大数据时代机关档案管理信息化建设策略分析

天津市河西区城市管理委员会 郭倩楠

大数据时代下，各类新兴技术不断被推广和应用，为城市管理的发展带来了千载难逢的机遇，使得机关单位业务板块不断扩展，内部信息呈爆发式增长，这对其管理提出新的挑战。为扎实抓好对《档案法》的贯彻实施和《“十四五”全国档案事业发展规划》中的重点任务落实，应守正创新、真抓实干，更应加快机关档案信息化建设，全面提高档案工作质量和服务水平。机关档案客观、全面记录内部各项活动，主要以纸质文件、电子档案存储方式为主，其内部档案实际种类繁多，内部具有一定的复杂性。受多重因素干扰，机关档案管理信息化建设目标难以实现，应积极结合实际状况，提出行之有效的解决策略，为机关档案管理信息化、规范化建设提供核心驱动力，保持与时俱进，提高机关档案管理信息化水平。

一、大数据时代档案管理的特点

1.档案查找效率高。大数据时代，不仅追求数据资源的广泛搜索和存储，而且更重要的是追求档案管理的全智能化服务。利用大数据时代的优势，主动建立和完善数据模型，更新数据信息，对各类数据进行甄别和分类、挖掘和分析，实现档案管理的个性化服务，以满足机关办公需求。在整合档案数据的同时，设置相应的搜索条件，提升档案资料的使用率。

2.档案管理数字化。主要是选取扫描仪、计算机等电子化设备，将室藏档案转变为电子文件。随着档案数据资源“存量数字化”“增量电子化”发展模式的全面展开，档案数据资源的数量将快速增长，形成了真正意义上的“档案大数据”。

3.档案载体多元化。大数据时代下，电子档案资料在流动及利用的同时，可以实时收集或整理，不仅能够提高工作效率，还能使档案的管理形式发生改变。比如，由传统的纸质档案转变为音频、影像等形式，为相关人员的不同需求提供更多选择，信息档案也因此变得更加准确、直观。档案管理可以利用计算机系统准确地实现数据信息的自动归档，有效地提高了档案管理的效率，使信息资源被充分利用。

二、大数据时代机关档案管理信息化建设重要性

（一）保证信息存储传递安全、及时

基于原有纸质机关档案管理模式下，档案存储、传递等多依附于人力、物力，受外界自然环境的干扰较为显著，若发生意外现象，易使价值较高的档案资料丢失或损毁。机关档案信息化管理中，可积极促使机关档案存储、传递均实现电子化档案，确保其存储更具持久性、便捷性，也更易实现备份、复制及传递，不易受人力和空间的局限。

（二）提升办公效率及质量

基于传统档案管理模式下，机关档案调取与管理上常常效率低、时效慢，难以适应当前发展需要。由于档案的规模和数量日趋庞大，不仅会占据大量的空间和成本进行档案的管理与维护，而且会影响整体机关办公效率。推进机关档案管理信息化已是发展的必然，利用大数据处理相关技术和模式，通过建立统一的档案信息平台整合档案数据资源，在实施智慧档案管理的同时，提升机关办公效率和质量。

（三）实现档案资源共享

机关档案管理实现信息化建设后，信息资源共享十分便捷，能充分搭建完善的档案管理网络平台，积极对机关内部各科室做好衔接联动，实现内部资源共享，提高机关档案管理水平。机关各科室实现档案资源共享，可高效化完成工作，助力机关单位可持续发展，实现内部信息资源共享、互补，提高档案资源质量，体现其信息资源的应用价值。[2]

三、大数据时代机关档案管理信息化建设存在的问题

（一）档案管理理念滞后

档案管理理念的先进性，是保证机关档案效率及质量提升的前提，大数据背景下应逐步创新档案管理理念，促使档案管理实现信息化、智能化。在城市管理过程中，对业务等领域信息化建设较为重视，而对档案管理却有所忽视，缺少正确的管理理念和方法，管理人员错误认为档案信息化建设需投入较大的成本，显著增加机关单位资金支出。监督机制的缺位，促使管理人员并未动态化掌握档案信息化操作，忽视档案信息化建设的重要价值，无法从源头上确保档案完整性及可靠性。

（二）档案管理系统软件更新不及时

机关档案管理信息化建设中，完善先进的档案管理系统可保证档案管理实现规范化、标准化，实现内部档案信息共享，当下受多方面因素的干扰，档案管理系统软件更新不及时，基础设施配置不足，无法实现机关档案资源共享，档案管理信息化建设优势难以体现。其档案管理系统软件滞后体现在，管理软件功能单一，并未充分做好升级等工作，影响档案管理成效，难以满足信息化管理建设基本要求。

