新形势下科技查新服务存在的问题与对策分析

文/蒋珞晨，万之瑜

在国家大力提倡科技创新与自主创新的新形势下，越来越多的科研单位及相关政府管理部门为避免重复性研究，不约而同地加大了科技查新的力度。例如，在开展相关技术研究或科研项目之前，其纷纷要求相关技术人员落实科技查新。政府、企事业单位及科研人员对查新工作的认可，无疑为科技创新战略的顺利实施提供了有效保障。但随着科技查新服务的大范围应用，一些潜在问题也逐渐暴露出来，进而直接影响相关工作的有效开展。基于此，本文在总结科技查新服务存在的主要问题的基础上，提出针对性建议。

一、科技查新的发展状况

为了有效解决科研管理部门科研成果评审结果失准，以及科研课题重复、低水平研究等问题，我国在1985年正式开展科技查新服务。经过30多年的发展，科技查新在项目立项、成果报奖、成果评价等专家评审活动中发挥着越来越重要的作用，并得到政府以及相关科研管理部门、机构的一致认可。科技查新不仅为政府、科研机构提供了客观的参考依据，也为企事业科研单位提供了最新、最全面的文献支持。但随着发展形势的不断变化，科技查新的服务范围、种类较之以往也有所变化，绝大多数客户已经不再满足于获取形式简单的查新报告，而是对科技查新的内容提出了更高要求。他们希望能通过科技查新来了解、掌握国内外相同技术领域或同类产品的实时研究动向，从而为自己的研究提供参考，研发出更具核心竞争力的前沿技术。

但随着科技查新服务的大力开展，一些以往较为隐蔽的问题也直接暴露出来，深刻影响着科技查新服务的有效进行。因此，本文对当前科技查新服务中的主要问题进行总结，并提出针对性建议，以期推动科技查新服务进一步完善。

二、科技查新服务中的主要问题

（一）客户认识不足

科技查新是文献检索和情报调研相结合的情报研究工作，它以文献为基础，以文献检索和情报调研为手段，综合分析查新项目的新颖性并编制出有依据、有分析、有对比、有结论的查新报告。科技查新是保证科研立项和成果评审的科学性、公正性，避免重复科研的重要工作。当前，部分需要科技查新的客户由于对这项工作认识不足，往往在提交材料时出现缺漏、仓促查新等问题，不仅无法发挥出科技查新服务的优势作用，更不利于保证查新结果的准确性。

（二）查新员与客户缺乏沟通

在通常情况下，需要科技查新服务的客户基本都是从事某一特定领域的专业技术人员，他们在本专业技术领域造诣颇深，但对科技查新服务缺少了解。与此同时，从事科技查新工作的查新员也不可能了解所有技术领域。因此，在科技查新服务前期，双方的及时沟通显得尤为重要。例如，少数查新客户不了解科技查新服务的性质，甚至存在误解；有的客户过于看重查新内容，往往会过量提供资料；而有些客户则认为科技查新只是一个形式工作，并且认为实际内容并不重要，所以提交的资料经常会有所缺失。实际上，客户提供的材料过于详细，就会导致查新要点不突出、内容过于繁杂；提供的查新材料过于简单，则无法反映其研究内容的技术创新点。这两种情况都会降低查新员的工作效率，影响科技查新服务的有序推进。

（三）查新人员的综合能力有待提升

新时代，越来越多的工作岗位要求工作人员具备多领域、多学科的知识和技能，科技查新服务也不例外。与此同时，为了更好地满足客户的不同需求，查新员必须同时掌握多个领域的科学知识，并做到融会贯通。但随着科技创新的速度不断加快，新工艺、新技术、新原理层出不穷，而查新员只有在初步了解这些技术、工艺、原理的前提下才能制定出准确可行的检索策略，从而保证科技查新服务的全面性和准确性。简单来说，这些变化对查新员的知识结构和应变能力等综合能力提出了更高要求。

