浅析ERP系统下的制造业财务内控管理

■胡盈婷

（四川鸿政博恩口腔科技有限公司）

引 言

企业只有强化内部控制管理，完善企业及各部门制度，建立良好的业务流程，才能提高企业风险防范能力。生产制造型企业内控涉及人员，资产，财务，生产等多方面协调，配合，沟通，进而建立对企业经营活动合理的监督机制。很多企业内控管理都将财务内控管理做为管控中心点来发散到其他业务阶段，财务内控管理的重要性不言而喻。而ERP系统的问世为企业运用信息技术提高内控管理，特别是为财务内控管理实现信息化，高效化进入了新的阶段。

1 ERP系统与企业财务内控管理的关系

1.1 ERP系统概述

ERP-Enterprise Resource Planning是基于电子信息技术，针对企业加强内部各业务流程管理控制的需求，满足企业内外各种资源的最优化配置和高效运用，成为企业营运决策，生产计划，经营控制和业绩评价的全方位的管理平台。ERP系统是现代企业管理与信息技术相结合的典型代表。

1.2 财务内控管理概述

企业的内部控制实际就是企业风险控制，起源于各种财务失败，会计造假事件，从而逐渐内化于企业的每个制度流程，流转于每个环节。在企业的内部控制中，财务内控成为内控核心，又以管理控制为重心，以资金和物资流动为出发点，在企业筹资，投资，运营，成本等方面，制定制度严管流程，实现事前、事中的监督，把控于防止企业财产损失，财务舞弊，进而控制企业风险。

1.3 ERP系统下的企业财务内控管理

在现代企业管理中，财务内控管理趋向于制度化，流程化，实施过程中更倾向于管理者的管理水平和财务人员的职业判断，容易使财务内控难以监管，成为一纸空谈。加之财务数据的特点是庞杂，繁多，为财务内控管理带来不小的挑战。而ERP系统不仅能对企业内部业务信息进行处理，为企业的经营决策和财务控制提供及时准确的信息支持。ERP系统的实施可以使企业的制度和流程部分的自动化和信息化，避免人为因素出现弊端，打破财务内控的局限性。ERP系统将各项业务流程精细化的运作，促进各部门间的沟通与合作，对业务环节实现全面控制，也为财务分析提供了基本数据。从而实现业财融合，规避企业风险，提高企业管理的经营效率与效果。

2 ERP系统在制造业财务内控中的应用

2.1 便于企业的预算管理控制

企业预算是财务内部控制环节的开端，也是未来企业发展的初步规划。ERP系统可以让企业以销售预算为起点，制定生产，采购，人力资源，投资等计划，进而实现财务总预算的系统化的预算编制。较之以前的以人工为主，信息系统为辅的粗放式的预算管理，ERP系统以计算机为载体，将财务内控管理中需要人工大量计算的复杂算法借以计算机系统来完成，更能体现出预算管理准确性，便捷性。此外，ERP系统还可以让企业简便的实现当下财务情况及项目实现情况的数据分析，同时可以根据实际状况对企业预算的方案进行适当的调整或修正，使得企业的发展可以按照企业既定的目标完成阶段性的实现。

2.2 有助于企业营运过程中财务内控

借助ERP系统实现财务指标和业务指标的融合，提升企业财务内控管理的全面性及可追溯性。ERP系统实现了业务和财务数据的相关性，财务部门可以通过业务数据的转化，反映企业物料，生产和经营状况，再通过财务分析及时掌握企业的营运情况，指导企业的经营和生产，为企业管理者提供营运决策依据。ERP系统实现了数据共享，每个环节相互衔接，缺一不可，而且每个环节都由不同的人员，不同的部门管控，形成不同岗位相互监督，很大程度上降低人员舞弊的机会，同时大量减轻了财务人员的记账，算账，报账等基础工作的工作量。财务人员可以将工作重心转为监督决策为主，将企业的财务内控管理为起点辐射到整个企业的营运中去，进而提高企业规避风险的能力。

