国有企业档案管理工作存在的问题及应对策略分析

潍坊市园林环卫集团有限公司 韩冰

档案管理服务于企业管理的全过程，作为一项基础性工作，其支撑着企业的发展。提升国有企业的档案管理服务水平，有利于企业不断提高自身的管理水平，进而提升企业竞争力。而在新的形势下，国有企业档案管理也迎来了新的挑战，并且存在很多问题，要及时解决这些问题，提升档案管理水平，为企业的健康稳定发展提供有力支持。

一、国有企业档案管理的重要意义

（一）确保国有资产保值增值和企业生存发展

企业档案中记录着企业发展过程中的各项活动，是企业生存发展的重要资源，企业核心竞争力的构成都在此有直接的体现[1]。这些档案资源能作为企业进行决策活动时的重要依据，因此有助于企业提升竞争力。同时也能为国企的结构升级提供相应的理论依据，有助于企业进行更多的可行性分析，从而做出精准预测。另外，档案中还包括企业的财务档案，很多相关凭证、资料都有助于企业维护自身的合法权益，以免遭受经济损失。

（二）为后续档案交接工作提供了重要的凭证

供给侧结构性改革中，国企或多或少都会涉及企业档案，而档案的处置问题关乎职工权益的维护，同时还与国有资产的维护息息相关[2]。同时，国企档案中有很多人事档案、文书材料、财务会计档案等，而这些档案囊括了企业的各个方面的生产经营活动的信息记录，反映着企业的真实发展情况，并且有完整的记录。

（三）有利于提升国有企业管理水平和软实力

企业档案能反映一个企业的真实管理水平。作为一项基础性工作，其记录着企业经营管理的全过程[3]。国企更能以此为企业管理的一种重要手段，促进企业提高工作效率。另外，在日益激烈的市场竞争中，企业档案还在很大程度上反映着企业的发展成果，并记载着企业的发展理念。因此，企业档案对于企业软实力水平的提升具有重大意义。为此，国企要提升对档案价值的认同度，结合相关档案，分析自身发展的历史规律，在充分尊重历史的基础上，制定有效的经营决策，让相关战略契合企业文化，符合时代发展战略，从而有效提升国有企业管理水平。

二、国有企业档案管理工作存在的问题

国企深化改革后，各方面都发生了较大变动，尤其在生产经营方面，在新时期，传统的档案管理的理念已经无法匹配当代国企的经营管理水平：

（一）档案管理人员的意识较弱

首先，档案管理工作是一项不能马上体现收益价值的基础性工作，并且大部分人都认为这项工作是档案部门的“一家”之事，企业的关注度也不是很高，投入的资金也相对较少，使得档案管理工作的很多事项都无法顺利开展[4]。其次，很多部门的管理者都十分欠缺档案意识，并且很多其他非相关人员也不具备较强的档案意识，大部分人都将档案管理工作狭隘地理解为归档和保存档案，因此认为很多档案由自己来保管更为妥当。而这种观念直接导致大部分企业职工不重视企业在生产经营活动中形成的文档资料的提交，影响了档案资料的更新，耽误了新档案资料的存档。另外，还有一些档案管理人员的工作观念不能与时俱进，过分依赖以往的工作经验，继续用手工管理方式开展档案管理工作，不注重创新。档案管理创新不足在很大程度上阻碍了档案数字化建设。

（二）管理人员技能亟待提升

有些国企档案管理在人手配置上严重不足，仅有1-2名管理人员，且还都是非相关专业的兼职人员。而让这些非档案管理专业的人员负责此项工作，很难取得良好的工作成效。有些人员缺乏理论知识和综合素养，甚至根本无法实现数字化档案管理。一方面，文档资料的数量越来越大，面对越来越复杂的档案信息，很多管理人员都显得力不从心，也无力在此项工作上进行创新。另一方面，部分管理人员较为欠缺档案管理的专业知识，并且相关技能水平也较低。而企业提供的相关培训也十分有限，使得这些人员一直无法接受继续教育。在信息技术被广泛应用的当代社会，相关人员不注重提升自己的信息化素养，在很大程度上制约了企业档案管理工作的优化和升级。