（四）查新管理机制有待完善

由于科技查新服务具有一定的不确定性，且受国家级、省部级等各级部门开展科研立项、成果评价、成果报奖等受理时间的影响，每年都会出现数个查新高峰期。在此期间，大部分查新机构都会在较短时间内收到大批查新委托，查新时间短、任务重。除此之外，查新员由于工作压力大，长时间过度消耗脑力、精力，难免会出现职业倦怠的情绪，进而影响查新报告的质量。因此，查新机构有必要结合以往经验，提前针对业务高峰期制定行之有效的查新管理机制来应对可能发生的各种问题。

（五）信息资源有待扩充

不可否认的是，丰富全面的信息资源库是确保科技查新服务顺利进行的有力保障。当前，不同学科间的互相渗透已经成为新时代的发展趋势。单一学科的研究成果不再局限于本领域，进而导致相关报道、学术研究等极有可能分散于多个交叉学科领域。与此同时，部分查新机构在开展科技查新服务过程中，经常会面临信息资源库不全面或者资源库不稳定等问题。信息资源库存在不足，势必会影响科技查新服务的质量，甚至影响相关工作的顺利开展。因此，在科技查新服务过程中，是否拥有强大、稳定、覆盖面广的综合信息资源数据库作为支撑显得尤为重要。

三、提高科技查新服务质量的建议

（一）提高客户的重视程度

在实际工作中，查新员通常会基于专业角度，帮助客户在现有基础上进一步优化申报课题、完善项目内容，从而全面提高研究课题的申报质量，缩短科研立项和出成果的周期。因此，作为客户的科研人员也应不断提高对科技查新的重要性、必要性的认识，降低科研工作的盲目性，避免重复研究和资源浪费，进而推动科技创新进一步发展。

（二）加强与客户的沟通

查新员需要摆正自身位置，尽可能消除客户的顾虑，通过及时充分的沟通，了解客户的查新目的和主要需求。首先，查新员应帮助客户了解查新工作的程序和步骤，使其形成对查新工作的初步了解。其次，在双方互相理解的基础上，查新员应根据客户需求指导其撰写查新要点。最后，在服务过程中，查新员也应积极与客户沟通，以撰写出优质高效的查新报告，得出更合理、客观、公正的查新结论。

（三）提升查新员的综合能力

为应对新形势的变化，查新员必须不断充实自己，主动了解国内外科技领域的新动向，在拓宽眼界的同时，不断丰富自己的知识储备。同时，在工作之余，查新员还应积极学习新的检索工具和分析软件，努力提升自己的操作水平，以满足更专业客户的需求。除此之外，查新员还应充分调动自身积极性，向本单位资深查新员、其他单位优秀从业人员学习，交流经验，不断提高自身的综合能力，以更好地满足新时代科技信息服务的需要。

（四）建立灵活机动的查新高峰期应急机制

面对业务比较集中的高峰期，查新机构可以根据具体情况制定内部消化、对外分流这两种应急机制。（1）内部消化。以某事业单位查新中心为例，目前其分为农林医学部、工程材料部、机电信息部、综合业务部四个部分。当其中一个部门的业务量激增到一定值时，查新中心支持该部门将部分业务量分留给其他业务量正常的部门。此举旨在避免查新员过于疲劳，查新质量、效率下降等问题发生，进而保证科技查新服务的有序进行。（2）对外分流。查新机构可以同其他有资质的查新机构共同建立合作平台，当机构所有业务部均处于饱和状态且无法在短期内完成大量课题任务时，其可以将客户推荐给合作机构。同理，其他查新机构在无法承受巨大的业务量时，也可以将客户推荐至合作平台中的其他查新机构。可以看出，对外分流既能保证客户的利益，同时也有助于促进各查新机构的长期友好合作。

（五）建立健全数据库共享机制

专业、全面且稳定的文献数据库是有效开展科技查新服务的基础。由于购置国内外专业数据库的费用相对较高，查新机构通常无法一次性购齐所有资源库。为此，笔者建议查新机构同其他情报机构、科研院所或者高校展开合作，建立资源共享平台，健全数据库共享机制，实现资源共享，以有效缓解经费压力，避免重复投资和资源浪费。