（三）档案数据不够规范

机关档案管理实现标准化、规范化，是确保档案管理高效、精准运转的前提，目前，各门类档案著录模板导入今易档案管理软件系统与移交区档案馆所需著录模板未能保持一致，框架设置名称、项目有所区别。机关档案管理与市、区档案馆（局）并未建立较好的联系，并未严格以相关规范和要求进行划分，难以实现条目著录、数据存储、传输格式规范化、统一化。机关档案管理未制定统一的基准，以致影响信息传输和应用的有效性，而数据资料等归档规范化不足，导致整个档案信息化建设存在壁垒[3]。

（四）档案数字化管理成效低

机关还未能实现全方位档案数据化管理，尚存很多纸质档案并未进行电子化处理，因此无法录入挂接至档案综合管理系统。缺乏高速扫描仪或文件格式转化器、档号批量重命名等相关的网络设施软件，无法快速有效地进行纸质档案的数字化分类、录入等工作，最终导致档案管理数字化程度低且管理难度大。

（五）电子档案的安全性有待增强

目前，使用的档案管理方式都是电子档案，其优点在于能够快捷地减少进行档案管理的时间，有效地保障工作进行的效率，但是从另一个角度来说，存在着一定的缺点，具体来说，是由于电子档案管理中的安全性不足，这也是由于电子档案大多数是依靠网络技术进行完成，所以其稳定性与安全性都存在一定的问题，电子档案存储在计算机中极容易受到病毒的侵害，进而导致档案中的重要资料丢失，所以必须要给予电子档案存储安全性一定的重视，从而使得机关长期发展能够获得一定的保障。

（六）缺乏数字化档案管理专业人才

机关档案管理人员作为档案管理核心实施者，其自身专业素养直接影响档案管理成效。现阶段，还没有重点围绕“档案数字化管理”这一主题展开针对性的培训，档案管理人员对数字档案管理模式的认知程度较低，数字化体系知识相对缺乏。虽然每年进行常规的档案业务培训，但是在数字化档案建设方面培训力度不足。同时奖惩监督机制缺位，难以激发档案管理人员工作积极性，以致影响其工作效率。

四、大数据时代机关档案管理信息化建设有效策略

（一）健全档案工作体制机制

（1）强化档案工作组织领导。健全城市管理领域档案工作领导小组及其办公室工作机制，定期召开会议，研究部署重点工作，把档案信息化建设、实行全宗档案全文数字化列为档案工作的重点发展项目，协调解决困难问题。进一步加强档案工作机构建设，配强工作力量，着力解决基础设施薄弱、专业能力水平不高等问题。

（2）深化各部门协同联动。从组织建设上形成了一把手挂帅、分管领导主抓、办公室负责人牵头、机关和基层档案员具体承担工作任务，档案室专职人员协调配合的工作机制。构建了委领导、委机关和相关科室、基层单位档案管理部门垂直管理的档案信息沟通网络，实行动态管理，形成一级抓一级、层层抓落实的管理工作体系，通过合力工作，确保上下贯通、执行有力。

（3）完善档案管理制度。为了全面提升档案管理工作，从健全档案管理制度入手，建立并实施档案信息化工作各项制度，制定完善了《电子文件操作流程规范》《电子文件归档管理制度》等15项制度并汇编成册。建立了比较科学、系统、完善的档案管理标准化体系，完善了日常化的档案监督体系，使档案的归档率、完整率、准确率达到了市、区要求。

（二）更新档案管理系统软件

主动融入天津市河西区智慧城市建设，在市级数字档案馆的基础上，继续推动系统升级改造，加强档案网络建设及设施设备配置。全方位强化对档案管理系统软件优化，不断做好升级更新，我委于2010年引入今易档案管理软件至今，为满足信息化时代发展的多元化要求，符合日趋增加的档案数据资料，从原有单机版的管理系统，逐步升级为网络版。同时深入开发软件各项模块功能，不断扩展其应用功能，充分完善档案信息查询、公文管理、在线归档、共享文件等，实现电子档案归档管理、无纸化存储和在线查询利用，为档案信息化建设奠定良好的基础。

