对信息化环境下工程档案著录的思考

文｜深圳市城市建设档案馆 谢志钊

1.背景

1.1 信息化建设快速推进

习近平总书记早在2016年就提出“要以信息化推进国家治理体系和治理能力现代化”。2019年党的十九届四中全会提出“推进数字政府建设，加强数据有序共享”，将数字政府建设提升至国家顶层设计层面。近年随着“一网通办”“最多跑一次”等快速发展，以信息化推进治理现代化取得重大进展，城建档案事业所依托的环境、条件均已发生了重大的变化。

1.2 城建档案管理机构服务职能愈发凸显

以往城建档案管理机构很大一部分精力是参与工程档案预验收与接收竣工档案，城建档案管理机构的服务职能相对较弱。[1]随着“放管服”改革的推进，2019年3月国务院办公厅印发《关于全面开展工程建设项目审批制度改革的实施意见》，住房和城乡建设部同时也对《城市建设档案管理规定》和《城市地下管线工程档案管理办法》进行了修订，改革后以工程竣工联合验收取代工程档案预验收。实行联合验收后多项验收同时进行，城建档案验收只能容缺受理，城建档案管理部门的行政色彩进一步淡化。与此同时，信息化环境下城建档案服务的途径和方式更为丰富，城建档案管理机构的服务职能也愈发凸显，这一转变对城建档案信息资源开发提出了更高的要求。而只有主动深入挖掘城建档案，做好城建档案信息资源建设，才能夯实城建档案的服务基础，提升服务能力。

2.工程档案著录的意义

国际档案理事会发布的《国际标准-档案著录规则（总则）》对档案著录的定义是：通过捕获、分析、组织和记录用于识别、管理、定位和说明档案内容、背景、来源系统的相关信息，建立对著录对象及其组成部分准确描述的过程。工程档案著录项的设置能否反映建设的专业内容和规律、著录的内容是否准确、著录是否有统一规范的采集标准是能否做好城建档案信息资源开发的关键。因此，著录是城建档案信息资源开发的基础性工作，做好著录工作才能发挥城建档案在信息统计和资政方面的作用，为城市建设和管理提供支撑。

3.工程档案著录存在的问题

工程档案著录对信息资源利用开发至关重要，但目前工程档案著录普遍质量不高，存在诸多问题，难以满足城建档案管理机构信息资源利用开发的需求。

3.1 著录项的设置不合理

以深圳为例，此前著录项的设置未结合建设工程全生命周期管理，尤其是未考虑工程竣工验收后运维的需求。由此导致著录项不能较为全面地反映建设工程的基本信息和专业内容，查询利用难以检索等。例如，房屋建筑工程中项目级的著录缺少宗地号，工程级的著录缺少建筑物编码，导致无法与已有的地理空间实体要素进行挂接，未能实现工程项目落图。由于商业项目在建设过程及竣工后更名频繁，用户查档时提供变更后的名称，著录时可能是报建等过程中的名称，未实现落图的工程项目在查询利用时就有很大可能检索不到。此外，缺少反映工程项目多重属性的标识项对统计和资政工作造成极大不便，如统计哪些工程用于兴办初中，缺少分类项的情况下，只能通过项目的名称进行查找。“初级中学”“初中”“中学”“学校”等均为关键词，筛选工作量大且容易遗漏。还有部分著录项的名称与《城市建设档案著录规范》（GB/T 50323-2001）（以下简称规范）的规定有差异，如《规范》中项目级工程预算和工程结算这两项，深圳对应的则是总投资额，概念模糊不清，常有著录工作者对此感到疑惑。

3.2 著录内容准确性不高

著录内容准确性不高最大的原因在于著录层级多，著录项多且专业性强导致著录难度大，著录过程人工干预也较多，而著录人员的专业素养往往难以满足著录工作的高要求，如笔者在著录核查过程中发现著录人员填写建设规模的时候数值中多一个或者少一个0 的情况时有发生，还有把A 栋的著录信息填成了B 栋等。此外，重复著录现象普遍也是著录内容准确性不高的重要原因，如建设规模较大的项目往往由多个单项工程组成，如果在形成资料时资料员没有区分清楚每一单项工程的建筑面积，著录人员采集数据时就会重复计算部分或全部面积。大量的著录内容不准确将直接影响统计数据的准确性，城建档案信息资源深度开发与资政作用也无从谈起。

3.3 著录数据采集标准不统一

著录数据采集标准不统一指的是一个著录项可能有多个数据来源，且不同来源的著录数据常常出现不一致，相互矛盾的现象，如消防验收、规划验收与竣工验收记录的建筑地上层数和建筑高度不一致。工程档案著录的主要依据是2001年发布的《规范》，但规范的对象主要是著录层级和著录项的设置，对于著录项数据的来源并未作出规定。著录数据缺乏统一的采集标准导致著录信息的权威性遭到质疑，影响服务对象对城建档案信息的信任度，不利于城建档案信息资源的进一步开发。

4.信息化环境下提高工程档案著录质量的对策

4.1 完善著录项设置

随着信息化的发展，《规范》中的著录项已不足以满足工程后期运维和城建档案信息统计等信息资源开发的需求。城建档案管理机构应结合建设工程全生命周期管理和城建档案信息资源开发的需求适当增加著录项。

