提高慈善组织档案工作水平

☉ 李 欣

当前，伴随着慈善事业的蓬勃发展，我国慈善组织的数量越来越多。截至2021年11月底，我国已登记注册的社会组织90多万家，认定慈善组织近10000家。如何规范这些慈善组织的档案工作，充分发挥档案在慈善事业发展中的支撑性作用，已经成为迫切需要解决的问题。

提高认识，增强做好慈善组织档案工作的责任感。按照《中华人民共和国慈善法》的规定，慈善组织分为三类：社会团体类、基金会类和社会服务机构类。慈善组织档案是这三类组织在成立、运营和发展过程中形成的有保存价值的各种文字、图表、声像、实物、电子等不同形式和载体的历史记录，是慈善组织赖以生存和发展的重要支撑，也是社会档案资源的重要组成部分。慈善组织档案归慈善组织所有，由慈善组织自行管理，受国家法律保护。科学合理地管理好这些慈善组织档案，是加强我国慈善事业发展的需要，是夯实慈善组织公信力的需要。各级各类慈善组织应该高度重视档案工作，增强做好档案工作的责任感和使命感。各级民政部门和档案主管部门应当加强对慈善组织档案工作的指导和监督。

完善机制，保证慈善组织档案工作有序开展。档案工作是慈善组织日常的基础性工作之一，要开展好这项工作，就要逐步建立和完善档案工作管理机制。具体包括以下几个方面：慈善组织应当设立档案室或专（兼）职档案管理人员，建立健全归档、整理、保管、利用等各项规章制度。应当配置必要的档案设施设备并集中统一管理，确保档案的完整与安全。在换届或者档案人员变动时要做好档案的移交工作，任何人不能将档案据为己有或擅自销毁。工作经费应在慈善组织办公经费中列支。档案管理人员应当经过专业培训，具备档案管理专业知识，并按国家有关规定获得档案专业技术职称。各级民政部门和档案主管部门按照统一领导、分级管理的原则，对慈善组织档案工作进行业务指导、监督和检查。

严格管理，提高慈善组织档案工作水平。慈善组织档案管理的基本要求是：归档材料齐全完整、整理科学规范、保管集中安全、利用方便快捷。第一，归档。归档范围由慈善组织根据以下几个方面确定：慈善组织开展党务活动形成的文件材料；慈善组织运营管理工作中形成的文件材料；慈善组织会员管理与服务工作中形成的文件材料；慈善组织慈善项目运作中形成的文件材料；其他应归档的文件材料。第二，分类。慈善组织档案按照内容结合载体可分为文书档案、照片档案、录音录像档案、会计档案、基建档案、设备档案、科研档案、电子档案、实物档案、慈善项目档案和人事档案等11大类。第三，整理方法。文书类，参照国家档案局发布的《归档文件整理规则》（DA/T 22）整理。照片类，参照国家标准《照片档案管理规范》(GB/T 11821)整理。录音录像类，参照国家档案局发布的《磁性载体档案管理与保护规范》(DA/T 15)整理。会计类，参照财政部、国家档案局《会计档案管理办法》（2015年12月11日发布）整理。基建类，按照工程项目分类，按载体形式结合时间整理。设备类，按每件（台、套）设备分类，按型号结合时间整理。科研类，参照国家档案局《科学技术研究档案管理办法》（2020年9月11日发布）整理。电子类，参照国家标准《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T 18894)整理。实物类，按载体结合时间整理。项目类，按项目批准时间先后顺序排序，一个项目内的文件材料按形成时间先后顺序整理。人事类，按照中央办公厅《干部人事档案工作条例》（2018年11月20日发布）整理。第四，保管期限。凡是反映本组织主要工作活动和基本历史面貌，对国家和社会有保存价值的，列为永久保管。凡是反映本组织工作活动，在较长时间内对本组织有查考利用价值的，列为30年保管。凡是反映本组织一般事务性工作，在较短时间内对本组织有参考利用价值的，列为10年保管。第五，保管保护。应做好防火、防盗、防高温、防潮、防光、防尘、防鼠、防虫等“八防”措施。应定期对档案的保管情况进行检查和统计。应严防档案损毁、丢失，严禁出卖、涂改、伪造档案。需要永久保管的慈善组织档案，由同级档案主管部门确定其最终流向。第六，利用服务。应建立本组织档案利用制度，明确利用范围、程序和审批手续，保证本组织档案的合理合法利用。