2.3 加强集团对旗下企业的财务内控管理

ERP系统打破了企业管理空间上的壁垒，让集团与下属企业之间的各种流程环节实现一致化操作。ERP系统可以将每个下属企业的信息和资源等内容集中在一起，构造出一个完整的信息平台，集团通过这个信息平台可以合理利用调配每个下属企业的资源，能有效的降低企业总的采购成本，库存成本，及销售成本，使资源利用达到最优化，从而提高了集团内资源的使用效率。集团公司可以借助ERP系统，对每个下属企业的内控管理特别是财务内控进行监督和管控，统一调配资金，协调下属企业间的物资平衡，做好企业的事前，事中控制，降低企业的经营成本与风险，最终实现企业全面优化管理，提高市场竞争力。

3 ERP系统下某公司的财务内控管理

3.1 某公司的基本情况

某公司成立于2017年12月。主要经营范围：口腔医疗器械研发，制造，生产，销售。是一家高科技型制造牙植体及其工具盒的生产型企业，旗下拥有一个加工型生产企业和一个销售公司。随着业务量的逐渐增大，内部管理及内部控制的需求也在不断提升。企业借助ERP系统有效的利用，将人员，生产，销售等方面进行了有效的整合及优化，同时还为管理目标及财务内部控制提供了不少的帮助。

3.2 ERP系统下某公司财务内控的风险

3.2.1 系统设备安全管理不足

现阶段某公司相关人员忽视了ERP系统设备的安全风险。系统设备的安全风险主要来自于环境因素和人为因素。若服务器或数据库出现严重的损坏，便会造成系统事故，丢失多年存储的信息数据。另外，ERP系统是自动化，多模块的集合体，一旦ERP系统开始运行人力难以对其内部系统进行干预。一旦出现设备事故，可能会给企业造成不可磨灭的损害，数据的遗失，造成企业财务内控无数据可依。某公司虽然及时的对ERP系统里的数据做了备份，也聘请了ERP系统的建设人员进公司为员工进行相关培训，但是某公司未控制公司局域网，未在安装ERP系统的设备中设置下载权限，将设备暴露在网络病毒的威胁下。A企业也没有对装有ERP系统的设备安全管理制定制度管理，导致在事故发生后，不能迅速的做出应急反应，最终造成设备的损毁，从而使某公司的财务内部控制管理不能得到保障。

3.2.2 下属公司人员对ERP系统不重视

某公司极力推行EPR系统，但是在实践中发现，其下属公司特别是下属的加工型生产企业没有重视ERP系统的应用。财务内控管理中为了避免内部人员的徇私舞弊，一般采用职责相分离的形式。而某公司下属的加工型生产企业没有有效的分离相关人员的职责，部分人员拥有了新增，修改，审核等多个不相容权限或权限被放大，该部分人员可以随时进入系统伪造，修改或删除ERP系统数据。比如，生产制造部门没有按照某公司制度流程由专人领退料，而是自由进出仓库随取随放，任意人员都能在ERP系统中增加生产订单，进行投料，入库的操作，同时同一账号也能对该订单进行审核和下推进入下一环节。这样随意性的管理，时常造成财务核算产品成本时造成成本分配不均，更有甚者，忘记投料，报工时，甚至出现核算出产成品成本为零的现状。借助于ERP系统来进行财务内部控制的某公司，ERP系统操作的随意性，不在意性。归根结底是某公司下属加工型生产企业管理层的失职，不真实的ERP系统数据，使的财务内控无从下手，相应的企业的经营风险也会增加。

3.2.3 信息传递过程中的隐患

随着ERP系统的广泛运用，公司的信息传递可以借助ERP系统，实现公司及其下属企业间的信息等无障碍沟通。比如，其销售公司可以直接在ERP系统中向某公司购买销售产品，销售公司的相关人员将采购信息输入ERP系统，某公司可以直接在ERP系统上读取采购信息，实现集团管理一体化，某公司及销售公司财务人员也可以就此采购信息借助系统由业务信息转成财务信息，这样财务信息与业务信息一一匹配，实现数据的可追溯性。

