北京航天长征飞行器研究所 焦璐婷
在信息技术快速发展的大背景下,人工智能的研究不断进步,特别是在信息化管理越来越普及的现在,企业在正常工作开展过程当中已经改变原有的工作方式,基本上所有的纸质档案都会直接转换为电子档案进行保存,不仅可以提高档案管理的安全性,而且还可以保证档案查询的便捷性,有利于后期实现资源共享。在航天企业发展过程中,航天企业数字档案直接影响航天企业未来的发展方向和创新方向,相关部门也应该从纸质档案模式中解放出来,使用数字档案资源的管理模式对相关数据进行管理,为后期航天企业的稳步发展和生产创新提供支持。
通过数字档案和科技文件的系统建设,有利于后期航天企业实现业务模式的转型,提高企业在管理过程中的业务能力,缩短设计人员在设计时的时间,减少工作量,利于后期航天制作工作的全面开展。同时还可实现实时发布科技文件和相关档案信息内容,为航天企业的成功转型提供有力支持。随着系统的不断应用,航天企业档案管理工作人员的业务水平和整体工作能力都会有所提升。
1.实现设计文件及工艺文件的在线接收
通过航天企业数字档案信息系统可以实现航天企业内部网络的互相联通和文件的跨区域接收。当管理人员下载和上传相关设计文件到档案系统后,在系统内部开展相应的登记和存储工作,实现设计文件的在线接收和在线转化。通过档案系统和工艺系统的合力开发,可以将相关电子文件通过图表的形式直接展现在存储器中,实现了电子工艺文件的自动接收,有利于提高工作效率。
2.实现电子工艺文件的在线归档
为了实现电子工艺文件的高效率管理,在管理过程中制定了详细的电子工艺归档流程,简化档案在操作过程中的步骤。在工艺系统将相关档案归档之后,可以实现随时查询、随时归档,在审批过程中减少档案检查人员的工作量,档案检查人员只需检查文件的相关规范性确认,当文件审批通过之后,直接可以实现高效率的归档。目前,在工艺系统数据处理方面,可实现电子工艺规程、工艺路线和工装设计图纸等相关内容等在线归档。
3.实现项目档案馆藏数字化
为了能够协调电子工艺的发展,在通过多家调研查找资料,建立纸质版文案之后,可以直接将纸质文案进行扫描处理,对于经常使用的档案信息和档案内容,可以采用高速扫描仪对纸质版的相关内容进行流水式的数字化处理,之后再按照相应的工作程序进行储存,经过储存后的资源信息可实现直接查询。
4.实现电子文件的在线利用
数字档案系统门户可以为用户提供便捷的查询平台,便于在该平台内实现电子文件的查找和研究系统门户,可以根据档案安全体系的要求严格控制相关权限,同时在使用过程中,电子文件也可以发挥出自身特有的优势,准确地将相应的电子信息传递给需要的人,实现快速高效在线浏览,提高了电子文件的使用效率。
5.实现长久可用和受控性
当电子文件归档完成之后,即可实现稳步运行,在后期管理过程当中也离不开相应的文件管理。基于文件信息,我国制定了详细的管理规范,编制出相应的管理内容,便于实现业务对接和归档接口的对接。当电子文件相关工作内容得到确立之后,可直接取消纸质版打印图纸的方式,为后期生产建设提供技术手段和保障,实现信息的长久可用性。
为了能够全面解决后期航天企业数字案资源建设方面的问题,首先需要明确现阶段影响数字档案资源建设的主要问题和主要原因,进而采取相应的解决措施,实现航天企业高质量转型发展。目前航天企业,都全面推行数字化、网络化、智能化的工作模式,而且为了能够保障数字资源的安全性,各个企业部门也制定了详细的规范,建立安全系统,但是在管理过程当中,缺乏相应的规划,导致数字档案资源的管理思路和管理策略缺乏一定的科学性和系统性,造成部分有价值的资源被淹没,不能为航天信息研究人员提供相应的资源支持和数据支持。而且在航天企业建立相应的电子文件之后,由于缺乏统一的标准,导致电子文件在储存具有一定的无目的性,影响电子文件储存的准确性。除此之外,在电子文件管理过程中,由于各个文件的处理格式不同,导致后期在文件传输过程中受到一定的限制。
