浅谈如何做好检验检测机构的内部审核工作

解利平

(青海省生态环境监测中心，青海 西宁 810007)

内部审核工作通常每年开展一次，是检验检测机构自行组织的管理体系审核，是按照管理体系文件规定，对其管理体系的各个环节开展的有计划的、系统的、独立的检查活动。

在保证管理体系持续有效运行中必须按计划进行内部审核，通过内部审核查明检验检测机构的管理体系运行的效果，及时发现存在的问题并采取纠正措施，使管理体系持续有效运行，从而改善管理体系，提高质量管理水平。因此，内部审核是提高管理体系有效运行的关键环节，检验检测机构质量保证活动的重要组成部分。然而在实际工作中，不少检验检测机构的内部审核工作或多或少地存在一些不足，影响着审核结果的有效性。所以如何做好内部审核工作，提高内部审核质量就应该引起我们的重视。结合青海省生态环境监测中心历年内审工作中存在的问题，浅谈自己的一些感受和认识。

1 内部审核的策划

内部审核策划主要包括年初制定内审计划、确定内审组、内审员、明确内审工作安排、编制检查表等。

1.1 内审计划

检验检测机构一般在年初由质量负责人制定本年度对机构各部门开展内部审核工作的计划。审核计划包括：审核范围、审核准则、审核日程安排、参考文件(如组织的质量手册和审核程序)和审核组成员的名单[1]。

1.2 内部审核组的成立

质量负责人负责确保审核依照预定的计划实施。由机构质量负责人任命内审组长，授权其成立内审组，由内审组长负责制定内部审核的具体实施计划，挑选内审成员并组织实施内部审核工作。

1.3 内部审核员的选择

内审组长在挑选内审员的时候，必须注意以下几个方面：一是必须经过质量管理及内部审核的培训，具备内审员资格，能够正确理解内审工作要求、熟悉工作程序，并由法人授权或任命才算是真正具备内审员资格。二是掌握内审的技巧、方法并具备编制内部审核检查表、出具不符合项报告的能力。三是内审员应在内审工作中能保持独立性和客观性，条件允许的情况下，内审员不能审核自己所在部门的工作。

1.4 内审工作的安排

内审组长制定详细的本次内部审核的具体工作计划。主要内容应该包括审核目的和范围、审核依据、审核组成员、审核日期及日程安排，主要审核内容等。

1.5 检查表的编制

编制检查表的目的是确保审核工作有的放矢，检查内容有针对性，且发现的问题也能被正确记录，可追溯。检查表一般是由内审员根据内审组长的分工，各自编制审核范围内的内容。检查表一般是以表格的形式呈现，主要内容包括受检部门、审核内容、依据、审核结果等，内审员将在审核过程中记录审核结果。检查表的作用，一是明确审核内容，指导内审工作的实施；二是用于记录审核结果，检查表经内审组长签字确认后，即可生效。内审时检查表设计的好与坏，直接关系到审核结果的有效性。

2 内部审核的实施

内部审核的实施一般包括首次会议、现场核查、形成内部审核发现、开具不符合报告、形成内部审核结论、末次会议等。

2.1 首次会议

内审组按内审计划的时间召开首次会议，首次会议标志着内审工作的正式开始。一般首次会议由内审组长主持，检测机构领导、受审核部门的负责人、内审员参加本次会议。会议的主要内容包括：内审组长介绍内审组成员、审核目的与范围、明确审核的程序和方法，解释相关细节，确认时间安排，明确末次会议时间和参会人员等。

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2.2 现场核查

首次会议结束后，各内审员就按照计划分工，前往各个部门正式内审。内审员开展审核工作的基本思路是，核查、验证质量管理体系文件是否得到有效落实，部门各岗位是否严格执行相关质量管理体系文件，并按要求产生相应记录。内部审核时采用提问、面谈、查阅记录和现场观察等方式方法，内部审核实施过程中收集的客观证据应可证实，可追溯，客观，有效[2]。

2.3 形成内部审核发现

内部审核的具体内容，基本是“核实”。对收集的审核证据，内审员应根据审核依据进行评价，形成审核发现。如果审核过程中发现了问题，内审员应原原本本地把客观证据记录下来，包括情况描述，违反了程序文件哪一条要求等。

