探讨基层单位文件档案管理现代化路径

朱 玉

（辽宁省大数据管理中心（辽宁省信息中心），辽宁 沈阳 110002）

引言

随着科学技术的发展，基层单位管理工作越来越严格，管理模式也在不断升级。文件档案管理作为基层单位管理工作中的重要组成部分，越来越多的单位已将精力分散到文件档案管理工作中来。文件档案是对一些人或事物的记载，它详细记载了研究对象的各种信息。如今对文件档案进行现代化管理，成了许多单位的选择。现代化管理方式之所以能够得到众多单位的青睐，不仅仅是因为信息化时代的要求，更在于与传统的人工管理模式相比，这种管理模式有着诸多好处，无论是从效率方面，还是安全性方面考虑，现代化管理都有着很大优势。但现代化管理在迅速发展的同时，也呈现出了许多问题。想要进一步加强文件档案管理的现代化，就必须解决这些问题。只有解决所出现的问题，才能使文件档案管理方式稳定发展，从而提高现代化管理水平。因此，本文将针对这些问题进行详细探讨，并提供一些浅略的见解，仅供参考。

一、基层单位文件档案管理现代化的重要性

对基层单位文件档案进行现代化管理，符合信息化时代的要求。近年来，我国科技水平在不断上升，传统的管理方式已不再能适应时代潮流，以纸张为媒介的文件档案正在逐渐被多媒体档案所代替。而现代化管理方式取代传统的管理方式已成为必然趋势。

1.提升工作效率

从工作效率上来看，传统的人工管理模式从打印到密封保存的环节都需要耗费大量的时间，工作人员在查找档案时，由于保存的文件过多，种类过于复杂，往往不能在第一时间查找到所需的材料。即使查找所需的材料，所耗费的时间也比较长。而采用现代化管理这种新型的管理模式，可以省略掉打印和密封保存等环节，再加上智能辅助设备可以自动将各种复杂的文件进行分类，所以工作人员在查找档案时，只需要点开文件夹，就可以游览到所需的文件内容，这种管理模式大大缩短了保存和查找档案的时间。因此，这是现代化管理模式必然取代传统管理模式的原因之一。

2.减少资源浪费，节约管理成本

传统的文件档案主要是以纸张形式所呈现出来。而从环保的角度来看，纸张是由树木所制成，因此，纸张的使用量越大就代表被砍伐的树木越多，对环境的破坏程度就越大。而现代化管理模式就不会对环境保护造成影响，在现代化管理模式下，文件档案转为智能设备的文件夹形式进行保存。因此，现代化管理模式可以减少资源浪费，从而减少环境污染的发生。除此以外，对纸张的使用还会增加管理成本，对于使用单位来说，所需要的纸张数量比较多，最终所耗费的纸张成本也并非小数[1]。而现代化管理对纸张数量的要求相对较小，因此可以大大节约在文件档案管理上的成本支出。总而言之，从资源和成本这两方面来看，现代化管理模式必定能够取代传统管理模式。

3.减少人力投入

现代化管理方式的载体是电脑，所有的文件、档案都被保存在电脑中，这种保存方式除了可以方便查找、阅读，还可以减少对人工的使用。传统的文件、档案都是以纸张为载体进行记载，并且不同文件的内容不同、种类也各异，仅凭个人无法及时完成如此繁重的工作任务，这就导致对人工的需求较大。而现代化管理的优势在于减少了对人工的依赖，现代化管理方式对各种档案的分类往往只需一个工作人员就可以操作完成，不需要过多的人员输出，从而减少了人力投入。而人工输出的减少，还可以进一步降低管理成本。

