基于资产清查视角的高等院校固定资产管理研究

邱光明

广东技术师范大学财务处 广东 广州

近年来我国高等教育事业快速发展，高等学校占有、使用的固定资产规模急剧扩大，其构成也日趋复杂，出现的问题也越来越多，管理难度越来越大，尤其是院校的合并和扩张，形成了多校区教学、多校区存放资产、管理分散的格局，给高校固定资产管理带来诸多挑战。多年来，各高校按照国务院、教育部以及省级主管部门的要求，加强了国有资产管理，在制度建立和管理工作上取得了一定成效，但从清产核资、资产抽查中发现，管理基础工作不规范、账实不符、账账不符、资产处置随意、资产流失等问题仍然存在，高校需在具体问题上加强完善固定资产管理，改进相关措施。

一、资产清查内涵与作用

1.资产清查内涵

资产清查是指根据各级政府财政部门专项工作要求或学校特定经济行为需要，按照《行政事业单位资产清查核实管理办法》等有关规定和工作程序，对学校基本情况进行全面清理、对学校资产进行账务清理、对固定资产实物清查盘点核实、对学校财务情况的全面核对清理，依法认定各项资产的损益，从而重新核定学校资产价值和完善制度的行为。

2.资产清查作用

通过资产清查，可以全面摸清学校家底，真实、完整地反映学校的资产和财务状况，完善资产管理制度，为编制年度预算、加强资产管理、规范经济秩序创造条件。

二、高校固定资产管理使用中存在的问题

高校固定资产在资产总量中占比较大，大部分高校固定资产都占该校资产总量的1/3以上，有些高校的固定资产在资产总量中占比超过50%。资产庞大、种类繁多、存放分散，在使用管理中存在诸多问题。

1.固定资产存在多部门管理，账账、账实不符

固定资产管理混乱是目前高校的通病之一，多头管理而又互相推卸责任。通过资产清查发现，大部分高校的固定资产由设备处、总务后勤处、图书馆等部门多头管理。财务部门只负责购置固定资产价值量的登记和核算，固定资产的实物量登记管理则由设备处、总务后勤处、教务处、图书馆等部门负责，通常是设备处或实验室管理办公设备、教学仪器设备，总务后勤处管理房屋、建筑物、车辆、家具等，图书馆管理图书杂志。由于多部门管理实物资产，而且各实物管理部门的具体管理办法也不一样，实物资产管理部门与财务部门也没有开展定期对账工作，导致固定资产管理松散，存在固定资产存量不明，购置、使用状况不清，账卡、账账、账实不符等问题。

2.资产调拨变动不办理资产信息调整手续

（1）通过资产清查发现，使用单位对资产的保管不够重视，资产使用人和放置地点发生变动后，不及时到资产管理部门进行资产信息变更，导致资产登记人与资产使用人不一致，个人资产账与保管实物不符。

（2）二级学院随意调拨挪动实验室资产到行政岗位或其他部门使用，且不向资产管理部门办理任何调拨手续，导致资产用途发生变化，实验室资产信息与实物资产不符。

3.固定资产报废处置随意，不及时办理报废手续或未达到使用年限报废资产

（1）2019年1月1日《政府会计制度》实施前，我国高等院校对固定资产不计提折旧，对固定资产的使用没有使用年限的概念，对于部分已损坏或过了使用年限长久不使用的固定资产，资产使用部门不及时到资产管理部门办理报废处置手续，而是将其堆积在角落，长期搁置，时间久了加上人员的变动，等到报废时找不到实物。或者是超过了使用年限不能使用的闲置资产，甚至是已经不存在的资产设备、已拆除的房屋建筑物，都没有办理报废核销，导致账实不符。

（2）资产未达到使用年限就提出报废。由于高校人事制度的改革和新老交替，难免会有人员变动和岗位调整，但接替者不愿意使用上任留下的资产设备，即使未达到报废年限，也要求报废重新购买。另一种情况是，觉得旧了、不好用、不喜欢，要用新产品，未达到报废年限就提出要求报废，浪费学校资源。在资产清查中还发现，有些已结题的科研项目特定使用的资产，虽然资产尚能使用，未满使用年限，但因该项目已完结，不再需要，也要求报废处理该资产。

4.资产保管责任人及个人资产账与实物账不符

清查中发现，个别资产保管责任人不重视个人名下资产保管责任，报增登记资产使用人时随意确定，使用中随意调拨，造成个人资产账与实物账不符。

5.更改资产登记信息不及时

高校的二级学院由于在人、财、物的支配上相对较自由，因此，在未告知学校资产管理部门的情况下，随意增减实验室、更改实验室名称等，导致资产报增时资产无法归属，实验室资产信息无法统计。

