海委声像档案管理效率提升策略分析

秦 茜

（水利部海河水利委员会，天津 300170）

习近平总书记高度重视网络强国、数字中国建设，对数字化、网络化、智能化提出了一系列明确要求。进入新发展阶段，云计算、大数据、人工智能技术快速发展，推动水利发展向数字化、网络化、智能化转变的技术条件已经完全具备。实现流域统一规划、统一治理、统一调度、统一管理，必须由数字孪生流域作为强大技术支撑。数字孪生流域建设是一项复杂的系统工程，时间紧、任务重、难度大、要求高，全系统全行业必须迅速行动起来，有力有序有效推进建设工作［1］。

如今社会经济体系日益复杂，水利行业所要处理的事务也多样化。传统的文本档案已无法满足当前业务存储需要，因此档案管理部门开始用声像档案来对业务进行记录。尽管声像档案的储存量与记录效率占显著优势，但它对档案管理人员的计算机技能水平有着较高要求，且计算机也难以处理声像档案中的一些非结构性数据，因而在管理难度上远高于传统文本档案。但在云环境下，这些困扰难题均可以被边缘计算、云服务器和人工智能技术解决。

1 声像档案的优越性

1.1 档案管理的重要性

档案资料是指人们在各种社会活动中，为了某种记录需求，对生产、经营或经验等方面具有保存价值的原始信息进行记载的一种信息资料，原始记录是档案的本质属性。这种用于记录保存用途的信息资料，最早在我国商朝就出现过，历代对此有不同的叫法，如册、簿、案牍、文书、卷宗等，均是属于档案性质的分支。档案相比于文物、图书，区别就在于它的历史再现性，由于档案是直接形成的历史记录，是对本体事物真实面貌的还原，因此它相比于其他信息资料来讲，具有凭证价值的重要特征。发展到现代狭义理解的档案，也就是我们经常口头谈论的档案，是指由专门的机构形成的生产信息或事件要讯记录，这种机构可以是官方的，也可以是半官方甚至非官方的[2]。无论档案的形成者具有怎样的社会属性，它的价值体现仍然没有本质上的变化，即原始记录的凭证价值。在现代档案学概论中，对档案一词给出的定义是：个人或组织在历史中的社会实践活动中，以各种方式记录形成清晰的、确定的、具有完整记录功能的固化信息。

1.2 声像档案在信息记录传递上的高效率优势

档案信息量是会随着原始事件包涵的信息量增大而增大的，在现代社会中，由于社会实践活动的内容越来越复杂，产生的有价值记录量越多。甚至如今许多行业都出现了必须要通过档案记录才能完成的业务环节，比如我们所熟知的水利行业，再比如政府的职能部门。我们除了看到档案的重要性以外，还应该看到当前社会的机构组织对档案容量的需求越来越高。对于水利行业来说，做好声像档案的管理工作，与文字档案的管理工作同样重要，由于近年来水利工程新增规划立项数量极大，业务量骤增，需要处理的业务信息也是过去的数倍，以往文本档案已经完全无法满足记录需求。这种问题直至声像档案的出现才得以解决，同一时间内，人们能从图片、声音中获得的信息量是文本文字记录的数倍，因此这种以声音、图像、视频等多媒体文件作为记录方式的档案资料，能够实现高效率的记录与传递功能。这些直观表述水利工程信息以及周边水文水情信息的档案内容，对工程主体责任单位与质量监督部门开展后续工程的质量等级评定、工程养护、工程寿命期确认以及工程受损修复方案设计有着文字记录无法比拟的信息优势，使水利工程相关工作开展在全面的信息结构支撑下得以顺利开展。

1.3 声像档案的存储优势

在水利行业传统的文本档案管理制度中，需要专门设置容纳保管的库室或资料柜，在归档和提取流程上往往需要投入大量的时间成本，比如为了能够快速地在某一时间找到档案室内想提取的档案资料，档案管理人员需要花费大量精力将所有的档案归类存放，且这种档案管理模式还需要占据较大的空间。若是保管不当，极容易造成原始档案信息的丢失或损坏，比如档案受潮使字迹变得难以辨识，会给水利部门带来不利影响[3]。而声像档案往往只需要一台计算机或者一个小型存储设备，就可以轻松解决存放问题，只要有备份存档，完全不用担心资料丢失损坏的问题。

1.4 声像档案的真实性优势

鉴于档案原始记录的价值属性，档案资料的使用者对档案的真实性要求是极高的，档案信息失真会直接导致它失去应有的记录保存价值。传统的档案主要以文字记载的形式为主，从档案的初稿修正到最终封装，存在多个容易出现错误记录或修改的环节，很难保证记录信息的真实可靠性，这样的问题在水利工程招投标文件、工程款项拨付、质量验收记录或者材料出厂合格证明以及施工资质等涉及具体利益的方面更是层出不穷。而声像档案不同，它以第一时间发生的音频、视频的同步记录为主，修改难度极大，在反映事件完整性与真实性上都要明显优于传统文本档案。