二、基层单位文件档案管理现代化路径存在的问题

1.管理制度不完善

文件档案管理，需要有完善的管理制度。管理制度的设定能够规范文件档案管理工作流程，使整个过程高效、有序。但从目前来看，许多基层单位还未制定出完善的管理制度，在制度设定上还存在许多问题，具体可以从以下几个方面来看。首先，一些基层单位都没有统一的审核标准，审核标准的随意性，可能会造成档案资料不完善甚至缺失，进而为档案查询增添难度，导致查询速度减低。同时，审核标准的随意性还可能会使档案资料出现失误，正确与错误的内容不能分辨清楚，从而降低档案资料的准确性，使文件档案资料的价值不能得到充分体现。其次，管理制度的不完善还会造成标题与目录的缺失，其是整个文档核心内容的概括，一旦缺失，工作人员在查询档案时就不能迅速地了解档案的内容。如果在时间充裕的情况下，这种问题所造成的影响相对较小，但倘若遇到紧急时刻就会一定程度造成严重的后果。因此，结合以上的问题，管理制度的完善对文件档案现代化管理具有十分重要的意义。

2.检索系统不完善

文件档案整理是为后期档案检索提供便利，要使检索工作顺利完成，就必须要有配套的检索系统。但从目前各基层单位检索工作状况上看，虽然文件档案整理有序、便于查询，但由于查询系统缺乏，没有快捷有效的查询系统，也就导致基层单位不能快速查询到即时所需的档案资料[2]。直至目前，大部分基层单位所采用的检索方式仍然是依靠人工查询，先进的检索系统仍比较缺乏，而先进检索系统的缺失，不利于节约查询时间。

3.高素质人员缺乏

部分单位不注重对文件档案管理方面人才的培养，没有明确认识到文件档案管理的重要性。在招聘相关工作人员时，未设置招聘门槛，导致所招聘的工作人员专业素质低。或是出现设置门槛，单位未及时对入职新人进行相应的培训，从而导致管理工作的开展达不到理想状态。除此之外，部分单位在招聘工作人员时非但没有招收熟悉该专业的人才，反而从其他部门调配一些工作人员来进行档案管理。对于这些非专业人员来说，档案管理属于陌生领域，自然而然就不能管理好文件档案。造成这种问题出现的原因，归根结底是单位内部的忽略，而这种现象在目前看来不占少数，比较普遍。

4.文件档案管理人员和其他部门之间的沟通联系相对较少

一般而言，在实际进行档案管理工作的过程中，要及时对相关资料进行收集、整理、分析、归纳。由于基层单位领导忽略文件档案管理工作的开展，因此管理人员缺乏和其他部门之间进行沟通交流的意识。受沟通缺失的影响，无法在有效时间内进行资料信息的更新和完善，导致资料缺失及材料不完整等问题的存在，对于后续档案管理工作稳定开展产生负面影响。

三、档案管理现代化概述

1.档案管理无纸化发展

随着当前计算机信息技术的发展与普及，基于当前时代发展背景下，文件档案管理无纸化、虚拟化的特征逐渐显现，文字的保存形式出现多样化特征。由于信息技术的发展以及互联网技术的普及，无纸化文字的存储形式越来越普遍，被广泛使用的传统纸质储存媒介的档案管理模式已被彻底改变，并实现了创新。受信息技术发展的影响，档案管理工作更加方便、快捷、规范，并能避免传统纸质资源管理中受人为因素影响而出现问题。通过网络实现档案资源的互联，使档案资源得到极大丰富，档案管理也形成虚拟化。

2.档案管理的缩微化

缩微化、数字化也是当前档案管理的一大特点，随着摄影技术的发展普及，数码摄影技术已被大众认知和接受，为开展档案管理的创新提供了技术层面的支持。信息技术、摄影技术的综合使用，能将传统档案管理中的问题实现图文转换并进行保存，通过缩微摄影技术，再将其转换为占用内存较小的电子文件[3]。通过互联网技术的使用，能在计算机上进行智能化检索，只需输入关键词，就可以搜索到自己想要的所有文件，从中进行筛选与选择。从根本上，避免传统档案管理中占用库存大、检索不便捷的问题，还可以避免传统纸质档案出现的褪色、蛀虫、腐蚀等问题。

