加强酒店业低价值物品成本管控的有效措施探讨

胡海芳

（丽水市绿谷明珠大酒店集团有限公司，浙江 丽水 323000）

一、前言

目前，国内单体传统酒店业面临着严峻的生存与发展挑战。酒店不仅要重视增加客源，开拓市场，更要重视酒店内部成本管控，尤其要重视对低价值物品的成本管控。酒店业低价值物品具有品类繁多，单品价值低，型号规格各异，需求数量大，使用寿命不同的等特点，如布草、玻瓷器皿、印刷品、一次性用品、工程维修工具、办公耗品等。如何减少物品闲置、浪费、积压，提高使用率，延长寿命，通过合理、科学的低价值物品成本管控方法能有效地降低酒店成本，从而提高酒店的经济效益。

二、酒店业低价值物品成本管控存在的问题

1.权责不清，员工意识薄弱

大多数单体传统酒店资产划分到财务部管理，财务只设固定资产管理台账，对低价值物品没有具体明细管理台账。使用部门和管理部门不统一，出现互相推卸责任，或互不管理情况。物品到部门后，没有专人指定管理，没有具体的责任人。部门之间调配、借用频繁，物品跟踪，核查不清。从管理层到一线员工对物品成本管控重视程度不够，员工对物品成本管控意识薄弱，物品成本管控的成效与员工收入不挂钩等，从而造成酒店低价值物品管理失控、浪费严重、利用率低、损毁率高、甚至出现私人挪用、公为私用等现象[1]。

2.账实不符，名称难以匹配

由于低价值物品因其本身的特点而无法作为固定资产进行核算管理[2]。因此，大多数酒店都没有规范、健全的管理办法和细则，虽有台账却没有做到实物现场核实核对，往往台账记载的数量、名称与实物难以匹配。比如，玻瓷器皿不仅品类繁多，而且型号规格各式各样，对于外行来说实在是难以分辨，具体名称难以一一对应。加上玻瓷器皿又不能像固定资产建立资产卡片粘贴管理。就算内行的厨师、餐厅经理每一个人对玻瓷器皿名称叫法也是五花八门，在核对清查盘点时就会出现账实名称难以匹配的现象。

3.购置、报损把关不严，闲置、浪费严重

物品购置对于酒店管理工作来说非常重要，不科学、无规划问题严重，存在盲目攀比、无计划购置等现象[3]。在物品申购时认为单品单价低，就没有充分认证的实用性和需求量的问题，出现物品闲置、浪费、积压等现象。报损流程时，可能出现完好无损或是可修复物品报损的情况，没有制定规范报损标准，从而导致浪费，增加成本。比如，酒店在开业时没有充分考虑印刷品的用量，各类表单统一印刷了五十本，结果出现前台账单不到一个月就用完了，而月报表就是用上十年也还剩余很多，酒店还可能根据经营情况需要调整、变动时，造成浪费就更大。这不但增加了购置成本而且增加库存成积压成本。

三、加强酒店业低价值物品成本管控的措施

1.建立规范化的制度体系，增强员工成本意识

要建立健全酒店业低价值物品成本管控制度。制度制定离不开管理层的重视和一线员工的积极参与和提出宝贵意见，制度是物品成本管控的指导和依据，也是一线员工成本管控意识落地的重要手段。

建立健全酒店业低价值物品成本管控制度，以合理、完善的制度约束使用部门和监管部门的工作，用科学、合理、规范、全面的方式促进物品成本管控有效落地。可通过抽调各部门人员专门成立物品成本管控工作小组，开展对现有物品盘点和各环节调查，摸清现有存在问题，收集各部门一线员工宝贵意见，确保制度制定的规范、合理、科学。同时，该小组负责今后核查盘点监管工作，主导后期的制度落地、流程改进，以达到制度持续性，有效性。使用部门要明确指定专人管理，全面落实物品管理责任人，详细登记物品领用、使用、变动、报损台账。酒店业要形成良好节约、节省的企业文化，培养员工主人翁精神，文化根植组织。提高员工成本管控意识，促使员工积极参与到酒店物品成本管控当中。酒店可根据自身情况制定各项成本节能降耗绩效，员工收入直接与酒店节能降耗挂钩。无论管理层还是一线员工都要有节能降耗意识，何时何地都能从经济效益思考，形成员工与酒店共发展，共生存的氛围。同时，酒店的各层级管理人员应积极发挥主导和垂范作用，带动和引领酒店全体员工，将严格的管理制度与员工的自觉成本管控理念有机结合，真正做好物品的管理工作[4]。

