论存货管理的重要性——以G电器企业为例

■姚韵莉

（珠海光库科技股份有限公司）

1 引 言

当前，为了适应我国各类生产制造企业数量、体量、规模的快速增加，现代化企业管理水平的要求也正不断提高的趋势下，各生产制造企业必须提高存货管理水平。目前，我国大部分生产制造企业在存货管理方面仍然存在许多不足之处，只有对企业的库存进行有效控制，才可能满足不同客户的各种不同的实际需求。怎样提高生产制造企业存货的管理水平，如何加快流动资金的周转效率，确保生产经营得到正常、稳定的运行，已成为亟待解决的问题。

2 电器制造企业存货管理的重要性及其要点

2.1 存货管理的重要性

很多生产企业有着不同类型、数量众多的存货。为确保生产经营可持续、稳定地开展业务，提前做好采购计划、销售预测，对存货进行有计划性地采购、投入生产或销售就显得尤其重要。持有存货就要会产生相应的管理成本（如仓管人员的工资、场地占用费、水电费等），以及资金占用成本，存货跌价风险等，因此，存货管理水平的高低将直接反映企业流动性资产的管理效率，影响了企业的经济利益。对那些存货价值高、品种多的企业，更加要重视存货的管理。为了降低企业的流动资金占用率，提高存货的周转速度，进而增强企业的整体盈利能力，就要建立科学、有效、完善的存货管理制度。

2.2 存货管理的要点

2.2.1 采购成本与缺货成本的权衡

存货的成本除了采购成本及相应的费用，还有相应的保险费、仓库租金、相关管理人员的工资、库存的合理损耗、存货占用的资金成本等。存货管理首先要考虑如何在既能满足生产的需求，持有足够存货的同时，又能降低成本和费用，增加利润。科学合理地制定采购计划，降低成本，是存货管理的第一步。

2.2.2 存货的库存管理

市场经济和科学技术正快速发展，下游客户或终端消费者的偏好及需求也变得复杂多样，要求越来越高，产品的生命周期也不断缩短，在当前的市场情况下，企业库存应保持合理。因此，为降低存货过多而产生的资金积压所带来的风险，以及存货不足无法满足市场和生产需求的风险，企业应力求在不影响生产与销售的基础上，确定最佳库存持有量。

2.2.3 存货的账实一致

企业应关注存货的账面数据与实物是否一致，随时掌握存货的变动，从而对生产、采购提供决策依据。账实一致，才能保证存货的账面数据完整、准确，真实体现存货的数据情况。同时，通过定期或不定期的盘点，可以及时掌握存货实物保管的安全性，及时了解存货外观、性能、品质是否有变化，是否有遗失，是否需要在账上做调整。企业应根据存货的种类、特性、价值、数量、管理的难易程度等多方面因素，制定合理可行的盘点方案。

3 案例分析

G电器企业是某市一个民营企业，其产品远销国内、外，市场占有率较高。为了满足客户日益增加的需求，G电器扩大生产规模，提高产能，因此库存也迅速加大，存货管理的压力越来越大。与我国大部分制造企业普遍存在的问题一样，G电器企业的存货管理主要有以下几个方面的问题：

3.1 存货管理制度不够全面、执行不到位

首先，G电器企业管理层缺乏对存货控制和管理的相关知识，没有意识到其重要性，因而忽略了存货管理制度与流程的建立与完善，导致企业既缺乏统一的制度标准来规范存货采购、使用、记录、保管等行为。同时，企业没有对存货管理相关岗位人员的素质、能力进行严格把关，部分仓库工作人员或管理人员素质不高、责任心不强，造成存货没有得到有效的管理，出现存货被乱放、丢失、破损等现象，严重损害企业的利益。

其次，企业没有定期对相关制度的执行效果进行评估，没有及时掌握相关流程制度在执行过程中遇到的问题，问题没有及时得到反馈与纠正，导致无法评价该制度的有效性，也不能为评价经营性流动资金的管理效率提供充分的依据。

3.2 采购环节存在的问题

3.2.1 没有制定科学可行的采购计划

G电器企业存货管理中的一个薄弱环节，就是没有形成一套固定的采购计划模型。该企业的计划、生产、研发等部门没有采取科学合理的方法进行存货需求的分析、预测，没有确定存货的安全存货量、订货提前期、最低库存量等，给企业生产管理带来成本、运营等风险。不但采购员营私舞弊的可能性极大，也容易导致材料采购过多，出现囤积现象，大量占用了企业流动资金；或急需的材料储备不足，影响生产进度，造成丢失订单和客户，引起违约风险。