2 声像档案管理中存在的问题

2.1 声像档案的非结构化属性给管理带来了实际难度

如今水利行业使用的声像档案记录的信息容量极大，但这种档案声音与视频中包含的非结构化信息无法利用常规计算机来进行处理。其中，非结构化信息是指无法完全数字化处理的信息内容，而这些信息资源中却存在许多有价值的信息。因此，当前声像档案应用还仍然是以人力处理方式为主，在某些特殊情况下管理效率比文本档案还低。比如，查找某地水文水情相关的档案文件时，需要将所有同样文件格式特征的文件逐一加载识别，这样庞大的“分拣”式管理工作效率极低，给声像档案的全面普及带来了难度。所以，在云环境下，就是要通过云计算和人工智能技术来帮助我们处理各类声像档案的归档与提取等操作，解决了声像档案的“索引”问题，档案的提取利用效率就会得到明显提高。

2.2 声像档案的管理安全性得不到保证

部分档案的信息资料具有一定的安全保密性质，以公文性质的档案为例，除了一般保密等级的档案之外还分为机密档案与绝密档案。水利档案同样如此，根据国家发布的《水利档案管理规定》要求，水利单位形成的归档文件材料应当由该部门文书人员或业务部门的技术人员全权负责收集与整理，并按照规定移交给本单位档案部门使用，严禁私自传阅、修改、据为己有或者拒绝归档。然而，当前许多水利部门在声像档案的管理方面未形成较为严格系统的管理规章制度。这样的环境下档案管理部门的日常工作往往处于被动状态，因此声像档案的形成与管理环节存在的随机性因素较多。如一些珍贵的声像档案资源并没有被归入公有档案资源处理，而是被个人或部门掌握[4]。这样的管理体系给声像档案的数据安全性带来不利影响：人员主观因素造成的档案信息泄密，部分从事档案管理的人员在工作岗位调动后，会连同这些声像档案资源一同带走，错误地认为档案的视频音频文件属于个人物品；网络信息安全意识较差，网络防护机制不健全，因内网外网交叉使用，导致管理存放声像档案的计算机经常遭受不法网站攻击，以致档案信息失窃。所以，当前来看，正是因为声像档案管理制度不完善，使声像档案的管理工作存在一定的安全隐患，不利于声像档案的长久保护和开发利用。

2.3 声像档案的形成缺乏专业技术支撑，导致资源价值流失

水利行业在用声像媒体记录某些要事时，诸如地区的水资源合理开发利用方案拟定、自然水体资源价值与防洪安全论证会议、水利工程建设工作的制定实施等，往往在声像档案形成的过程中，就出现了记录信息不全或流失的问题。这主要是由于档案管理人员对会议内容、业务或技术本身并不熟络，导致声像档案的重点内容记录存在偏差，无法反映原始事物的实际风貌。这样一来，档案部门声像资源的收集渠道不畅，经常出现相关单位形成声像档案所需的图片、文字资料整理不全，甚至违背档案法的规定出现不建档的现象。后期档案封装时，档案管理人员往往需要再独立收集与记录事件相关的声像资料，并配以文字档案来补全档案内容，其中不可避免地存在严重的记录错误问题，使声像档案的记录内容严重失真。另一方面，这些珍贵的声像档案资源在日期、内容格式的编排上也没有具体的规范，久而久之当声像档案数量累积起来后，一些形成时间较早的图片、视频、录音文件就会被忽略。如一些珍贵声像档案资源，没有备份或缺少文字说明，都说明由于记录专业性不强的问题，导致档案的实际可利用价值降低。

3 云环境下的网络信息技术

3.1 虚拟化技术

虚拟化技术是指计算机上用于计算处理的核心工作单元（CPU）是由另一个主CPU 虚拟分化出来的，也就是由一个CPU 来模拟多个CPU 运行的工作环境，同时允许一个平台搭载多个操作系统的计算机技术。这些操作系统互相独立且权限不同，在此基础上我们还可以实现2 个虚拟化技术的延伸拓展应用情景，即声像档案数据存储介质的虚拟化与应用虚拟化。这样做的好处主要有2 个方面：应用程序在各自的操作空间内独立运行，互不影响，从而降低了计算机的运行负载，极大程度提高了计算处理效率；虚拟化的数据存储介质或应用，可以为数据备份、移动与拓展提供较好的便利性和安全性。

3.2 云计算技术

云计算技术是分布计算的一个全新拓展方向，它是通过网络“云”技术将一个或多个巨大的处理运算程序拆分成若干个小程序，当用户通过网络上传需要计算机分析计算的大型任务时，由网络云服务器根据计算任务数据“量”的大小来分配相应的算力资源，最后由被拆分的计算处理小程序，将数据结果合并回传给数据来源的用户。这种技术功能是在分布计算的基础上，融合了效用计算、负载均衡、热备份冗杂等网络信息技术应用来实现的，并通过虚拟化技术来解决服务器的硬件配置问题。所以，云计算技术可以看作是由所有云计算业务的用户，共用一组在规模上远大于常规计算机的服务器，通过闲置算力资源来处理用户数据计算任务的技术。因此，它可以在很短的时间内提供TB 级甚至是ZB 级的庞大数据流计算处理服务。