6.不重视资产条形码粘贴

资产清查发现，部分资产设备条形码缺失，对新购置的资产，资产管理部门虽有登记制作资产条形码，但使用部门、使用保管人不把固定资产条形码粘贴在资产实物上，导致固定资产编号与实物核对困难，导致资产维修、资产清查和报废时难于查找资产信息。

7.自行购置和随意处置资产

近年来我国对高等院校、科研机构的科研经费投入大幅增加，高校教学科研人员申请财政科研项目经费的人数越来越多。但是，很多教学科研人员认为自己申请争取的科研项目经费属于个人所有，可以自主随意支配使用，未经学校资产管理部门批准就擅自购置资产设备，且不到资产管理部门登记报增资产，对资产随意处置，造成国有资产流失。

三、加强高校固定资产管理的相关对策和改进措施

固定资产是属于国家所有的财产和财产权利，每位教职工对学校配备给个人使用的资产都应负有安全保管的责任，从资产的登记、调整到处置都应严格按规章制度办理，做到“人人都管物，物物有人管”。各部门各二级学院行政第一负责人是本部门固定资产管理第一责任人，有责任和义务管理好本部门的固定资产，实现资产的保值、增值、不流失。高校资产管理专职部门要加强固定资产管理，统筹协调学校各资产管理部门工作，各部门各二级学院资产使用也要高度重视固定资产管理，加强对本部门资产的监管，及时办理资产报增登记、资产报废、资产信息变更等手续，严守固定资产的处置审批流程，提高资产利用率，保证国有资产的安全、完整，防止国有资产流失，避免资产闲置和浪费。

针对高校固定资产管理中存在的具体问题，要研究具体解决方案和改进措施，建立和严格执行固定资产管理制度，包括固定资产采购制度及流程、固定资产报废制度及流程、固定资产处置制度及流程等。加强定期检查和清产核资，重点对固定资产进行全面盘点清查，资产管理部门要定期与财务部门对账，发现错漏及时补正，保证账物相符。

1.成立国有资产管理专门机构，集中统一管理学校资产

固定资产管理混乱是目前高校的通病，多头管理而又互相推诿责任。因此，各高校应成立国有资产管理专门机构，集中统一管理学校固定资产，统一协调学校房屋建筑物、仪器设备、图书等资产管理部门和资产使用部门工作。建立固定资产明细分类账和固定资产台账、卡片，专人管理，详细记录固定资产数量、价值、规格型号、使用单位和存放地点等，并定期盘点，确保固定资产账账、账表、账物相符。

2.加强各部门的对账工作

学校资产管理部门不但要按月或按季与财务部门核对价值账，还要定期与各资产使用部门核对实物账，实施动态监管和精细管理，切实做到账账相符、账物相符、账卡相符，防止国有资产流失。为便于对账，资产管理部门必须与财务部门密切配合沟通，在资产总账和明细分类账设置上要与财务账一致，进一步提升资产管理水平。

3.建立健全固定资产管理制度和实施细则

制定严密的固定资产审批、购买、验收、报销、入账、登记、建档立卡、报废处置等管理流程；加强采购管理和验收管理，严格采购与验收分开制度，严禁未经批准自行购置、不报增资产行为；加强固定资产管理内控制度，对报废和处置的固定资产要进行评估计价，或通过竞价方式出售报废资产，防止违规违法和资产流失。

4.健全固定资产报废注销制度，严格执行固定资产处置流程

严格执行固定资产处置流程是保证资产账物相符的关键环节，如果固定资产处置混乱，不按规定执行，必然会导致资产流失、账物不符。因此，资产管理部门、财务部门、审计部门和资产使用部门必须密切配合，严格按照资产处置权限、资产处置流程处置资产。在资产报废、调出、变卖时应严格履行审批手续、规范操作程序，定期清查核对资产保管人和实验室资产，保证资产信息准确无误。

资产使用部门需报废固定资产，应向资产管理部门提出申请，按学校规定的鉴定流程，逐级审批，并将报废资产交回资产管理部门，资产管理部门将处置申请材料定期汇总，提交校长办公会议审议，未经批准，任何单位和个人不得自行处置。对超过资产使用年限且无法使用的固定资产，必须按规定程序办理资产报废手续，不得擅自随意处置或丢弃。对于科研项目已结题不再需要，但尚能使用且未达到使用年限的特定资产，不能简单地报废了事，学校资产管理部门应统一协调，按照资产处置流程，对外出售或调拨给其他部门使用。年终资产管理部门应将报废的资产进行汇总，详细汇总报废资产名称、数量、金额等给财务部门进行账务核销处理，做到资产账与财务账一致。