3.2.2 企业对供应商的管理不当

企业对供应商的管理不当。G电器企业没有建立主要供应商档案，没有稳定的材料采购来源，采购的材料质量不稳定，供货不及时。有些重要材料存在独家供应的情况，造成企业议价能力不强，采购成本高，同时也存在断供缺货的风险。

3.2.3 G电器企业存货管理岗位设置不合理

G电器企业存货管理岗位设置不合理，相关工作人员职业素质不高，没有足够的经验或能力，没有运用科学、合理的方法来核算、记录存货的数量与价值，造成账面数据无法真实、完整反映企业存货实物的状况，加大了错误和舞弊的风险。

3.3 企业完全实现信息化管理

G电器企业和存货管理还在依赖相关人员的个人判断，实物管理主要利用原始的手工操作、表格管理，既影响工作效率和质量，也不能满足企业经营规模日渐壮大、市场竞争日趋激烈的需求，影响了企业的长远发展。

3.4 企业的存货与市场周期性需求相脱节

G电器企业的产品有销售旺季与淡季之分。在旺季时，产品供不应求，导致生产材料紧缺、产品供应量不足，产生大量延期订单，存在违约风险；由于批量采购原材料并批量生产，在淡季时，就容易产生库存原材料与产成品积压，增加库存压力。

3.5 报废品、不良品没有及时处理，导致存货库存管理成本上升

企业工业化生产要求生产出均质的产品，而在实际过程中，会有异常情况出现，导致报废品、不良品的产生。对于报废品，企业没有予以重视，没有及时提出具体处理方案。对于不良品，企业没有及时安排技术人员进行维修。由于企业人手有限，为了争取时间生产并交货给客户，没有多余的人员和时间对产品进行维修；另一方面，技术水平高的人员稳定性不高，业务交接也会产生缺失和漏洞。以上因素，会导致报废品、不良品堆积，占用企业仓库空间，增加库存成本和资金占用成本。

4 完善制造企业存货管理的建议

4.1 建立健全存货内部控制制度

第一，采购要依法合规，多方询价，努力降低采购成本；存货管理的各环节需分工明确，岗位设置要起到相互制约、相互监督的作用。对存货的采购、入库、发出、领用、处置等，都要有详细的流程制度作为指引，相关人员需要严格按规定执行，并及时做好账面登记和资料的保管，定期核对实物，保证账面数据与实存数量相符。

第二，对实物存货进行分类、分区管理。根据存货在生产过程中的不同环节分区存放，不同保管区间的存货按其对生产的紧急程度、采购成本高低、存放的物理环境要求等，分别摆放，并做好标识。对一些价值特别高、生产中特别用途的关键零部件、精密仪器、危险品等要采用特别的保管措施，严格限制未经批准的人员接触此批存货。

第三，定期盘点，查找错漏。如有盘亏，应由存货使用部门书面提交报告，写明盘亏原因，分清各方责任，并及时报告有关管理层。对于盘亏金额较大、或性质严重的，应对相关责任人处以行政和经济处罚。同时也要了解存货的质量状况，对长期积压的呆滞品、报废品、质次价高以及数量过大的存货采取相应的处理措施。

第四，内审部门、财务部门或相关监管部门做好监督、考核工作，确保各项制度得以有效贯彻执行，考核结果及时向管理层汇报，管理层根据考核结果对相关存货管理人员进行绩效考核，与奖金挂钩，明确奖惩。

4.2 制定科学、合理的采购计划

4.2.1 存货采购需实行事前授权审批控制制度

存货使用部门要事先做好计划，根据现有存量、预测生产所需用量以及安全库存量，填制采购申请单，提交给采购部门。采购部门既要做到及时、充足地进行采购，以补充生产经营所需要的存货，也要做到多方比价，选择质优价廉的存货，以期降低成本、增加收益。采购申请需经相关部门领导、管理层批准后方可实施。