3.3 智能搜索引擎技术

智能搜索引擎是融合了人工智能技术的搜索引擎，与常规搜索引擎的“关键字”提取检索的逻辑不同，它在此基础上实现了相关度排序、快速检索等功能，同时还能够根据语义识别为用户提供兴趣自动识别、信息过滤与推送功能。这种基于语义识别技术的工作原理是，在与搜索引擎链接的所有网络资源中，寻找所有出现过与用户检索内容类似用法的词组搭配，再通过云计算从海量资料中找到可被替代的同类词出处，这样就实现了模糊推理功能。在人工智能技术的加持下，搜索引擎似乎越来越智能，即使是计算机难以处理的非结构化数据，也能够通过模糊推理和语义识别来轻松处理[5]。但这对服务器的计算处理能力有着极高的要求，因此智能搜索引擎技术需要以云计算技术作为支撑。

4 云环境下提高声像档案管理效率的有效路径

4.1 利用云端技术提高声像档案调度管理效率

云计算技术需要搭建的服务器组往往需要极高的成本投入，因此水利单位独立开发云计算软件项目来管理声像档案显然是不可取的。当前可以提供云计算服务的互联网软件公司有很多，水利单位的档案管理部门可以选择与这些互联网技术公司达成深度合作，专门定制用于声像档案管理的“云档案”软件业务。在云计算技术的帮助下，声像档案提取和管理编辑将会极为便捷，比如我们需要找的声像档案是存储在互联网云端的会议纪要，若是只搜索“会议”，搜索引擎检索到的信息均为会议的召开情况；但若改为搜索“会议纪要”，搜索引擎就能够根据互联网中所有用户的信息处理习惯，来分析用户的实际调取需求。在互联网中多数与“会议纪要”相关的内容，都是记载和传达会议精神的图像、声音视频资源。这样引擎就会判断出，用户想检索的是某一个声像档案资料，而并非一组资讯。利用云端技术可以让声像档案的管理流程简化处理，也减轻了档案管理工作的劳动强度。如今多数智能搜索引擎都支持提取文字的功能，我们可以将这些声像资料利用提取文字的功能，再转化为文档资料，同声像资源一起放在云端储存，作为声像资料的文字说明与补充。这样一来，可以显著提高声像档案管理人员归档分类工作的效率。

4.2 利用网络安全技术确保声像档案的数据安全

这种“云档案”软件在技术服务功能不断完善的同时，主动防御性质的网络安全技术方面也极为完善。利用云服务器的大数据库作为水利单位声像档案的虚拟存储介质，本身就具有一定的完整、可靠、安全和保密的特点。而为了进一步提高声像档案管理的安全系数，一些互联网技术公司研发的算法加密技术，可以使声像档案获得远比以往传统字符验证式加密技术优秀的安全性能。第一道安全保险程序是动态密码，当用户有关于阅览、提取、拷贝、修改云端储存的声像档案时，需要首先确认用户的操作权限，利用短信验证或者生物识别技术验证的方式，来最大程度确保声像档案资源的保密安全性。但除了软件方面的网络安全技术防护之外，水利单位还要重视起“人防”控制体系的建设，避免声像档案被人为泄密，应当结合各个职能部门的实际工作情况，综合制定相应的网络安全保密制度，严禁个人的移动存储介质与公用计算机连接。在存储档案的计算机上，做好内网与外网隔离防护，避免交叉用网导致声像档案失窃。

4.3 完善内部档案管理制度

云技术解决档案归档提取和安全保密性能等外部因素的管理问题，但在声像档案的真实性管理方面就显得有些乏力。因此，需要水利单位从声像档案的形成过程中查找问题，并不断优化完善档案管理制度，避免出现声像档案资源记录不全或失真的问题。首先，应当依照现行的档案法有关规定，积极建设与云环境下声像档案管理工作相适应的档案管理制度。其次，应当加强各个职能部门与档案管理部门之间的协调能力，委派与档案记录工作内容相关的部门人员协助档案管理人员开展工作，在声像档案采集整理工作的过程中全程指导，将记录要点、视频文件编码格式、音频输出格式以及归档整理要求，详细地交代给档案管理人员。此外，对于需要长期保存或永久保存的声像档案资源，除了上传云端以外，还要用公用的移动存储介质做好物理拷贝，并放置在档案管理部门的资料柜内上锁封存。

5 结语

综上所述，声像档案作为互联网时代的技术产物，对各行各业的生产经营业务或组织活动都起到了重要的记录参考作用，相比于传统文本档案，声像档案有丰富的信息量、管理便捷和真实性强等优势。针对当前企事业单位在声像档案管理上存在的问题，应当将云环境下的计算机网络技术，与水利单位的内部管理制度进行有机整合。利用云计算技术的信息化软件平台来提高声像档案的管理效率，合理运用网络安全技术，并建立有效的档案管理制度，确保声像档案真实性与安全性，这样才能够使声像档案的管理工作更加科学全面。