工程建设招投标阶段的合同管理与费用控制方法

黄承儒

(莆田市交通投资集团有限公司，福建 莆田 351100)

0 前 言

有发展就有需求，我国市场经济的快速发展为各行各业提供了广阔的平台，人们物质生活水平也在不断提高，基础设施的建设需求量与日俱增，大量的工程建设项目正在实施。项目顺利施工的前提是在工程项目建设之前进行招投标并签订合同。工程建设招标阶段的合同管理与费用控制具有同等的法律效力，对工程项目建设质量和保证企业经济效益等方面发挥着至关重要的作用，合同一经签订双方均受合同约束，项目实施过程中出现任何问题都可以按照合同有关规定解决。工程建设招投标时间仓促而紧张，如何在这样的情况下签订一份合同条款比较完备、风险分担相对合理、合同双方责权关系比较平衡的合同文件对于工程项目的顺利实施、项目目标的实现和合同的有效履行非常重要。因此，作为承包商更应该重视招投标阶段的合同管理工作，对合同进行有效的管理，保证合同质量[1]。

1 招投标阶段的合同管理与费用控制的作用

要想使工程建设招投标顺利实施，应该做好合同管理和费用控制，这样不仅能保证合同管理的有效性，而且能实现费用风险最低化。具体来说，合同管理与费用控制在工程建设招投标阶段中具有以下作用：提高建设项目实施的安全性、丰富工程建设招投标的维度、提升工程质量、提高工程信息流通性、改善工程监督管理过程。

1.1 提高建设项目实施的安全性

在合同中，工程负面反应有所体现，具有很好的预警作用，所谓合同就是本着公平原则，风险与利益并存的情况下双方都能履行合同中的权利与义务。费用控制的同时也有风险预警作用，因此，可以在工程建设中提高工程的安全性。

1.2 丰富工程建设招投标的维度

工程建设招投标的意义在于确保市场主体公平竞争，优胜劣汰，达到资源最优化配置的目的，其中的合同管理和费用控制是保证工程建设招投标工作顺利开展的重要步骤，由于三者之间的侧重点与功能不同，因此，合同管理和费用控制拓宽了工程建设招投标的领域。

1.3 提升工程质量

合同管理和费用控制体系是否健全是工程建设招投标能否稳定和正常进行的关键所在。从工程研发和上市的角度来看，工程建设招投标阶段的合同管理与费用控制对工程的研发和上市的安全流程跟踪起到积极作用。从工程单位以及工程研发单位的角度来看，工程建设招投标阶段的合同管理与费用控制能深入了解工程的安全性，从而把控工程质量，并且当工程出现负面反应时能在风险的评估和干预过程中起到积极作用。

1.4 提高工程信息流通性

提高工程信息曝光率是工程建设招投标阶段合同管理与费用控制的最大优势。工程信息曝光率的上升，使得工程信息不单为工程监督机构所知晓。因此在监督管理这一环节多了一层保障，建设单位会更加重视工程信息的管理，处理方法也会更明确。当人们没有充分了解合同管理和费用控制的情况下，建设单位可以采用公共媒体等宣传资源来宣传，使合同管理和费用控制被人们了解且熟知。乙方公司需要积极配合建设单位进行工程安全检测以及风险管理，合同管理和费用控制信息应在合同管理和费用控制技术检测机构和建设单位之间起到信息联通作用，要在第一时间如实公布风险信息内容，并且随时保持跟进，合理计划风险公布时间、公布对象、发布权限以及信息载体，并且需工程监管部门和建设单位提前确认。

1.5 改善工程监督管理过程

随着社会经济快速发展，工程量大幅度增加，为适应社会发展的要求，近几年，我国针对工程建设招投标阶段的合同管理与费用控制相关领域不断做出完善和改进，其中包括学科知识领域、法律法规领域还有相关政策。建设单位以及工程研发单位都异常重视完善和优化合同管理和费用控制体制。

2 招投标阶段的合同管理与费用控制的优化措施

2.1 建立合同管理规范流程

一份合同从计划到签订再到执行，每一个环节都会被详细记录，例如有文件待审批归档、有合同待签署、日常工作备忘提醒等一系列待处理事宜，能够使甲方工作人员的工作顺利有序地进行，确保合同不漏签，进而提高建设单位工程建设招投标阶段的合同管理与费用控制效率。工程调查、不良反应追踪和评价都是其中最重要的环节。但是，由于我国工程监理检测条件的不成熟、相关工作人才的缺失以及工程监督管理监测相关部门主要发挥的是行政监督的作用，没能把工程建设招投标阶段的合同管理与费用控制体系有效建立起来，缺乏专业的技术指导，因此，针对我国工程监督管理这一环节薄弱的问题引入招投标阶段合同管理和费用控制技术系统，有利于建设单位解决行政监督效率低的问题，而且大幅度提高了工程监督效率，也对工程监督机构的责任和职责做出明确的分工。