2.4 开具不符合报告

分析所有内部审核发现，尽可能以内部审核所依据的检验检测机构的质量手册和程序文件，以及相关管理体系文件的特定要求和检验检测方法标准等确定不符合项和改进建议，如果核实确实存在问题，应根据检验检测机构不符合项管理的要求，将其确认为不符合项，开具不符合项报告。

内审员在填写不符合项报告过程中，应准备填写各项内容，不符合或不合格的事实一定要描述清楚。同时，检验检测机构一定要注意一个重要的问题，对审核发现的问题应与被审核部门或责任人积极沟通和对话，被审核部门可以充分发表意见，在问题得到确认后，不符合项报告应经过被审核方签字认可。如果没有发现什么问题，内审员就将核实结果记录在检查表上，同样要与被审核方沟通，当面核实，由其签字，表示认可。

2.5 形成内审结论

内审员与被审核方一起分析不符合的原因，确认不符合项，被审核方确认存在的问题并予以签字认可，根据内部审核发现的问题最终形成内审结论。

2.6 末次会议

内审员在按照分工完成内部审核工作后，整理各自检查所发现的问题，交由内审组长汇总，再按日程安排召开末次会议。在末次会议上，一般内审组长会重申本次内审的目的、范围和审核依据等，详细介绍本次内审工作的开展情况，重点是对审核过程中发现的问题进行汇报，以便检验检测机构领导、各部门负责人清楚地知道，检验检测机构到底哪些地方存在管理程序执行不严格、责任落实不到位等问题。随后，检验检测机构各部门的负责人发言表明观点，检查出问题的部门提出后续纠正措施等。最后，检验检测机构领导发言，总结本次内审工作，对各部门提要求，标志着内部审核实施的现场审核结束。

3 内部审核报告、后续纠正措施及验证工作

末次会议结束后，内审组长应根据内部审核工作的实施、发现的问题等，尽快编制书面的内部审核报告，经最高管理者批准，下发至机构各个部门。内部审核报告的形式各检验检测机构不一样，但一般包括审核目的、范围、依据，审核计划完成情况、检查所发现的问题及不符合项汇总分析、体系运行结果的总体评价等，同时要明确审核报告分发范围。

内审员应跟踪检查所发现的问题，各部门实施纠正及预防措施期间，内审员对纠正措施及成效进行验证。验证的内容包括是否按纠正及预防措施实施计划进行，纠正的效果如何等。纠正及预防措施完成后，内审员作为验证人员在不符合项报告上签字。至此，本年度的内部审核工作才算真正完成。如果某些验证要更长时间才能体现，可留作问题待下一次审核时再验证。

4 内部审核记录的保存

内部审核结束后，应完整保存内审计划、内审实施、内审检查表、内部审核现场检查记录、不符合项报告、内审签到表、纠正及预防措施、内审报告等审核记录，审核记录应清晰、完整、客观、准确，并按规定进行归档。

5 内部审核的几个特点

(1)检测机构的内部审核是自我发现、自我诊断、自我改进、自我要求，完全是检测机构本身为了持续提高质量管理水平而发起的一项正式的活动。

(2)检测机构质量管理体系是运行着的，这就要求质量管理体系文件中的质量手册、程序文件、作业指导书、记录表格等都具有唯一性，具有层次性又相互协调和衔接，而且质量体系文件要处于受控状态。

(3)检测机构的内部审核是一项经常性开展的质量管理活动，这项活动是最高管理者介入质量管理的手段，必须得到最高管理者的全面支持，否则无法顺利开展，也不会产生效果。

(4)内部审核是一种抽样审核，根据抽样的验证来评价体系的符合性和有效性，检查表可以帮助内审员明确与审核目的有关的内容，确保审核结果的充分性和有效性。

6 内部审核的汇总分析

本年度的内审全部完成后，质量负责人应根据各内审组的内审报告，汇总编写全面的内审报告，对本年度的内审工作进行全面的评价，包括年度内审计划是否合适、组织是否合理、内审人员是否适合内审工作、经验教训等；分析评价整个管理体系的有效性，和上年度的内审结果相比较，评价其进步情况，同时对全年各部门纠正措施情况加以汇总分析。