2.规范低价值物品各环节和流程

高效合理的流程不仅能提高生产效率，降低酒店经营成本，还能提升酒店企业文化，加强员工成本管控意识。当然，各环节流程管控要做到动态闭合，流程要顺畅有效。整个动态物品流程管控，始终要以成本管控为核心，每个环节需环环相扣。在采购环节中，应避免多头采购，重复采购的问题，所有申购物品应统一归口到采购部门专人负责采购。在领用使用环节中，监管部门和使用部门的台账要做到建立、变动、盘点、清销同步进行，保证账实、账账相符。在报损环节，要填写物品报损清单表并说明报损原因和使用时长，要严格把关，不得私自处理，要求使用部门、仓库、监管部门汇同清销。

3.分类归集，精准施策落实

酒店业要根据低价值物品的功能、用途、材质、寿命、使用部门等特征进行合理、规范、具体分类归集，依托分类精准对口采用不同的成本管控方法。在方法采用时，即考虑有效的物品管控，工作效率、人工成本，也要充分考虑方法实用，是否有效落实、落地，一线员工操作是否便捷等因素。酒店管理层要不断收集一线员工的意见，及时优化各类操作流程制度。

（1）布草成本管控

酒店“布草”是指酒店里一切和“布”相关的物品统称，包括客房布草用品，如被套、床单、枕套、面巾、地巾、浴巾、方巾、浴袍等；餐厅会晤用纺织品，如台布、口布、椅套等；以及酒店窗帘等。客房布草用品是每客一换的物品，现在酒店往往为了节约成本，布草的洗涤工作采用“外包”到洗涤公司，洗涤公司与酒店有关布草使用洗破、洗损、丢失赔偿合同条款。酒店对送洗和回收都需在数量、品质、破损等情况逐一核对、统计、记录。酒店在布草新旧更替时，是根据损耗情况分批补充。这时就会出现布草投入使用时间不同，需要区分布草的新旧投入时间。酒店可以采用对每一次布草投入时印上或绣上启用日期，如需考虑美观也可用LOGO、图案、颜色在不同的位置来表示投入年份和月份。在洗涤公司送回的布草时，可根据需要来区分管理。对于有连续长住房，可在床头柜放置温馨提示牌，提倡宾客非必要不更换，或是部分更换洗涤。当然，连续几天不更换布草的宾客可享受酒店优惠或赠品，感谢宾客为全球的节能减排，保护环境做出贡献。酒店还可以充分利用洗破的布草，如对破损的床单、被套可改成小床单、小被套、洗衣袋等。

（2）玻瓷器皿成本管控

酒店玻瓷器皿按材质不同可分为陶瓷类，如盘子、瓷碗、瓷勺，瓷杯等；玻璃类，如水杯、酒杯、水晶盘等；金属类，如西餐刀叉、冰桶、炒勺等；其他类，如筷子、调料瓶等。其品类繁多，举不胜举。监管人员对玻瓷器皿名称对应是较困难的。对于此问题，酒店可以采取对每一款玻瓷器皿拍照建档建台账，详细记载图片、名称、规格，形状、颜色、材质、存放位置等信息。今后的盘点清查就可有效避免因人员更替而名称匹配困难。酒店还可以根据玻瓷器皿的材质，按营业额制定不同破损率标准，根据破损率情况制定考核标准，对于少破损和未达到破损率的员工给予奖励措施。这样能有效鼓励一线员工在操作过程能做到轻拿轻放，减少破损，提高使用寿命。