3.档案管理的社会化

社会发展的历史记录和储存库，就是社会化及市场化的档案资料，在其历史发展进程之中，起到为当代服务、为后代提供重要参考资料的作用，也是珍贵的不可再生型信息资源。档案资源的社会化管理及后续开展市场化运作，在强化人员对于档案管理保护意识的同时，还可以使档案管理共享机制得到健全优化，促使档案开发价值最大化，充分发挥出应有的价值和作用。

四、基层单位文件档案管理现代化途径

1.完善管理制度

在管理制度的制定上，不同单位有不同的发展情况。因此，在制定管理制度时，不能一概而论，要结合自身的实际情况进行制定。同时，管理制度并非一成不变，需要根据实际情况和需求进行变动和优化调整。这就要求基层单位在制定管理制度时，不能一度求稳，而应该根据实际情况进行优化和改进，利用制定好的管理制度对工作人员的行为进行规范。只有制定出完善的管理制度，审核标准才能得到统一，档案内容才能更加准确，所蕴含的价值得到真正体现。除此之外，管理制度的完善还可以保证目录与标题的完善，管理人员在查询档案时，可以快捷、便利、有效。无论查询时间是否紧迫，管理人员都可以及时了解到所需档案的内容。要完善文件档案管理制度，可以从以下两个方面进行。首先，可以完善管理工作流程，并制定相应的规范标准，这样就能够严格规范工作人员的行为，从而减少失误的发生。其次，基层单位应认真检查各文件档案是否附有完整的标题与目录，并对各类文件进行编号，以便观察使用。

2.完善检索系统

从检索系统的发展情况来看，大部分单位都采取的是人工查询。因此，要想提升查询速度，就必须不断升级完善检索系统，使检索系统更加规范和专业。优质的检索系统应该结合先进的信息技术，从而达到电子化目的。但由于各单位的检索条件不同，因此在探索新的检索系统时应该考虑自身的检索条件，这样才能设计性能完善的检索系统。

3.提高工作人员专业素质

现代化管理，除了需要完善的硬件设施和管理制度外，更需要有相应专业的人才配伍。因此，各单位若想获得相应的专业人才，在招聘工作人员时就应适当提高门槛，从而引进一些高素质的管理人才。除此之外，单位也要加强对文件档案管理的认识，明确文件档案管理现代化的重要性，尽量减少跨部门调整工作人员的频率，从而使整个管理工作更加有序。

4.强化与其他部门之间的沟通和联系

首先，在进行资料整理工作的前期，需要进行相应的准备工作，例如收集、归纳、整理相应的文献资料等，还需要强化档案部门和其他部门之间的沟通联系，促使档案管理现代化工作稳定有序开展。其次，为不断强化档案管理现代化进程，跟上发展的需求，就需要档案管理部门强化与电子信息部门之间的沟通联系，使其可以及时为文件档案管理部门提供完整优化的信息服务，促使档案管理现代化工作稳定、有序开展[4]。

结语

综上所述不难看出，基于当前时代发展背景下计算机网络技术的使用，可以促使文件档案管理工作效率的提升，一定程度可以避免传统档案管理准确率和效率较低问题的出现，同时也可以避免档案管理中纸质材料字迹褪色、磨损等问题的发生。各单位一定要提起高度重视，通过技术理念的更新和应用，使文件档案管理工作实现与时俱进，满足不同时期下不同需求的目标。档案管理属于基层单位工作中的重要组成部分，档案材料真实记录基层组织的实际工作活动情况，涉猎的内容较宽泛。基于此，本文针对基层单位文件档案管理发展现代化的有效途径进行分析，以系统管理、制度优化、人员能力提升方面为切入点，论述有效的应用途径，以促进相关工作效率的提高。总而言之，基于当前信息化时代发展背景下，基层单位文件档案现代化管理已成了必然的趋势。