大数据背景下医疗卫生事业单位人事档案信息化建设探讨

王淑先，张玲妍，牟斌

青岛市急救中心综合办公室，山东青岛 266035

人事档案管理是人力资源管理的一项基础性工作[1]，也是干部管理和人才管理的一项重要组成部分。人事档案记录了个人基本信息、工作简历、学籍材料、政治思想和加入党团情况、考核及奖惩、工资变动、考察和任免职务等重要的信息资料，人事档案管理是指人事管理部门对人员入档材料进行采集、整理、鉴别、利用、归档的整个过程。干部人事管理工作离不开对干部人事档案的审查,随着新时期从严治党的不断深化,干部人事档案的重要性也就越发凸显[2]。 尤其是医疗卫生事业单位专业性强，人才流动快以及劳务派遣用工等多种用工方式的影响，对人事档案管理信息化建设的要求更为迫切。

1 医疗卫生事业单位人力资源行业特点及人事档案管理现状

①医疗卫生行业是知识和技术密集型行业，医疗机构的核心竞争力及其可持续发展能力取决于医疗卫生专业技术人才的竞争。随着新医改的不断深入，卫生专业技术人员的技术服务能力及专业价值得到体现，同时卫生人才跨地区流动频繁，卫生人才的管理及人事档案信息资源的开发利用显得尤为重要。医疗卫生作为一个专业性强、技术要求高、与人民群众健康水平密切相关的行业，其人力资源状况及其可持续发展能力决定了一个医疗卫生事业单位能够提供医疗卫生服务的质量、效率和效益。随着医疗卫生新技术的不断发展和应用，卫生人才需要不断培训和进修学习才能提高专业技术能力。而人事档案能够真实、客观地反映一个人的教育背景、既往经历和专业能力及继续教育等情况。如何考察新招聘人员、聘期内客观公正地评价以及合理规划卫生人才发展战略等，都需要加强人事档案的信息化利用。这是顺应时代发展潮流的必然要求，凸显了干部档案信息化管理的发展必然性[3]。

②医疗卫生人才数量庞大，人事档案管理难度大。医疗卫生机构人才密集、总量大及人员流动加快等因素的影响，导致人事档案管理任务重。同时，存在对人事档案管理不够重视，档案管理人员配备缺乏，档案管理不够规范，档案的收集、鉴定及归档整理不够及时等情形。如何在激烈的人才竞争中吸引和招录到高端、复合型、创新型的人才并留住人才，提升单位的竞争力，以及在卫生人才的合理配置、评价、激励等方面，大数据技术的应用能极大地提高卫生人才管理效率，从而为单位的可持续发展提供人才支撑。

③医疗卫生事业单位多种用工方式导致档案管理难度加大。受编制及机构改革的影响，医疗卫生事业单位一般都存在一定数量的编外劳务派遣人员，此类人员的人事档案一般由人事代理机构或人力资源管理公司代管。 编外人员因不稳定、流动性大及档案不在本单位或本系统专门的档案管理部门管理，档案材料存在收集入档不及时不规范的现象，甚至出现人事档案不随人员流动转递的情况。新的用工单位录用后有时采取建立临时档案的方式，与之前的档案分离，甚至存在人事档案零散在多个人力资源派遣公司的情况，其档案的保管、转递、信息化和收集归档等不规范，出现部分人事档案找不到的情形。一旦涉及到人员动态档案信息的收集和制作，便使档案管理员陷于繁重的工作压力之中[4]。借助大数据技术和人事档案的信息化建设，可及时掌握此类人员的档案信息并及时更新，有利于此类人员的档案管理及实现对人才的客观评价和使用。随着新医改的进一步推进，以及多点执业和对高层次人才柔性引进等新情况，一名员工可在多家医疗卫生单位工作，而许多单位对该名职工的人事档案管理，也要通过大数据分析技术手段进行动态管理。

④医疗卫生事业单位在提供医疗服务的同时担负着公共卫生服务及维护生命安全健康的使命，在重视其从业人员的专业技术水平的同时，医德医风建设也应纳入医疗卫生事业单位人员人事档案管理范畴。但是从目前各医疗卫生事业单位人事档案收集入档范围来看，除发生重大纠纷受到党纪政纪处分的材料归入档案外，医德医风的日常管理考察材料一般不作为人事档案收集范围归档。