（三）建立完善的档案数据库

完善档案管理系统功能，深入开发接收采集、分类编目、检索利用、鉴定统计、非标准格式导入、自动匹配、原件批量挂接、报表设计等功能。将原有文书、科技、会计、实物、声像等门类档案数据及检索目录按照统一的著录模板同步导入系统形成数据库，为后续档案应用提供便捷。一是建立室藏文书、会计、照片、音像、实物档案目录数据库，数据库质量符合标准规范，不同载体或形式的档号编制方法协调呼应，实现条目和系统融合。二是建立园林、景观、环卫工程科技档案、审计专业档案数据库，确保案卷级、文件级目录数据库结构符合相关标准规范。目前，机关室藏各门类档案案卷级、文件级条目著录6万余条，实现了其案卷级、文件级条目检索，其中，文书、照片、音像档案建立全文数据库检索，实现室藏各门类电子档案和传统载体档案全部纳入档案管理系统进行集中统一管理，实现数据整合，全部通过计算机管理档案，充分发挥了档案数据库在城市管理、决策参考等方面的不同价值。

（四）加快室藏传统载体档案数字化进程

大数据时代，必须加快纸质档案数字化管理进程，做好“存量数字化”，才能有效解决档案增量与存量等方面的问题。在人力紧缺的情况下，可以通过跟外包企业签署相关协议或者调配相关人员等方式，集中处理纸质档案资源使其数字化，能有效缓解机关行政办档案人员的工作压力。还可以根据档案管理专业的发展趋势，引进高端网络设施，优化机关内部档案管理环境。每年文书档案在装订前首先进行全文扫描形成pdf文档，再进行装订立卷，并做好档案编号、录入等相关事宜，确保新增档案数字化。目前，天津市河西区城市管理委已对室藏2002年至今永久、30年文书卷进行了全文扫描挂接，从而实现了档案全晰检索，电子文件全文管理的功能，将其原文件进行扫描挂接后，通过查询搜索，可以省去翻卷的步骤，确保室藏档案全部实现数字化存储，录入率达95%。

（五）推动单位电子档案应收尽收

为了配合完成好创建国家级数字档案馆任务，加强电子文件管理，积极推动智慧河西OA系统的使用，做好电子文件的收集工作。按照其形成时间、模块做好分类归档、存储及传输等方面制定的规范和标准，统一档案资料格式，审核其内容真实性及完整性。一是通过OA办公自动化系统开展机关各类红头电子文件在线接收采集归档工作；二是电子公文的正文、定稿、文件处理单等内容按要求转换为OFD、PDF等符合要求的版式文件格式；三是电子档案首页生成电子归档章，通过档号或计算机文件名等与相应的元数据建立关联；四是电子档案与相应的纸质载体在内容上保持一致，电子文件归档与纸质档案归档范围一一对应，归档齐全完整。开展照片、音像类电子文件在线归档，严格依照电子档案收集方式实施，归档格式和质量符合标准且齐全完整，为后续调阅便捷提供保证，实现电子档案收集规范化、标准化及统一化。

（六）提升档案数字资源安全管理能力

大数据背景下，各类先进技术用于机关档案管理信息化建设中，需积极做好其安全管理工作，以免内部信息泄露或数据丢失产生较大损失。一是严格执行国家网络和信息安全管理制度，加强档案保密安全管理；二是档案管理人员通过密钥方可进入档案管理系统，设置密码登录，按照人员自身工作范畴和需求灵活设置访问权限；三是积极做好保密审核工作，实际应用中仅开放查阅功能，严禁进行复制。四是对室藏档案电子目录、数字化复制件进行备份，并定期更新，力求档案资料在安全的环境中实现共享。

（七）加强人才培养力度

机关档案管理作为一项服务性较强的工作，要求工作人员应具备专业素养，为满足信息化、数字化档案管理多元化需求，应精准结合实际发展特征，积极做好对档案人员的培养，打造数字化档案管理队伍。一是以加强档案工作能力为重点，开展多种形式的档案业务培训，将理论培训与实际操作相结合，结合档案重点工作，培养“多面手”，优化人员知识架构。二是应提高档案管理人员准入门槛，不仅需具备较强的专业化知识，而且拥有丰富的实践经验、熟练的计算机操作水平以及综合文字撰写能力等，为整个队伍注入活力，着力打造有理想信念、有职业操守、有创新意识、有专业能力的新时代档案干部队伍，确保机关档案管理高效化推进。三是建立可行性强的考核机制，通过年度评优、职称评聘等方式，提振档案人员干事创业的精气神。

五、结束语

综上所述，大数据时代，应转变传统管理思想观念，对档案管理工作进行创新发展，与时俱进，加大人力以及资金投入力度，加快信息化建设，充分发挥大数据的优势，才能确保机关档案管理工作跟上信息化发展的大趋势，显著提高档案管理效率及质量，为城市管理的档案工作增添新动力。