数字档案管理的目的是为了便于后期相关资源的查询,实现对知识内容的高效率管理。但是在现阶段航天企业工作中,由于数字档案资源积累相对匮乏,导致实际数字档案建设不理想。如果在档案管理中仍然沿用传统的工作方式,不仅工作效率低,而且还受到人力资源的影响,导致后期对航天材料的加工质量较差,影响整个数字化工作的开展。而且在文件归档过程中,由于所涉及的行业内容较多,数量较大,工作人员无法实现对相关电子文件档案的全面管理和分类,导致部分电子档案管理出现业务重叠的现象。除此之外,在档案管理过程中还要保证档案内容的保密性,如果用人工管理档案,不仅达不到相应的要求,而且还会带来一定的安全隐患。
数字档案资源管理可以实现快速查阅、快速使用,但是在使用过程中,由于对资源的开发利用效果欠佳,导致实际研究价值大大降低。特别是随着航天企业的不断发展,航天人员档案数据使用需求不断增加,资源内容较少直接影响航天研究成果和事业发展。从目前航天企业数字档案发展状况来看,内容相对较少,开发力度远远不能满足需求。
在航天企业数字档案资源管理过程中,首先需要标准引领,加强数字档案资源的统筹规划。在数字档案资源中,可将数字档案资源进行常态化管理,实现对数字档案资源的高效管理。对于国家来说,应该加强对相应航天企业的顶层设计,保证航天企业相关数字档案工作的全面开展。
1.规范档案元数据标准
在整个数字档案资源管理过程当中,离不开元数据的支持,元数据能够保障信息的安全性,也能够保障后期信息资源在使用过程中的真实性。无论利用哪种载体对数字化资源进行有效管理,都需要合理利用资源和数据的内部特征和外部特征,对相应的内容进行解释和描述,进而才可开展后续的各项工作。在航天数字化信息发展的情况之下,各种附加系统不断上线运行,为了能够提高后期数据管理的标准,根据不同电子内容的相关文件,进行归档和记录,为实现档案资源的有效整合,提供坚实的基础。
2.规范数字档案保存格式标准
通过规范数字档案资源保存格式的标准,一方面可以提高数据信息传输的便捷性,另一方面还可以保障数据信息在传输过程中的安全性,可以实现快速的共享传递。在科研信息内容管理中,由于所涉及的行业内容较多,因此不同的文件都有其相对应的保存格式以便于后期资源共享,在资源保存格式管理过程中应该进行统一处理。比如在对图纸模型质量等资源管理过程中,由于后期使用的概率较大,如果没有按照统一标准进行处理,不仅会影响后期数据共享,而且还会导致资源丢失,不利于生产经营。
想要实现数字化档案资源的丰富化和多样化,必须要按照相应的工作程序丰富馆藏内容,使馆藏结构更加完善和合理化。在航天企业数字档案资源管理过程中,应该根据数字化发展的方向,实现对数字化信息的合理利用,解决数字化信息在传输过程中的问题,实现对各类材料的有效管理。
1.加强业务系统电子文件有效管控
在数字化条件的支持之下,航天企业应该大力推广数字化研究,为航天产品未来生产提供有力的数据支持。特别是在电子文件处理过程中,应该按照不同电子文件的性能进行合理划分,实现对电子文件的高质量分类和管理。
2.加强传统载体档案转换力度
根据现阶段航天产品研究来说,应该加强传统载体档案转换力度,改变传统研究载体的工作方式,实现对档案信息内容的高质量转换。特别是关于航天技术、航天未来发展等相关内容,应该按照相应的使用频率进行相应的归档处理。同时在档案资源管理过程当中,对于部分相对较为隐秘的资源应该不断降低解密难度,实现资源共享,帮助更多航天企业工作人员对内容进行分析和研究。
3.拓宽档案收集渠道
在航天企业档案资源管理过程中,也应该不断拓宽档案收集渠道,从而丰富档案资源。在档案收集时应该加强对实物档案、名人档案、重大活动档案等内容的收集和管理,丰富数字化档案。除此之外,对航天企业的未来发展也应该收集相应的档案信息内容,如市场的风险调控、科技创新、国际拓展等方面,不断改变现有的工作模式,对具体信息内容进行详细收集,使档案信息更加丰富,资源更加可靠。