⑤医疗卫生事业单位的人事档案信息缺乏有效利用。由于单位对档案管理岗位的重视不足或档案管理人员配备不足等原因，对人事档案信息的应用主要是根据工作需要进行各种维度的统计分析，在服务人力资源管理上缺乏超前意识和主动性，在为医疗卫生事业单位提供人力资源长远规划、服务于卫生健康事业战略发展上缺乏有效利用。同时，对个人人事档案的信息利用，主要是应本人申请用于办理公证、学历证明等查询需求。 大数据背景下，人事档案的信息化管理及应用尚需进一步开发。现阶段，医疗卫生事业单位的人事档案档案管理多仅限于将人事档案数字化、信息电子化，在积极推进人事档案信息化管理创新、开创高效率、优质的信息服务应用等方面还需要进一步探索。

2 大数据技术对医疗卫生机构人事档案信息化管理的影响

借助大数据技术，可以根据需要快速检索出需要查阅的人事档案信息资源，并对其进行合理处理满足自身需求[5]。大数据时代的大档案理念应该包括3 个方面：一切归档成为可能、档案管理将与信息系统相互交织深度融合、档案工作重心加快向收集和利用两端转移，查找、利用、服务工作也难以满足档案利用者异地化、多样化、高效化、个性化的信息需求[6]。大数据技术可以实现医疗卫生事业单位人事档案管理实现全面的智能化，并具有人性化、个性化和动态化[7]。

2.1 大数据技术有利于提升医疗卫生事业单位人事档案管理服务能力

传统人事档案管理多采用手工方式，收集、鉴别、录入、归档整理以人工管理为主，且在人事档案材料的归集上受时间、空间上的约束，具有一定的延时性。档案管理系统本身就是一种高智能化的现代管理模式，可对人事管理流程进行动态化、即时化管理，大大提高人事部门的档案管理效率和质量，使人事档案信息的价值得到充分发挥[8]。 随着计算机技术的迅速发展以及数据模式的诞生，加强人事档案信息化建设成为信息化时代发展的要求，能够快速将有效的信息资源与人事档案管理充分融合。 在当前医疗卫生机构人事制度改革的大背景下，医疗卫生人才流动频繁，尤其是医疗卫生专业技术人员可多点执业及各医疗机构软性引进高层次人才、劳务派遣用工等多种用工方式并存的大环境下，利用大数据技术可快速有效整理各类人事档案资源信息，及时补充完善职工本人人事档案信息，为各类数据的统计分析提供准确的查阅和统计。通过档案信息化建设，将信息化技术融入到人事档案管理的全过程，改变以往效率低下的手工管理模式，可大幅度提升工作效率，提高档案服务质量，提升档案管理效能[9]。

2.2 有利于医疗卫生事业单位人员档案信息资料共享

大数据技术可以将医疗卫生机构人事档案的共享数据资源进行整合，共同构筑医疗卫生单位间的信息共享空间，这样不仅医疗卫生单位内部各部门之间查阅使用相关信息更便捷准确，而且医疗卫生机构之间可以分享由大量系统连接在一起而形成的医疗卫生人才的人力资源信息。同时，大数据技术的应用可以更全面系统地收集医疗卫生人才的各类人事档案数据信息，经有关科室审核后纳入到人事档案信息化管理平台，可以全面准确地反映医疗卫生人才的综合素质，更好筛选和招聘需要的医疗专业技术人才，节约招聘成本，提高人岗匹配度，更好地促进人才的合理高效流动。

2.3 档案数据安全的挑战

由于大数据与分析等信息技术的广泛应用，医疗卫生机构工作人员个人档案等信息资料使用用往往会涉及人员档案信息的泄密、丢失和篡改等问题。所以，人事档案信息化建设在应用大数据技术时必须制定相关机制，查漏补缺，预防安全风险的发生。

3 探讨借助大数据技术提升医疗卫生事业单位人事档案信息化管理水平

人事档案信息化建设是在人员档案信息管理活动中全面应用现代电子计算机技术，对人员档案信息资料进行处理、管理，并提供利用咨询服务。通过对人事档案信息化建设所需要的电脑、互联网等硬件设备以及相应软件系统的配置，做到人事档案资源数字化、管理规范化、服务网络化，从而做到人事档案受理、传递、使用的一体化、档案资源共享的动态管理新模式。 尤其是医疗卫生事业单位的信息化人事档案管理平台，采用动态化的管理模式，能为医疗卫生事业单位管理决策提供多维度、精确和有效的信息，为单位的运行和人才流动状况提供参考。