4.2.2 要求采购人员有较高的职业素质和专业知识

一方面，要熟悉企业产品的构造及性能，充分了解并掌握生产制造流程及设备操作方法，全面掌握各种产品维修知识、熟悉各种备用物料及生产耗用材料的性能和要求。另一方面，要有良好的沟通议价技巧，与供应商保持良好的关系，提前让供应商了解企业的采购计划及要求，及时安排自己的存货与和生产计划，确保供应商以最优惠的价格、优先送货。如供应商不能按时送货，要提前向企业做出预警。

4.2.3 建立供应商档案，并严格准入制度

建立供应商档案，并严格准入制度，定期更新。充分了解供货商的基本信息，如企业背景、司法风险、经营风险、企业发展、经营信息（如财务状况、纳税情况、职工数量）等，以防采购员乱报价格、或从中谋利，产生舞弊。在进行重要物资采购时，双方必须签订正规的合同，条款中列明发货、验收、付款、违约责任等。企业法律部、内审、财务或其他部门应对合同条款进行严格把关审核，防范出现营私舞弊或欺骗等风险。

4.2.4 根据企业实际情况，建立安全库存管理制度

G电子制造企业生产工艺的变更、机器设备的维修保养或者更新换代等，会对物料损耗产生影响，有可能造成原材料报废率上升。重要机器维修保养也需要提前加工一定数量的物料。建立安全库存除了能满足需求外，还有两个积极作用：一是缩短原材料采购周期；二是能降低最小采购批量及采购订单控制的影响。提高需求预测的准确性，缩短订货与生产周期，减少材料供应的不确定性，某种程度可以降低机器设备的故障率，提高工作人员的积极性，从而提高管理效率。

4.2.5 根据市场物价酌情备货，合理对冲原材料价格风险

对于企业生产需求量大、市场紧缺、价格波动较大的原材料，为了规避价格上涨风险以及汇率风险，可以提前进行备货，或者建立套期保值制度，对相关原材料进行风险对冲。需要企业有专业的管理、运营、财务等团队，向企业提出了更高的要求。

4.3 加强信息化建设

G电器企业应该根据自身实际情况，选择适合本企业的信息化管理系统，并在企业运营全过程中全面运用，充分利用先进的科学技术为企业管理服务，从而提高存货管理的效率与质量。包括公司管理层在内的全体员工应对信息系统的操作、使用有充分的认识。企业人事部门或专业部门可以分部门、分模块、分流程进行培训，全面贯彻执行系统的操作流程，严格按系统的要求进行存货的计划、采购、验收、领用、管理、登记，减少人为的错误或舞弊，同时也可以令数据更及时、更准确地反映存货实物的情况。

4.4 合理安排周期性产品的库存

G电器企业的产品季节性较强，持续时间也比较短，这对库存管理来说是一个极大的挑战。可以通过销售折扣的优惠政策，分散企业在旺季时的生产和存货压力。比如，在旺季前三个月提前提货付款，企业给予七折优惠，提前两个月给予八折优惠，提前一个月给予九折优惠。到了旺季再提货，则要全价付款。这种方法只要折扣的损失低于存货生产成本、存货管理成本和资金成本，就会给企业带来经济利益，并且也加快了存货、应收账款的周转率，提高资产的使用效率。

4.5 完善报废品、不良品管理制度

仓库管理人员通过定期盘点、检查，整理报废品和不良品明细资料并提交给质量检查部门，质量检查部门核实后以书面方式及时通知各生产、研发、采购等相关部门；相关部门应予以重视，并落实相关责任人。质检员与生产技术人员共同对报废品及不良品进行评价，同时提出具体的处理意见。将不良品与合格品隔离存放，防止在处理前被误用。相关责任部门应严格按处理意见对不良品进行处理，由检验员监督实施。

5 结 语

综上，存货管理是现代企业管理的一个重要内容。企业的董事、监事、经理和其他高级管理人员应当加强对存货管理重要性的认识，在存货管理内部控制制度的建立、健全中发挥主导作用，带领全体员工认真贯彻、执行存货管理制度，并采用绩效考核的机制来确保制度得到及时的落实和反馈。用现代科学技术确保存货管理的安全性，防范错误或舞弊风险；定期盘点，保持账面数据与实物的一致性；存货核算要能及时、全面、完整、真实地反映存货的现状。企业应根据自身的特点，采用合适的存货管理方法，以达到降低成本、提高经济效益的目的，从而确保企业长期稳定、健康的发展。