（3）印刷品成本管控

传统酒店印刷品用量是相当大的，且浪费严重。而印刷品是以版面设计算价格，同一版印刷品数量越大，平均单价就会越低。因此，就会出现采购印刷数量大于需求的使用数量，从而造成多印刷造成浪费现象。首先，酒店应当在制定报表格式、使用量和印刷价格方面，需要充分调研，认证均衡考虑，印刷表单要多留几行空格行，以便日后经营业务调整、变动或在特殊情况下变通使用。比如，赠送房券的印刷品上，不印刷有效期和房型，可根据不同时期、不同的营销方案需要，再用针式打印机补充打印。其次，酒店要充分利用现代信息办公设备，尽可能使用无纸办公，共享节约资源，减少印刷品使用量。比如，用房卡代替早餐券，工程维修报送通过系统报送，撤掉客房信封、信纸，建议在大堂公共区域、商务中心放置信封，若宾客需要可自行拿取[4]。最后，印刷品要按每天的用量进行分类，根据用量推算出一个月用量，一般印刷品控制在半年的使用量，对于那些周报，月报表不需印刷，直接用纸张打印。对于一天只需要一张日报表的，可以考虑去复印店速印。

（4）一次性用品成本管控

酒店一次性用品具有消耗量大，单品价值低，一次性使用，不可回收，会污染环境，是酒店客房必需品等特点。而客房清扫添加一次性用品一般都是由服务员单独操作统计，没有监督管理，在数量添加上较为难以管控。一次性用品消耗量多少，却直接关系到酒店业经营成本和绿色环保星级评定。在数量管理方面，首先，管理层按周领用一次性用数量，缩小服务员备用数量来管理。如根据上周的住客率和本周入住宾客类型分析计算本周领用数量，确定每楼层备货数量。每月对结存数量盘点，计算出客房每间的一次性用品消耗量的价格，制定合理控制每间单耗的价格，用客房每间单耗量制定服务员成本管控绩效，充分调动员工节约一次性用品消耗积极性。其次，要调整客房一次性用品配用数量和规格，也能降低酒店单间耗品用量。如香皂改用洗手液，牙刷与牙膏分开包装，对续住房间只加牙膏，长住房配备家用洗漱套装，以减少一次性用品消耗量。最后，采用优惠或赠品等方式，鼓励宾客自带洗漱用品，

（5）维修工具成本管控

维修工具分员工单独使用工具和部门员工共同使用工具，对于这些工具要求做到专人负责，责任到人。对部门共同使用的工具要建立台账，定期盘点，设置借还用途登记本，做到有据可查，责任可追踪。对于员工单独使用维修工具可配备工具箱，工具清单归档到人事员工档案内，人事在接到员工离职或调动时，要求用清单交接员工单独使用维修工具，实物与清单要相符，并在移交人和接收入处签字确认。如有出现丢失，损坏工具情况，酒店可酌情要求员工赔偿。

（6）办公耗品成本管控

办公耗品中纸张、笔、打印墨粉盒是酒店办公消耗量最大的。对此，要充分利用现有的信息技术和大数据，实现无纸化办公，纸张正反两面打印，用笔芯更换笔，用更换墨粉代替更换墨粉盒，优化办公审批流程和文件发放传阅流程，提高电子文稿的正确率等方法，都能很好地减少使用量。各部门根据业务统计月消耗量，对各月用量情况对比分析，再重新优化办公审批流程，文件发放传阅流程，收集各部门提出合理的节约方案降低办公耗品成本，实现办公耗品有效成本管控。

4.加强仓库存货规范管理

仓库是低价值物品的起始点也是终点，仓库管理的优劣直接关系到低价值物品成本管控的效果。仓库应该合理布局，物品合理存放管理，根据物品分门归类，分区分格，重下轻上原则存放，在物品出入时要遵循左进右出的原则，并根据物品采购所需要的时间和保质期，确定物品存货上限下限。仓库管理员要及时填写出入库单据，及时更新库存情况，要做到时时动态的物品库存数据，保证各类物品在合理上下限范围。同时，还要定期会同财务人员对仓库实物现场盘点，保证物品账实相符、减少物品积压浪费，提高仓库物品周转率。

四、结语

随着酒店业的竞争日趋公开透明，酒店利润空间逐年缩小，低价值物品成本管控将是本土单体酒店管理的重点。低价值物品实施有效的管控，需要每个部门、每名员工的全力配合和积极参与，需要大家的群策群力。低价值物品有效管控是降低酒店经营成本、提高酒店竞争力的重要举措，可从多渠道、全方位，用创新手段对低价值物品成本进行管控。