3.1 借助大数据技术多渠道、全面收集人事档案信息，实现人事信息与档案系统的融合

人员档案信息内涵的丰富性和完整性是人员档案价值得到实现的基石，所以需要多维度、多层面地收集人员信息，确保人员档案内容丰富全面。 在对现有医疗卫生事业单位干部档案专审中发现，人事档案信息内容出现缺项、错漏、片面或重叠等许多问题，不能全面地、系统地反映整个人的成长经历。根据现有的档案政策，个人人事档案一般从初中或高中阶段开始建档，在此之前的经历几乎没有任何记载，未能体现个人成长的全过程。在人事档案专项审核过程中遇到最多的问题就是在人员档案材料中关于出生时间记载不一致的情况。如何认定出生时间，根据档案中入团志愿书等个人最早存档材料根本无法完全地、客观真实地分析和判断，通常需投入人力，花费大量时间去调查取证。 通过信息化技术手段，充分发挥信息化管理模式的优势[10]，如通过与人事工资管理系统、干部信息管理系统、职称评审系统、继续教育系统等多个数据库系统多端口收集整理人事档案的信息，与单位内部的科教、档案室及信息中心等部门建立人事档案数字化信息管理平台，及时录入、随时更卫生人才的职务变动、工作履历、继续教育、奖惩情况等动态信息，立体反映职工“德能勤绩廉”情况，即时更新人事档案相关数据信息，实现人事系统与档案系统的深度融合，同时，也方便档案管理部门对干部档案的及时查漏补缺，是干部档案信息化建设的最基本功能[11]。

3.2 共建共享人事档案数据信息平台，促进人事档案信息的分析利用

实现信息化档案数据导入后可多次查询利用。①可以利用人事档案数据信息进行各种维度的统计分析。在对卫生事业单位现有人力资源现状分析的同时，及时预测卫生人力发展趋势，为卫生事业单位的决策提供参考。②实现单位内部人事档案信息的共享。 通过系统加密，为不同层次的人员设置访问权限，在单位内部进行数据共享，多个端口实时查阅，为卫生人才有关材料的填报提供客观、真实、有效的数据支撑。③单位间的人事档案信息共享。 在大数据的背景下，医疗卫生事业单位的人事档案利用不应仅限于单位内部，在对档案分区为保密性档案和可分享档案的基础上，实现卫生人才人事档案的共享。如在医疗卫生事业单位引进高层次人才之前，可通过全国人事档案信息平台调阅拟引进人员的人事档案信息，预判其是否符合引进条件，在节约成本的同时有效规避风险。 但是，必须建立共享权限分级管理机制，将档案信息资源使用权限划分出多个等级[12]，做到各类档案信息利用者既共享又可控。

3.3 提供人事档案信息的开发利用

在对单位内部人事档案信息数据分析的基础上，全面了解掌握职工的整体情况，比如年龄、职称、学历结构及各类人员构成等，结合医疗卫生事业单位机构改革及医改的不断推进，做好人力资源需求预测，为单位的战略发展提供人才支撑。同时，通过补充完善个人人事档案数据信息，对个人业绩进行综合研判，为人才评价、绩效考核、培训管理等提供量化数据，如卫生职称评价引入全国卫生健康大数据管理平台中的工作量信息，可为卫生高级职称评价提供有关工作量、手术难度等相关评价信息，为卫生高级职称的评审提供客观可量化的依据。

3.4 应用新的互联网技术完成人事档案信息的保密

人事档案涉及到个人的隐私信息，所以在对人事档案的保管和使用过程中，都要严格遵守相关的保密规定，并强调干部人事档案的特殊要求[13]。 在大数据技术为人事档案管理提供便利的同时，要重视信息泄露的安全风险。 对安装人事档案信息系统的电脑实行内外网隔离、漏洞扫描和入侵检测[14]等。 在线上查询时，可根据实际应用需求分配用户的查询或调阅权限，对登录的用户进行认证。 定期对信息化设备进行系统升级和检测，对档案管理人员开展信息化系统使用方面的指导和培训，做好档案数据库的日常管理、信息备份，存储空间调配以及负责向有档案查阅权限的部门分配权限秘钥[15]。 在调阅的同时，为保证文件内容不被恶意篡改，可采用对文件加载数字水印或数字版权保护技术，为电子文档安全提供安全防护。

综上所述，在大数据的背景下，医疗卫生事业单位要充分认识到人事档案管理信息化建设的重要性，充分利用大数据信息技术的先进性，发挥出人事档案的最大价值。