新形势下提升企业档案管理工作质量的策略

闫 晶

（陕西延长石油（集团）有限责任公司销售公司永坪分公司，陕西 延安 716000）

档案管理作为企业日常管理工作中非常重要的一项内容，在规范企业日常工作行为、提高企业工作质量和效率等方面表现出积极的作用。企业档案管理工作开展的效率能够反映出一个企业在市场中的竞争力水平，所以加强企业档案管理工作具有非常重要的意义。

一、新形势下加强企业档案管理的必要性

对于企业的日常生产以及经营来说，档案除了是需要给予妥善保管、具有一定价值的文件资料之外，同时也是对企业生产过程和所展开各项活动记录的重要媒介，所以说企业档案是企业的一笔重要财富。档案管理工作具体来说就是对企业档案资源以及档案中所包含的相应信息而开展的管理工作，档案管理工作开展的效率会直接影响企业管理工作的整体水平。而且，通过企业档案管理工作开展的规范性与科学性，还能够考察企业的业绩以及其管理水平。因此，在新形势下加强企业档案管理工作，不仅能够提升企业管理工作开展的质量与效率，而且还能促进企业的可持续发展。具体表现如下：

首先，有利于促进企业管理工作朝着科学方向发展。在新形势下，外部环境所彰显出的信息化特征越来越突出，若继续沿用传统模式开展企业档案管理工作，便会受到比较强烈的冲击。当前先进的互联网技术不断推动企业管理走向信息化，电子档案得到了广泛的应用。因此，建立相应的信息化档案管理平台能够有效避免传统纸质档案管理模式过程中发生的各种问题，方便相关工作人员对档案开展相应的工作，摆脱了时间以及空间对档案管理工作所造成的限制，从整体上提升了企业档案管理工作效率。另外，开展具有科学性以及规范性的档案管理工作还能够有效减少相关工作人员的工作量，使档案管理工作的实际价值得到有效发挥。

其次，有利于促进企业经营管理水平的整体提升。档案作为企业行政管理工作当中非常重要的一项组成部分，其记载了企业每项经营活动的详细内容，具有较强的真实性，能够在企业相关规章制度建立的过程中提供相应的参考依据，也是企业的无形资产，更能彰显出企业文化的价值。因此，建立具有科学性以及规范性的档案管理体系对促进企业文化建设具有非常重要的作用，对提高企业日常经营过程中防范风险的能力，确保企业的经济权益提供有效保障，并为企业管理工作的开展提供重要的参考。

最后，有利于推动企业的全面可持续发展。企业档案是企业日常经营管理活动开展过程中的重要载体之一，传统的企业档案管理模式已不能充分满足新形势下企业管理工作开展的要求。因此，随着互联网技术发展速度的不断加快以及知识经济时代的到来，企业档案管理工作也需要不断朝着将价值作为主要导向的知识管理模式转变。就当前总体情况来看，虽然很多企业已经完成了档案管理信息化平台的建设，但是实际上其信息化管理还远远没有跟上，仍停留在信息化管理的初级阶段。对此，企业应加大力度开展企业档案管理的信息化建设，优化和完善企业档案信息管理工作流程，促进企业整体信息化管理水平的提高，从而进一步提高企业在市场中的竞争力，这对于新形势下企业实现可持续发展有着非常积极的意义。

二、新形势下提升企业档案管理工作质量和水平的策略

企业档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。所以，企业和档案管理人员要充分重视企业档案管理工作的开展情况，并且针对存在的问题，提出合理的优化策略。

1.改变传统观念，提高重视度

新形势下，企业要想实现企业档案管理工作效率的整体提升，必须转变传统观念，同时加强有关工作人员对企业档案管理工作的重视程度。就当前总体情况来看，企业管理者对档案管理工作缺少足够的认知，主观意识觉得企业档案管理工作与企业的经济效益以及企业的发展没有多少联系。因此，对传统观念进行改变的重要性不言而喻，企业需要做好相关档案管理人员的培训工作，使其能够对企业档案管理工作有一个深刻的认知，能够明确其与企业核心竞争力之间的关系。同时要加强对从业者的引导，使其能够从主观上提高对档案工作的责任感和使命感，从而使企业档案管理工作开展的效率获得相应的提升。对于采用传统档案管理模式的企业来说，企业相关管理者通常都将注意力集中在眼前利益上，而忽略了对企业长远利益的考虑，这在档案管理工作中表现得较为明显。当前，一些企业相关档案信息资源由企业的技术部门进行保管，并未成立企业专门的档案管理部门，同时档案管理工作的开展未能很好地与企业其他工作有机协调，使得档案管理的作用不能够得到有效发挥。基于此，需要企业在实际工作中，加强对档案管理相关基础设施的投入，积极推动档案管理部门与企业其他部门互动和配合，使档案管理工作顺利开展，进而要实现对信息档案资源的高效开发，促进对其整体应用的效率提升，这样才能够为企业在市场中核心竞争力的提升增添新的动力。因此，企业档案管理工作的开展需要将档案资源的开发作为基础，不断提高对档案资源开发以及利用的效率，实现对档案资源及渠道的统一化，这样便能够为企业相关决策的制定提供保障。

