高标准项目档案管理的课题，也是企业实现“全员皆档”的基础保障。

2 如何实现企业项目档案管理的标准化

2.1 实现档案管理规范和工程管理规范的融合和统一

近年来，国家和地方、行业陆续出台各专业、各门类的档案管理规范，如《建设项目档案管理规范》(DA/T 28)、《水电建设项目文件收集与档案整理规范》(DL/T 1396)、《风力发电企业科技文件归档与整理规范》(NB/T 31021)等；另一方面，随着国家在清洁能源领域的发展，清洁能源建设和管理水平显著提升，各类管理和技术规范也相应成熟、不断更新完善，如《水电工程验收规程》(NB/T 35048)、《风电场工程档案验收规程》(NB/T 31118)、《水电水利工程施工监理规范》(DL/T 5111)等。但清洁能源投资企业在实际使用过程中，由于专业门类多，又要满足工程、技术、档案等多方面的规范要求，如风力发电项目，在使用过程中就要参照《风力发电企业科技文件归档与整理规范》《建设项目档案管理规范》《风电场工程档案验收规程》《风电场工程竣工验收管理暂行办法》《科学技术档案案卷构成的一般要求》《重大建设项目档案验收办法》等。

鉴于以上原因，为了提高企业项目的管理效率，实现项目档案管理标准化，首先应实现档案管理规范和工程管理规范的融合和统一。具体做法有：

(1)收集水力发电、风力发电、光伏发电、电网建设等各清洁能源专业门类的工程、管理规范和档案管理规范；

(2)组建企业项目档案管理标准化工作小组，对各类规范的详细学习和理解；

(3)清理出各规范的一致内容和区别内容；

(4)将各类规范的一致性内容进行整编融合，区别性内容经过专家咨询，向档案主管部门咨询确定适用部分，进行整编，形成统一的企业的项目档案管理标准的基础。

2.2 实现企业项目档案管理的生命周期管理

项目档案在满足国家和行业规范的基础上，要立足于企业的战略发展需要和中心业务工作，要有效服务于企业的清洁能源开发建设、管理和运行。因此，企业的项目档案管理要充分考虑项目的全生命周期，即能够服务于公司清洁能源开发的项目前期管理——工程建设全过程——到项目生产运行全过程，需要参与项目建设的每个人在各环节上把好关，确保归档资料完整、准确、系统[1]。

在这个过程中，要注重对照以往企业项目档案管理中暴露的薄弱环节，补充完善相应的标准和制度要求。如：电网建设项目档案管理，是否严格对照有关电网建设的相关项目档案管理规范和标准管理；实物档案中的水电工程岩芯档案、声像档案管理等，是否做到应归尽归等，这些都是企业在标准化过程中需要全面思考的问题。

2.3 实现企业项目档案管理的模板化，实例化

企业在多年项目档案管理过程中累积了丰富的“实战”经验，能更好地适应企业自身的管理特色，将这些经验价值进行总结提炼后，模板化、实例化，能更好地指导企业的项目档案管理。具体做法有：

(1)将管理制度模板化、实例化。如建立项目档案管理各类管理办法模板，建立招标文件中对项目档案管理的规定模板，建立项目档案验收自评报告编写模板，建立工程项目质量检查表及单元工程质量评定表的整编模板等。

(2)将管理过程模板化、实例化。如建立项目档案中间检查指导记录模板、建立归档签证单填写模板、建立项目档案交接签证表模板、建立案卷目录填写模板、建立案卷脊背编制模板、建立案卷内封面编制模板、建立卷内备考表编写模板等。

(3)将企业以往项目档案管理过程中遇到的问题实例化。可以指导企业引以为戒，在今后的项目档案管理中规避类似问题的重复发生。

2.4 实现项目档案管理合同制、监理制等约束机制

在签订项目施工、监理、设备采购等合同或协议时，明确提出移交的项目档案的数量、套数、归档时间和质量要求等事项，经常检查关于档案管理及档案工作。合同工程完工结算、或设备款项结算时要有档案管理部门签字，不提交齐全完整的工程档案不予验收不予付款，有效地控制、监督、规范项目档案的质量[1]。

3 结语

随着清洁能源企业的发展，投资项目越来越多，加强对投资项目的档案管理就显得尤为重要。这就要求项目档案管理者必须以全新的管理理念应对内外环境变化，用创新的思维、创新的管理模式和工作策略，创造性推动档案管理工作，形成与之相适应的档案管理体系[2]，探索实现企业项目档案管理的标准化、模板化、实例化，不断提高在企业发展过程中创造价值能力，才能真正实现档案管理升级上水平。