（三）档案管理制度亟待完善

国企要想让档案管理工作更加规范化，就要不断完善企业制度，但是在我国目前的国有企业改革中，较为普遍的问题就是欠缺对档案管理的重视[5]。尤其在相关制度体系的完善上重视度较低，这导致相关人员在进行档案管理工作时没有相应制度作指导，很多事项都不能高效地开展。因此，国企要在建立健全企业档案管理制度方面给予更多的重视，针对多年未修订的制度进行及时修订，对不够健全的档案管理流程进行有效完善。

（四）信息化程度亟待提升

目前，我国国企的档案管理软件、硬件设备都十分欠缺，如复印机、扫描仪等设备，并且企业对这方面的重视度也较低[6]。很多设备的更新速度也十分缓慢，在一定程度上也影响了档案数字化的发展进程。另外，部分国企仍未设置数字档案室，还有的企业通过纸质归档、流转等方式开展相关工作，而未建立自动化办公系统，这对档案信息的查询、推送等工作造成不小的影响，妨碍了工作的正常开展。

（五）档案的协同利用受到制约

档案管理工作有较强的综合性，其不仅仅需要相关人员有较强的专业素养，还需要企业的领导层以及各级职工能对其进行充分运用。企业档案作为企业的重要信息资源，是企业的重要知识资产，在没有得到充分利用的情况下，很难激发大家提供档案信息的热情。此外，在以往的档案管理中，相关人员通常都采用分库管理的方法，对档案进行分类存放，让不同方面的档案资料都在各自独立的系统中独立运行。这种管理方法有较强的分散性，在很大程度上制约了人们对档案资源的高效利用。

三、完善国有企业档案管理的策略

要想在当前的环境下对国企档案管理工作方式进行优化升级，首先要明确当前企业的各方面发展情况，并基于企业的管理现状提出具体的档案管理改革思路。当前阶段的国有企业的档案管理工作的最主要问题是严重缺乏重视度，这直接导致档案管理工作本身的价值无法得到充分发挥。为了更好地提升档案管理工作的服务水平，必须要提高重视度，并且要对管理模式进行不断的创新，要抓住重点，找到短板，逐项完善：

（一）推行企业档案“一站式”服务

在当前的经济环境下，国企要想更好发展，必须改变管理方式，摒弃以往的管理理念。要加强精细化管理，改变以往的粗放型的管理方式，并且加强信息化管理。另外，在档案管理目标的制定上，要以提高对档案价值开发为主，而不是单纯地注重收集整理。在这个背景下，国有企业要让档案充分发挥积极作用，促使其在企业的各项活动中体现出更多的价值，要让各项基础业务工作的规范化水平有更多的提高，并创新档案资料的保管机制。此外，最重要的是，要主动改进服务方式，根据企业的发展需求，有针对性地开发档案信息，推行信息化服务手段，促进企业更好的发展。

（二）加强档案工作领导和机构建设

档案工作领导和档案机构建设是国企档案改革的重要支撑，是推动档案工作和企业健康发展的重要保障。首先是加强档案工作领导，档案工作的分管领导要及时提供人才、物理等方面的支持，并将档案工作纳入年度计划中。并且相关领导要及时找出相关工作中的问题，通过定期听取相关工作汇报进一步明确下一步的发展计划，并做出发展规划。其次是强化档案机构建设，国企要注重设置专门的档案机构，并配备合适的人员，定期对他们进行业务培训，提高其业务水平和综合能力，同时将相关经费列入企业的年度预算。

（三）完成思想意识方面的转变

目前，企业档案管理工作还很难满足新形势下的新的相关工作要求，且与之存在较大的差距。对此，为了满足党和国家事业快速发展的下产生的新要求，更好地推动国企档案的转型，可以让档案部门发挥更多的专业优势，做出进一步的开拓创新。而在这一过程中，最重要的就是转变工作意识。国企各层领导干部要对企业档案的各方面工作都给予充分的重视，并投入更多的人、财、力支持，让企业档案管理工作能有更多的创新。在激励相关工作者这方面，为了让档案管理相关工作者能进一步发挥工作积极性，主动投入相关工作，要让他们认识到这项工作的重要性，提高他们对档案管理工作价值的认知水平。最后，要让所有的国企员工的思想有一定的改变，提高他们协同办公的意识，这样才能让各部门积极配合，从而推动档案管理工作顺利开展。