2.2 完善配套法律法规

任何工作的开展都必须在法律范围之内，招投标阶段的合同管理与费用控制也不例外。虽然，我国很多法律都对招投标阶段的合同管理与费用控制做出了相对完善的规定，但法律无法面面俱到，有些实际工作中出现的问题无法在这些法律法规中直接找到答案，这就需要相关管理部门结合当地实际情况予以解决。监督管理部门应将合同内容与实际操作结合起来，细化到每一个环节、每一个时间节点，实行量化分级管理，从施工开始到施工结束逐步审核工程是否符合合同要求、是否符合法律规定，按照要求对招投标合同的各个方面进行管理。同时，不断提高招投标各方人员的职业道德修养和专业素质，力求使市场平稳有序发展[3]。

2.3 建立合同电子存档

传统的存档方式采取的是纸质存档，这种存档方式不仅占用空间，而且容易丢失损坏或泄密，建立电子合同存档系统可有效避免以上弊端，在管理上也会更加方便和容易，电子合同存档软件可以根据需求设置权限，不但方便工作人员的查阅，而且可以确保机密不外泄。同时当项目出现资金问题时，合同电子存档后可借用此平台根据评估筛选合格的公司，并对其进行授权，从而解决资金短缺的问题，另外可以挑选一些非政府组织进行合作。

2.4 加强招标过程管理

为避免工程项目在建设过程中出现含糊不清、界定不明的情况，应在工程开始前确定监理单位。监理单位在招投标工作开始后对招投标文件严格把关，从第三方的角度出发，对可能引起歧义和误解的点对各方人员进行解读和交代。发包单位、监理单位、招标工作人员应高度配合，共同审查工程招标文件，对文件内容深度把关。另外，在施工过程中，监理单位的工程监理人员要随时关注施工现场的动向，全面掌握第一手材料，变被动为主动，充分实行监理权利，全面保障工程合同真实有效，全力促进工程招投标阶段的合同管理与费用控制工作的平稳有序进行[4]。

3 梳理和完善建设单位主数据体系

建设单位主数据需要统一和标准体系化，这不仅是一种对公司内部管理的一种标准，而且是对此标准是否具有可行性的一种衡量。为满足核算标准，需建立财务信息数据库，其中建设单位的交易账目、税务账目、公司管理账目都要详细体现，这样方便满足建设单位管理的需求。

根据项目特殊性调整费用控制工作，对于具有特殊性的建筑计划要采取针对性的措施，做针对性的准备，建设单位的技术部门和安全管理部门要履行好监督职责，定期对费用控制部门进行审查，审查结果在审查结束后提交给技术人员和总工。招投标阶段的合同管理与费用控制也有批准费用的职能，对此项目的审查应该采用书面的形式事先整理，然后到施工现场严格核实。同时招投标阶段的合同管理与费用控制要详细认真记录，在核对无误之后费用控制人和被费用控制人都需要在费用控制明细表上签字，现场的安全人员也有权参加费用控制，方便更好地开展和了解合同管理与费用控制工作，并更好地督促施工，以免在施工过程中出现人为风险。这部分应该由项目经理和安全管理负责人负责，从众多安全事故中得出结论，合同管理与费用控制的公开和质量情况的公开对项目安全具有较大的影响。

4 转变业务管理意识，让权责对等财务需要

向建设单位提出管理意识转变的意见，管理意识转变要落实到管理层以及各个部门，各个部门在此期间产生的一切费用都由各业务部追究其合理性和必要性，并且该部门不但有审核的职能，而且有承担责任的要求。为明确各个环节工作人员的权限和职责，可以制定相关制度详细流程，引入考核机构。工程建设招投标阶段的合同管理与费用控制控制工作相辅相成，前者是后者重要工作内容，后者又是前者的具体保障。

5 结束语

合同管理与费用控制在工程建设招投标过程具有积极的作用，合同管理和费用控制能有效抓住关键信息，有利于做出明确有利的决策，利用合同管理和费用控制管理的优势，填补工程建设招投标的空缺，合同管理和费用控制也会提高信息曝光率，在未来合同管理和费用控制还将发挥更有用的价值，并且在工程建设招投标中的地位也会越来越重要，因此，提高相关人员对合同管理和费用控制的认知非常重要，只有有效利用合同管理和费用控制，才能提高我国工程建设招投标的水平和效率。

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