5.做好固定资产登记工作

固定资产登记分为价值核算登记（财务账）和实物明细登记（资产账），价值登记由财务部门负责，在固定资产购置财务报账时入账登记，不详细反映固定资产的名称、数量、规格、型号等明细记录。实物明细登记由资产管理部门负责，详细记录资产购置日期、名称、数量、金额、规格型号、存放地点、使用部门、使用人、资产编号等，因此，资产管理部门必须与财务部门密切配合，报增固定资产做好实物明细登记的同时，资产价值金额也必须与财务价值金额相符，并定期与财务核对，做到资产账与财务账金额相符。对未经资产管理部门批准而私自购置且未报增资产登记的，不管资金来源如何，财务部门应不予报销。资产使用部门应及时通知本部门岗位变更、离职、退休等人员前往资产管理部门办理资产变更或交还手续。

6.做好固定资产条形码粘贴工作

条形码是固定资产的身份证明，证明该资产的名称、规格、型号、资产编号、购置日期、价值金额、存放地点、使用部门、使用人等，及时粘贴固定资产条形码是规范固定资产管理的重要一环，也是实现固定资产账物相符的关键环节，保证固定资产信息流与固定资产实物流对应。

给每件资产赋予唯一的条形码，便于后续的资产查询；便于资产使用人获取资产编号、名称、规格、型号等维修信息；便于对资产进行盘点，对数据进行自动化的精准记录，从而实现所有固定资产的状态清晰可查、可追踪。因此，资产购置报增、登记资产信息时，应同时制作条形码，及时粘贴在资产实物上。

7.加强固定资产管理系统信息化建设

在互联网时代，先进的固定资产管理系统不但能提高工作效率，而且能更加准确无误地查明固定资产使用、存放、报废、折旧计提等详细信息，及时掌握资产动态，促进资产的合理配置。学校应建立和完善固定资产管理系统，充分利用现代化信息技术，推进学校固定资产管理工作现代化、规范化、科学化，利用校园网络技术，实行网络管理、网上对账等，实现全校固定资产信息共享，优化教学资源配置，避免重复购置资产，提高资产利用率。

8.提高固定资产管理理念，强化固定资产管理意识

强化固定资产管理意识是加强固定资产管理的前提，高等院校的固定资产主要由建筑物、教学设备、科研设备、实验室设备、图书资料、办公设备等组成，量大且复杂，而且大部分高校实行的是多部门管理，管理难度大。加强全体教职员工对学校固定资产、购买、登记、使用、报废处置等内容和程序的宣传学习，定期对各部门专职、兼职管理员进行固定资产管理业务培训，增强广大教职工主动参与固定资产管理的自觉性，做到“人人都管物，物物有人管”。

9.定期对固定资产清查盘点，提高对国有资产的监管力度

定期开展固定资产清查盘点工作，不但是行政事业单位国有资产管理制度的要求，也是加强固定资产日常管理工作的需要，定期开展固定资产清查盘点必须做到制度化、规范化、常态化。

（1）根据行政事业单位国有资产管理要求，每年进行资产盘点核查，重点对固定资产进行全面盘点清查，保证账账、账卡、账物相符。对于个人原因或管理不善造成的损失，要按照学校资产管理责任制有关规定，要求责任人予以赔偿。

（2）定期清查核对资产保管人和实验室资产，对大型仪器设备和录像机、照相器材、笔记本电脑等要账实核对、落实资产使用人、检查资产条形码的粘贴情况等，保证资产信息准确无误，防止国有资产流失。

（3）高校资产管理部门在资产管理工作中，每年要分次以不定期抽查的方式对学校各部门进行资产清查，部门负责人对本部门的资产负有管理监督的责任，若由于对资产使用和管理不善造成国有资产流失的，学校要追究直接责任人经济赔偿和部门领导的责任。

（4）建立和完善固定资产管理系统。充分利用现代化信息系统，利用校园网技术，实行网络管理、网上对账、网上查询等，实现全校固定资产资源信息共享。

（5）进一步健全完善固定资产管理制度。根据资产清查发现和暴露的问题，研究制定相应的整改措施和实施办法，健全完善固定资产管理制度。