（四）保证档案管理环境设施的规范性

在建设档案管理环境时，要严格按照相关标准，将档案管理的基础设施配置好，并且在建设档案室的时候，要提前做好相关计划，对档案用房相关事宜做好提前安排。要对档案室的布局和结构有足够的了解，对其进行科学研究，在规划的过程中，要认真做好功能分区。为了避免盗窃、着火、受潮等情况的发生，必须做好相关安全保障工作，以增强档案室的实用性和安全性。另外，企业要不断完善相关规章制度，严格审批档案的使用和借阅等环节，同时做好保密规定、安全检查等管理工作，保证档案室的舒适性和整洁性。对于基础设施的配备，必须做到符合国家相关标准，包括扫描设备和其他基础的电脑设备等等。档案盒的质量也要符合国家相关标准，设置的档案盒的尺寸要科学合理，要能满足不同类型档案的存放需要。同时还要做好管理工作和经验防范工作，根据现有的档案管理经验，结合企业的实际要求，保证档案能最大限度地发挥其自身价值。

（五）加强“四个基础”建设

第一，要规范规章制度，只有让国企档案制度体系得以进一步完善，才能健全制度基础。企业在规范自身档案管理行为的过程中，要结合自身的实际特点，根据国家档案局颁布的各项实施规范，进一步明确符合自身实际情况的实施方法，并将其应用在实际的档案管理相关实践中。与此同时，档案管理相关部门还应加强与其他部门的协调和配合，从而及时完成各种档案的收集和归档工作，并不断规范自身的业务要求。

第二，提高业务质量，一般来讲，档案管理相关工作涉及的具体环节主要有以下三个，即收集、管理、应用。在这个过程中，收集和管理相关工作的基础性较强，主要为后续相关工作的开展起奠基作用。因此，相关人员要对这两项工作给予充分的重视，严把质量关。而国企的经营发展一直处在不断变化的状态，因此，在进行档案管理工作时，相关部门和相关人员要做好归类工作，对各类档案的保管期限及其具体的档案内容有足够的明确。同时要对参与各环节工作的人员的职责进行明确划分，并加强人员之间的沟通和交流，保障档案内容的完整度和归档的时效性。做好了这两项基础工作后，相关工作者要在开发和利用档案的环节做到以企业发展大局为重，加强档案编研。

第三，加快国有企业档案转型升级，建设数字档案馆十分重要，对企业的健康稳定发展意义重大。因此，国有企业要加强对数字档案馆的建设。要建立健全档案数据库，要对不同存储介质移交的电子档案进行妥善处理，这样才能从源头上保证档案信息的完整性。同时要保证相关系统的安全性。首先要配备满足“八防”要求的相关设施，如净化器、温度表、灭火器等，并要对这些防护设施进行定期检查。其次是配备相应的办公设备，如打印机、扫描仪等，并对陈旧的设备进行及时更换。

（六）培养优秀的档案管理人才

企业间的竞争本质上就是人才的竞争。当下，大部分的国有企业都缺乏综合能力强的档案管理人员，相关岗位的职责普遍都是由专业化素养较低的人员负责。在这种情况下，企业的档案管理很难顺利地迈入现代化行列。因此，企业要对此有一定的认识，能了解缺乏档案管理人才在很大程度上阻碍了档案管理工作的升级与优化，也很难实现现代化。在对此有了基本的了解后，企业要加强对档案管理人员的培训，提升他们的专业素养。需针对电子档案技术等具体的工作技能开展专题培训。其次还要制定岗位职责培养计划，从而对档案管理工作进行明确分工。企业可以与国内的各大高校进行更多的交流与合作，从人才培养的角度出发，培养档案管理人才。同时增加激励性政策，以吸引更多的相关人才，尤其是信息素养高的人才，这样就可以对网络资源进行充分利用，并通过网络实现实时分享，进而实现档案资源共享。

四、结束语

总而言之，对于国有企业来讲，档案的重要性毋庸置疑。在当前的环境下，国有企业档案管理遇到很多新的挑战，同时也迎来了很多发展机遇。因此，企业要转变档案管理理念，与时俱进，注重改进其管理模式和管理方法，同时要加强培养优秀人才，提高其信息化水平，让档案资源充分发挥自身的应有价值，这样才能让企业档案管理水平能更加符合企业发展需要。