在网络系统的支持下,充分发挥数字档案的优势,提高数字档案信息资源的管理价值,为后期科研生产提供有效保障。航天企业在数字管理过程当中,应该针对不同的用户提供相应的推送服务,提高工作人员在数据查询方面的便捷性。
1.构建数字档案资源管理平台,实现资源集中管理与在线利用
通过构建数字档案资源管理平台,可以实现对档案信息内容的在线管理和在线使用,实现对资源信息的合理利用。航天企业在发展中可以结合PDM、CAPP、TDM等相关业务接口,建立良好的信息共享资源平台,实现对电子文件和电子内容的实时更新,同时改变传统的纸质版档案管理方式,直接通过电子审批、电子检查的功能,为相应的技术人员和管理人员提供便捷服务,提高数据共享的效率。
2.提供多种途径的档案检索渠道,满足不同层次用户需求
科研人员工作过程中所涉及的知识范围较为广泛,为了提高航天工作人员查询的便捷性,针对不同的航天部门也应该采取相应的简单查询的检索方式,实现对数据的高效率管理,减少工作人员的工作量,提高管理者的数据分析能力,为领导整个航天企业的发展提供助力。
3.建立数字档案协同服务模式,提升对业务部门的支撑能力
数字档案的建立是航天企业能够实现稳步转型的第一步。传统航天企业在工作过程中以纸质版的方式对相应档案内容进行归档处理,但是随着数字化产品的使用,在归档过程中可直接按照档案信息制成相应的产品数据包,通过各项数据信息整合为后期产品研发、产品生产,提供有力的理论支持和数据支持。
4.提供个性化档案信息服务,提升用户体验
航天企业在数字管理过程中应该注重对数据的深度挖掘,通过用户建模和信息过滤的服务技术,不断改进原有的技术手段,对于不同的科研人员和管理人员,应该推送不同的信息内容,满足用户对信息内容的需求。在推送过程中提供个性化服务使档案信息服务质量不断提高,优化用户的使用体验。除此之外,在大数据的影响之下,对不同的工作人员可提供特色的专题服务。比如在对管理人员提供相应的专题档案时,要根据管理内容的管理职责和管理策略出发,按照相应的管理要求推送相应知识内容,提高管理者在管理过程中的管理质量和管理效率。
综上所述,数字档案信息资源是航天企业能够稳步发展的基础,也是能够推动航天企业不断进步的源动力。在数字档案资源管理过程中,要加强对信息内容的管理力度,实现对信息内容的深度研究和广度研究,从而解决航天人员在相应内容查询方面的问题。在信息技术的影响之下,相关企业应该不断引入新的信息技术,实现对数字档案资源的高效率管理,实现数字资源的合理利用,实现数字档案的全面升级,为后期航天事业的稳步发展提供技术支持和理论支持,为推动我国航天科研和航天事业的进步提供坚实的保障。
相关链接
数字档案室是指以电子档案为对象,以电子计算机等数字设备为手段,基于网络实现档案收集、整理、保管、保护、共享利用的档案管理模式。
截至2021年11月,中国为12250余件(套)中国古代画作建立起精准的数字化档案。
2022年2月,唐山市档案馆被国家档案局批准为国家级数字档案馆。
文档一体化原则
各单位应坚持文档一体化原则,规划建设本单位的数字档案室,实现办公信息的顺畅交流。
统筹规划原则
数字档案室是单位信息化建设的基础内容,是办公自动化的重要构成。各单位应把数字档案室纳入单位信息化建设总体格局之中,与办公自动化融为一体,统筹规划建设。
确保安全原则
各单位应健全各种设施,加强管理,确保档案数据的安全。
档案数据网建设
档案室应配备能够满足运行需要的计算机设备,采用高性能的符合保密要求的网络设备和材料,建设独立的档案数据网,进行档案数据整理加工和存储管理。档案数据网为保密网,应依据国家有关涉密信息系统分级管理规定确定等级,明确安全域,按照BMB17的技术要求进行建设。应与单位办公网和业务网实现物理隔离,禁止接入因特网。
接入单位办公网和业务网
档案室应配备专门的计算机与单位办公网、业务网连接,进行文件收集归档和档案信息查询利用。单位办公网与当地政务网互联、业务网系统内互联的,应采取相应措施,确保档案数据安全。