增加反映地理空间特征的著录项，如项目级著录增加宗地号，单项工程级著录增加建筑物编码或地理坐标等，通过著录项与城市基础地理信息数据库中的地理空间要素进行挂接，实现城建档案可视化展示和查询，解决因项目频繁更名而无法检索的问题。

在项目级著录增加体现工程项目功能、形态等属性的分类标识项。城建档案主要是依据《城市建设档案分类大纲》（以下简称“大纲”）进行分类。《大纲》把城建档案划分为18 大类和102 个属类，主要是用于工程项目档案编号。《大纲》划分的大类和属类范围较大，且档案编号具有唯一性，难以解决一个项目对应多个类别的问题。现今城市的管理愈发精细，为了便于信息统计和支持决策，除了通过档案编号体现工程项目类别，结合《大纲》在项目级著录中设置分类标识项，给予项目一对多的，能够反映其多重属性的分类标识愈发重要，如机场在深圳地方标准《建筑物基本指标、功能分类及编码》中属于城市交通设施建筑，但机场配套的仓库和酒店分别属于仓储物流建筑和旅游业建筑。以深圳宝安机场为例，T3 航站楼除候机功能，在分类时应给予酒店、汽车站和办公用房等相应的分类标识，完善的分类标识是城建信息资源的相互关联和深度开发的基础。

城建档案管理机构根据自身定位和职责增加满足城市精细化管理需求的著录项，如深圳城建档案馆隶属于住房建设部门，为更好地支持住房建设工作，未来可结合BIM 模型等技术将单项工程的著录细化到以“户”为单位，增加反映户数、面积等信息的著录项。形成以“户”为单位的结构化数据，实现以“户”为单位的著录意味着城建档案管理机构统计时也能细化到“户”，能够为工程建设和住房保障等领域的决策提供数据支撑。如对不同面积户数进行分别统计可以了解市场对不同面积住宅的需求，推动保障性住房建设更好地与人民群众的需求相契合。[2]

4.2 对接归档文件形成部门业务系统，实现著录信息自动采集

在实现工程文件电子化和著录信息自动采集之前，与发改、规划和建设等参与工程建设审批验收的部门或政务服务数据管理部门的业务系统对接，自动采集工程档案著录所需要的信息有助于减少著录过程的人工干预和提高著录的准确性。另一方面，直接从业务系统抓取著录信息有助于厘清城建档案信息资源开发利用中的权责问题。以前城建档案管理机构在挖掘馆藏信息资源，希望在资政方面发挥更大的作用时，往往会忌惮于要承担著录内容不准确的责任而束手束脚。通过业务系统对接实现著录信息自动抓取后，各部门对各自提供的数据负责，城建档案管理机构将能够更好地发挥信息统计和资政等作用。目前能够通过业务系统对接实现著录信息抓取的主要是以下两类：一是工程行政审批相关信息的抓取，如立项、规划许可和施工许可需要分别从发改、规划和建设部门抓取。二是工程验收相关信息的抓取，实行联合验收后，规划、消防、节能等验收信息均可通过联合验收平台抓取。工程预结算、开竣工时间、建设规模等诸多著录信息都在其中。

4.3 推进工程文件电子化

工程文件的电子化将对著录产生颠覆性的影响，是提高工程档案著录质量最重要的途径。云计算、区块链和物联网等新一代信息技术的发展为工程项目建设管理数字化转型提供了技术支撑。《中华人民共和国档案法》《电子档案单套管理一般要求》和《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T 117-2017）等标准的发布则为工程文件电子化提供了法规标准保障。目前，深圳正致力于推动建设工程管理数字化转型，即建设工程管理全过程、全方位、全要素数字化，通过推动施工图审查、施工管理、工程检测等业务流程数字化实现工程文件电子化和工程档案交付数字化。元数据是描述文件内容、背景、结构及其整个管理过程的数据，而要实现工程档案数字化交付，制定建设电子文件元数据标准（简称“元数据标准”）是必不可少的。

元数据标准的制定需结合工程档案著录的需求，明确每一类建设电子文件元数据采集的节点和需要采集的元数据项目。[3]此外，由于元数据依赖于系统的特性以及采集的巨大工作量，元数据标准需要嵌入系统，即将元数据的采集规则事先在业务系统和档案管理系统中设置好从而实现元数据自动采集，如单位工程名称的来源是建设部门批复的施工许可证，采集元数据时需对应施工许可证工程名称栏目进行采集。城建档案管理机构推进工程文件电子化时，可结合自身信息资源利用开发的需求与2020年12月施行的《建设工程档案信息数据采集标准》（T/CECS 707-2020）来制定工程档案元数据采集标准，工程文件电子化和元数据的应用将极大减少工程档案著录工作量（尤其是案卷级和文件级著录），提高著录质量。

5.结语

由于篇幅与经验所限，本文着重于在“面”上对提高工程档案著录质量的对策进行阐述，对于对策中具体的“点”不再一一展开详细论述。如何设置反映工程项目的功能等属性的分类标识项；如何高效实现细化到“户”的结构化著录体系；工程档案元数据应该采集哪些数据以及元数据自动采集与自动著录的实现路径等问题对信息环境下工程档案著录的变革十分关键，笔者将在今后的实践中持续研究加以完善。