但是，在这个过程中，也会出现很多隐患。假如某公司的销售公司人员输入数据时出现错误，那么整个ERP系统的数据都可能受到影响，业务数据的错误必然造成财务数据的问题，财务内控的准确性将受到质疑。如果将错误的数据重新输入必然会浪费相关人员的工作时间，工作的时效性也必须下降。在ERP系统中各模块的运行，也可能出现问题，降低系统的应用效率。

3.2.4 内部监督制度的不完善

随着企业进一步财务内控的信息化发展，在ERP系统下，企业的内部监督也在企业管理工作凸显出越来越重的地位。但是我国很多制造型企业的经营权集中在一个手中，个人权利过大，内部监督制度缺失或形同虚设，财务内控的作用难以实现。公司的董事会不参与实际生产经营，其经营权和管理权都集中在总经理手中，时常形成“一言堂”。各部门无法明确各自的职责和义务，实际工作中时常出现推卸责任的行为，财务内控难以有效的持续下去，加之内部监督的制度不完善，无追究责任和惩罚机制，导致内部监督的效果难以保证。

4 ERP系统下财务内控管理的措施

4.1 加强风险管理和流程操作意识

在ERP系统下，完善企业管理制度，建立权责分明的不兼容岗位制度，对不同岗位的人员设置不同的使用权限，同时加强对业务流程的控制，达到风险管理和企业财务内控管理相结合，杜绝企业内部舞弊的可能。比如，物资采购，采购人员在系统中下采购订单，其部门负责人审核通过后方可购买，物资入库时，仓库人员核对，检验数量无误后，方才将物资做入库处理。这样一项经济业务要通过不同业务部门衔接处理，不同的操作者，企业在充分并合理利用 ERP系统权限分配功能进行职务分离控制。极大的降低了人为舞弊的风险，使企业财务内控管理有据可依。

4.2 提高计算机信息管理意识

企业全员上下需要提高计算机信息管理意识。企业可以根据企业人员的网络需求分别设置外网和内网，存储重要数据的计算机仅仅使用内网或安装专业的网络管理软件对企业网络环境进行监督和控制，通过信息过滤来保证信息系统的安全。也可以对安装了ERP系统的计算机设置下载限制，禁止随意安装软件。同时将ERP系统的数据库或服务器多地方并随时备份。还可以聘请外部专业人员对企业员工进行多方面的计算机信息管理培训工作，提高员工对ERP系统运行环境可能出现的风险进行全方位的认识，保障ERP系统能稳定的运行，进而才能维护企业财务内控管理工作能稳定开展。

4.3 加强财务人员人才队伍建设

财务内控管理的主导者是企业财务人员，而ERP系统则是实施财务内控管理的有力武器。财务人员应当结合企业的实际情况，建立适合企业自身的资金流转和信息流转为一体的共享中心，为企业各项工作的开展提供保障。同时企业需要培养一批具有信息化管理及应用思维的财务人才，将企业财务内控管理和ERP系统系统的结合起来，做好企业的事前，事中和事后管理。

4.4 完善企业内部管理体系

为了在ERP系统下做好企业财务内控管理，企业应当结合ERP系统和自身企业的特点做好制度建设，完善内部管理体系，对企业的资金流和业务流达到控制与监督，降低企业经营风险。可以借助ERP系统下的各种业务模块，做好经营风险的评估，再辅以内部尽调来确保企业财务内部控制实现。同时，管理人员还要根据评估结果及最终实现目的，调整现阶段的经营风险防范策略，确保企业整体风险防范体系始终处于最佳状态，以此维护企业的长期稳定发展。

5 结 语

总之，企业经营发展关键在于企业财务内控管理的好坏，而企业财务内控管理可以借助ERP系统来完善。各个企业在使用ERP系统的过程中，需要根据企业的内控制度来制定，优化内部管理，各部门岗位实现相互监督。这样在企业的经营活动中才能不断的完善企业财务内部控制，财务内部控制的作用才能更好的得到发挥，企业还可以通过加强监督管理降低风险，提高经济效益。