2.加强专业化培训，建立一支高素质的人才队伍

在当前改革不断深入的大背景下，市场竞争的激烈程度也在不断加剧，这对企业档案管理工作人员提出了更加严格的要求。对此，企业应将自身发展目标和人才培养计划有机地结合在一起，充分发挥企业人力资源部门的作用，要将企业员工的性格、特点以及能力作为依据，建立具有针对性与合理性的人才培养计划。同时，要指导企业员工制定自身的职业发展规划，采取有效措施调动员工的积极性。此外，还要做好企业员工的信息化培养工作，组织员工积极学习档案管理相关专业知识和技能，不断从整体上提高自身的专业化水平，为档案管理工作的提质升级做出应有的贡献。

3.规范管理，优化与完善企业档案管理制度

企业发展的整个过程都与企业档案管理息息相关。只有实现对企业档案管理制度的优化和完善，才能够在真正意义上达到提高企业档案管理工作效率的目的。首先，企业需要结合实际情况，建立相应的档案分类标准，为后续对相关档案信息的查找以及整理提供方便；制定科学合理的档案管理制度并加以落实，以此规范企业档案管理工作人员的行为，实现对企业档案管理工作效率的整体提升。其次，推进企业信息化变革，借助先进的网络技术建立图书档案信息一体化管理中心，并不断优化完善档案管理机制，最终实现档案管理信息化的目标，在为相关使用者带来方便的同时，还能在更大程度上提高对信息获取的效率，推动企业的良性发展。

4.提高宣传力度，强化企业档案意识

新时期背景下，为保证档案管理工作能够高质量开展和落实，为企业发展提供可靠保障，需对如下工作加以重点关注：一是重点落实宣传。由档案行政管理部门负责，积极拓展宣传渠道和手段，普及《档案法》，对档案管理所具有的重要性予以重点宣传。如此，确保企业可以对档案保持高度重视，深刻认识到其重要性，有效强化档案管理意识，并提供充足的资源保障。二是积极组织开展座谈或走访等，深入企业各环节，广泛征求意见，使宣传工作能够落到实处，使有关人员可以重新认识档案管理工作，并提供大力支持，有效强化档案意识，促进档案管理工作高质量开展。

5.实施行政干预，促进档案管理工作开展

档案管理工作的全面开展，需重视行政干预，并同依法治档相结合，以保证档案事业健康发展。一方面，行政管理部门应当提高重视程度，将档案管理工作纳入议事日程，深刻认识其对企业发展所具有的影响和作用。另一方面，实施行政干预。行政管理部门需发挥主体作用，定期组织工作会议，以档案管理工作为中心，重点落实检查工作，对优秀典型予以重点表彰；对发现的问题，则需及时予以纠正；对问题较为严重的，需责令限期整改，以此促进档案管理工作能够高质量开展，为企业发展提供可靠保障。

6.重视制度建设，建立健全企业管理机制

一方面，要以《档案法》等法律法规为基础，科学系统地制定档案管理制度，促使档案管理制度化。另一方面，基于企业发展形势和标准需求，对归档范围、编号方法与保管期限等基本内容作出基本规范，为档案管理提供基础保障，保证有章可循、有据可查，且职责更加明确，以此实现档案管理工作水平的进一步提升。

7.创新服务方式，提升企业档案利用水平

在市场经济体制下，针对档案管理工作，所面临着的标准要求也变得更为严格，有关人员务必转变思想观念，以创新思维，对档案服务模式作出优化创新，确保各层次档案利用者的基本需求得到有效满足，更好地服务于企业发展。首先，为确保利用效率的真正提高，对有关检索工具需采取合理编制，严格标准规范，实现一体化利用。其次，有关人员需对计算机方面知识做到熟练掌握，能够将档案信息完整准确地输入计算机，以互联网为平台，构建档案信息网站，发挥网络平台优势，高效利用档案信息资源，实现服务渠道的有效拓展。最后，有关人员需对档案翻阅率做到及时了解掌握，针对利用率相对较高、作用价值突出的纸质档案，应当完成数字化转换，实现档案信息的安全有效存储，最终形成完备的档案数据库，以此提供高质量的信息档案服务，实现档案管理工作水平的有效提高。

8.推动信息化建设，提高档案现代化水平

在新时期背景下，档案信息化管理已成为档案管理发展的方向和趋势，对企业发展将起到重要影响和作用。因此，企业要重点推动档案管理信息化建设，真正提升档案管理工作整体水平，实现档案管理深度转型，为企业发展提供优质高效服务。随着信息技术、大数据技术等在企业的广泛应用，必将直接推动企业档案管理信息化发展，电子文档与数字化文档等将成为主流，也必将推动档案管理现代化的进程。鉴于此，企业务必对档案管理信息化建设予以重点关注，确保档案服务领域能够得以有效拓宽，使档案价值得以有效发挥，为企业发展提供可靠保障。

三、结语

综上所述，档案管理工作是企业管理中一项应该长期重视和坚持的工作，档案管理工作的好坏与企业的兴衰息息相关。特别是以现代信息技术应用为基础的企业信息化进程日益加快，这给企业的经营、管理等方面带来了巨大挑战，也给企业档案工作带来的新机遇和挑战。所以，提高企业档案管理工作开展的效率能够极大地促进企业档案管理工作朝着规范化以及科学化的方向发展，从整体上提高企业在市场中的核心竞争力，这对于推动企业在新形势下的长期稳定可持续发展来说具有非常积极的意义。